導(dǎo)語：整理實(shí)物檔案制度一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1范圍

本規(guī)則規(guī)定了歸檔實(shí)物檔案的整理原則和方法。

本規(guī)則適用于**各級機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他社會組織的實(shí)物檔案整理。

2定義

本規(guī)則采用下列定義

2.1歸檔實(shí)物

立檔單位在其職能活動中直接形成、獲得、接受、贈送或者征集的以實(shí)物為載體的，并具有長遠(yuǎn)保存利用價值的歷史記錄。

2.2歸檔實(shí)物整理

將歸檔實(shí)物以件為單位進(jìn)行鑒定、分類、排列、編號、著錄、上架，使之有序化的過程。

2.3件

歸檔實(shí)物的整理單位。一般以每件實(shí)物為一件。

3收集

3.1收集范圍

3.1.1本單位獲得的具有保存價值的各種證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/p>

3.1.2本單位舉辦或承辦重大活動形成的具有保存價值的憑證性實(shí)物,包括活動標(biāo)志、證件、證書、獎?wù)?、紀(jì)念品、紀(jì)念郵票、組織機(jī)構(gòu)印章等。

3.1.3本單位在國內(nèi)外活動中獲贈的具有保存價值的紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、題詞、字畫、票證、禮品、工藝品、牌匾等。

3.1.4本單位已宣布停止使用的印信（包括舊印章、印模、徽標(biāo)）。

3.1.5其它有重要保存利用價值的實(shí)物。

3.2收集要求

3.2.1歸檔實(shí)物應(yīng)在形成或獲得實(shí)物一個月內(nèi)向本單位檔案部門移交，任何單位或個人不得隨意將歸檔實(shí)物損壞、私存或轉(zhuǎn)送他人。

3.2.2收集的實(shí)物沒有明確標(biāo)明主題和時間的，移交單位或個人應(yīng)在移交時對實(shí)物的主題和時間進(jìn)行說明。

3.2.3歸檔的實(shí)物應(yīng)保持整潔、無破損。

3.2.4歸檔的實(shí)物應(yīng)當(dāng)拍照歸檔，所拍照片納入本單位照片檔案管理，兩者之間要建立準(zhǔn)確、可靠的標(biāo)識關(guān)系。

3.2.5本單位對外交往中贈送給對方的重要實(shí)物，也應(yīng)拍照歸檔。

3.2.6歸檔實(shí)物的移交和征集應(yīng)符合有關(guān)規(guī)定和要求。

3.3收集時間

對具有歸檔保存價值的實(shí)物，單位或個人應(yīng)及時整理，交檔案室歸檔，一般不應(yīng)跨年度。

4整理

4.1整理原則

實(shí)物檔案的整理應(yīng)遵循保持實(shí)物檔案的有機(jī)聯(lián)系、便于保管和利用的原則。

4.2整理要求

4.2.1歸檔實(shí)物應(yīng)齊全完整。凡是本單位在公務(wù)活動中形成、獲得、接受、贈送或者征集的各種實(shí)物檔案均應(yīng)收集齊全、完整無損，整理歸檔。

4.2.2每件歸檔實(shí)物均應(yīng)轉(zhuǎn)拍照片進(jìn)行相應(yīng)歸檔。

4.3整理方法

4.3.1鑒定

4.3.1.1根據(jù)本單位的歸檔范圍，對每一件實(shí)物進(jìn)行鑒定，判斷其是否應(yīng)當(dāng)歸檔。

4.3.1.2對存有真?zhèn)我闪x的實(shí)物應(yīng)采取必要措施進(jìn)行鑒定。

4.3.1.3歸檔實(shí)物的保管期限一般劃為永久保存。其它無永久保存價值的實(shí)物由立檔單位造冊保管若干年后自行處理。

4.3.2分類

歸檔實(shí)物應(yīng)在其全宗—實(shí)物類別內(nèi)，按照年度或類別——年度進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物數(shù)量較少（每年少于30件）的立檔單位可不進(jìn)行分類。同一全宗只能選擇一種分類方案并保持分類方案的穩(wěn)定。

4.3.2.1按年度分類

將歸檔實(shí)物按形成或獲得年度分類。采用公元紀(jì)年標(biāo)識，如“2006”。

4.3.2.2按類別分類

將歸檔實(shí)物按問題進(jìn)行分類。歸檔實(shí)物按問題一般分為榮譽(yù)類、紀(jì)念品（禮品）類、印信類。

榮譽(yù)類包括：證書、獎狀、錦旗、獎杯、獎?wù)?、獎牌、匾等?/p>

紀(jì)念品（禮品）類包括：紀(jì)念杯、紀(jì)念章、紀(jì)念冊、紀(jì)念票證、字畫、題詞、雕塑、產(chǎn)品、樣品、花瓶等；

印信類包括：本單位已宣布停止使用的舊印章、印模、徽標(biāo)。

4.3.3排列

根據(jù)分類方案，每件歸檔實(shí)物在最低一級類目內(nèi)按時間先后順序排列。格式主要有如下幾種：

格式①：全宗號—實(shí)物—件號。

格式②：全宗號—實(shí)物—年度—件號。

格式③：全宗號—實(shí)物—類別—年度—件號。

實(shí)物檔案較少的單位（每年少于30件）可選擇格式①或②；實(shí)物檔案較多的單位可選擇格式③。

4.3.4編號

根據(jù)排列方式，編制由全宗號、實(shí)物檔案代號、年度、類別、件號等各選項組成的序列號，即編制歸檔章。并在實(shí)物上粘貼項目完整的歸檔章（見圖1）。平面實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物正面右下方，立體實(shí)物將歸檔章粘貼在實(shí)物底座。歸檔章項目包括全宗號、實(shí)物檔案代號、年度、類別、件號、參見號。

4.3.4.1全宗號：檔案館給立檔單位編制的代號。如無全宗號，則用“000”代替。

4.3.4.2實(shí)物檔案代號：用第一個漢語拼音字母標(biāo)識，即“SW”。

4.3.4.3年度：見4.3.2.1

4.3.4.4類別：見4.3.2.2

4.3.4.5件號:歸檔實(shí)物的排列順序號。

在分類方案的最低一級類目內(nèi)，按歸檔實(shí)物排列順序從“1”開始標(biāo)注。

4.3.4.6參見號：指與本件實(shí)物有密切聯(lián)系的其它載體檔案的主要檔號。

4.3.5著錄

每件實(shí)物都應(yīng)按分類方案，在相關(guān)的管理軟件上著錄各項目要素，并打印出歸檔目錄（見圖2）。實(shí)物檔案歸檔目錄包括件號、題名（文字說明）、材質(zhì)、型制、年度、類別、參見號、備注。

4.3.5.1件號：見4.3.4.5

4.3.5.2題名（文字說明）：綜合運(yùn)用時間、級別、內(nèi)容、授予者、接受者、實(shí)物名稱等要素書寫文字說明。

4.3.5.3材質(zhì)：實(shí)物的制成材料。

4.3.5.4型制：實(shí)物的外形，長、寬、高、直徑等外形尺寸,單位用mm。

4.3.5.5年度：見4.3.2.1

4.3.5.6類別：見4.3.2.2

4.3.5.7參見號：見4.3.4.6

4.3.5.8備注：注釋實(shí)物檔案除題名外需說明的情況。

4.3.5.9實(shí)物檔案目錄用紙幅面尺寸采用國際標(biāo)準(zhǔn)A4型（長×寬=279mm×210mm）。

4.3.5.10目錄封面

實(shí)物檔案目錄應(yīng)編制目錄封面。封面可以視需要設(shè)置全宗名稱、年度、類別、起止件號等項目（見圖3）。其中全宗名稱即立檔單位名稱，填寫時應(yīng)使用全稱或規(guī)范化簡稱。

4.3.6上架

實(shí)物檔案應(yīng)按分類方案排列順序上架。

5保管

5.1實(shí)物檔案應(yīng)專柜保管。

對貴重的實(shí)物檔案，要采取相應(yīng)措施確保安全，移出檔案室必須要履行簽字手續(xù)。

5.2存放實(shí)物檔案的庫房和框架應(yīng)保持整潔，定期除塵，避免實(shí)物檔案褪色，確保實(shí)物檔案完好無損。

5.3易蟲蛀、易銹蝕的實(shí)物檔案要做好防蟲、防銹蝕的技術(shù)保護(hù)工作。

5.4有條件的單位應(yīng)建立實(shí)物檔案庫房，作為專門保管實(shí)物檔案的場所。