導(dǎo)語(yǔ)：秘書論文高級(jí)秘書為決策服務(wù)的特殊技能一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

本文所講的高級(jí)秘書的“高級(jí)”一詞，是一個(gè)模糊詞語(yǔ)，既不是指秘書為之服務(wù)的上司的級(jí)別很高，也不是指秘書本人的級(jí)別很高，而是一種泛指。概言之，包括高級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人身邊的某些機(jī)要秘書、其他領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)中主要為決策服務(wù)的秘書長(zhǎng)、辦公廳（室）玉任和一部分行政秘書、文字秘書，這些秘書人員的主要任務(wù)是為領(lǐng)導(dǎo)決策及其貫徹服務(wù)。對(duì)他們的技能素質(zhì)要求，僅僅采取平行排列若干條如“懂外語(yǔ)、會(huì)電腦”或“能寫文章”的方工是不夠的，而需要深入地研究，特別是要研究他們應(yīng)有的某些十分有用的特殊技能。試簡(jiǎn)述如下。

一、思維敏捷，快速成文

秘書僅僅會(huì)寫文章，或能寫一手好文章是不夠的，還必須思維十分敏捷，具有快速成文的技能。這是因?yàn)槲覀兊臅r(shí)代是一個(gè)競(jìng)爭(zhēng)的時(shí)代，決策的形成不能怠慢，秘書行文也必須搶速度。加之領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)常有緊急事項(xiàng)，要求秘書盡快寫出公文來(lái)，一切公務(wù)文章都是有時(shí)間性的，而不同于作家寫小說(shuō)，可以自由安排時(shí)間，《紅樓夢(mèng)》甚至可以披閱刪改一輩子。古人講的：“下筆如神”、“倚馬可待”，對(duì)秘書來(lái)說(shuō)并不夸張。就以政黨情況下某些重要會(huì)議的簡(jiǎn)報(bào)工作為例，會(huì)議下午點(diǎn)半休會(huì)，而簡(jiǎn)報(bào)必須在黎明開會(huì)前送到領(lǐng)導(dǎo)人的手上，以便及時(shí)指導(dǎo)會(huì)議繼續(xù)進(jìn)行。試計(jì)算扣除審定、打印、校對(duì)、裝訂、分發(fā)、遞送等時(shí)間外，留給秘書選材、加工、寫成信息簡(jiǎn)報(bào)的時(shí)間，可見是很急很少的了。而且不可能集體創(chuàng)作，也不允許返工，一誤了時(shí)間就只能作廢。在秘書寫作實(shí)踐中，要求快速成文的情況是很多的。文章有大有小，內(nèi)容有多有少，而“快”是最基本的要求。比如說(shuō)上級(jí)要求的材料、下級(jí)的緊急請(qǐng)示、領(lǐng)導(dǎo)人明后天的講話稿、兄弟單位的事務(wù)聯(lián)系信函，都不允許慢騰騰地寫。秘書的快速成文，有些類似于新聞?dòng)浾?，不同的是秘書寫的文章關(guān)乎領(lǐng)導(dǎo)決策，往往有很強(qiáng)的政策性，寫作的被動(dòng)性也很強(qiáng)，隨意性很少，應(yīng)當(dāng)說(shuō)難度大得多。

怎樣才能做到快速成文呢？一般關(guān)于寫作求快的練習(xí)方法，這里不去講，只結(jié)合秘書寫作實(shí)際，提出點(diǎn)：

⒈準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文意圖。秘書快速成文的前提，是要準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)行文的目的意圖。這樣，才能思維清晰，邏輯清楚；收集資料適當(dāng)夠用而不漫天收集，浪費(fèi)時(shí)間、精力；防止寫出反返工，返工是寫快速文章的失敗，一返工自然就快不了。如果所寫文章較長(zhǎng)，領(lǐng)導(dǎo)意圖較難吃透，也可先快速寫出提綱來(lái)，請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)審定，以加深對(duì)意圖的準(zhǔn)確理解。

⒉使用快速寫作手段。一是要學(xué)會(huì)用速記符號(hào)起草初稿、二稿，二是使用辦公自動(dòng)化設(shè)備，睚打自印，自校自改初稿，也比手寫請(qǐng)打字員打快的多。⒊學(xué)會(huì)個(gè)性自己的文章。如果秘書寫的文章總要?jiǎng)e人去改，那是絕對(duì)快不了的。能否改好自己的文章，是寫作能力成熟的志。

二、高度認(rèn)真，鑒別真?zhèn)?/p>

秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)，靠的是信息。這就必須十分重視信息的真?zhèn)?，防止虛假信息誤導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)錯(cuò)誤決策。決策的錯(cuò)誤，常常是最大的錯(cuò)誤。

⒈鑒別資料真?zhèn)蔚幕痉椒?/p>

秘書區(qū)別資料真?zhèn)蔚幕痉椒ǎ筛爬辄c(diǎn)：一是看有無(wú)客觀物證，有客觀物證的資料真實(shí)性大，雖然不是絕對(duì)的。二是看直接來(lái)源還是間接來(lái)源，一般第一手材料比二手、三手材料可信度要大些。三是看資料提供者的利害關(guān)系，比如西部大開發(fā)中的建設(shè)問(wèn)題，基層可能埋怨上級(jí)重視不夠，支援不少；上級(jí)可能認(rèn)為基層思想不解放，缺乏自力更生精神；再如管理高層，工商強(qiáng)調(diào)管理，稅務(wù)強(qiáng)調(diào)收稅，公安強(qiáng)調(diào)治安……等等，各家的信息資料都會(huì)不同，都會(huì)有意無(wú)意地為本單位利益服務(wù)。四是多方對(duì)比，可以比出矛盾，比出疑點(diǎn)來(lái)。五是交群眾檢驗(yàn)，例如這個(gè)單位有無(wú)貪污浪費(fèi)，領(lǐng)導(dǎo)是否得力，總有群眾敢講真話。六是交實(shí)踐檢驗(yàn)，如市場(chǎng)是否繁榮，城市是否衛(wèi)生，交通是否暢通，治安是否良好，都可以去看一看，比看報(bào)告要可信得多。某地區(qū)有無(wú)石油、天然氣，可以查資料，問(wèn)專家，但最終的辦法還是打幾口井探測(cè)一下。

由于秘書調(diào)查研究、處理信息的許多內(nèi)容都屬于社會(huì)信息而不是技術(shù)信息，缺管精確定量定性的依據(jù)，有時(shí)其真?zhèn)螀^(qū)別很大，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)鑒別真?zhèn)?，去粗取精，去偽存真，才能為正確決策服務(wù)。

⒉鑒別資料真?zhèn)蔚闹攸c(diǎn)

主要是抓報(bào)喜不報(bào)憂，與報(bào)憂不報(bào)喜兩種傾向。這是歷來(lái)領(lǐng)導(dǎo)人多次強(qiáng)調(diào)的，對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，是常識(shí)問(wèn)題，就不再詳述了。

⒊鑒別資料真?zhèn)蔚碾y點(diǎn)

秘書區(qū)別信息資料真?zhèn)蔚碾y點(diǎn)，常遇到的有兩個(gè)領(lǐng)域的問(wèn)題：

第一、數(shù)據(jù)的鑒別問(wèn)題。在以經(jīng)濟(jì)建設(shè)為中心的時(shí)代，秘書及其領(lǐng)導(dǎo)人在工作中，常常遇到大量的各種數(shù)據(jù)，用以說(shuō)明問(wèn)題，定量分析，總結(jié)成績(jī)，計(jì)劃未來(lái)。如何鑒別數(shù)據(jù)，就成為秘書的一項(xiàng)難點(diǎn)。試看下面十例：

（）某縣今年再發(fā)動(dòng)群眾植樹造林畝，綠化面積連續(xù)十年每年增加；

（）全國(guó)×、×年死亡人口各余萬(wàn)人；

（）某廠某產(chǎn)品品牌價(jià)值經(jīng)估算為億元；

（）某廠經(jīng)過(guò)努力奮戰(zhàn)，提前進(jìn)入了年；

（）某領(lǐng)導(dǎo)人一年深入基層天，走遍了個(gè)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的村村戶戶；

（）某廠發(fā)明的高新技術(shù)產(chǎn)品電力助動(dòng)車，每小時(shí)可行車公里；

（）我國(guó)居民個(gè)人存款已超過(guò)×萬(wàn)億元；

（）某教材稿費(fèi)達(dá)萬(wàn)元；

（）某縣城年刑事犯罪案件件，比去年的件下降了倍；

（）我國(guó)高科技上市公司已達(dá)到×。

以上，有的是不需要、不可能的（如）；有的是廣告宣傳用語(yǔ)（如⒊⒋）；有的是明顯計(jì)算錯(cuò)誤（如⒈⒉）；有的是沒有正確標(biāo)準(zhǔn)判斷的（如是實(shí)驗(yàn)室數(shù)據(jù)，則實(shí)名制下公款私存仍無(wú)法分清，也是真假高科技難分）。這條都是比較普通的例子，稍有經(jīng)驗(yàn)的秘書，應(yīng)能發(fā)現(xiàn)這些數(shù)例的不科學(xué)。如果根據(jù)這些數(shù)據(jù)決策，多半會(huì)出現(xiàn)失誤。

第二、事例的鑒別問(wèn)題

這涉及到人事、事件、時(shí)間、地點(diǎn)、與事物的真?zhèn)纬潭?、發(fā)生原因等許多方面。比如假典型、假先進(jìn)、冤假錯(cuò)案，秘書僅從文書中是無(wú)法鑒別的。

對(duì)于上述數(shù)據(jù)與事例的鑒別問(wèn)題，只能靠秘書的政治覺悟、科學(xué)水平、工作經(jīng)驗(yàn)與踏實(shí)的調(diào)查研究去解決。但是，對(duì)上述問(wèn)題提出懷疑則是高級(jí)秘書應(yīng)具備的技能。當(dāng)必須上報(bào)這些信息的時(shí)候，注明自己的疑問(wèn)，供領(lǐng)導(dǎo)決策參考，將是有益的。

三、跟蹤研究，模擬風(fēng)格

草擬領(lǐng)導(dǎo)講話稿，不僅是內(nèi)容正確、文通句順，還有個(gè)領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格問(wèn)題，領(lǐng)導(dǎo)人的講話風(fēng)格，與其經(jīng)歷、智慧、權(quán)位、個(gè)性與講話的客觀環(huán)境都有關(guān)系，比如對(duì)下級(jí)、對(duì)民主人士、對(duì)外賓講話都不同。有時(shí)秘書還要代領(lǐng)導(dǎo)人復(fù)信，復(fù)給誰(shuí)，如何復(fù)，又是很有講究的問(wèn)題。所謂“風(fēng)格如人”，領(lǐng)導(dǎo)人的風(fēng)格，是需要秘書去長(zhǎng)期模擬和研究的。

四、堅(jiān)定靈活，諫諍勸阻

我國(guó)古代某些朝代，設(shè)立有專職諫諍的官員，如唐代的魏徵就曾任諫議大夫。我國(guó)現(xiàn)代沒有類似的官職設(shè)置，秘書是領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)輔助人員，而并非領(lǐng)導(dǎo)的諫客諍友。有人說(shuō)秘書的最高境界是做領(lǐng)導(dǎo)的諍友，這是一種有害的誤解。但是，由于領(lǐng)導(dǎo)人并不是神仙，也總會(huì)在一定的情況下，犯一定的錯(cuò)誤。古人云：“人非圣賢，孰能無(wú)過(guò)”。小平同志也講過(guò)，能夠做到大錯(cuò)不犯，中錯(cuò)少犯，就很不錯(cuò)了。至于小錯(cuò)，那是任何人都常常會(huì)犯的。經(jīng)常在領(lǐng)導(dǎo)近身從事參謀輔助工作的秘書，能夠思想堅(jiān)定，方法靈活地諫諍勸阻領(lǐng)導(dǎo)人可能出現(xiàn)的某些大中決策性錯(cuò)誤，自然是難能可貴的。

在這個(gè)問(wèn)題上，宜于掌握幾點(diǎn)。

⒈秘書諫諍勸陰，應(yīng)當(dāng)針對(duì)重大問(wèn)題，而不宜事事勸諫。所謂重大問(wèn)題主要指兩類：一是決策錯(cuò)誤將給人民和國(guó)家利益造成重大損失時(shí)；二是領(lǐng)導(dǎo)行為嚴(yán)懲不合法或不道德時(shí)。這時(shí)的諫諍勸阻，既維護(hù)了人民利益，也是對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的愛護(hù)。至于枝節(jié)小事，如發(fā)覺不妥，可采取初充預(yù)案等方式“參謀提醒”。

⒉秘書諫諍勸阻，應(yīng)當(dāng)采取擺事實(shí)，算利害賬等方式進(jìn)行，而避免講大道理，壓大帽子的方法。這是因?yàn)槊貢窍录?jí)，上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人也許不會(huì)喜歡聽下級(jí)的大道理的緣故。

⒊秘書諫諍勸阻，一般“事不過(guò)三”。據(jù)說(shuō)在某些國(guó)家的軍事條例中，規(guī)定參謀長(zhǎng)不贊同司令員的決策時(shí)，可以提出意見，但如司令員不予采納，只能再提一次，以免貽誤軍機(jī)。秘書對(duì)領(lǐng)導(dǎo)諫諍，也應(yīng)“事不過(guò)三”，以免干擾了領(lǐng)導(dǎo)決策。秘書的意見是否比領(lǐng)導(dǎo)正確，還待實(shí)踐檢驗(yàn)，提了三次，即使領(lǐng)導(dǎo)未表態(tài)采納，也會(huì)思考的；如仍不接受，總有他的理由。秘書如何諫諍勸阻，是一門很高的藝術(shù)，需要在較長(zhǎng)期的實(shí)踐中掌握。