1事業(yè)單位檔案管理的意義分析

事業(yè)單位檔案管理工作是事業(yè)單位管理工作的重要組成部分，是提高事業(yè)單位工作質(zhì)量及工作效率的必要條件。在現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理是及時(shí)、全面掌握單位整體情況的基礎(chǔ)，是分析事業(yè)單位運(yùn)行情況基礎(chǔ)。隨著現(xiàn)代檔案管理工作理論研究及經(jīng)驗(yàn)的豐富，事業(yè)單位必須加快檔案管理的創(chuàng)新與改革。以此滿(mǎn)足地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中對(duì)事業(yè)單位工作的需求，滿(mǎn)足新時(shí)期事業(yè)單位改革后的運(yùn)營(yíng)管理需求。

2事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新途徑

2.1以事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題的掌握確定工作方向

在事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與完善中，首先需要對(duì)事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行調(diào)研與分析，以此為基礎(chǔ)確定檔案管理創(chuàng)新途徑及內(nèi)容，促進(jìn)工作質(zhì)量的提高。因此，事業(yè)單位應(yīng)首先對(duì)自身的檔案管理進(jìn)行調(diào)研與分析，發(fā)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作中存在的不足，以此為基礎(chǔ)確定工作方向。以具有針對(duì)性對(duì)策制定與執(zhí)行，保障檔案管理創(chuàng)新途徑的科學(xué)性與適用性。目前，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理中主要存在如下問(wèn)題，檔案管理工作不重視、檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高、現(xiàn)代化管理方式應(yīng)用不足、檔案檢索及利用效率低等問(wèn)題。因此，檔案管理的創(chuàng)新途徑及方向應(yīng)針對(duì)檔案管理現(xiàn)狀及問(wèn)題進(jìn)行制定，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理能力的提升。

2.2創(chuàng)新檔案管理制度，強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理能力

一、農(nóng)業(yè)檔案信息化管理工作轉(zhuǎn)變的措施

1、樹(shù)立重視檔案的觀念檔案是國(guó)家寶貴歷史文化財(cái)富，黨和國(guó)家歷來(lái)重視檔案工作，對(duì)檔案工作都做出過(guò)重要指示。同志指出：“檔案是全黨、全國(guó)人民各方面活動(dòng)的真實(shí)記錄，是各項(xiàng)事業(yè)持續(xù)發(fā)展的依據(jù)，它不僅對(duì)深化改革、發(fā)展經(jīng)濟(jì)、推動(dòng)科學(xué)進(jìn)步以及提高國(guó)民素質(zhì)有促進(jìn)作用，而且對(duì)維護(hù)祖國(guó)統(tǒng)一、加強(qiáng)民族團(tuán)結(jié)和保持社會(huì)穩(wěn)定具有重要作用”。檔案工作是管理工作中不可或缺的部分，為企事業(yè)單位管理、科研和生產(chǎn)服務(wù)。各農(nóng)業(yè)科研單位應(yīng)重視檔案工作，為檔案工作創(chuàng)造必要的工作條件。檔案管理人員要做檔案法制建設(shè)的義務(wù)宣傳員，加強(qiáng)檔案法治宣傳，及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)反饋檔案工作存在的問(wèn)題。

2、落實(shí)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，完善文書(shū)檔案管理在農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位檔案員培訓(xùn)工作中，對(duì)《歸檔文件整理規(guī)則》等行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行詳細(xì)講解，并下發(fā)到各科研單位學(xué)習(xí)，要求按標(biāo)準(zhǔn)完成文書(shū)檔案整理工作；組織基層單位檔案員到標(biāo)準(zhǔn)檔案室參觀，直觀地領(lǐng)會(huì)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)；以黑龍江省檔案局執(zhí)法檢查為契機(jī)，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)整改，完善農(nóng)業(yè)科研單位檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。

3、加強(qiáng)法制管理，加大農(nóng)業(yè)科技檔案收集力度文書(shū)檔案的管理在院機(jī)關(guān)、基層單位均比較重視，而農(nóng)業(yè)科技檔案在制度建設(shè)、規(guī)范整理及流向處置方面顯得相對(duì)滯后。加強(qiáng)法制管理，使科技檔案工作法規(guī)化、制度化是科技檔案事業(yè)順利發(fā)展的基本保障。作為從事農(nóng)業(yè)基礎(chǔ)研究的科研院所，農(nóng)業(yè)科技檔案管理是科研單位檔案管理最重要的工作內(nèi)容。目前，基層單位科研檔案斷檔情況比較嚴(yán)重的原因主要有兩點(diǎn)：一是檔案管理人員工作熱情不夠、責(zé)任心不強(qiáng)；二是科研人員法律意識(shí)淡漠，視科研檔案為私有財(cái)產(chǎn)，或有顧慮、擔(dān)心知識(shí)產(chǎn)權(quán)得不得到保護(hù)等?；诖?，應(yīng)要求檔案工作人員具有高于他人的檔案觀念、高度的責(zé)任心和使命感，加強(qiáng)檔案收集力度，熟悉農(nóng)業(yè)科研業(yè)務(wù)及立項(xiàng)情況；針對(duì)農(nóng)業(yè)科研檔案周期性長(zhǎng)的特點(diǎn)要做到跟蹤服務(wù)，使檔案收集工作貫穿整個(gè)科研活動(dòng)的始終。開(kāi)展以《檔案法》為中心的農(nóng)業(yè)科技檔案法規(guī)體系的宣傳教育，提升工作人員的檔案法制觀念，培養(yǎng)農(nóng)業(yè)類(lèi)科研人員的法律意識(shí)和檔案意識(shí)，真正做到依法治檔。在科技檔案管理工作中，管理制度是必須遵循的規(guī)定和準(zhǔn)則，制定農(nóng)業(yè)科技檔案管理制度，特別是科技檔案保管和保密制度，科技檔案借閱及利用制度等還要把這些制度落到實(shí)處，使科研人員理解并支持科技檔案歸檔工作。

4、建設(shè)高素質(zhì)檔案工作隊(duì)伍工作崗位培養(yǎng)對(duì)于農(nóng)業(yè)科技類(lèi)單位從事檔案管理工作的人員至關(guān)重要，掌握專(zhuān)業(yè)知識(shí)的同時(shí)，在實(shí)際工作中鍛煉并提高業(yè)務(wù)能力。

4．1自主學(xué)習(xí)檔案管理人員要有積極的學(xué)習(xí)態(tài)度，進(jìn)一步掌握與檔案管理有關(guān)的法律、法規(guī)、條例以及各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)及行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，使各項(xiàng)工作在法治的框架內(nèi)進(jìn)行，同時(shí)也用法律的武器為檔案管理工作保駕護(hù)航按照檔案管理的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)完成農(nóng)業(yè)科研類(lèi)單位的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作；積極參加檔案局組織的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷接收新信息。

根據(jù)興檔函[2015]5號(hào)文件精神，我單位嚴(yán)格按照相關(guān)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真開(kāi)展了省三級(jí)規(guī)范化檔案管理單位自查整改工作，現(xiàn)將自查情況報(bào)告如下：

一、機(jī)構(gòu)與組織管理

長(zhǎng)期以來(lái)，我單位把檔案工作列入了單位工作的重要議事日程，在年度目標(biāo)考核中作為一項(xiàng)重要內(nèi)容予以考核。建立了相應(yīng)的管理體制，明確了黨委副書(shū)記為組長(zhǎng)和各股室負(fù)責(zé)人為主要成員的領(lǐng)導(dǎo)小組，同時(shí)明確了各部門(mén)及人員的檔案管理職責(zé)，檔案資料具體由辦公室統(tǒng)一負(fù)責(zé)收集、整理、登記、歸檔、借閱，配備有業(yè)務(wù)能力強(qiáng)且相對(duì)穩(wěn)定的兼職檔案工作人員，并積極參加縣檔案局的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，所需人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備設(shè)施等基本能按時(shí)予以解決，做到了制度健全、管理規(guī)范，確保了檔案工作渠道暢通，能夠適應(yīng)本單位檔案工作的需要。

經(jīng)自查，我單位機(jī)構(gòu)組織與管理項(xiàng)目自查得分：18分。

二、基礎(chǔ)設(shè)施

我單位配備了專(zhuān)門(mén)庫(kù)房、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)對(duì)檔案資料進(jìn)行管理，配有專(zhuān)門(mén)檔案柜架基本能容納10年以上的檔案，檔案裝具統(tǒng)一在縣檔案局購(gòu)買(mǎi)。

【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)逐步朝著信息化方向發(fā)展，作為事業(yè)單位的重要內(nèi)容，檔案管理信息化建設(shè)直接關(guān)系到單位工作效率。這就需要做好事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，促進(jìn)檔案部門(mén)管理效率與服務(wù)質(zhì)量的提升，推動(dòng)檔案的專(zhuān)業(yè)化、科學(xué)化管理。本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題進(jìn)行分析，并試探性提出幾點(diǎn)解決路徑，以便相關(guān)人士借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問(wèn)題；解決路徑

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，其作為一項(xiàng)隱性工作，為特殊的事業(yè)單位工作提供了基礎(chǔ)。然而在檔案管理工作過(guò)程中，存在諸多問(wèn)題，如人員素質(zhì)不高、缺乏明確的管理目標(biāo)等，導(dǎo)致檔案管理缺位，無(wú)法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果[1]。所以在工作中需要立足實(shí)際，適當(dāng)增強(qiáng)人員的綜合素質(zhì)，明確管理目標(biāo)，科學(xué)融入信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，達(dá)到檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

（一）重要性。首先，促進(jìn)檔案查詢(xún)借閱效率的提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢(xún)問(wèn)題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過(guò)長(zhǎng)，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過(guò)拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理期限的有效延長(zhǎng)。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，即利用紙質(zhì)來(lái)存儲(chǔ)檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲(chǔ)存、采集等環(huán)節(jié)的難度[2]。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子平臺(tái)進(jìn)行管理，用磁盤(pán)存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。（二）問(wèn)題。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題主要可從如下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：①信息化程度不高。當(dāng)前信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作，然而在實(shí)際工作中缺乏較高的信息化程度，依舊沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工管理方式，致使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，增加查閱難度，降低檔案管理工作效率，不利于檔案的開(kāi)發(fā)利用。②不重視檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不能理性感知信息化社會(huì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性加以忽視，無(wú)法發(fā)揮出信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，只片面認(rèn)為信息化建設(shè)屬于趨勢(shì)的需求，所以將其作為形式主義事物進(jìn)行完成，導(dǎo)致該項(xiàng)任務(wù)流于表面。同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中，沒(méi)有投入充足的財(cái)力、人力和物力，使得檔案信息化建設(shè)缺乏有力的支撐，難以達(dá)到信息化管理的目標(biāo)[3]。③人員綜合素質(zhì)低。強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，但目前事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，不能滿(mǎn)足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需要。如部分事業(yè)單位沒(méi)有培訓(xùn)或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中無(wú)法滿(mǎn)足科學(xué)、準(zhǔn)確、熟悉的要求，不能滿(mǎn)足信息化建設(shè)的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開(kāi)展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

摘要：隨著科技的發(fā)展，現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用越來(lái)越廣泛，在各種企業(yè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建成和生產(chǎn)過(guò)程中，信息化的進(jìn)程也不斷加快，由勞動(dòng)密集型工作轉(zhuǎn)為以現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)支持的知識(shí)密集型工作，這也是勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的發(fā)展方向。因此，要改進(jìn)勘察設(shè)計(jì)檔案管理信息化建設(shè)工作，就要健全各種檔案工作的管理機(jī)制，以保證全部檔案材料收集的完整性。除此以外，必須從根本上明確檔案資料的利用價(jià)值，加強(qiáng)對(duì)于計(jì)算機(jī)的運(yùn)用，進(jìn)而努力推進(jìn)勘察設(shè)計(jì)檔案的信息化建設(shè)管理工作進(jìn)程。

關(guān)鍵詞：勘察設(shè)計(jì)單位；檔案管理；信息化

在現(xiàn)代社會(huì)加快民生基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的大形勢(shì)中，勘察設(shè)計(jì)這一行業(yè)發(fā)揮著重要作用，具有鮮明的開(kāi)創(chuàng)性和先鋒性的優(yōu)點(diǎn)，在國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展中起著越來(lái)越重要的作用。勘察設(shè)計(jì)檔案管理是在勘察設(shè)計(jì)管理活動(dòng)中的一種工作，就是將具有保存價(jià)值的各種圖表、圖紙、文字、聲像等載體文件材料整理歸檔。從另一種角度來(lái)說(shuō)，勘察設(shè)計(jì)檔案是科技活動(dòng)的真實(shí)記錄，它對(duì)于勘察設(shè)計(jì)單位的自主創(chuàng)新方面、設(shè)計(jì)經(jīng)營(yíng)發(fā)展方面等都具有重要的意義。

1信息化建設(shè)對(duì)勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理工作的影響

1.1檔案的經(jīng)濟(jì)化。近些年來(lái)，我國(guó)信息化發(fā)展水平飛速提升，有關(guān)勘查設(shè)計(jì)單位對(duì)整體的工作流程和內(nèi)部的工作方式進(jìn)行了很多的調(diào)整和革新。與此同時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理模式和管理觀念也隨著時(shí)代的發(fā)展發(fā)生了很大的變化。在日益創(chuàng)新的信息化環(huán)境下，我國(guó)的檔案管理工作逐漸與單位發(fā)展有機(jī)結(jié)合，逐步發(fā)展成為涉及勘查設(shè)計(jì)及管理工作的重要環(huán)節(jié)之一，這也是我國(guó)現(xiàn)代化檔案管理形式與以往的檔案管理相比之下最大的差異。經(jīng)濟(jì)性的革新為未來(lái)的檔案發(fā)展提供了非常重要的基礎(chǔ)。1.2檔案的專(zhuān)業(yè)化。檔案整體信息流通速度的加快，促進(jìn)了勘查設(shè)計(jì)工作單位工作水平方面專(zhuān)業(yè)性的提高；同時(shí)，也規(guī)范了檔案管理的方式。因?yàn)樾纬捎陂L(zhǎng)期的經(jīng)濟(jì)管理活動(dòng)中，所以檔案的實(shí)際內(nèi)容相比普通文本相對(duì)復(fù)雜、種類(lèi)也比較繁多。基于這種特點(diǎn)，大部分地區(qū)較為完善的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)已經(jīng)建立起來(lái)，這使檔案管理的專(zhuān)業(yè)化發(fā)展擁有了良好的平臺(tái)和條件，從而促進(jìn)了檔案管理的發(fā)展。1.3檔案的數(shù)字化。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，我國(guó)整體信息技術(shù)水平越來(lái)越高。對(duì)于大部分企業(yè)，自動(dòng)化的辦公系統(tǒng)已經(jīng)建立，也有了更加現(xiàn)代化的信息檔案管理方案?，F(xiàn)在，因?yàn)楹芏鄼n案由先前的紙質(zhì)檔案升級(jí)成了電子檔案，所以對(duì)于檔案管理，主要載體也從紙變?yōu)榱穗娮佑?jì)算機(jī)。從2006年開(kāi)始，我國(guó)實(shí)行企業(yè)電子檔案管理方案，這是我國(guó)企業(yè)檔案數(shù)字化發(fā)展的最初模樣。

2勘察設(shè)計(jì)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的原因分析

摘要：信息時(shí)代的到來(lái)使得電子技術(shù)運(yùn)用到大眾生活的方方面面，并且使得人們的生產(chǎn)生活模式發(fā)生了翻天覆地的變化。與此同時(shí)，電子檔案管理模式也給事業(yè)單位的檔案管理帶來(lái)了巨大的變化。但由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)的特性所致，電子檔案管理中還存在很多漏洞，也導(dǎo)致檔案管理工作產(chǎn)生了諸多問(wèn)題。本文從傳統(tǒng)檔案管理模式存在的問(wèn)題入手，提出對(duì)事業(yè)單檔案管理進(jìn)行電子化改革的措施，以供參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；現(xiàn)代化；電子化

在新的時(shí)代背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展使得各行各業(yè)的工作模式發(fā)生了巨大的變化，檔案管理工作引入信息技術(shù)能夠解決傳統(tǒng)檔案管理效率低、準(zhǔn)確率低以及信息傳遞不及時(shí)等問(wèn)題，使得檔案管理工作更加現(xiàn)代化，并向自動(dòng)化與智能化模式邁進(jìn)。

一、事業(yè)單位檔案管理存在的問(wèn)題

（一）檔案管理制度不完善。當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中存在諸多問(wèn)題，一些基本的業(yè)務(wù)問(wèn)題例如案卷標(biāo)題、檔案序號(hào)不完善，組卷不統(tǒng)一等，這些基礎(chǔ)問(wèn)題的出現(xiàn)體現(xiàn)了檔案管理制度還不完善。另外，在進(jìn)行檔案的收集、保護(hù)、保密以及借閱時(shí)也存在制度上的缺陷，雖然事業(yè)單位制定了一系列制度，但是并未具備規(guī)范現(xiàn)階段檔案管理工作的能力。一些工作人員雖然知曉制度的存在，但執(zhí)行起來(lái)僅僅停留于表面，因此并未真正提升檔案管理工作的效率，并且消解了檔案工作本身的價(jià)值。（二）檔案檢索效率低下。計(jì)算機(jī)檢索與手工檢索是目前進(jìn)行檔案管理工作的主要檢索方式，檢索的速度與檔案管理的硬件設(shè)施有直接的關(guān)系。雖然步入了信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)成為當(dāng)下最便捷且快速的檢索工具，但是還有很多基層事業(yè)單位堅(jiān)持采用手工檢索。究其原因，主要是上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)不舍得投入資金購(gòu)入計(jì)算機(jī)及相關(guān)設(shè)備，而是盲目相信只要人多檢索速度就快，僅僅投入大量人力，但是實(shí)際檢索的效率在于檢索設(shè)備的精密程度，而不是人員的多少。（三）檔案管理人員意識(shí)薄弱。雖然基層檔案管理部門(mén)對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展具有較為重要的作用，但是由于單位沒(méi)有對(duì)檔案管理人員進(jìn)行嚴(yán)格的管理，久而久之導(dǎo)致工作人員管理意識(shí)薄弱，不能按照工作要求圓滿(mǎn)完成任務(wù)，對(duì)工作熱情不高。甚至有的檔案管理人員安全意識(shí)不強(qiáng)，不注意檔案信息的安全，隨意向外人泄露檔案信息，不利于檔案管理工作的安全性。（四）缺乏相關(guān)方面的人才。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)背景下，生活節(jié)奏大大加快，一些人員對(duì)工作缺乏耐心與激情，在一個(gè)崗位上堅(jiān)持不了多久就離職了，尤其是一些工資不高、工作體驗(yàn)較為平淡的崗位，對(duì)人才的吸引力不足，檔案管理工作就缺少實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)豐富且能長(zhǎng)時(shí)間堅(jiān)持崗位的工作人員。此外，由于工作人員的不斷更換，直接導(dǎo)致在檔案管理工作交接時(shí)不能按照規(guī)定對(duì)下一任工作者進(jìn)行比較明確的說(shuō)明，從而造成重要文件丟失、工作混亂等后果。

二、事業(yè)單位進(jìn)行電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)

一、做好事業(yè)單位檔案管理工作的重要意義

檔案管理工作自身可以說(shuō)是一項(xiàng)極為基礎(chǔ)性的工作，其自身在作為事業(yè)單位管理工作進(jìn)行過(guò)程中的一個(gè)重要依據(jù)，不僅是相應(yīng)決策的重要參考資料，也是職工和單位在自身權(quán)益進(jìn)行維護(hù)過(guò)程中所需要應(yīng)用到的一個(gè)權(quán)威憑證。此外，事業(yè)單位的檔案管理工作是否良好，還直接影響到了事業(yè)單位運(yùn)行過(guò)程中的工作效率以及工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位在運(yùn)營(yíng)發(fā)展的過(guò)程中，其檔案管理工作是其中不可或缺的重要組成部分，同時(shí)也是對(duì)一個(gè)單位自身的市場(chǎng)運(yùn)營(yíng)業(yè)績(jī)以及內(nèi)部運(yùn)行管理水平進(jìn)行衡量的重要指標(biāo)。對(duì)于任何一個(gè)事業(yè)的檔案管理工作人員來(lái)說(shuō)，做好管理工作，就是自身最為重要的工作任務(wù)和職責(zé)。如果說(shuō)檔案管理工作人員自身沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)到這一問(wèn)題，那么就既有可能在現(xiàn)代事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展的過(guò)程中遺留下巨大的隱患。從實(shí)際工作方面來(lái)說(shuō)，做好檔案管理工作主要有兩個(gè)方面：首先，要從單位自身的角度作為出發(fā)點(diǎn)，單位的領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)依據(jù)各項(xiàng)檔案記錄來(lái)及時(shí)的掌握到當(dāng)前企業(yè)運(yùn)行的實(shí)際狀態(tài)，并且依據(jù)這方面的數(shù)據(jù)來(lái)做出相應(yīng)的發(fā)展決策；其次，從社會(huì)角度作為出發(fā)點(diǎn)，社會(huì)各界都可以依據(jù)真實(shí)的檔案記錄來(lái)對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)狀態(tài)和歷史運(yùn)營(yíng)狀態(tài)進(jìn)行分析，這對(duì)于加強(qiáng)不同機(jī)關(guān)之間的合作提供了一個(gè)初步的了解形式。

二、事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀的分析

1、對(duì)檔案工作的不夠重視。一直以來(lái)，我國(guó)有相當(dāng)大一部分人員都沒(méi)有清晰的認(rèn)識(shí)到檔案工作自身在實(shí)際應(yīng)用過(guò)程中所具有的重要性，這一現(xiàn)象普遍存在于行政事業(yè)單位之中，無(wú)論是單位的領(lǐng)導(dǎo)還是單位的職工。對(duì)于部分領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)，檔案管理工作僅僅只能夠算是企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中的幕后工作，并不能夠?yàn)槠髽I(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，并且在企業(yè)進(jìn)行年度考核的過(guò)程中，事業(yè)單位的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)也沒(méi)有將檔案工作中所涉及到的各個(gè)方面納入進(jìn)去，這直接導(dǎo)致檔案管理工作在事業(yè)單位之中所具有的重要地位在持續(xù)不斷的下降。2、檔案人員業(yè)務(wù)素質(zhì)欠缺。檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、技術(shù)性都很強(qiáng)的工作，因此，對(duì)檔案人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的要求較高。如今人事制度的改革逐漸深入，包括調(diào)整機(jī)構(gòu)及重組內(nèi)部科室等多方面的原因，導(dǎo)致崗位變動(dòng)。3、現(xiàn)代化管理設(shè)施較落后?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，促使科技手段的不斷更新，計(jì)算機(jī)信息也逐漸深入到我們的生活和工作中。計(jì)算機(jī)水平的提高為我們提供了巨大的便利。然而在檔案信息管理系統(tǒng)，由于沒(méi)有及時(shí)、充分的認(rèn)識(shí)和發(fā)揮先進(jìn)技術(shù)手段的作用，所以沒(méi)有將計(jì)算機(jī)技術(shù)廣泛運(yùn)用到檔案管理中。更有一些單位的檔案室的庫(kù)房建造不規(guī)范，并將易燃的雜物堆放在里面，塵土飛揚(yáng)，空氣污濁不堪，檔案現(xiàn)代化及檔案保護(hù)設(shè)備配置基本不全。

三、事業(yè)單位檔案工作改進(jìn)措施

1、建立健全檔案工作規(guī)章制度。建立起合理、健全的事業(yè)單位檔案管理制度，不僅是檔案管理工作執(zhí)行的需要，也是事業(yè)單位在發(fā)展過(guò)程中的一個(gè)基礎(chǔ)。在進(jìn)行檔案管理工作制度完善的過(guò)程中，必須要依據(jù)單位自身工作運(yùn)營(yíng)的特性，來(lái)配合檔案管理工作實(shí)際執(zhí)行過(guò)程中的需要，而檔案管理制度主要是講究可行性和合理性。除此之外，為了最大限度的避免企業(yè)工作人員沒(méi)有對(duì)檔案管理工作加以重視，相關(guān)規(guī)章制度之中就應(yīng)當(dāng)明確的為檔案管理工作制定相應(yīng)的約束力或者是強(qiáng)制性的條款。而在實(shí)際進(jìn)行規(guī)章制度制定的過(guò)程中，務(wù)必要保證依照國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)進(jìn)行，并且在條件運(yùn)行的情況下，依據(jù)事業(yè)單位自身的人員數(shù)量、經(jīng)營(yíng)規(guī)模來(lái)進(jìn)行一定程度的調(diào)整，以便于制度能夠更加適合單位的運(yùn)行。檔案部門(mén)在事業(yè)單位完善自身工作的過(guò)程中，也應(yīng)當(dāng)要對(duì)國(guó)外的先進(jìn)理念進(jìn)行學(xué)習(xí)，通過(guò)探索、實(shí)踐的方式，來(lái)建立起一套更加完善、完整并且符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理模式。2、提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)。即便是再先進(jìn)、尖端的技術(shù)，其中都無(wú)法離開(kāi)人員的操作。所以，做好檔案管理工作的一個(gè)重點(diǎn)就是在于人。我國(guó)部分事業(yè)單位的檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低這一情況較為普遍，而針對(duì)這一現(xiàn)象，單位在進(jìn)行崗位變動(dòng)的過(guò)程中，就應(yīng)當(dāng)最大限度的減少檔案部門(mén)的變動(dòng)，促使檔案工作人員更加穩(wěn)定，經(jīng)驗(yàn)越發(fā)的豐富，以此來(lái)確保事業(yè)單位的檔案工作人員不會(huì)由于人員的時(shí)常變動(dòng)而導(dǎo)致檔案管理人員綜合素質(zhì)下降的情況出現(xiàn)。這主要是由于檔案工作自身是屬于一項(xiàng)極其專(zhuān)業(yè)并且操作性要求較高的工作，如果說(shuō)在進(jìn)行檔案管理工作的過(guò)程中沒(méi)有豐富的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，尤其是在檔案的收集和管理過(guò)程中，就極易埋下隱患，為后續(xù)的檔案工作帶來(lái)較大的影響。此外，在現(xiàn)代社會(huì)飛速發(fā)展的情況下，相關(guān)的檔案管理人員還應(yīng)當(dāng)努力的學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，避免被社會(huì)所淘汰。

一、外事檔案管理存在的問(wèn)題

1.管理意識(shí)淡薄，外事檔案材料收集缺乏完整性

外事檔案是事業(yè)單位對(duì)外交流與合作中各項(xiàng)活動(dòng)的詳實(shí)記錄，是珍貴的信息資源，應(yīng)該盡可能地保證其完整性。然而在實(shí)際工作中，由于外事檔案管理人員缺乏管理意識(shí)，對(duì)外事檔案管理的重要性認(rèn)識(shí)不足，以致經(jīng)常把注意力集中在外事活動(dòng)的最終結(jié)果上，而對(duì)于外事檔案材料的收集只是走一個(gè)過(guò)程而已，造成外事檔案材料收集出現(xiàn)不完整的現(xiàn)象。事業(yè)單位對(duì)外事檔案管理的重視程度不夠，管理意識(shí)淡薄，工作效率低，因而不能充分發(fā)揮外事檔案的作用。同時(shí)，事業(yè)單位人員的綜合素質(zhì)與工作態(tài)度也決定著事業(yè)單位的發(fā)展高度。若工作人員在外事檔案管理過(guò)程中缺乏積極性和責(zé)任心，延后更新檔案內(nèi)容，不能做好外事檔案工作，必將給事業(yè)單位的檔案管理工作帶來(lái)消極影響。

2.不重視外事檔案管理工作，沒(méi)有健全的外事檔案管理制度

許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不重視，沒(méi)有配置較好的檔案硬件設(shè)施，也忽視對(duì)外事檔案工作人員的培養(yǎng)。檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)定期系統(tǒng)的培訓(xùn)，缺乏理論知識(shí)，管理水平欠缺，難以保持較高的綜合素質(zhì)，無(wú)法滿(mǎn)足現(xiàn)階段的社會(huì)需要。在信息化飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，事業(yè)單位外事檔案管理工作存在的諸多問(wèn)題使檔案管理日趨落后，缺少信息化的管理手段，阻礙了外事檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展和進(jìn)步。外事檔案的檢索有兩種形式，分別是計(jì)算機(jī)檢索和手工檢索。計(jì)算機(jī)檢索的效率明顯高于手工檢索，但是事業(yè)單位對(duì)硬件設(shè)施投入資金不夠，使得大部分事業(yè)單位仍在采用手工檢索的方式工作，工作效率難以提高。

3.外事檔案管理工作和事業(yè)單位改革未能同步進(jìn)行

新建的單位會(huì)面臨很多必須去思考而比較瑣碎的事情，諸如對(duì)檔案的管理。檔案是每個(gè)單位的核心所在，設(shè)計(jì)單位的隱私，而對(duì)檔案的管理工作十分繁瑣又極其重要，所以每個(gè)單位在進(jìn)行管理時(shí)都應(yīng)該首先考慮到檔案管理方面。本文針對(duì)檔案管理的問(wèn)題，對(duì)其進(jìn)行分析，總結(jié)出檔案管理的對(duì)策，而對(duì)策主要是以數(shù)字化管理為主。就全球而言，信息技術(shù)的發(fā)展都已經(jīng)進(jìn)入了一個(gè)成熟階段，數(shù)字化已經(jīng)逐漸取代了我們生活很多常見(jiàn)的用品。比如說(shuō)，以前學(xué)校教學(xué)用的是黑板、粉筆，但現(xiàn)在卻已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多媒體教學(xué)。政府辦公在傳統(tǒng)上必須是有辦公人員在辦公室，而需要辦事的人要親自到辦公室，現(xiàn)在各級(jí)政府幾乎實(shí)現(xiàn)了電子政務(wù)，在網(wǎng)絡(luò)上辦公，其效率非以前可比。很多企業(yè)、單位在進(jìn)行管理時(shí)也借用了這樣的模式，即電子化辦公、電子化管理的模式。對(duì)于新建的單位而言，很多管理者都認(rèn)為先進(jìn)行傳統(tǒng)意義上的管理，尤其是檔案管理這樣的事情，之后條件成熟再?gòu)膫鹘y(tǒng)的管理過(guò)度到數(shù)字化管理。也有很多新建的單位實(shí)現(xiàn)了半數(shù)字化，用不完善的系統(tǒng)進(jìn)行管理，這樣的風(fēng)險(xiǎn)自然是極高的。

1問(wèn)題

1．1沒(méi)有足夠的物質(zhì)支持

新建單位都面臨一個(gè)問(wèn)題，即經(jīng)費(fèi)開(kāi)支比較拮據(jù)，管理者大多把經(jīng)費(fèi)進(jìn)行分類(lèi)，分到檔案管理上來(lái)的實(shí)在是少。在管理者心目中，檔案管理比較是末端的事情，其重要程度往往不能和其他事情相比擬。沒(méi)有足夠的經(jīng)費(fèi)，就無(wú)法構(gòu)建一套完整的管理系統(tǒng)，先不說(shuō)管理系統(tǒng)本身的專(zhuān)業(yè)性需要多少的經(jīng)費(fèi)了，就拿客觀條件而言，要完善檔案管理，所需要花費(fèi)的金額就絕對(duì)不少，需要的是有專(zhuān)業(yè)性的人才。而如果經(jīng)費(fèi)有限，這樣的人才就無(wú)法得到，管理也就無(wú)法完善。

1．2重視不夠

其實(shí)上面提到的檔案管理無(wú)法獲得足夠的經(jīng)費(fèi)這一問(wèn)題的根本就是管理者的重視不夠，正是因?yàn)橹匾暡粔?，才?dǎo)致了經(jīng)費(fèi)的不足，進(jìn)一步導(dǎo)致管理的無(wú)法完善。另一方面，新建單位在初期的確會(huì)遇到各樣的問(wèn)題，管理者難免會(huì)因此而分心，恐怕也無(wú)瑕估計(jì)檔案管理這樣的事情。其實(shí)造成這個(gè)現(xiàn)象的原因也就是管理者對(duì)檔案管理的重視不足。檔案在一個(gè)單位所處的位置其實(shí)是舉足輕重的，但管理者無(wú)法正確了解其重要性，他的精力又有限，偏重點(diǎn)不同，檔案管理往往就會(huì)被忽視了。

【摘要】目前，我國(guó)的事業(yè)單位檔案管理工作在實(shí)施的過(guò)程中依然存在著較多的問(wèn)題需要解決。因此本文對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行全面分析研究，并提出相對(duì)應(yīng)的意見(jiàn)和策略來(lái)有效促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理工作；規(guī)范化；標(biāo)準(zhǔn)化

近些年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平迅猛發(fā)展，2019年，我國(guó)人均GDP更是邁上1萬(wàn)美元的臺(tái)階，在這種背景之下，我國(guó)的事業(yè)單位也同樣得到了較為明顯的進(jìn)步與發(fā)展，但是在實(shí)際的發(fā)展過(guò)程中，依然存在著較多的問(wèn)題，其中事業(yè)單位的檔案管理工作不規(guī)范且不標(biāo)準(zhǔn)是嚴(yán)重制約事業(yè)單位檔案管理工作順利進(jìn)行的一大因素，所以需要相關(guān)的檔案管理工作人員根據(jù)實(shí)際問(wèn)題進(jìn)行深入的探究，并采取較為有效的策略解決問(wèn)題。

一、事業(yè)單位檔案管理工作開(kāi)展的重要性

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案的形成主要來(lái)自實(shí)際的活動(dòng)記錄、未來(lái)目標(biāo)的規(guī)劃以及各種員工信息資料的備件等，所以事業(yè)單位的檔案管理工作開(kāi)展對(duì)于事業(yè)單位未來(lái)的發(fā)展以及單位和員工的隱私安全都有著至關(guān)重要的作用。除此之外，一方面，事業(yè)單位的檔案包含了整個(gè)單位的工作成果，通過(guò)這些檔案資料的整理可以為未來(lái)的單位工作奠定良好的基礎(chǔ)；另一方面，事業(yè)單位的檔案資料具有較強(qiáng)的法律性和保密性，可以為相應(yīng)的法律部門(mén)提供良好的資料查詢(xún)服務(wù)，從而確保個(gè)人以及單位的權(quán)益。因此，對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行深入的探究并促進(jìn)其規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化發(fā)展十分必要。

二、事業(yè)單位檔案管理工作存在的問(wèn)題