導(dǎo)語：整理歸檔電子文件制度一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1.總則

1.1為加強(qiáng)電子文件的歸檔與管理工作，提高歸檔電子文件的整理質(zhì)量，特制定本標(biāo)準(zhǔn)。

1.2本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了歸檔電子文件整理的原則和方法。

1.3本標(biāo)準(zhǔn)適用于我區(qū)各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體。企事業(yè)單位和其它社會(huì)組織可參照執(zhí)行。

2.定義

本標(biāo)準(zhǔn)采用下列定義

2.1電子文件

指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。

2.2歸檔電子文件

指立檔單位在職能活動(dòng)中產(chǎn)生的，具有參考和利用價(jià)值并作為檔案保存的電子文件，主要包括文本文件、背景信息和元素?fù)?jù)。

2.2.1文本文件：一般用字處理技術(shù)處理形成的文字文件、表格文件，以及各種管理活動(dòng)中形成的公文、報(bào)表和軟件說明等。

2.2.2背景信息：指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。

2.2.3元數(shù)據(jù)――指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。

2.3歸檔電子文件整理

將歸檔電子文件以件為單位進(jìn)行分類、排列、著錄、編號、編目，使之有序化的過程。

2.4件

歸檔電子文件的整理單位。每份歸檔電子文件為一件。

3.整理原則

遵循電子文件的形成規(guī)律，保持電子文件之間的有機(jī)聯(lián)系，區(qū)分不同價(jià)值，便于保管和利用。

4.質(zhì)量要求

4.1歸檔的電子文件應(yīng)齊全完整，特別是相關(guān)電子文件的支持軟件和管理數(shù)據(jù)的齊全完整。

4.2歸檔的電子文件應(yīng)真實(shí)有效，歸檔電子文件的文本文件應(yīng)是最后定稿，圖形文件應(yīng)包括形成記錄和最新版本，各種文件的草稿、定稿依據(jù)需要?dú)w檔。有條件的單位應(yīng)采用電子文件簽章技術(shù)或認(rèn)證體系等確認(rèn)電子文件的有效性。

4.3歸檔的電子文件應(yīng)采用國家規(guī)定的規(guī)范格式，以保證電子文件的長期可讀性。

4.4歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過整理和編輯。

5.整理方法

邏輯歸檔的電子文件一般不要進(jìn)行整理。物理歸檔的電子文件必須進(jìn)行整理。

5.1分類

同一單位的電子文件應(yīng)在其全總內(nèi)按：

（1）檔案類別――年度――保管期限

（2）檔案類別――保管期限――年度

（3）檔案類別――年度――保管期限――機(jī)構(gòu)（問題）

（4）檔案類別――保管期限――年度――年度――機(jī)構(gòu)（問題）

等分類方案中的一種進(jìn)行分類。同一全宗應(yīng)保持分類方案的穩(wěn)定。

5.1.1按年度分類

將電子文件按其形成年度分類。

5.1.2按保管期限分類

將電子文件按劃定保管期限分類。

5.1.3按機(jī)構(gòu)（問題）分類

將電子文件按其形成或承辦結(jié)構(gòu)（問題）分類。

指導(dǎo)性分類方案如下：

（1）所有單位都可按檔案類別――年度――保管期限分類方案進(jìn)行分類。區(qū)直單位一般按檔案類別――年度――保管期限――結(jié)構(gòu)分類方案進(jìn)行分類。

（2）市縣級單位一般按檔案類別――年度――保管期限――問題分類方案進(jìn)行分類。問題類包括黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)工作類三大類。

（3）自治區(qū)各級黨委、政府、人大、政協(xié)辦公廳（室）可按自治區(qū)檔案局制定的分類方案進(jìn)行分類。(詳見文書檔案分類方案)

（4）有檔案工作行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的單位可按行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。

5.2排列

歸檔電子文件應(yīng)在分類方案最低一級類目內(nèi)，按電子文件成文時(shí)間先后順序排列。

5.3編號

歸檔電子文件應(yīng)按分類方案和排列順序逐件編號。

5.4著錄標(biāo)引

歸檔電子文件使用《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》，按照《檔案著錄規(guī)則》著錄標(biāo)引，著錄項(xiàng)目依照《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》設(shè)置項(xiàng)目進(jìn)行。

5.4.1檔案類別

電子文件檔案的一級類目名稱。

5.4.2類目

作為電子文件分類方案類目的結(jié)構(gòu)（問題）名稱或規(guī)范化簡稱。

5.4.3保管期限

歸檔電子文件額保管期限的簡稱。

5.4.4年度

歸檔電子文件的形成年度，以四位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注公元紀(jì)年。如2005。

5.4.5全宗號

檔案館給立檔單位編制的代號。

5.4.6盒號

兩套制歸檔電子文件相對的紙質(zhì)檔案盒的排列順序。

5.4.7件號

電子文件的排列順序號。編制方法位：在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按電子文件排列順序從“1”開始標(biāo)注。

5.4.8題名

電子文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，要自擬標(biāo)題，外加“[]”號。

5.4.9文號

電子文件的發(fā)文字號。

5.4.10責(zé)任者

制發(fā)電子文件的組織或個(gè)人。即電子文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。

5.4.11頁數(shù)

每一件歸檔電子文件的頁數(shù)。

5.4.12密級

電子文件保密程度的等級。

5.4.13備注

注釋電子文件需說明的情況。

5.4.14主題詞

在標(biāo)引盒檢索中用以表達(dá)電子文件主題內(nèi)容的規(guī)范化的詞或詞組。

5.4.15成文時(shí)間

電子文件的形成時(shí)間。以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注年月日，如20050303。

5.4.16稿本

電子文件的文稿。文本盒版本。

5.4.17載體類型

歸檔電子文件存儲載體類型的名稱。

5.4.18載體數(shù)量

采用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

5.4.19載體單位

電子文件存儲載體的統(tǒng)計(jì)單位。采用“張”、“盒”、“個(gè)”標(biāo)注。

5.4.20載體規(guī)格

電子文件存儲載體的尺寸及型號等。

5.4.21電子文檔號

電子文件編號。各單位賦予每份電子文件的代碼。

5.4.22信息類型

電子文件的信息存在形式分類名稱。

5.4.23全文標(biāo)識

對特別重要的電子文件的歷次草稿需要保存時(shí)，每一稿應(yīng)以不同標(biāo)識加以區(qū)別。

5.4.24電子文件背景信息

指描述電子文件形成的原因、作用、辦理過程、結(jié)果、上下關(guān)系以及對其產(chǎn)生明顯影響的歷史環(huán)境等信息。

5.4.25原文位置

描述機(jī)讀的電子文件全文位置及文件名、文件類型的一組字符串

5.5編目

歸檔電子文件應(yīng)依據(jù)分類方案盒件號順序歸檔電子文件機(jī)讀目錄。

5.5.1歸檔電子文件應(yīng)逐件編目。編目在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》進(jìn)行。

5.5.2歸檔電子文件機(jī)讀目錄封面在《**壯族自治區(qū)電子檔案管理系統(tǒng)》生成。其中全宗名稱即立檔單位的名稱應(yīng)使用全稱或規(guī)范性簡稱。

6.本標(biāo)準(zhǔn)解釋權(quán)在**壯族自治區(qū)檔案局。