導(dǎo)語：事業(yè)單位檔案管理信息化探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)快速發(fā)展的背景下，我國(guó)各項(xiàng)事業(yè)逐步朝著信息化方向發(fā)展，作為事業(yè)單位的重要內(nèi)容，檔案管理信息化建設(shè)直接關(guān)系到單位工作效率。這就需要做好事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)工作，以此實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享，促進(jìn)檔案部門管理效率與服務(wù)質(zhì)量的提升，推動(dòng)檔案的專業(yè)化、科學(xué)化管理。本文就對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題進(jìn)行分析，并試探性提出幾點(diǎn)解決路徑，以便相關(guān)人士借鑒和參考。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；問題；解決路徑

對(duì)于事業(yè)單位檔案管理而言，其作為一項(xiàng)隱性工作，為特殊的事業(yè)單位工作提供了基礎(chǔ)。然而在檔案管理工作過程中，存在諸多問題，如人員素質(zhì)不高、缺乏明確的管理目標(biāo)等，導(dǎo)致檔案管理缺位，無法實(shí)現(xiàn)預(yù)期的效果[1]。所以在工作中需要立足實(shí)際，適當(dāng)增強(qiáng)人員的綜合素質(zhì)，明確管理目標(biāo)，科學(xué)融入信息化建設(shè)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化建設(shè)，達(dá)到檔案管理創(chuàng)新發(fā)展的目標(biāo)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)概述

（一）重要性。首先，促進(jìn)檔案查詢借閱效率的提升。對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理方式而言，檔案查詢問題是紙質(zhì)檔案管理的最大困擾，這是因?yàn)榧堎|(zhì)檔案多存儲(chǔ)于特質(zhì)檔案盒中，根據(jù)順序保存在檔案架或檔案柜中，借助檔案目錄查閱或確定檔案存放位置，繼而找到檔案。同時(shí)在借閱檔案環(huán)節(jié)，由于紙質(zhì)檔案具有易損性的特征，必須要做到隨借隨還，借閱的時(shí)間不能過長(zhǎng)，防止檔案損壞現(xiàn)象的出現(xiàn)。而隨著檔案管理的信息化建設(shè)，檔案都屬于電子文檔，利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速準(zhǔn)確地查閱，通過拷貝復(fù)制等方式提高檔案管理效率，避免損壞原始檔案。其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理期限的有效延長(zhǎng)。以往事業(yè)單位在檔案管理工作中，基本選用紙質(zhì)存儲(chǔ)的方式，即利用紙質(zhì)來存儲(chǔ)檔案資料信息，而紙質(zhì)易受外界環(huán)境的影響，增加了檔案資料管理、儲(chǔ)存、采集等環(huán)節(jié)的難度[2]。檔案管理的信息化則是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和電子平臺(tái)進(jìn)行管理，用磁盤存儲(chǔ)檔案，對(duì)檔案管理模式進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化，從而節(jié)省保存成本，提高檔案資料的完整性和安全性，確保檔案管理的信息化建設(shè)。（二）問題。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中的問題主要可從如下幾點(diǎn)進(jìn)行分析：①信息化程度不高。當(dāng)前信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域，尤其是事業(yè)單位的檔案管理工作，然而在實(shí)際工作中缺乏較高的信息化程度，依舊沿襲傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理和手工管理方式，致使紙質(zhì)檔案出現(xiàn)損毀現(xiàn)象，增加查閱難度，降低檔案管理工作效率，不利于檔案的開發(fā)利用。②不重視檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)不能理性感知信息化社會(huì)，對(duì)檔案信息化建設(shè)的重要性加以忽視，無法發(fā)揮出信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，只片面認(rèn)為信息化建設(shè)屬于趨勢(shì)的需求，所以將其作為形式主義事物進(jìn)行完成，導(dǎo)致該項(xiàng)任務(wù)流于表面。同時(shí)在檔案管理信息化建設(shè)過程中，沒有投入充足的財(cái)力、人力和物力，使得檔案信息化建設(shè)缺乏有力的支撐，難以達(dá)到信息化管理的目標(biāo)[3]。③人員綜合素質(zhì)低。強(qiáng)化檔案管理人員的工作能力，在檔案信息化建設(shè)中發(fā)揮著重要的作用，但目前事業(yè)單位檔案管理人員缺乏較高的綜合素質(zhì)，不能滿足檔案管理信息化建設(shè)的實(shí)際需要。如部分事業(yè)單位沒有培訓(xùn)或更新檔案管理人員，管理人員缺乏豐富的信息化管理經(jīng)驗(yàn)，在檔案管理工作中無法滿足科學(xué)、準(zhǔn)確、熟悉的要求，不能滿足信息化建設(shè)的多樣化需求，影響檔案管理工作的順利開展。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的路徑

第一，加強(qiáng)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合。檔案管理信息化建設(shè)過程中，需要完善檔案管理設(shè)施，科學(xué)利用信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，恰當(dāng)運(yùn)用信息化的平臺(tái)及管理模式，嚴(yán)禁盲目采用現(xiàn)有的管理系統(tǒng)，而要立足實(shí)際需求，有針對(duì)性建設(shè)信息化平臺(tái)，進(jìn)一步提高檔案管理的水平?？梢哉f，加強(qiáng)檔案管理和信息化技術(shù)的結(jié)合，能夠避免檔案管理停留于傳統(tǒng)的思維模式上，防止與信息化建設(shè)出現(xiàn)斷層，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。第二，注重檔案管理信息化建設(shè)。事業(yè)單位在檔案管理工作中，要想實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)的目標(biāo)，必須要在管理層面意識(shí)到信息化檔案管理的重要意義，加強(qiáng)相應(yīng)物力、財(cái)力、人力的支持，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)的目標(biāo)[4]。此外，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)層必須要對(duì)自身關(guān)于信息化社會(huì)的知識(shí)架構(gòu)進(jìn)行適當(dāng)補(bǔ)充，充分意識(shí)到信息化建設(shè)在檔案管理工作中的優(yōu)勢(shì)，強(qiáng)化檔案管理信息化的建設(shè)，組織相關(guān)的宣傳工作，讓單位人員認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的意義，為檔案管理信息化建設(shè)提供強(qiáng)有力的保障。第三，提高人員綜合素質(zhì)。事業(yè)單位檔案管理人員在信息化操作技能方面有所欠缺，無法熟練利用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作，致使檔案的修改與錄入存在一定難度，降低工作效率。因此事業(yè)單位要加強(qiáng)人員的技能培訓(xùn)，使其熟練掌握相關(guān)技術(shù)和操作方式；或者是引進(jìn)優(yōu)秀的人才，減少人員因操作不熟練而產(chǎn)生錯(cuò)誤的檔案信息，從而提高檔案管理工作效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化目標(biāo)。除此之外，單位要鼓勵(lì)檔案管理人員要從思想上重視檔案工作，對(duì)其所需注意事項(xiàng)進(jìn)行充分認(rèn)識(shí)，或者是加強(qiáng)人員專業(yè)能力的考核，構(gòu)建科學(xué)有效的考核制度，培養(yǎng)出符合崗位所需的高素質(zhì)的人才。第四，加大資金投入。檔案管理信息化建設(shè)需要投入大量的資金，而建設(shè)的前提就是館藏檔案的數(shù)字化，所以檔案部門在硬件設(shè)備方面應(yīng)該積極引進(jìn)必需的應(yīng)用設(shè)備，如刻錄機(jī)、掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等，在檔案管理工作中適當(dāng)滲透現(xiàn)代化的計(jì)算機(jī)技術(shù)及管理手段。通常工作人員應(yīng)該借助先進(jìn)科學(xué)的硬件設(shè)備，轉(zhuǎn)化、掃描、補(bǔ)充、整理館藏檔案資源，注重各環(huán)節(jié)的具體要求，利用各類文檔處理軟件來整理建立的數(shù)據(jù)庫，保障檢索服務(wù)的高效性；或者是建立各類網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)系統(tǒng)，注重?cái)?shù)據(jù)信息的備份與加密等工作[5]。隨著信息技術(shù)的發(fā)展及完善，必須要做好電子檔案的維護(hù)及更新工作，加大資金投入力度，確保經(jīng)費(fèi)的基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)工作的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展。

綜上所述，事業(yè)單位的檔案管理屬于一項(xiàng)基礎(chǔ)型和職能型的管理工作，在信息化建設(shè)過程中還存在一系列問題，如信息化程度不高、不重視檔案管理信息化建設(shè)、人員綜合素質(zhì)低等，導(dǎo)致檔案管理工作無法有序?qū)嵤绊憴n案管理信息化建設(shè)。針對(duì)這種情況，事業(yè)單位必須要立足實(shí)際，加強(qiáng)檔案管理與信息化技術(shù)的結(jié)合，注重檔案管理信息化建設(shè)，提高人員綜合素質(zhì)，加大資金投入，通過信息化的方式實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)規(guī)范管理，最大限度發(fā)揮出檔案工作在管理及服務(wù)方面的潛在優(yōu)勢(shì)，加快檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

參考文獻(xiàn)：

[1]李衛(wèi)東.事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的問題研究[J].黑龍江科技信息,2017,(03):195.

[2]王小紅.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化的有效建設(shè)策略[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2017,(08):267.

[3]吳曉蕓.關(guān)于事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的探討[J].經(jīng)營(yíng)管理者,2017,(22):261.

[4]郭鵬.淺析事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的可行性路徑[J].才智,2016,(25):248.

[5]侯然然.強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考[J].黑龍江科學(xué),2014,5(07):196.

作者:高娟 單位:山東省威海市道路運(yùn)輸管理處