導(dǎo)語：如何才能寫好一篇電子檔案管理制度，這就需要搜集整理更多的資料和文獻(xiàn)，歡迎閱讀由公務(wù)員之家整理的十篇范文，供你借鑒。

篇1

作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實(shí)寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，闡述了廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容，論述了加強(qiáng)此項(xiàng)檔案資料管理的重要性，提出了新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑。

關(guān)鍵詞

廣電事業(yè)；檔案資料；管理；制度

隨著我國改革開放進(jìn)程的不斷推進(jìn)和我國經(jīng)濟(jì)社會(huì)的迅猛發(fā)展，我國廣播電視事業(yè)取得了長足發(fā)展?？梢赃@樣說，人們的生產(chǎn)生活過程中幾乎無時(shí)無刻不受到廣播電視的影響，廣播電視和網(wǎng)絡(luò)一樣，是人們須臾不可缺少的信息資訊來源渠道，在提供新聞信息服務(wù)和開展輿論監(jiān)督、促進(jìn)社會(huì)公平正義方面發(fā)揮了越來越重要的作用。作為廣播電視行業(yè)發(fā)展全過程真實(shí)寫照的廣播電視節(jié)目檔案資料管理，在當(dāng)前的新形勢下面臨更多的問題亟待解決，只有我們敢于積極面對新形勢對廣播電視節(jié)目檔案資料管理帶來的挑戰(zhàn)，尋求政府及其相關(guān)部門的支持配合，探索管理制度建設(shè)的方法，結(jié)合當(dāng)前廣播電視事業(yè)發(fā)展的實(shí)際做好廣播電視節(jié)目的檔案資料管理工作，才能更好且更充分地挖掘廣播電視節(jié)目檔案資料在促進(jìn)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治發(fā)展中的巨大潛能價(jià)值，實(shí)現(xiàn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理的效益最大化。

一、廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容

新形勢下的廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，其制度建設(shè)的范圍應(yīng)包括廣播電視節(jié)目檔案資料管理工作的流程規(guī)范、管理技術(shù)的提高兩個(gè)方面，通過規(guī)范管理流程、提高管理技術(shù)，實(shí)現(xiàn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，提升檔案資料的利用效益，從而更好地滿足廣播電視采編人員的需求，最終達(dá)到促進(jìn)廣播電視事業(yè)更好更快地發(fā)展的目的。因此，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的內(nèi)容可概括為如下兩個(gè)方面。

1.規(guī)范檔案管理的流程。

規(guī)范檔案管理的流程，是進(jìn)行廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。廣播電視節(jié)目檔案是一種專門檔案，與一般的文書檔案、藝術(shù)檔案有著巨大的區(qū)別，具有自身獨(dú)特的特點(diǎn)。比如，廣播電視節(jié)目具有靈活、廣泛、新穎、快捷等特點(diǎn)，而廣播電視節(jié)目檔案資料具有多樣性的顯著特征，主要是其內(nèi)容牽涉經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、政治、科教文衛(wèi)體等眾多領(lǐng)域，而如何通過規(guī)范其管理的流程更好地管理此類檔案，也就成為當(dāng)前檔案管理工作中亟待加以研究解決的重大問題。實(shí)際上，廣播電視節(jié)目檔案資料雖然具有自身的顯著特征，但是其管理的過程中依然必須遵循一般的檔案管理規(guī)律。正因如此，按照廣播電視節(jié)目檔案資料現(xiàn)代化管理的流程，切實(shí)強(qiáng)化相關(guān)制度建設(shè)，強(qiáng)化對廣播電視節(jié)目檔案資料的前端控制、過程控制、后續(xù)開發(fā)方面的制度建設(shè)，對廣播電視節(jié)目檔案資料效能的發(fā)揮大有裨益，其流程管理方面的制度建設(shè)也就成為一項(xiàng)十分重要的事項(xiàng)[1]70。

2.促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建。

除了切實(shí)規(guī)范檔案管理流程之外，促進(jìn)管理技術(shù)提升的制度構(gòu)建，同樣是新形勢下推進(jìn)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要內(nèi)容。當(dāng)前，信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)不斷推進(jìn)和發(fā)展，這極大地方便了廣播電視節(jié)目檔案管理技術(shù)的提升。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)發(fā)展十分迅速，可謂“一日千里”，在這樣的情況下，如何及時(shí)通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以提升廣播電視節(jié)目檔案資料管理效能，也就成為管理過程中必須引起高度重視的問題。管理人員由于意識(shí)、能力等各方面的限制，廣播電視節(jié)目檔案資料管理人員的管理技術(shù)無法跟上現(xiàn)代信息技術(shù)的情形較為普遍，這就導(dǎo)致管理效能無法提升。因此，通過健全完善制度體系，及時(shí)提升管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)能力，通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理，成為每一名廣播電視行業(yè)管理者尤其是節(jié)目檔案資料管理者及其主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該具備的重要意識(shí)，以此更好地實(shí)現(xiàn)節(jié)目檔案資料管理部門和采編部門之間的良性互動(dòng)，讓各種資料得到高效處理和運(yùn)用[2]27。

二、新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的重要性

目前，廣播電視節(jié)目日益豐富。與之相適應(yīng)的是，廣播電視節(jié)目檔案資料的種類也越來越豐富而多樣化，且數(shù)量呈現(xiàn)幾何級的增長，人們對此類資料的利用頻率、利用價(jià)值均在不斷增長。在此新的形勢下，人們已經(jīng)充分認(rèn)識(shí)到了切實(shí)強(qiáng)化廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的緊迫性、重要性。然而，當(dāng)前我國在此方面的實(shí)際情況是，廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)在新的形勢下已經(jīng)逐步凸顯出更多的問題，比如內(nèi)容較為滯后、缺乏體系性、執(zhí)行力明顯不足等，部分廣播電視管理機(jī)構(gòu)所制定的制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于時(shí)代的發(fā)展，無法滿足現(xiàn)代化管理的需求，其可操作性、指導(dǎo)性、依據(jù)性嚴(yán)重欠缺的情形較為常見，這些問題如若不加以解決，必將嚴(yán)重影響我國廣播電視事業(yè)的健康、長遠(yuǎn)發(fā)展。信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，促使人們將這些新技術(shù)運(yùn)用到廣播電視節(jié)目檔案資料管理的過程中，我國許多廣播電視專業(yè)機(jī)構(gòu)對此問題作出了積極的探索實(shí)踐。在實(shí)踐中目前已經(jīng)被廣為運(yùn)用的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)，融合了數(shù)字技術(shù)，有力地促進(jìn)了我國廣播電視節(jié)目檔案資料管理的現(xiàn)代化、數(shù)字化進(jìn)程，極大地提升了節(jié)目檔案資料的使用效益，促進(jìn)了廣播事業(yè)的發(fā)展。但是，目前我國的媒體資產(chǎn)管理系統(tǒng)還不夠健全完善，其處于積極的探索過程之中，在功能模塊上還顯得“碎片化”、“孤立化”，不利于分享和交流，極大地浪費(fèi)了人力、物力和財(cái)力，對于今后我國廣電媒體資產(chǎn)管理統(tǒng)一平臺(tái)的建立、廣電事業(yè)的長足發(fā)展帶來了極大的困擾，這些問題亟待通過制度完善予以解決。因此，切實(shí)加強(qiáng)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度的建設(shè)，系不斷促進(jìn)我國廣電事業(yè)發(fā)展、滿足廣大人民群眾廣電文化需求的現(xiàn)實(shí)需要[3]45。

三、新形勢下加強(qiáng)廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)的路徑

加強(qiáng)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)，能夠更加及時(shí)全面地總結(jié)廣電節(jié)目檔案資料管理工作中的經(jīng)驗(yàn)，通過制度保障更進(jìn)一步地完善和規(guī)范廣電節(jié)目檔案資料管理工作的開展，更好地發(fā)揮廣電節(jié)目在提供信息資訊、服務(wù)社會(huì)大眾、滿足人民群眾精神文化生活需求方面的作用。

1.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理重要性認(rèn)識(shí)。

當(dāng)前我國切實(shí)加強(qiáng)了廣電管理制度，對廣電節(jié)目的播出實(shí)施嚴(yán)格的審查制度，少數(shù)廣電節(jié)目還因未弘揚(yáng)主旋律、主題思想存在偏差等因素而被管理機(jī)構(gòu)禁播，廣電節(jié)目管理制度體系逐步規(guī)范化。但是，當(dāng)前廣電節(jié)目的檔案資料管理制度建設(shè)還無法適應(yīng)新形勢下廣電事業(yè)健康長遠(yuǎn)發(fā)展的需要，檔案資料管理制度的欠缺和滯后對廣電事業(yè)發(fā)展、滿足群眾廣電文化需要帶來嚴(yán)重障礙，其根源在于對廣電檔案資料管理重要性的認(rèn)識(shí)不足。據(jù)此，當(dāng)前應(yīng)不斷更新觀念、提升意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)到廣電節(jié)目檔案資料管理對廣電事業(yè)發(fā)展的極端重要性，將其作為事關(guān)廣電事業(yè)發(fā)展前途命運(yùn)的關(guān)鍵性工作狠抓落實(shí)，為更加深入推進(jìn)新形勢下廣播電視節(jié)目檔案資料管理制度建設(shè)提供思想認(rèn)識(shí)上的保障，讓廣電節(jié)目檔案資料管理成為廣電經(jīng)營模式、發(fā)展趨勢、改革創(chuàng)新的權(quán)威憑證，同時(shí)通過這些節(jié)目檔案資料真實(shí)客觀記錄時(shí)展的軌跡[4]26。

2.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度。

目前，檔案管理的現(xiàn)代化手段不斷豐富，比如通過光盤、U盤、電子文件、網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)等現(xiàn)代化手段進(jìn)行檔案管理，這極大地方便了管理人員、提高了檔案資料管理的工作效率。但由于電子檔案存儲(chǔ)方式存在穩(wěn)定性差、容易喪失磁性而丟失數(shù)據(jù)等問題，電子檔案如果保存的磁場、溫度、濕度等不符合要求，再加上管理方法的不科學(xué)規(guī)范，便容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)資料的丟失，造成無法挽回的損失。為此，在現(xiàn)代化管理手段不斷豐富的情形下，必須對廣電節(jié)目檔案資料的管理予以高度重視，嚴(yán)格要求、從嚴(yán)管理，以規(guī)范和嚴(yán)格的條款對此項(xiàng)管理工作進(jìn)行有效約束，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理規(guī)范化程度，包括歸檔、保管等方面的具體規(guī)定必須予以進(jìn)一步健全完善，同時(shí)切實(shí)加大監(jiān)督檢查力度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)、糾正管理中的不規(guī)范行為，避免由于管理不規(guī)范而造成不必要、無法挽回的損失[5]36。

3.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度。

目前，我國廣電節(jié)目檔案資料管理制度存在科學(xué)化程度較低的問題，管理的不科學(xué)導(dǎo)致查找資料較為困難，嚴(yán)重制約了廣電節(jié)目檔案資料的利用效益。同時(shí)，因?yàn)楣芾淼牟豢茖W(xué)容易導(dǎo)致紙質(zhì)檔案資料的霉變、數(shù)字化檔案資料的喪失和改變。因此，必須改變當(dāng)前我國廣電節(jié)目檔案資料管理科學(xué)化程度較低、系統(tǒng)性較差的弊病，對檔案資料的管理從整理到歸檔、從基本的查詢到有效的開發(fā)利用，均應(yīng)形成科學(xué)、系統(tǒng)管理體系結(jié)構(gòu)，切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的科學(xué)化程度，以科學(xué)化的管理提升檔案資料利用質(zhì)效。作為廣電事業(yè)的管理者，必須改變當(dāng)前依然存在的對檔案資料管理投入人、財(cái)、物較少的現(xiàn)狀，加大對廣電節(jié)目檔案資料管理的支持力度，加大在此方面的投資力度，改善管理硬件、軟件兩個(gè)方面的工作環(huán)境，向科學(xué)管理要效益、要回報(bào)。

4.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理一體化程度。

廣電節(jié)目檔案資料是廣電人辛勤工作換來的寶貴資料，能夠真實(shí)、客觀記錄時(shí)代進(jìn)程，這些資料隨著時(shí)間的推移而越發(fā)彌足珍貴，如若由于管理不善而導(dǎo)致毀損、喪失，就會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。相反地，通過采取切實(shí)有效措施加以妥善管理，這些廣電節(jié)目檔案資料就會(huì)在今后的適當(dāng)時(shí)間被加以利用，成為廣電部門乃至全社會(huì)的巨大精神財(cái)富。除此之外，部分廣電節(jié)目資料在今后能夠從其他不同的視角進(jìn)行再開發(fā)，對之前的舊有素材從新的角度進(jìn)行闡述，實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目資料的“循環(huán)利用”。然而，從目前的情形而言，在此方面的重視程度還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，導(dǎo)致廣電節(jié)目資源的極大浪費(fèi)。為此，必須通過加快廣電節(jié)目檔案資料管理一體化進(jìn)程的方法，以網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用建立不同部門之間溝通協(xié)作和資源共享的平臺(tái)，各部門在自有數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上融入跨部門的數(shù)據(jù)總庫，以管理的一體化實(shí)現(xiàn)廣電節(jié)目檔案資料的多重備份、循環(huán)利用，避免資料的損毀、喪失，同時(shí)提升資料利用效益。

5.切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理專業(yè)化程度。

廣電節(jié)目檔案資料管理工作的極端重要性決定了必須由高素質(zhì)、專業(yè)化的人員進(jìn)行管理，但由于認(rèn)識(shí)上的不到位等諸多綜合因素，導(dǎo)致管理人員專業(yè)化程度明顯欠缺，許多非檔案專業(yè)的人員從事此項(xiàng)工作，甚至部分廣電檔案機(jī)構(gòu)沒有專門人員進(jìn)行管理，而是由兼職人員從事節(jié)目檔案資料的管理，嚴(yán)重影響了管理質(zhì)效?；谶@樣的現(xiàn)實(shí)狀況，必須切實(shí)提升廣電節(jié)目檔案資料管理的專業(yè)化程度，打造過硬隊(duì)伍建設(shè)，培養(yǎng)更多的業(yè)務(wù)管理人才，切實(shí)提升新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的質(zhì)效，更加充分發(fā)揮其各種效用。要認(rèn)真把好管理人員的“入口”關(guān)，讓更多的專業(yè)人員從事此項(xiàng)管理工作。切實(shí)強(qiáng)化對管理人員的在職教育培訓(xùn)，實(shí)現(xiàn)管理人員觀念的及時(shí)更新、專業(yè)知識(shí)技能的及時(shí)充實(shí)提高。加強(qiáng)職業(yè)認(rèn)同感、責(zé)任感教育，讓管理人員能夠主動(dòng)適應(yīng)新形勢下廣電節(jié)目檔案資料管理的新要求。

作者：楊秀紅 單位：山西省臨汾市廣播電視臺(tái)

參考文獻(xiàn)

[1]楊紅.淺談廣播電視行業(yè)的檔案管理與發(fā)展[J].蘭臺(tái)世界，2015（S4）.

[2]王妍.淺談廣播電視宣傳檔案的管理[J].蘭臺(tái)世界，2006（10）.

[3]路梅.淺談廣播電視音像資料管理的數(shù)字化發(fā)展方向[J].檔案與建設(shè)，2006（9）.

篇2

一、企業(yè)檔案管理存在的主要缺陷

（一）企業(yè)對檔案管理重要性沒有足夠的認(rèn)識(shí)。當(dāng)前很多企業(yè)的檔案管理工作顯得相對陳舊，缺乏科學(xué)性，造成這種現(xiàn)象的根本原因在于企業(yè)往往將檔案管理工作邊緣化。一些企業(yè)的管理者將管理的重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)效益的獲得上，但是卻沒有意識(shí)到檔案管理在提升企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益上的推動(dòng)作用，導(dǎo)致了很多企業(yè)檔案管理工作浮于表面、流于形式。企業(yè)的不重視導(dǎo)致了企業(yè)工作人員對檔案管理工作也不重視，他們對檔案管理工作缺乏熱情和責(zé)任感，通常檔案管理工作沒有專人負(fù)責(zé)。這種企業(yè)上下覺得檔案管理無用的觀念導(dǎo)致了企業(yè)發(fā)展嚴(yán)重失衡。

（二）企業(yè)缺乏完善的檔案管理制度。企業(yè)缺乏制度化的檔案管理模式，主要表現(xiàn)為以下幾個(gè)方面：首先，檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)沒有專門的檔案收集制度，部分企業(yè)雖然設(shè)置了相應(yīng)的規(guī)章制度但也只是流于形式。其次，企業(yè)檔案收集過程不規(guī)范。企業(yè)內(nèi)部一些檔案管理人員專業(yè)知識(shí)淺薄，尤其是一些新入職的工作人員缺乏相應(yīng)的工作經(jīng)驗(yàn)，由于檔案管理人員素質(zhì)良莠不一，檔案將會(huì)在立卷中會(huì)出現(xiàn)很大的問題。一次立卷現(xiàn)象的出現(xiàn)不僅僅會(huì)影響檔案查詢，還違反了事畢立卷的工作原則。最后，企業(yè)檔案管理綜合力度不強(qiáng)。當(dāng)前很多企業(yè)檔案管理采取的是班組管理模式，這種管理模式在行政管理上的權(quán)限有限，在檔案管理的重大問題上不可自主決定，需要向上級主管匯報(bào)，而上級主管通常并不是檔案管理專業(yè)人員，他們很難完全顧及檔案管理工作，這導(dǎo)致了檔案綜合管理存在一定的障礙。

（三）企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)不足。雖然很多企業(yè)在內(nèi)部管理上已經(jīng)大力推行了信息化建設(shè)，但是檔案管理在文件傳輸和資料輸入上仍然信息化程度不高，這導(dǎo)致了檔案管理質(zhì)量一直難以提升。由于企業(yè)沒有建立完善的檔案管理信息系統(tǒng)，難以給予大力的技術(shù)支撐和強(qiáng)力的系統(tǒng)保障，這也是檔案管理信息化不足的一個(gè)重要原因。一些企業(yè)雖然建立了檔案管理信息系統(tǒng)，但是卻和檔案管理工作實(shí)際狀況相去甚遠(yuǎn)，使得檔案管理效率低下，導(dǎo)致檔案管理科學(xué)化、創(chuàng)新化一直受到阻礙。

二、促進(jìn)檔案管理科技建設(shè)和創(chuàng)新的對策

首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變檔案管理理念。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理工作人員應(yīng)該意識(shí)到檔案管理的重要性，將管理的重點(diǎn)擴(kuò)展到經(jīng)營管理之外，把檔案管理工作納入到企業(yè)管理體系之中并將之作為管理的重點(diǎn)，充分意識(shí)到檔案管理工作對于企業(yè)價(jià)值提升的重要作用，企業(yè)的管理者應(yīng)該加大宣傳力度，讓員工意識(shí)到檔案管理的重要性，各級領(lǐng)導(dǎo)要以身作則，與時(shí)俱進(jìn)，積極運(yùn)用現(xiàn)代化的管理手段和相應(yīng)的科學(xué)技術(shù)來完善企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作。檔案管理工作效果的提升需要資金的支持，企業(yè)應(yīng)該加大力進(jìn)行檔案管理的基本設(shè)施建設(shè)，使得管理設(shè)備逐步完善，讓檔案管理體系走向創(chuàng)新化、科學(xué)化、信息化和現(xiàn)代化的道路。另外，檔案管理人員要不斷進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)的提升，和其他工作人員進(jìn)行交流和溝通，吸收先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)和方法，在工作中責(zé)任感強(qiáng)烈。

其次，企業(yè)要建立完善的檔案管理制度。高質(zhì)量的檔案管理工作需要健全的檔案管理制度作為依托，檔案管理欲實(shí)現(xiàn)科學(xué)化和創(chuàng)新化就必須在管制度的完善上努力。企業(yè)應(yīng)該遵循《中華人民共和國檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》等法律法規(guī)，并在此基礎(chǔ)上建設(shè)檔案管理相關(guān)的制度，檔案管理制度一方面要切合企業(yè)實(shí)際，另一方面則要達(dá)到國家的制度要求，符合國家標(biāo)準(zhǔn)。另外，檔案管理制度要考慮企業(yè)生產(chǎn)服務(wù)的需求，企業(yè)各個(gè)部門的領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員要切實(shí)溝通，商討檔案管理需求和要點(diǎn)，全面討論之后起草檔案管理方案。企業(yè)制度好的檔案管理制度應(yīng)該采取首先試運(yùn)行，在個(gè)別部門進(jìn)行試點(diǎn)，在運(yùn)行中發(fā)現(xiàn)不足之處可以及時(shí)進(jìn)行針對性修改，使得檔案管理走向創(chuàng)新和科學(xué)的道路。

篇3

關(guān)鍵詞：紙質(zhì)檔案；電子檔案；整合利用；并存發(fā)展

1 引言

檔案是記載“歷史”的原始文獻(xiàn)，是人類了解“歷史事件”的重要參考資料。其中，傳統(tǒng)的檔案以紙質(zhì)檔案為代表，其與電子檔案的區(qū)別如表1所示。

根據(jù)表1，電子檔案與紙質(zhì)檔案各有優(yōu)缺點(diǎn)，而通過整合利用，可實(shí)現(xiàn)勢互補(bǔ)。從目前的形勢來看，電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展的局面會(huì)長期存在，這就要求檔案管理人員主動(dòng)認(rèn)清這一新形勢，并制定全面、科學(xué)的檔案管理策略。下面，筆者首先分析電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用，再進(jìn)一步探究其并存發(fā)展。

2 電子檔案與紙質(zhì)檔案的整合利用

目前，檔案管理正試圖建立基于電子信息技術(shù)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，以期實(shí)現(xiàn)對現(xiàn)代檔案的高效管理。但傳統(tǒng)檔案管理的對象是紙質(zhì)檔案，而現(xiàn)代檔案管理的對象是電子檔案，且在這一過程中，也需高效管理紙質(zhì)檔案。據(jù)此，筆者建議從如下方面來對電子檔案與紙質(zhì)檔案進(jìn)行整合利用：

2.1 同步歸檔

無論紙質(zhì)檔案或電子檔案，在收集、檢驗(yàn)和審核以后，都應(yīng)按歸檔要求進(jìn)行歸檔，其中針對電子檔案的歸檔，其應(yīng)先存入特定的計(jì)算機(jī)硬盤中，再標(biāo)上歸檔標(biāo)記。

2.2 同步整理

電子檔案與紙質(zhì)檔案的檔案號一致及其錄入的信息基本相同，則為了高效開展檔案整理工作，建議采用折中（或合二為一）的方法來同步整理電子檔案和紙質(zhì)檔案，如此可在同一時(shí)間完成電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理歸檔。

2.3 同步利用

針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的同步利用，具體表現(xiàn)如下：在檔案查閱時(shí)，可利用同一著錄來檢索同一檔案的紙質(zhì)與電子形式；在檔案利用時(shí)，可重點(diǎn)選取電子檔案，而若要求選用紙質(zhì)檔案，則可按同一檔案來獲取紙質(zhì)檔案。如此一來，既可實(shí)現(xiàn)高效利用檔案，又可長期保存紙質(zhì)檔案。從這一角度來講，電子檔案與紙質(zhì)檔案的整理利用強(qiáng)調(diào)的是在傳統(tǒng)檔案生命周期理論的指導(dǎo)下，實(shí)現(xiàn)檔案的分階段電子化管理。

3 電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展

電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展存在一定的必要性，而這種必要性主要表現(xiàn)在如下方面：一是電子檔案與紙質(zhì)檔案的優(yōu)勢都能為現(xiàn)代社會(huì)所用，前者不能輕易取代后者；二是紙質(zhì)檔案不可取代，究其原因是紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間相當(dāng)長，且在法律體系范圍內(nèi)，紙質(zhì)檔案的權(quán)威性無容置疑，外加電子檔案的安全保證要求較高，則其尚無法在可預(yù)見的時(shí)間內(nèi)取代紙質(zhì)檔案。針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，筆者提出如下建議：

3.1 完善電子檔案管理體系

為了提高電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理成效，創(chuàng)新管理思路、手段和模式是必經(jīng)之路。對此，筆者建議做到如下幾點(diǎn)：一是強(qiáng)化檔案管理意識(shí)，檔案部門的屬性改為直屬單位及要求其在人員編制、資源開發(fā)等上有所創(chuàng)新；二是解放思想，摒棄“重館藏、輕利用”的理念；三是豐富館藏內(nèi)容及提高其質(zhì)量；四是完善電子檔案標(biāo)準(zhǔn)及提高其館藏要求，并按需改變檔案管理手段、流程等；五是紙質(zhì)文件改為電子文件的組合形式，并進(jìn)一步完善紙質(zhì)檔案的管理程序與其信息化的轉(zhuǎn)換流程；六是利用電子檔案的著錄與組盤，進(jìn)一步完善電子檔案的管理，以實(shí)現(xiàn)交叉管理電子檔案與紙質(zhì)檔案。

3.2 建設(shè)檔案保管設(shè)施

無論是紙質(zhì)檔案或電子檔案，其都需在一定的物質(zhì)條件下進(jìn)行有效保管，即要求保管條件安全及保管設(shè)施完備。對此，企事業(yè)單位應(yīng)重視對檔案保管設(shè)施的建設(shè)，即：統(tǒng)籌檔案庫房的安排，以保證檔案庫房的合理布局、檔案保存環(huán)境的保密性與安全性，亦或說檔案庫房應(yīng)遠(yuǎn)離危險(xiǎn)場所，且在防塵、防盜、防火、防水和防潮上滿足檔案管理的要求。因此，建議企事業(yè)單位按如下檔案管理要求來選擇檔案用房的地址及布置庫房：一是檢查庫房窗、門的防盜與加固效果；二是檢查排水管道有無從庫區(qū)穿過；三是購置與國家標(biāo)準(zhǔn)相符的檔案保險(xiǎn)柜、密集架等保險(xiǎn)設(shè)施；四是配備一定數(shù)量的消毒柜、刻錄盤、掃描儀、打印機(jī)、去濕機(jī)及復(fù)印機(jī)等，以保證檔案保管設(shè)施與檔案管理規(guī)范相符。

3.3 深入學(xué)習(xí)檔案管理理論

電子檔案是社會(huì)發(fā)展的產(chǎn)物，其對檔案管理理論與實(shí)踐的影響尤其深遠(yuǎn)。對此，檔案管理部門應(yīng)組織檔案管理人員開展如下學(xué)習(xí)活動(dòng)：一是深入學(xué)習(xí)電子檔案管理理論，以期對電子檔案的種類、特點(diǎn)、概念及地位等進(jìn)行全面了解；二是深入研究電子檔案管理制度，并在充分認(rèn)清現(xiàn)狀的基礎(chǔ)上，建立健全電子檔案管理制度，用以指導(dǎo)對電子檔案的管理；三是在實(shí)踐中積累電子檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，并在分析表1的基礎(chǔ)上，整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，從而實(shí)現(xiàn)兩者的相互牽制、相互補(bǔ)充和良性發(fā)展。

3.4 健全檔案管理制度

在信息技術(shù)發(fā)展的推動(dòng)下，出現(xiàn)了新的檔案載體及檔案管理也更具智能化特征。對此，檔案部門應(yīng)逐漸健全檔案管理制度，以保證電子檔案與紙質(zhì)檔案的成功對接、轉(zhuǎn)化和管理。對此，首先，檔案部門應(yīng)以電子檔案的特征為依據(jù)制定電子數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)、電子檔案著錄與標(biāo)引規(guī)則等；其次，應(yīng)實(shí)現(xiàn)電子數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一，并明確規(guī)定電子檔案的信息載體、轉(zhuǎn)換與存儲(chǔ)格式及硬件設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等；第三，檔案部門應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，完善紙質(zhì)檔案的管理制度，并建立為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的管理制度；第四，加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的整合利用與鑒定工作，并在檔案管理內(nèi)部推定“雙套制”，即同時(shí)提交、保存和歸檔電子檔案與紙質(zhì)檔案。

4 結(jié)語

21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，要求整合利用電子檔案與紙質(zhì)檔案，并促進(jìn)其并存發(fā)展。其中，針對電子檔案與紙質(zhì)檔案的并存發(fā)展，應(yīng)從制度建設(shè)、理論學(xué)習(xí)及基建投入等上做出努力，同時(shí)還應(yīng)注重對人力資源的培養(yǎng)，即：組織檔案管理人員學(xué)習(xí)社會(huì)主義核心價(jià)值觀，以提高其使用感與責(zé)任感；培養(yǎng)高尚的職業(yè)道德，使其認(rèn)清檔案管理對保密性的要求；學(xué)習(xí)專業(yè)知識(shí)，使其成為為電子檔案與紙質(zhì)檔案并存發(fā)展服務(wù)的專業(yè)管理人才。

參考文獻(xiàn)

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篇4

【關(guān)鍵詞】新時(shí)期；電子檔案；檔案管理；安全管理

新時(shí)期，在信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷進(jìn)步和應(yīng)用的時(shí)代背景下，檔案管理工作也面臨全新變革，電子檔案出現(xiàn)并得到廣泛應(yīng)用。同時(shí)，為促進(jìn)電子檔案更好發(fā)揮作用，采取有效措施，提高電子檔案管理水平是必要的。本文將結(jié)合電子檔案管理需要，有針對性地提出管理對策，希望能為實(shí)際工作開展提供啟示。

一、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的意義

隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展進(jìn)步，新時(shí)期電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，并發(fā)揮十分重要的作用，其重要意義表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：

（一）確保檔案安全。電子檔案管理工作中，安全問題尤為突出。因此，為促進(jìn)電子檔案安全管理水平的提升，避免電子檔案受到損失，應(yīng)該結(jié)合具體需要，構(gòu)建完善的完全管理制度措施。同時(shí)還要明確管理人員的職責(zé)，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，并做好備份工作，綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)，密鑰技術(shù)，重視病毒查殺，加強(qiáng)安全防護(hù)工作，避免電子檔案受到不必要的攻擊和破壞，進(jìn)而確保電子檔案的安全。

（二）提高管理效率。電子檔案將紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描和處理之后，進(jìn)行存儲(chǔ)和分類，方便統(tǒng)計(jì)和查詢，為廣大用戶使用電子檔案創(chuàng)造便利。同時(shí)還能為用戶提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，減輕管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，讓他們有效適應(yīng)管理工作需要，實(shí)現(xiàn)提高電子檔案管理水平的目的。

二、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的不足

雖然電子檔案的出現(xiàn)，對檔案管理具有重要作用。但由于受到制度、人員等因素制約，當(dāng)前電子檔案管理仍然存在不足，存在的問題體現(xiàn)在以下方面：

（一）安全管理不足。未能結(jié)合電子檔案管理工作需要，構(gòu)建健全完善的管理規(guī)章制度，制約安全管理水平提高。管理人員安全意識(shí)淡薄，難以全面提升安全管理水平，忽視電子檔案備份，一旦丟失，數(shù)據(jù)無法找回。

（二）相關(guān)制度缺失。電子檔案制度缺失，相關(guān)規(guī)定不完善，難以有效約束和規(guī)范管理工作，制約電子檔案管理的規(guī)范化和制度化進(jìn)程。同時(shí)，相關(guān)工作人員責(zé)任不明確，電子檔案管理責(zé)任制沒有嚴(yán)格落實(shí)，影響管理工作水平提升。

（三）人員素質(zhì)偏低。一些管理人員素質(zhì)偏低，未能有效適應(yīng)電子檔案管理需要，管理專業(yè)技能缺乏，現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用水平不強(qiáng)，也忽視加強(qiáng)管理培訓(xùn)工作，制約信息技術(shù)應(yīng)用水平和電子檔案管理效率提升。

三、新時(shí)期電子檔案在檔案管理中應(yīng)用的對策

為彌補(bǔ)電子檔案管理的不足，促進(jìn)管理水平提升，結(jié)合新形勢和新要求，根據(jù)存在的問題，筆者認(rèn)為可以采取以下對策：

（一）加強(qiáng)安全管理。重視軟件維護(hù)，確保電子檔案安全有效運(yùn)營。完善安全管理措施，預(yù)防安全隱患發(fā)生，明確管理人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效開展安全管理的各項(xiàng)工作。另外還要加強(qiáng)軟件和系統(tǒng)更新維護(hù)，確保電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備安全。落實(shí)專機(jī)專用制度，保證電子檔案存儲(chǔ)設(shè)備處于良好性能和運(yùn)營狀態(tài)。做好日常巡視工作，注重電子檔案備份，避免出現(xiàn)安全隱患。加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)防火墻建設(shè)，重視安全密鑰的使用，合理設(shè)置密碼，防止受到攻擊和破壞，促進(jìn)電子檔案安全管理水平的提升。

（二）完善管理制度。根據(jù)電子檔案管理需要，建立完善的管理制度，明確管理的目的、流程和方法。落實(shí)管理責(zé)任制，讓每個(gè)管理人員有效開展管理工作。這樣既能預(yù)防安全隱患，還能推動(dòng)電子檔案管理的規(guī)范化和制度化，保障電子檔案管理效率提升。

（三）提高工作人員素質(zhì)。管理人員要了解電子檔案的信息，挖掘、開發(fā)和綜合利用電子檔案資源。及時(shí)存儲(chǔ)電子檔案信息資源，構(gòu)建完善的資源庫，方便電子檔案資料查詢。提高管理人員的服務(wù)意識(shí)，加強(qiáng)管理培訓(xùn)，具備愛崗敬業(yè)精神，具有服務(wù)意識(shí)和奉獻(xiàn)精神。構(gòu)建先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提供在線咨詢服務(wù)，提升管理水平。

（四）重視電子檔案備份。電子檔案要及時(shí)備份，保證其安全性與可靠性。對相關(guān)軟件定期升級和維護(hù)，使軟件處于良好性能和運(yùn)營狀態(tài)。加強(qiáng)備份管理，避免資料丟失，改進(jìn)并應(yīng)用現(xiàn)代化管理手段，有效保障電子檔案的安全。

（五）優(yōu)化管理服務(wù)方式。綜合利用多媒體技術(shù)、光盤制作技術(shù)、信息技術(shù)，為用戶提供個(gè)性化服務(wù)，促進(jìn)電子檔案資源共享。為用戶提供在線咨詢服務(wù)，完善電子檔案咨詢平臺(tái)，嚴(yán)格各項(xiàng)操作，優(yōu)化管理服務(wù)方式。

四、結(jié)語

新時(shí)期，隨著電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，給檔案利用帶來巨大方便。在這樣的形勢下，更應(yīng)該認(rèn)識(shí)電子檔案的重要作用，結(jié)合管理工作需要，完善管理制度，確保電子檔案的安全，并提高管理人員素質(zhì)。從而促進(jìn)電子檔案管理水平提升，使其更好地發(fā)揮作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]苗李蒙，梁娟娟.電子檔案在檔案管理中的重要性[J].電子技術(shù)與軟件工程，2016（5）：107.

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【關(guān)鍵詞】新形勢；電子檔案管理；規(guī)章制度；安全管理

新形勢下，隨著計(jì)算機(jī)和信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步，電子檔案出現(xiàn)并得到越來越廣泛的應(yīng)用。通過電子檔案的應(yīng)用，不僅可以方便檔案資料查閱和檢索，還能減少檔案的占用面積，方便攜帶，更好滿足使用者的需要。同時(shí)，為促進(jìn)其作用有效發(fā)揮，應(yīng)該加強(qiáng)管理工作，促進(jìn)電子檔案管理水平的提高。但目前電子檔案管理工作中，一些人員素質(zhì)偏低，制度不健全，導(dǎo)致管理仍然存在不足，應(yīng)該采取優(yōu)化策略和完善措施。

一、新形勢下電子檔案管理面臨的問題與挑戰(zhàn)

新形勢下，雖然電子檔案的應(yīng)用越來越廣泛，其作用也愈加明顯。但由于管理制度不完善，一些管理人員素質(zhì)偏低，當(dāng)前電子檔案管理仍然面臨以下幾個(gè)方面的問題與挑戰(zhàn)：

（一）原稿的管理被忽視。為方便打印，人們習(xí)慣應(yīng)用計(jì)算機(jī)起草和制作文件。但文稿一旦打印完成后，很多人容易忽視電子文件的管理工作。多數(shù)人不注重加強(qiáng)電子文件管理工作，或者未能將其保留下來，文件被清除或被新的文件夾覆蓋。一些人員忽視保護(hù)文件夾，對文件任意進(jìn)行增減、刪除或篡改操作，導(dǎo)致原始的電子文件面目全非，失去歸檔保管的作用，需要采取改進(jìn)措施。

（二）歸檔管理不被重視。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案都是在文件形成后，由管理人員分類和編號，然后交由管理部門和工作人員進(jìn)行管理。紙質(zhì)檔案的使用時(shí)間較長，工作人員經(jīng)驗(yàn)豐富，總結(jié)出行之有效的工作流程、方法和原則，相關(guān)制度也比較成熟，有利于提升檔案管理水平。而電子檔案寫在磁盤上，方便修改，制作和修改完成后存儲(chǔ)于磁盤中，并保留在信息數(shù)據(jù)庫，方便檔案信息資源共享。但由于電子檔案的生成環(huán)境特殊，從制作到歸檔，不能按照紙質(zhì)檔案的方式進(jìn)行，電子檔案的歸檔管理也容易被忽視，制約管理水平的提升。

（三）檔案安全管理不足。電子檔案如果被盜取，其受損壞程度往往比較嚴(yán)重，甚至導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資料難以恢復(fù)。一些單位忽視建立完善的管理制度措施，安全管理不被重視，安全防護(hù)技術(shù)手段不足，未能綜合應(yīng)用防火墻技術(shù)、密鑰技術(shù)等，安全管理制度措施也沒有被嚴(yán)格執(zhí)行，制約電子檔案管理水平提升。

二、新形勢下電子檔案管理的優(yōu)化策略及有效措施

為彌補(bǔ)電子檔案管理的不足，根據(jù)新時(shí)期和新形勢，以提高管理水平為目的，筆者認(rèn)為應(yīng)該從以下方面入手，采取優(yōu)化策略和改進(jìn)措施。

（一）加強(qiáng)原稿管理，重視電子文件收集。電子檔案制作或打印之后，不能任意刪除或修改，而應(yīng)該加強(qiáng)原稿管理，做好存儲(chǔ)和備份工作。同時(shí)注重電子文件收集，與紙質(zhì)檔案完全不同的是，電子文件的收集方式、范圍和要求也不同。草稿文件一般不具備正式的文件功能，可以不保留。對具有輔助作用的文件、正式的文件應(yīng)該做好搜集工作，進(jìn)行整理和歸檔。并與紙質(zhì)檔案建立對應(yīng)關(guān)系，方便查閱和使用。還可以將其制作成紙質(zhì)拷貝件或微縮品，避免電子檔案丟失。

（二）完善規(guī)章制度，加強(qiáng)歸檔管理工作。完善電子檔案管理規(guī)章制度，推動(dòng)管理工作制度化和規(guī)范化。明確相關(guān)人員的職責(zé)和權(quán)限，讓他們有效適應(yīng)電子檔案管理需要，嚴(yán)格落實(shí)各項(xiàng)制度措施。重視電子檔案綜合利用，加強(qiáng)管理，使管理和利用工作更為有效地開展下去。電子檔案歸檔過程中，可采用硬盤存儲(chǔ)或外部載體保存，避免受到不必要的損失。

（三）重視安全管理，健全安全管理制度。加強(qiáng)電子檔案安全管理工作，注重安全防范工作。要綜合采用加密、簽署、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證、防篡改等措施，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有效管理。還可以將其修改為只讀性文件，防止被任意修改，保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，增強(qiáng)其安全性與可靠性。做好備份工作，綜合應(yīng)用加密技術(shù)、訪問控制技術(shù)、數(shù)字簽名、信息備份與恢復(fù)等措施，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有效管理，確保其安全可靠。

（四）注重管理培訓(xùn)，提高管理人員素質(zhì)。引進(jìn)基礎(chǔ)扎實(shí)、責(zé)任心強(qiáng)、信息技術(shù)應(yīng)用水平高的管理人員，實(shí)現(xiàn)對電子檔案的有效管理。完善管理培訓(xùn)制度，學(xué)習(xí)相關(guān)理論和前沿知識(shí)，促進(jìn)電子檔案管理效率的提升。管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，掌握檔案管理制度和規(guī)范要求，提高計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)水平，有效利用其開展檔案管理工作。積極參與檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn)，豐富理論知識(shí)，提升愛崗敬業(yè)精神，增強(qiáng)動(dòng)手操作能力，有效提升電子檔案管理水平。

三、結(jié)語

新形勢下，隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)的廣泛應(yīng)用，電子檔案的應(yīng)用也越來越廣泛。為促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，實(shí)際工作中應(yīng)該認(rèn)識(shí)存在的不足，結(jié)合電子檔案管理需要，綜合采取優(yōu)化策略和有效措施。從而促進(jìn)電子檔案管理水平的提高，使其更好地運(yùn)營和發(fā)揮作用。

【參考文獻(xiàn)】

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篇6

一、新時(shí)期醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀以及影響

（一）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平不高

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的應(yīng)用時(shí)代已經(jīng)一去不返，時(shí)代的發(fā)展技術(shù)的進(jìn)步，已經(jīng)把這項(xiàng)工作帶到了電子時(shí)代，處于過渡時(shí)期的相關(guān)工作人員，在計(jì)算機(jī)的應(yīng)用上專業(yè)素質(zhì)普遍不足，以往負(fù)責(zé)相關(guān)工作的人員所具備的技能已經(jīng)滿足不了當(dāng)下的需求，電子檔案工作不僅僅要求工作人員具備文化知識(shí)，更要良好的掌握計(jì)算機(jī)的相關(guān)一系列的知識(shí)。然而這也是當(dāng)下絕大多數(shù)醫(yī)院檔案工作者的軟肋，負(fù)責(zé)這項(xiàng)工作的人員的技能與思想還都停留在紙質(zhì)檔案的年代，對電子檔案所會(huì)用到的計(jì)算機(jī)技能更是一無所知，這種內(nèi)在與現(xiàn)狀極不匹配的情況，所帶來的直接后果只能是檔案管理工作的一團(tuán)糟。

（二）檔案管理缺乏必要的資金投入

電子檔案的管理工作是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工作，離不開資金的支持，尤其是在硬件上的更新與完善，然而當(dāng)下的大多數(shù)醫(yī)院在認(rèn)知上還停留在那個(gè)有紙有筆就能記錄的年代，對此項(xiàng)工作的重視程度不足，所給予電子檔案管理的資金投入更是匱乏，巧婦難為無米之炊，即使相關(guān)的工作人員的能力再強(qiáng)，在軟硬件上得不到及時(shí)的更新與維修，試想工作效率又何談提高？當(dāng)下醫(yī)院電子檔案管理工作，迫在眉睫的就是專業(yè)檔案軟件配置老化想象嚴(yán)重，急需大量資金的投入。

（三）電子文件的特性帶來的問題

電子檔案不同于過往的紙質(zhì)檔案，電子檔案所進(jìn)行的是網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)，對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有高度的依賴性，這一特殊的存儲(chǔ)環(huán)境決定了它易于分享的特性。這種特性既賦予電子檔案便利，同時(shí)也增添了安全風(fēng)險(xiǎn)，使其管理不當(dāng)?shù)那闆r下極易被修改和復(fù)制甚

至銷毀。

（四）醫(yī)院電子檔案管理系統(tǒng)制度不完善

目前醫(yī)院電子檔案的管理缺乏一套完善的管理制度來規(guī)范檔案的管理，醫(yī)院對電子文件的特性沒有充分的了解，所以不能準(zhǔn)確預(yù)測電子文件管理中可能出現(xiàn)的問題，檔案管理制度存在許多不完善的地方。檔案管理過程隨意性強(qiáng)，醫(yī)院信息管理水平有待提高。

二、加強(qiáng)醫(yī)院電子檔案質(zhì)量的具體對策

（一）提高電子檔案管理人員的綜合素質(zhì)

人是一切工作開展的源泉，只有人員的專業(yè)素質(zhì)能夠駕馭工作，如此一來工作才能順利的進(jìn)行，醫(yī)院電子檔案工作也是如此，院方應(yīng)該重視起對負(fù)責(zé)此項(xiàng)工作員工的定期技能培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員專業(yè)技能，專業(yè)技能除了所涉及的檔案理論知識(shí)外，還要注重計(jì)算機(jī)理論知識(shí)以及操作技能的培訓(xùn)，除此之外還應(yīng)具備一定的網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)。

（二）加大對電子檔案管理的資金投入，實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化管理

需要院方的領(lǐng)導(dǎo)們從思想上轉(zhuǎn)變觀念，增加對電子檔案管理工作的重視，進(jìn)而給予這部分工作更大的資金投入，以此來更換原本落后的軟硬件設(shè)備，訂購配置優(yōu)異的計(jì)算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、文件管理軟件等，并安裝相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)軟件，確保所有檔案信息的高度安全性。

（三）嚴(yán)格把關(guān)電子信息的歸檔，做好電子信息的動(dòng)態(tài)管理

第一點(diǎn)，把電子檔案所涉及的詳細(xì)電子信息，開展逐一的檢查、鑒定和驗(yàn)收，在此過程中找出所存在的問題，并及時(shí)的進(jìn)行解決，從而達(dá)到入檔的所有信息皆具有專業(yè)性和安全性。第二點(diǎn)，實(shí)時(shí)對所涉及的檔案信息進(jìn)行動(dòng)態(tài)掌控強(qiáng)化管理，第一時(shí)間查漏補(bǔ)缺完善檔案系統(tǒng)。

（四）不斷建立健全電子檔案管理制度

每個(gè)醫(yī)院的實(shí)際情況間檔案工作有所差異，應(yīng)根據(jù)自身的實(shí)際情況，建立起符合實(shí)際需求的健全電子檔案管理制度，并落實(shí)到負(fù)責(zé)專人，以此來真正做到有制有責(zé)。制度的制定應(yīng)貫穿電子檔案的收集、整理、錄入、存檔等整個(gè)環(huán)節(jié)。

篇7

1 新形勢下人力資源檔案管理的內(nèi)容

1.1 人力資源的配置

人力資源檔案管理最主要的服務(wù)目的就是根據(jù)人力資源管理的要求，對人力資源中制定的長期發(fā)展目標(biāo)配備合適的人員。這就要求，人力資源檔案管理工作必須掌握企業(yè)中全部人員的情況，并根據(jù)企業(yè)不同時(shí)期的需求，能夠配備相應(yīng)的人才[1]。

1.2 人力資源的開發(fā)利用

人力資源的開發(fā)和利用是建立在對檔案管理人員專業(yè)技能的基礎(chǔ)之上的，因此，要注重對新型人才的接納和培養(yǎng)，將先進(jìn)的管理理念及管理的技能傳授給企業(yè)的管理人員，使他們的管理技能能夠與時(shí)俱進(jìn)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)人力資源的最大化的利用。

1.3 人力資源的定期評估

企業(yè)要根據(jù)人員的表現(xiàn)及業(yè)績大小，進(jìn)行相應(yīng)的崗位調(diào)整。新形勢下，對人力資源的定期評估，是一種對工作人員積極性肯定的表現(xiàn)。

2 新形勢下人力資源檔案管理存在的問題

2.1 人力資源檔案管理意識(shí)比較淡薄

在人力資源檔案管理中，管理人員缺乏對人力資源檔案管理的認(rèn)識(shí)，這種意識(shí)的原因主要是人力資源管理人員在思想上沒有能夠?qū)n案管理工作充足的認(rèn)識(shí)，在他們的思想意識(shí)里，檔案管理只是對個(gè)人的經(jīng)歷進(jìn)行記錄并完成抄寫和整理工作就可以，因此，不需要花費(fèi)特別多的精力在檔案管理上。但是，在新形勢下，檔案管理非常重要，它不僅僅影響到人才的流動(dòng)而且對單位生產(chǎn)力的提高也有這至關(guān)重要的作用，因此，在新形勢下，加強(qiáng)管理人員對人力資源檔案管理的重視程度十分的必要[2]。

2.2 人力資源檔案管理工作效率較低

人力資源檔案管理工作是指對檔案的收集、保存和檔案的調(diào)用等。目前在檔案管理工作中缺乏一個(gè)相對成熟的體系對檔案管理步驟進(jìn)行簡化。與此同時(shí)，這種體系的缺乏導(dǎo)致收集的資料不能夠得到很好的發(fā)揮，檔案的利用率得不到提高。

2.3 人力資源檔案管理工作硬件設(shè)備的缺乏

在人力資源檔案管理工作普遍存在硬件設(shè)備缺乏的現(xiàn)象，這也是檔案管理工作質(zhì)量得不到提高的主要原因。在很多企業(yè)里，檔案管理工作形同虛設(shè)，沒有起到相應(yīng)的工作職能，這些問題已經(jīng)影響到了人力資源檔案管理工作的質(zhì)量。目前，有很多企業(yè)的人力資源管理工作設(shè)施不完善，因此檔案管理工作有明顯的的缺陷。

2.4 檔案管理體系不健全

人力資源信息難以收集已經(jīng)成為企業(yè)人力資源管理體系不能夠健全及完善的主要因素。各個(gè)行業(yè)之間沒有關(guān)于人力資源檔案歸檔的明確規(guī)定，因此，歸檔的標(biāo)準(zhǔn)無法達(dá)到統(tǒng)一，致使很多檔案不知道要?dú)w到哪個(gè)行當(dāng)。

3 新形勢下人力資源檔案管理的改進(jìn)措施

3.1 建立并完善人力資源檔案管理制度

建立人力資源檔案管理制度是人力資管檔案管理工作中最重要的一個(gè)部分。要建立檔案管理制度就需要：第一要在企業(yè)內(nèi)部建立正確的人力資源工作的管理制度，這是實(shí)現(xiàn)檔案管理有效性的前提，只有建立正確的檔案管理制度，就能避免工作人員在檔案管理中出現(xiàn)的怠工現(xiàn)象及工作不認(rèn)真的現(xiàn)象，有利于提高人力資源檔案的整體管理水平。第二，健全的檔案管理制度，能夠促進(jìn)人類資源相關(guān)人員的工作質(zhì)量，第三，人力資源檔案管理制度是建立在公平性的基礎(chǔ)之上，企業(yè)內(nèi)所有的人員都必須遵守檔案管理制度，并且能夠在制度的規(guī)定下保質(zhì)保量的完成相應(yīng)的檔案管理工作，第四，人力資源管理制度的實(shí)施必須要嚴(yán)格，而且制度中對獎(jiǎng)罰的規(guī)定要明確，能夠充分體現(xiàn)出檔案管理制度的嚴(yán)肅性。

3.2 加快檔案管理的信息化的建設(shè)

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及，在人力資源檔案管理中也要加快對信息化的建設(shè)速度，具體就是要采用信息化的檔案管理模式，加快電子檔案的普及應(yīng)用，這是在根本上提高檔案管理效率的有效方法。電子檔案在提升檔案的管理方面，與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，有很大的優(yōu)勢，比如在傳統(tǒng)檔案中會(huì)存在檔案隨著時(shí)間的增加會(huì)有磨損或者丟失的問題，不能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的永久性保存，但是電子檔案就有效的避免了以上的問題，實(shí)現(xiàn)了檔案的永久性保存。而且，單子檔案管理方法具有智能化及科技化，而且，隨著電子檔案的推廣，能夠有效的促進(jìn)檔案管理的流程的簡化，減少了檔案管理人員的相關(guān)工作強(qiáng)度。

3.3 對檔案管理人員素質(zhì)的提高

目前，由于傳統(tǒng)的人力資源檔案管理理念的存在，檔案管理人員一般是年齡比較大，沒有受過專業(yè)檔案培訓(xùn)的人員。因?yàn)槿狈ο到y(tǒng)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，工作上不夠?qū)I(yè)，檔案管理員也只是單純的做較低水平的服務(wù)，對于檔案管理的高層次服務(wù)不能提供，而且在服務(wù)中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化及規(guī)范化，?τ諳執(zhí)?化檔案管理和管理技術(shù)的應(yīng)用技能不了解。因此，要加強(qiáng)多管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。從整體上著手，整體提高人力資源檔案管理從業(yè)人員的專業(yè)水平，對管理隊(duì)伍進(jìn)行升級優(yōu)化[3]。

篇8

關(guān)鍵詞：檔案管理工作；檔案管理人員；檔案使用價(jià)值

一、 檔案管理工作現(xiàn)狀

在信息化時(shí)代，檔案對于無論是個(gè)人還是企業(yè)都有著十分重要的作用，作為一個(gè)巨大的軟科學(xué)信息資源寶庫，他對于過往的資料起到了一定的統(tǒng)計(jì)、歸納整理、記錄的作用，具有原始憑證性、不可再生性及可重復(fù)利用性等特點(diǎn)，日益受到人們的關(guān)注。在當(dāng)今信息化的快速時(shí)代，社會(huì)辦公越來越趨向于自動(dòng)化、電子化，這使得檔案管理的工作也越來越方便快捷，諸如文件收集、整理、分類、歸納總結(jié)等運(yùn)作過程都可以通過計(jì)算機(jī)完成?，F(xiàn)階段檔案管理工作的進(jìn)展仍存在著一些弊端。

（一） 社會(huì)的現(xiàn)代化發(fā)展管理軟件缺乏統(tǒng)一性

不同檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號在很大程度上不統(tǒng)一，規(guī)格各異，信息管理軟件也是多種多樣，很難實(shí)現(xiàn)文件互傳和資源共享，導(dǎo)致就不得不手動(dòng)來完成信息管理工作，因而不能快捷地得到信息編輯成果，從一定程度上制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

（二）檔案管理基礎(chǔ)工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化仍需改進(jìn)

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是確保檔案管理工作順利進(jìn)行的前提。但目前檔案管理基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化還尚未達(dá)成，一是紙質(zhì)檔案內(nèi)容繁瑣、工作量大、不易處理，且部分年代久遠(yuǎn)的館藏檔案質(zhì)量差，部分資料遺失，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)。

（三）檔案管理制度不能適應(yīng)實(shí)際需要

我國雖然制定了一定的檔案管理制度，但是隨著社會(huì)的發(fā)展，原有的檔案管理制度已經(jīng)不能完全適應(yīng)社會(huì)需要，尤其是隨著電子檔案的產(chǎn)生現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

二、新形勢下檔案管理工作的發(fā)展

計(jì)算機(jī)的不斷更新和新型信息管理系統(tǒng)的不斷誕生，不僅使得檔案管理工作更加簡便快捷，同時(shí)也對檔案管理的要求越來越多，這無異給檔案管理工作帶來了許多新的挑戰(zhàn)。

（一）建立健全檔案管理制度

健全的管理制度，完善的管理機(jī)制，是提高檔案管理工作水平的保障。因此：

1、檔案工作人員應(yīng)結(jié)合需要，從實(shí)際出發(fā)，制定出符合現(xiàn)實(shí)管理邏輯的檔案管理制度，確保檔案管理制度切實(shí)可行，并且具有一定操作彈性，努力做到有章可循，按制度辦事。

2、不斷修訂、完善已有的檔案制度，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理。例如工作人員修補(bǔ)制訂了一系列制度，像是《檔案歸檔制度》、《檔案工作保密制度》、《檔案室工作人員職責(zé)》、《檔案借閱制度 》這些制度的制定明確說明了檔案管理范圍、 管理原則和管理方法，補(bǔ)充完善與應(yīng)用單位檔案工作相適應(yīng)的收集、整理、借閱等各項(xiàng)管理制度，使檔案管理的調(diào)、查、歸等環(huán)節(jié)都有法可依、有章可循。

（二）加快管理檔案信息化建設(shè)

1、要堅(jiān)持技術(shù)和管理并行。技術(shù)是檔案管理的手段，管理是檔案管理的保障。在信息技術(shù)環(huán)境下，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)不僅是技術(shù)問題，也是管理問題。信息化要求不僅要在技術(shù)上改變，還要注意管理觀念、方式、方法乃至整個(gè)管理模式的變革和創(chuàng)新。

（三） 提高檔案工作人員綜合素質(zhì)

檔案管理工作是一種類似服務(wù)型的工作，而且又偏于幕后，但是他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)又直接影響著檔案管理工作的質(zhì)量，所以就需要工作人員要有高尚的職業(yè)道德，夯實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)，積極樂觀的工作態(tài)度。

1、政治素質(zhì)。

檔案管理工作大多數(shù)是要求從業(yè)人員要嚴(yán)格遵守保密制度的，因?yàn)闊o論是對于企業(yè)和個(gè)人，檔案的泄露都會(huì)帶來嚴(yán)重的損失，甚至還會(huì)帶來人身傷害。所以，檔案工作人員要有正確的人生觀、價(jià)值觀，正確的政治態(tài)度和職業(yè)道德，要有強(qiáng)烈的事業(yè)心和高度的責(zé)任感 ， 良好的主動(dòng)服務(wù)意識(shí) 。

2、業(yè)務(wù)素質(zhì)。

業(yè)務(wù)素質(zhì)主要是指檔案工作人員業(yè)務(wù)處理能力，包括大難整理、檔案編目、檔案價(jià)值鑒定、檔案的保護(hù)等等。同時(shí)還要有一定的管理能力，因?yàn)闄n案涉及到對方面面的資料的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)、開發(fā)利用等一系列程序，如何能夠協(xié)調(diào)處理好這些程序的銜接，必然要求具備一定的管理能力。

總

之，隨著辦公自動(dòng)化的普及，電子文件將會(huì)越來越多地出現(xiàn)在我們的工作和生活中，它必將在現(xiàn)行文件領(lǐng)域中形成一個(gè)很大的沖擊。面對挑戰(zhàn)，檔案工作者應(yīng)予以高度重視，必須深入到現(xiàn)行文件領(lǐng)域，努力加強(qiáng)檔案建設(shè)，提升檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化、建設(shè)化，加大檔案的開發(fā)利用，共享檔案資源，在思想觀念、理念原則、技術(shù)方法等各方面進(jìn)行認(rèn)真研究，改革創(chuàng)新，使檔案資料更好地服務(wù)于社會(huì)和經(jīng)濟(jì)發(fā)展，在信息時(shí)代為檔案界贏得一席這地。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 羅小利. 如何做好檔案管理工作[j]. 民營科技. 2011（05）

篇9

【摘要】

當(dāng)今社會(huì)是一個(gè)信息化技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，文件和檔案的形式也不只是局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)圖書和資料，更多的現(xiàn)代化新型的軟格式材料應(yīng)運(yùn)而生，同時(shí)在檔案管理上如果還繼續(xù)使用針對傳統(tǒng)文件和資料的管理方法，勢必在對新型電子化資料的管理中受到限制。

【關(guān)鍵詞】

檔案；現(xiàn)代化；管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，檔案文件的形式越來越多樣化和現(xiàn)代化，傳統(tǒng)文件的管理方式因其管理對象的性質(zhì)有著根本上的不同，所以不能適應(yīng)新型的現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，為了適應(yīng)不斷更新變化的現(xiàn)代檔案形式，只有通過對現(xiàn)有檔案管理方法進(jìn)行分析和改進(jìn)，結(jié)合現(xiàn)代化檔案的特點(diǎn)，制定出能夠適應(yīng)新型檔案管理的現(xiàn)代管理方法。

1 存在的問題

首先，檔案管理在目前社會(huì)人員的工作中沒有被廣泛重視。多數(shù)的檔案工作僅僅是局限于專業(yè)的檔案管理部門，而沒有將檔案管理普遍進(jìn)行，這對檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展具有很大的制約作用。其次，目前的傳統(tǒng)檔案管理形式落后，條理性不強(qiáng)，對傳統(tǒng)檔案的管理僅僅是存在著形式上的管理，并不能真正對檔案的管理做到細(xì)致、有效，同時(shí)管理人員在工作過程中對檔案的執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不能完全遵守，更導(dǎo)致了傳統(tǒng)檔案管理的混亂狀態(tài)。再次，檔案管理的相關(guān)制度需要完善，目前在檔案管理中出現(xiàn)各種問題，很大一部分是由管理制度不科學(xué)、要求不細(xì)致和完善造成的，如果要徹底改善目前檔案管理混亂、無規(guī)律、不科學(xué)的現(xiàn)狀，必須要改進(jìn)管理制度。最后，檔案管理之所以沒有受到應(yīng)有的重視，還是因?yàn)閷n案的使用頻率不高、使用過程不注意保護(hù)，造成了檔案的缺失和破壞。由于使用頻率低因此對檔案管理也無法引起相應(yīng)的重視，長久的管理缺失導(dǎo)致了檔案管理工作停滯，檔案保管工作更無法保證檔案的完整性和系統(tǒng)性。

2 檔案管理現(xiàn)代化的對策

2.1更新檔案管理觀念

要改變當(dāng)前社會(huì)中檔案管理工作落后甚至缺失的現(xiàn)狀，首先要提高社會(huì)對檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。檔案是各項(xiàng)工作開展過程中的重要參考資料，如果不注重檔案保護(hù)和管理工作，對現(xiàn)代化的檔案繼續(xù)以傳統(tǒng)的落后管理形式進(jìn)行管理，勢必會(huì)造成檔案被嚴(yán)重破壞，而且對檔案的有效利用將會(huì)起到直接的制約作用。另外對檔案管理制度的不完善，進(jìn)一步加重了檔案管理工作的負(fù)面管理效果，造成檔案管理系統(tǒng)性缺失，管理秩序混亂、內(nèi)容無條理可言。因此，只有對現(xiàn)代化的檔案特點(diǎn)進(jìn)行分析，提出能夠保證檔案有條理進(jìn)行管理、安全系統(tǒng)的進(jìn)行保管等基本要求得到滿足的新型檔案管理制度，然后結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理中出現(xiàn)的問題，進(jìn)一步分析原因和管理缺陷，利用科學(xué)的現(xiàn)代化檔案管理理論，對傳統(tǒng)管理制度進(jìn)行優(yōu)化和改進(jìn)，將管理制度發(fā)展成可以適應(yīng)目前科技化檔案形勢的現(xiàn)代化檔案管理制度。

2.2采取標(biāo)準(zhǔn)化流程

要適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求，更應(yīng)注重管理流程標(biāo)準(zhǔn)化的重要性。只有采用標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理手段，才能使檔案在管理過程中以一種明確、有條理的形式存在，從而令檔案在使用選取上提高工作效率。另一方面，通過標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理流程對現(xiàn)代化檔案進(jìn)行管理還能保證檔案的系統(tǒng)性和完整性，從而保證檔案質(zhì)量和完善保存。

2.3手工處理和現(xiàn)代化技術(shù)的協(xié)調(diào)

檔案的現(xiàn)代化存在形式包括傳統(tǒng)的圖書文獻(xiàn)和一切紙質(zhì)資料，還有現(xiàn)代的新型電子資料和多媒體資料，對不同形式的檔案管理方法肯定也會(huì)不同，這就需要針對各種形式檔案的特點(diǎn)，采用相應(yīng)的管理方法，對檔案進(jìn)行正確的操作和保存。傳統(tǒng)資料的整理和保存都需要通過手工處理去實(shí)現(xiàn)，現(xiàn)代資料的搜集和審核工作也要一步一步通過手工完成，因此通過手工處理方式是對檔案管理的基本管理要求。另外，針對傳統(tǒng)資料的歸檔、分類、編目等工作，通過現(xiàn)代化的科技手段進(jìn)行的話，則比手工處理方式更加高效和精細(xì)，同時(shí)對先進(jìn)科技資料的保存也是通過現(xiàn)代化的技術(shù)手段進(jìn)行管理的，所以現(xiàn)代化的管理技術(shù)能夠保證檔案管理工作進(jìn)行更高效、更準(zhǔn)確。綜上所述，檔案管理在技術(shù)方面應(yīng)當(dāng)以手工處理為主要形式，現(xiàn)代化技術(shù)手段為輔助支持，去更好的完成檔案管理工作。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案的現(xiàn)代化

傳統(tǒng)的檔案形式在管理和保存的工作中相對電子化資料更占據(jù)空間，保存環(huán)境要求更加復(fù)雜，而且保管方式要求更繁瑣，而現(xiàn)代化的電子檔案在保存上占據(jù)空間小，保存環(huán)境要求低，保管方式也更加簡單，如果將檔案的形式逐漸電子化，再利用現(xiàn)代化的管理方式，那么將會(huì)使檔案管理的工作更加容易進(jìn)行。

3 結(jié)束語

目前的科技形勢下隨著現(xiàn)代化檔案形式的不斷加入，對檔案管理提出了更高的要求，通過對當(dāng)前檔案管理中出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析，針對現(xiàn)代化的檔案形式特點(diǎn)，結(jié)合先進(jìn)的檔案管理理論，對當(dāng)前檔案管理模式進(jìn)行改進(jìn)和創(chuàng)新，建立起現(xiàn)代化的檔案管理制度，保證檔案能夠被更好的利用。

參考文獻(xiàn)：

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［2］李春風(fēng).淺談檔案管理現(xiàn)代化趨勢［J］.商情，2014（11）：257

篇10

隨著2016年1月1日新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的實(shí)施，對高校的會(huì)計(jì)檔案管理提出了一個(gè)新的要求。結(jié)合現(xiàn)階段高校會(huì)計(jì)檔案管理中出現(xiàn)的問題，結(jié)合現(xiàn)代電子信息技術(shù)，從加大設(shè)備投入、完善管理制度，明確權(quán)責(zé)制度方面，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理，更全面的完善會(huì)計(jì)檔案工作。

關(guān)鍵詞：

高校會(huì)計(jì)檔案；信息化；管理制度

一、前言

會(huì)計(jì)檔案體現(xiàn)了一個(gè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)，通過會(huì)計(jì)檔案，可以了解每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來龍去脈。高校會(huì)計(jì)檔案是記錄和反映學(xué)校在管理運(yùn)行中形成的重要財(cái)務(wù)往來資料和原始憑證，是學(xué)校在行政、教學(xué)、科研等一系列往來業(yè)務(wù)中形成的歷史記錄，同時(shí)也是高校檔案的重要組成部分。隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，高校財(cái)務(wù)涉及到的事項(xiàng)越來越多越來越復(fù)雜，對財(cái)務(wù)的各項(xiàng)要求也越來越高，會(huì)計(jì)檔案僅僅通過紙質(zhì)的方式，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足當(dāng)下的各類需求。特別是越來越多的會(huì)計(jì)憑證、報(bào)表等均已由原來的手工操作轉(zhuǎn)變成以電子形式產(chǎn)生和傳輸，由此形成了大量的電子檔案。自2010年起財(cái)政部、國家檔案局對原管理辦法進(jìn)行多方調(diào)研論證，再經(jīng)過科學(xué)的研討和嚴(yán)格的試點(diǎn)，于2015年12月經(jīng)財(cái)政部部務(wù)會(huì)議、國家檔案局局務(wù)會(huì)議修訂通過，于2016年1月1日起施行新《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》。

二、高校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀及分析

（一）對會(huì)計(jì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不足，責(zé)任不明確，軟硬件配套設(shè)施落后

高校財(cái)務(wù)的工作重點(diǎn)，普遍在預(yù)、決算的編制、執(zhí)行、報(bào)賬業(yè)務(wù)等會(huì)計(jì)核算工作，而對于涉及到財(cái)務(wù)的資料檔案管理卻相對忽視。主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先在人員配置上，雖然各高校都有專門的檔案管理部門，但是主要職責(zé)是管理學(xué)校的相關(guān)文件、學(xué)生資料等等，而且也是檔案專業(yè)的人員負(fù)責(zé)。對于財(cái)務(wù)上交的會(huì)計(jì)資料，僅僅起到代管的作用，若遇到查閱此類資料，只能由會(huì)計(jì)人員前去查閱。而財(cái)務(wù)部門對于會(huì)計(jì)資料的管理，也沒有專職人員負(fù)責(zé)，都是部門人員兼管，由于缺乏檔案管理的相關(guān)知識(shí)，因此在管理上存在很多問題。其次，會(huì)計(jì)檔案在檔案部門存檔的，所有查閱、借閱此類資料的，都要辦理很多相關(guān)的借閱手續(xù)，非常不便捷。財(cái)務(wù)部門自己管理的，則是存放于辦公室或者庫房，無法滿足專業(yè)檔案資料的存放要求。最后，很多高校沒有明確的制度規(guī)定哪一類會(huì)計(jì)資料應(yīng)該存放于檔案部門還是存放于財(cái)務(wù)部門。因此，很多資料存放比較混亂，一部分在財(cái)務(wù)部門、一部分在檔案部門，不利于會(huì)計(jì)檔案的歸檔。

（二）管理方式落后、會(huì)計(jì)檔案質(zhì)量不高，歸檔不齊全

當(dāng)下很多高校，對于會(huì)計(jì)檔案的保管，還僅僅是處于紙質(zhì)檔案保管階段，僅有少部分的檔案管理用到了excel，word等軟件。經(jīng)過長時(shí)間的檔案管理證明，紙質(zhì)檔案管理存在很大的弊端。打印紙質(zhì)不僅影響工作效率，大量的會(huì)計(jì)檔案資料會(huì)占用大量的空間，增加辦公的成本；在漫長的保管期限內(nèi)，紙質(zhì)檔案很容易字面污染和頁面損壞，不利于會(huì)計(jì)檔案資料的完整性；有些檔案管理權(quán)責(zé)歸屬不明確，特別是沒有專門檔案管理部門的學(xué)校。這樣就導(dǎo)致資料傳遞不明確，關(guān)聯(lián)部門之間可能產(chǎn)生推諉，相關(guān)聯(lián)資料可能分屬兩個(gè)不同的部門管理，甚至導(dǎo)致資料傳遞過程中的遺失。

（三）核銷不及時(shí)，容易造成資源浪費(fèi)

2016年1月1日起實(shí)施的新會(huì)計(jì)檔案管理辦法，對各類會(huì)計(jì)檔案資料有了一個(gè)明確的保管期限。但是，很多高校因?yàn)樘厥庠?，不能按期銷毀到期的會(huì)計(jì)檔案。比如很多高校的基建會(huì)計(jì)檔案，因歷史原因，很多在建工程沒有按期轉(zhuǎn)入固定資產(chǎn)。針對該項(xiàng)目的會(huì)計(jì)檔案，有些的保管年限已經(jīng)超過了保管年限，但是無法進(jìn)行銷毀，要留待以后備查，還需用專門的文件柜進(jìn)行存放，這些資料就占用了大量的空間，而且紙張經(jīng)過長時(shí)間存放，發(fā)黃變質(zhì)，大大影響閱讀的質(zhì)量。

（四）保密水平較低，存在安全隱患

目前高校對于會(huì)計(jì)檔案的保管，多數(shù)采用紙質(zhì)方式，主要體現(xiàn)在各類文件、憑證、原始單據(jù)等這一類；部分涉及到電子檔案的,都是通過word、excel方式，例如各類報(bào)表、申請、回復(fù)等等。很多高校并沒有針對會(huì)計(jì)檔案，制定專門的保密制度。因此在檔案的保密方面，存在安全隱患。

三、如何利用現(xiàn)代電子信息技術(shù)完善電子會(huì)計(jì)檔案管理

（一）加大會(huì)計(jì)檔案管理的投入，建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理

每年在單位預(yù)算經(jīng)費(fèi)中，加入會(huì)計(jì)檔案管理專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，用于會(huì)計(jì)檔案購買設(shè)備等項(xiàng)目使用。建立設(shè)施完善的數(shù)據(jù)庫，將財(cái)務(wù)軟件、會(huì)計(jì)檔案軟件、學(xué)校網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)相結(jié)合，便于部門將會(huì)計(jì)核算產(chǎn)生的憑證、上級部門下達(dá)的相關(guān)文件、單位內(nèi)部文件等需存檔文件，轉(zhuǎn)換為可儲(chǔ)存文件，便于會(huì)計(jì)核算使用、會(huì)計(jì)檔案軟件進(jìn)行保管。將繁瑣的會(huì)計(jì)檔案工作，通過數(shù)字化進(jìn)行科學(xué)的管理。

（二）結(jié)合信息化的要求，制定財(cái)務(wù)檔案管理制度，繪制出完整的流程圖，明確檔案專職管理人員

新會(huì)計(jì)檔案管理制度對電子檔案管理作出了更為詳細(xì)的要求，除了按照制度規(guī)定以外，結(jié)合本單位實(shí)際情況，制定單位會(huì)計(jì)檔案管理制度，并且據(jù)此繪制完整的會(huì)計(jì)檔案管理流程圖，制度和流程圖都需上墻，并且制定專人負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案管理。

（三）嚴(yán)格按照檔案管理要求建設(shè)檔案資料、設(shè)備管理場地

對于會(huì)計(jì)檔案保管，不僅是紙質(zhì)的要求妥善保管，電子信息檔案及設(shè)備也應(yīng)當(dāng)按照要求進(jìn)行保管，因此，保管的場地也必須達(dá)到相應(yīng)的要求。首先，防火門、防盜門、防盜窗、滅火器等相應(yīng)的硬件條件必須達(dá)到。其次、庫房必須適合紙質(zhì)文件及電子設(shè)備的放置、保持溫度在15-30攝氏度之內(nèi)，避免電子設(shè)備溫度過高；濕度必須在45%-65%之內(nèi)，防止紙質(zhì)文件受潮，防止電子設(shè)備受潮變形。必要時(shí)安裝空調(diào)及除濕機(jī)。

四、發(fā)展前景及展望

電子信息化與會(huì)計(jì)工作相結(jié)合，是時(shí)展必要的過程，特別是對會(huì)計(jì)檔案的管理具有重大的意義。會(huì)計(jì)檔案是見證高校發(fā)展的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要依據(jù)，對會(huì)計(jì)檔案管理的重視，體現(xiàn)了高校對自身經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重視。會(huì)計(jì)檔案通過電子信息化進(jìn)行管理，為檔案的安全性、完整性、便捷性都提供了重要的支持，滿足學(xué)校的發(fā)展需求，推動(dòng)學(xué)校經(jīng)濟(jì)管理工作走可持續(xù)發(fā)展的道路都具有劃時(shí)代的意義。

參考文獻(xiàn):

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