導(dǎo)語(yǔ)：高校檔案實(shí)體分類制度一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一章編制說明

一、編制目的

為了適應(yīng)高等學(xué)校檔案工作日益發(fā)展的需要，統(tǒng)一全國(guó)高等學(xué)校的檔案實(shí)體分類，實(shí)現(xiàn)高等學(xué)校檔案實(shí)體分類、編號(hào)、排架、檢索的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，達(dá)到加強(qiáng)高等學(xué)校檔案和檔案工作的科學(xué)管理，促進(jìn)整體業(yè)務(wù)建設(shè)的深化，充分發(fā)揮高校檔案的作用，更好地為學(xué)校工作和社會(huì)主義建設(shè)服務(wù)，特編制本法。

二、編制原則

本法的編制，以辯證唯物主義為指導(dǎo)，引入系統(tǒng)論的觀點(diǎn)和現(xiàn)代化管理的方法，源于實(shí)踐，高于實(shí)踐，把高等學(xué)校檔案工作的歷史、現(xiàn)狀和發(fā)展前景結(jié)合起來(lái)，具有較強(qiáng)的思想性，科學(xué)性和適用性。

（一）體現(xiàn)思想性

檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、序列編排，都必須以辯證唯物主義為指導(dǎo)，以國(guó)家的有關(guān)檔案工作的法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)。要堅(jiān)持黨的“一個(gè)中心，兩個(gè)基本點(diǎn)”的基本路線的原則精神，從實(shí)際出發(fā)，突出教學(xué)、科研檔案在高等學(xué)校檔案中的中心地位，黨政管理檔案統(tǒng)率全局的作用，力求反映新時(shí)期高等學(xué)校職能活動(dòng)的新情況、新特點(diǎn)。

（二）符合科學(xué)性

本法規(guī)定的各項(xiàng)內(nèi)容，既要實(shí)事求是，符合高等學(xué)校檔案工作的實(shí)際，又要遵循檔案學(xué)基礎(chǔ)理論和形式邏輯原則，在理論與實(shí)踐的結(jié)合方面，有較強(qiáng)的科學(xué)性，力求有所發(fā)展，有所創(chuàng)新。

1．采用“高等學(xué)校檔案”這一綜合概念，以高等學(xué)校全部檔案為對(duì)象，按照高校檔案形成的領(lǐng)域范疇將形成于同一活動(dòng)領(lǐng)域的檔案作為一個(gè)整體歸入相同的類別。

2．在充分反映高等學(xué)校檔案的形成規(guī)律和內(nèi)容、特點(diǎn)的前提下，確定統(tǒng)一的實(shí)體分類體系，把同一門類檔案的管理性和業(yè)務(wù)性材料集中在一起，適度注意與《中國(guó)檔案分類法教育檔案分類表（即信息分類）》體系的協(xié)調(diào)。

3．類目設(shè)置必須有相對(duì)穩(wěn)定性。不受偶然因素、短期行為的影響，在較長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)不隨意改變。

4．類目排列，檔號(hào)結(jié)構(gòu)的確定須符合邏輯原則。要充分考慮到高等學(xué)校檔案記述和反映事物的本質(zhì)屬性和非本質(zhì)屬性的不同，嚴(yán)格按從總到分，從一般到具體原則劃分，做到各類之間，各類相同級(jí)位之間的劃分標(biāo)準(zhǔn)一致。下位類目的外延之和，等于上位類目的外延，同位類目之間界限清楚，不互相交叉和包容。

（三）重視適用性

本法采用多元，靈活的處理方法，在強(qiáng)調(diào)大的原則統(tǒng)一的同時(shí)，照顧不同類型、規(guī)模、層次院校的特點(diǎn)，根據(jù)各校檔案實(shí)際情況和發(fā)展水平，給各校在類目設(shè)置、序列編排、上架檢索等方面以較多的自由度，留有較大的余地。

為了方便掌握使用，本法在類目名稱、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)等方面，力求做到準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、易懂、好記。

三、體系結(jié)構(gòu)

本法由編制說明和主表兩部分組成。

編制說明是本法的編制目的、編制原則、體系結(jié)構(gòu)、類目設(shè)置、檔號(hào)模式、標(biāo)識(shí)符號(hào)以及若干重要問題的說明，是使用本表的指南。

主表由類目、標(biāo)識(shí)符號(hào)、注釋等組成。

（一）一級(jí)類目的劃分與標(biāo)識(shí)

一級(jí)類目是高等學(xué)校檔案實(shí)體分類的最高層位。根據(jù)高等學(xué)校檔案產(chǎn)生的領(lǐng)域范疇，結(jié)合檔案記述的內(nèi)容性質(zhì)，確定為十個(gè)一級(jí)類目，其名稱、標(biāo)識(shí)符號(hào)和主要內(nèi)容如下：

DQ黨群

主要包括學(xué)校黨群部門在工作中形成的文件材料。

XZ行政

主要包括行政職能部門（教務(wù)、科研、開發(fā)、基建、設(shè)備、外事、財(cái)務(wù)等部門除外）工作中形成的文件材料。

JX教學(xué)

主要包括教學(xué)管理和教學(xué)實(shí)踐活動(dòng)中形成的文件材料。

KY科學(xué)研究

主要包括科學(xué)研究管理和科研實(shí)踐活動(dòng)過程中形成的文件材料。

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

主要包括產(chǎn)品生產(chǎn)、科技開發(fā)管理及活動(dòng)過程中形成的文件材料。

JJ基本建設(shè)

主要包括基本建設(shè)管理和項(xiàng)目建設(shè)中形成的文件材料。

SB儀器設(shè)備

主要包括儀器設(shè)備工作管理和儀器設(shè)備申請(qǐng)購(gòu)置、開箱驗(yàn)收、安裝調(diào)試、管理使用、維修改造、申請(qǐng)報(bào)廢等各個(gè)環(huán)節(jié)中形成的文件材料

CB出版

主要包括出版工作管理和出版活動(dòng)過程中形成的文件材料。

WS外事

主要包括外事工作管理和外事活動(dòng)中形成的各種文件材料。

CK財(cái)會(huì)

主要包括財(cái)務(wù)工作管理和會(huì)計(jì)核算活動(dòng)中形成的文件材料。

一級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用類目名稱主詞的漢語(yǔ)拼音的第一個(gè)字母，如：“XZ”即“xingzheng”（行政）的簡(jiǎn)稱。

（二）二級(jí)類目的設(shè)置和標(biāo)識(shí)

二級(jí)類目是對(duì)上級(jí)類目的細(xì)分。細(xì)分的標(biāo)準(zhǔn)是根據(jù)該類檔案的形成規(guī)律和特點(diǎn)，結(jié)合檔案記述和反映的內(nèi)容性質(zhì)，進(jìn)行設(shè)置。設(shè)置的標(biāo)準(zhǔn)，在大原則統(tǒng)一的情況下，各?？梢暰唧w情況對(duì)隨機(jī)類目進(jìn)行選擇。例如：科學(xué)研究的二級(jí)類目，本法只規(guī)定按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置，具體到一個(gè)檔案館（室）如何選擇，由各校自定。產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)、基本建設(shè)、儀器設(shè)備的二級(jí)類目設(shè)置，亦依此辦法處理，一經(jīng)確定，不得隨意變動(dòng)。

二級(jí)類目的標(biāo)識(shí)，采用“雙位制”。如：“綜合”為“11”，其余二級(jí)類目依次層累為12、13……99，但10、20……等帶“0”的數(shù)字不用。

（三）三級(jí)類目的擴(kuò)展和標(biāo)識(shí)

在二級(jí)類目確定的設(shè)置原則、范圍、方法的基礎(chǔ)上，由各校根據(jù)需要和可能，自行決定是否擴(kuò)展三級(jí)類目，其標(biāo)識(shí)方法與符號(hào)和二級(jí)類目相同。

四、檔號(hào)的編制

（一〕檔號(hào)：

是存取檔案的代號(hào)，排架的依據(jù)，必須反映高等學(xué)校檔案的分類體系和物理位置。

（二）檔號(hào)編制的原則：

必須符合唯一性、合理性、穩(wěn)定性的要求，即同一檔案部門內(nèi)的檔案不得重號(hào)；方便插卷，使其有充分?jǐn)U展的余地；不能隨意變動(dòng)；能適應(yīng)計(jì)算機(jī)管理的需要，發(fā)揮排架、檢索的雙向功能。

（三）檔號(hào)結(jié)構(gòu)、模式和標(biāo)識(shí)：

1．檔號(hào)包括年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)三個(gè)部分。

年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成。

分類號(hào)是檔號(hào)的主體，一般由一、二級(jí)類目代號(hào)組成，也可僅由一級(jí)類目組成。少數(shù)擴(kuò)展到三級(jí)類目者，還應(yīng)把三級(jí)類目代號(hào)包括進(jìn)去。分類號(hào)究竟包含幾級(jí)類目，由各校自行掌握。比如：“黨委會(huì)議記錄”的分類號(hào)，由一級(jí)類目組成者力“DQ”；由二級(jí)類目組成者為“DQ11”；由三級(jí)類目組成者為“DQ11ⅹⅹ”

案卷號(hào)同樣有特定的含義。它是按所選擇的分類號(hào)中最下位類順序編碼。由于案卷數(shù)量不同，案卷號(hào)可不限級(jí)數(shù)。

2．檔號(hào)的模式。

本法規(guī)定為：

年度號(hào)十分類號(hào)十案卷號(hào)

對(duì)于庫(kù)藏有多個(gè)全宗的院校，原則上應(yīng)在年度號(hào)前加全宗號(hào)。標(biāo)識(shí)到文件級(jí)的，還應(yīng)在案卷號(hào)后面加件號(hào)。

3．檔號(hào)的標(biāo)識(shí)。

采用漢語(yǔ)拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字相結(jié)合的混合號(hào)碼制。全宗號(hào)、年度號(hào)、分類號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)之間，用連接符號(hào)“一”連結(jié)。例如：1990年內(nèi)容是學(xué)籍管理的第23號(hào)卷的檔案，可標(biāo)為：1990一JXl4一23。

（四）檔案的實(shí)體排架問題：

從維護(hù)檔案的整體性和方便查找考慮，可不考慮保管期限。但編定檔號(hào)前，在不影響案卷之間有機(jī)聯(lián)系的前提下，可將永久、長(zhǎng)期排在前面。

本法規(guī)定的檔號(hào)模式屬分段開放型編號(hào)方法，各校在按檔號(hào)排架時(shí)，可根據(jù)案卷數(shù)量、自身?xiàng)l件，既可按一級(jí)類目年代縱向排列，也可按年度一一類目橫向排列。

五、關(guān)于實(shí)體分類中幾個(gè)問題處理

（一）關(guān)于聲像載體檔案

聲像載體檔案主要包括照片、錄音帶、錄相帶、幻燈片、磁盤、影視膠片、縮微膠片、光盤等不同載體的文件材料。它與紙質(zhì)載體的文件材料同為高等學(xué)校檔案的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，電化教學(xué)的普及，管理自動(dòng)化程度的提高，其數(shù)量越來(lái)越多，重要性越來(lái)越明顯。從當(dāng)前高校聲像載體檔案歸檔的內(nèi)容看，基本不超出十個(gè)一級(jí)類目的范圍，故暫不將它與十個(gè)一級(jí)類目井列，但由于載體和幅面尺寸（類型）不同，保管要求不同，擬作特殊處理：按載體類型分別單獨(dú)編號(hào)排架，同時(shí)注明與相應(yīng)載體檔案的參照號(hào)。其編號(hào)模式為：

年度號(hào)十聲像檔案代號(hào)（SX）＋載體代號(hào)（代碼）＋保管單位號(hào)

保管單位是聲像檔案最低限度的數(shù)量詞，可以是卷、冊(cè)、盒，也可以是張、件。

例如：某中央領(lǐng)導(dǎo)同志1990年來(lái)校視察，照片冊(cè)序號(hào)是23，錄像帶序號(hào)是102，則可分別標(biāo)引為：

1990一SX12一23

1990一SX13一102

CB15音像出版類檔案中的聲像載體材料，亦依此辦法處理。

（二）關(guān)于教學(xué)類檔案類目的劃分

教學(xué)類檔案是高校檔案中數(shù)量最多的一部分?？紤]到不同規(guī)模、類型學(xué)校的差異性，為保持其有機(jī)聯(lián)系和便于管理、利用，在二級(jí)類目的設(shè)置上采用了二種分類方案，供各校根據(jù)實(shí)際情況選擇。但一個(gè)學(xué)校只能選一種，并保持穩(wěn)定。

（三）關(guān)于外事檔案問題

外事檔案有其特殊形成規(guī)律，而且內(nèi)容涉及學(xué)校工作的各個(gè)方面，其他九個(gè)一級(jí)類目都包含有涉外內(nèi)容，從維護(hù)檔案的有機(jī)聯(lián)系和查找利用方便考慮，將各種涉外文件材料集中起來(lái)，單獨(dú)設(shè)立了“外事”一級(jí)類目。其中考慮到國(guó)際合作與會(huì)議、外國(guó)留學(xué)生工作的檔案數(shù)量較多，價(jià)值和重要程度較高，有其特殊性，在二級(jí)類目中增設(shè)了“國(guó)際合作與會(huì)議”、“外國(guó)留學(xué)生工作”。

（四）關(guān)于納入管理的人事檔案的分類編號(hào)

按1991年4月2日中央組織部、國(guó)家檔案局聯(lián)合的組通字［1991」第13號(hào)文件，即《關(guān)于印發(fā)〈干部檔案管理工作條例〉的通知》辦理，本法不另作規(guī)定。

（五）關(guān)于人物檔案、教師業(yè)務(wù)檔案和其他特殊類型的檔案的列類問題：

由各校根據(jù)本法的上述原則、內(nèi)容、方法自行決定。

第二章主表

DQ黨群

11黨務(wù)綜合

分黨委、總支、直屬支部綜合材料入此。

12紀(jì)檢

13組織

14宣傳教育

15統(tǒng)戰(zhàn)

派材料入此。

16工會(huì)

婦女工作材料入此。

17團(tuán)委

學(xué)生社團(tuán)材料入此。

XZ行政

11綜合

教職工代表大會(huì)和院、系、所等單位綜合材料入此。

12人事

師資培養(yǎng)材料入此。

13監(jiān)察審計(jì)

14武裝保衛(wèi)

15總務(wù)

16檔案、圖書、文博

JX教學(xué)工作

11綜合

學(xué)生運(yùn)動(dòng)會(huì)、教學(xué)評(píng)估、優(yōu)秀教學(xué)評(píng)獎(jiǎng)材料入此。

12學(xué)科與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)專業(yè)設(shè)置入此。

13招生

14學(xué)籍管理

學(xué)生獎(jiǎng)懲材料入此。

15課堂教學(xué)與教學(xué)實(shí)踐

16學(xué)位

17畢業(yè)生

畢業(yè)生信息反饋工作入此。

18教材

注：此類二級(jí)類目的劃分，也可以來(lái)用以下分類方法：

11綜合

12研究生教育

13全日制本、?？平逃?/p>

14成人教育

KY科學(xué)研究

11綜合

科研經(jīng)費(fèi)管理、學(xué)術(shù)活動(dòng)材料入此。

［12］按學(xué)科或?qū)I(yè)或項(xiàng)目設(shè)置類目

CP產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開發(fā)

11綜合

［12］按產(chǎn)品種類或項(xiàng)目設(shè)置類目

JJ基本建設(shè)

11綜合

［12］按單項(xiàng)工程設(shè)置類目

SB儀器設(shè)備

11綜合

[12]按儀器設(shè)備種類或型號(hào)設(shè)置類目

CB出版

11綜合

12報(bào)紙

13刊物

14書稿

15音像

WS外事

11綜合

12出國(guó)（境）

國(guó)際合作與會(huì)議材料入WSl4。

13來(lái)校

外國(guó)留學(xué)生工作材料入WS15．國(guó)際合作與會(huì)議材料入WS11。

14國(guó)際合作與會(huì)議

15外國(guó)留學(xué)生工作

CK財(cái)會(huì)

11綜合

12會(huì)計(jì)報(bào)表

13會(huì)計(jì)帳簿

14會(huì)計(jì)憑證

15工資清冊(cè)

獎(jiǎng)金，助學(xué)金入此。

注：“[]”代表隨機(jī)符號(hào)

附：

SX聲像

12照片

13錄音帶

14錄像帶

15幻燈片

16磁盤

17影視膠片

18縮微膠片