導(dǎo)語：企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著低質(zhì)量的檔案數(shù)字化外包成品大量涌現(xiàn)，許多企業(yè)檔案工作者開始重視檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量控制，本文通過對檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的問題進(jìn)行深入分析，提出了外包質(zhì)量控制的原則和對策。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案數(shù)字化外包；質(zhì)量控制

目前，國內(nèi)許多企業(yè)都在以外包的方式開展檔案數(shù)字化工作，并投入了大量的人力、物力和財力，但企業(yè)檔案數(shù)字化外包的質(zhì)量控制沒有達(dá)到預(yù)期的效果，外包質(zhì)量控制未達(dá)到一定的深度，暴露了很多問題，作者通過文獻(xiàn)調(diào)研并結(jié)合兩年檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的經(jīng)驗，對這些問題進(jìn)行歸納分析，并提出遵循的原則和相應(yīng)的對策。

一、企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制存在的問題及分析

1.外包前檔案部門質(zhì)量控制規(guī)劃不足

首先，企業(yè)檔案部門對檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制缺乏科學(xué)的規(guī)劃。很多企業(yè)在檔案數(shù)字化外包項目啟動時，并不是以替換檔案原件為目的，而是為了按時完成上級交代的任務(wù)。有的企業(yè)輕率地認(rèn)為只要檔案數(shù)字化外包出去完成任務(wù)就好，沒有考慮外包成品的質(zhì)量和利用，也沒有對外包中可能出現(xiàn)的各種質(zhì)量問題進(jìn)行預(yù)測，忽視了對企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制進(jìn)行科學(xué)的組織和規(guī)劃。其次，企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的規(guī)范不健全。關(guān)于檔案數(shù)字化外包的規(guī)范只有國家檔案局印發(fā)的《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，可作為指導(dǎo)企業(yè)檔案部門在檔案數(shù)字化外包中加強(qiáng)對檔案信息安全管理的依據(jù)。而在檔案數(shù)字化加工的規(guī)范較為充分，覆蓋了業(yè)務(wù)規(guī)范、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和人員管理規(guī)范等多個方面，但這些檔案數(shù)字化加工規(guī)范在具體的檔案數(shù)字化外包的落實中，各企業(yè)的實施標(biāo)準(zhǔn)并未統(tǒng)一。最后，參與外包的企業(yè)檔案人員質(zhì)量控制職責(zé)不清晰。在確定進(jìn)行檔案數(shù)字化外包并獲得企業(yè)部門領(lǐng)導(dǎo)審批后，企業(yè)應(yīng)該建立檔案數(shù)字化外包專項小組。有些企業(yè)雖然成立了外包專項小組，但是沒有清晰的制定相關(guān)規(guī)范，以明確各人的分工和職責(zé)，導(dǎo)致企業(yè)檔案數(shù)字化外包過程中的問題無法解決和追責(zé)的現(xiàn)象。

2.外包中檔案數(shù)字化加工質(zhì)量控制不到位

企業(yè)檔案部門對外包中檔案數(shù)字化加工的質(zhì)量控制不是很到位。雖然企業(yè)檔案部門對檔案數(shù)字化加工的外包進(jìn)行了監(jiān)督、指導(dǎo)，但是效果不是很明顯。首先，由于外包公司是獨立運作、自我管理，企業(yè)檔案部門很難對外包進(jìn)行適當(dāng)?shù)墓芾?，對外包成品的質(zhì)量和項目進(jìn)度不易做到準(zhǔn)確的把握。如果外包公司再頻繁的更換加工人員，則更加影響項目的進(jìn)度和檔案數(shù)字化外包成品的質(zhì)量。其次，外包公司有時只是注重項目進(jìn)度，對提出的質(zhì)量問題視而不見。雖然企業(yè)檔案部門安排了專職人員對外包過程進(jìn)行檢查，但是面對檔案數(shù)字化加工大量的工作，企業(yè)檔案人員較少，不可能全面的對外包工作進(jìn)行檢查。最后，外包公司有時會降低加工成本以獲取更大利潤，從而降低了外包成品的質(zhì)量，導(dǎo)致在檔案數(shù)字化外包中出現(xiàn)諸如偷工減料、掃描圖像不清晰完整、OCR識別較低、著錄信息不完整、與實體檔案沒有正確的對應(yīng)關(guān)系等各種質(zhì)量問題。

3.外包后檔案數(shù)字化成品驗收未得到應(yīng)有的重視

檔案數(shù)字化成品驗收是外包的最后環(huán)節(jié)，企業(yè)檔案部門若忽視對這一環(huán)節(jié)的質(zhì)量控制，也會使整個外包付之一炬。很多企業(yè)對外包的質(zhì)量控制就是最后驗收，驗收的約束也僅限于數(shù)字化的案卷數(shù)、錄入的條目數(shù)量、數(shù)據(jù)備份等，而很少對外包成品進(jìn)行有效的檢查。甚至，有的企業(yè)檔案部門沒有驗收標(biāo)準(zhǔn)，對于他們來說驗收就是一個“接收”的過程。這樣一來，企業(yè)檔案部門不能經(jīng)過驗收這一重要的環(huán)節(jié)，準(zhǔn)確的了解外包成品的質(zhì)量，甚至連外包成品數(shù)量缺少都不能及時發(fā)現(xiàn)。即使有的企業(yè)對提交的外包成品的質(zhì)量進(jìn)行檢查，但對發(fā)現(xiàn)的不合格數(shù)據(jù)只是進(jìn)行修改，并未將發(fā)現(xiàn)的問題進(jìn)行匯總分析反饋給外包公司。

二、企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的原則

為了實現(xiàn)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量的控制，其前提要有企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的原則?？紤]到企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的問題，筆者認(rèn)為實施企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制應(yīng)遵循如下原則：

1.全程管理原則

本文認(rèn)為企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的工作有著完整的周期，企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制必須遵循全程管理的原則，就是從檔案數(shù)字化外包立項開始到項目驗收結(jié)束整個周期進(jìn)行全程管理。企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的全程管理也是一種過程管理，通過對外包過程質(zhì)量的控制實現(xiàn)外包成品的控制。由于企業(yè)檔案數(shù)字化外包過程質(zhì)量控制的可控性較強(qiáng)，過程控制反饋的周期較短，因此，企業(yè)檔案數(shù)字化外包中的企業(yè)檔案的整理、掃描、圖像處理、OCR識別、成品質(zhì)檢等每個環(huán)節(jié)的實施過程進(jìn)行監(jiān)控管理，便于及時發(fā)現(xiàn)質(zhì)量控制的問題并及時解決，并根據(jù)質(zhì)量控制的問題不斷地調(diào)整外包質(zhì)量控制的對策。

2.前端控制原則

在企業(yè)檔案數(shù)字化外包中，把企業(yè)檔案數(shù)字化加工之前的活動看成是前端，將外包公司對企業(yè)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工各工序的活動是中端，項目驗收是末端。前端控制要求對整個企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的目標(biāo)、要求和規(guī)則進(jìn)行系統(tǒng)分析和科學(xué)整合，把需要和可能在實施數(shù)字化加工之前實現(xiàn)或部分實現(xiàn)的管理功能盡量在企業(yè)檔案數(shù)字化加工之前的階段實現(xiàn)。在外包前，企業(yè)檔案數(shù)字化外包的組織、外包公司的選擇、合同的簽訂、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定等前端控制的內(nèi)容，都是企業(yè)檔案數(shù)字化外包實施順利和項目驗收的重要保障。前端控制的原則在外包的質(zhì)量控制中至關(guān)重要，確保企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制對策的有效實施，也是優(yōu)化檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制流程，提高外包管理效率的科學(xué)理念。

3.動態(tài)管理原則

企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制必須遵從動態(tài)管理的原則，就是企業(yè)檔案人員對檔案數(shù)字化加工全程加以監(jiān)控，以動態(tài)適應(yīng)性管理措施實時應(yīng)對企業(yè)檔案數(shù)字化外包中發(fā)生的變化和對管理工作提出的新要求，以保證外包質(zhì)量控制的實現(xiàn)。例如，外包公司員工流動性較大，而新員工熟悉數(shù)字化加工技術(shù)規(guī)范、崗位職責(zé)、數(shù)字化軟件的應(yīng)用需要一段時間，在這段時間內(nèi)新員工會影響到企業(yè)檔案數(shù)字化的工序質(zhì)量、成品的質(zhì)量，企業(yè)檔案人員必須動態(tài)調(diào)整管理措施，有針對性的進(jìn)行管理。

4.注重效益原則

企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的目的提高檔案數(shù)字化外包成品的質(zhì)量，以達(dá)到“替換原件”的目的。但是目前看來很多企業(yè)進(jìn)行檔案數(shù)字化外包后，疏于對外包進(jìn)行質(zhì)量控制，導(dǎo)致大批量返工或者外包結(jié)束后外包成品成了無法使用的數(shù)字垃圾。因此，企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制要注重效益原則。注重效益原則能使企業(yè)檔案部門以最少的投入獲得最大的效益，能使企業(yè)在外包質(zhì)量控制中減少過程中間環(huán)節(jié)的失誤返工，節(jié)約大量的精力和時間。

三、企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制對策

在遵循企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的原則上，做到外包前準(zhǔn)備工作的前端控制，外包中檔案數(shù)字化加工過程控制排除各環(huán)節(jié)的低質(zhì)量隱患，外包后成品驗收質(zhì)量問題的及時反饋，以解決檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制的問題。

1.加強(qiáng)外包前準(zhǔn)備工作的前端控制

外包前準(zhǔn)備工作的前端控制是指外包公司對企業(yè)檔案數(shù)字化加工之前開展的外包前準(zhǔn)備工作的控制，即檔案部門對可能產(chǎn)生的質(zhì)量問題進(jìn)行事先考慮、規(guī)劃，通過準(zhǔn)確的定位和科學(xué)的規(guī)劃，對外包控制階段可能產(chǎn)生的質(zhì)量問題進(jìn)行事先控制。外包前準(zhǔn)備工作的前端控制主要包含以下幾方面：（1）建立企業(yè)檔案數(shù)字化外包專項小組。它是企業(yè)檔案部門開展檔案數(shù)字化外包的根基，是提高外包成品質(zhì)量的重要保障。外包專項小組的架構(gòu)要良好并且各崗位人員的職權(quán)分明，能夠有效協(xié)調(diào)數(shù)字化外包各成員之間的分工合作，有效地避免出現(xiàn)問題無法追責(zé)的現(xiàn)象，確保企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制有效地開展。（2）鑒定企業(yè)檔案原件，確定外包范圍。企業(yè)檔案鑒定環(huán)節(jié)是根據(jù)企業(yè)檔案的涉密級別、企業(yè)檔案的利用頻率及企業(yè)檔案的利用價值大小，確定需要數(shù)字化的企業(yè)檔案、企業(yè)檔案數(shù)字化的先后次序以及企業(yè)檔案數(shù)字化的組織方式，實現(xiàn)對掃描對象的控制，避免重復(fù)掃描的情況出現(xiàn)，以減輕對檔案原件的質(zhì)量影響。通常情況下，對于保管期限為30年及其以上的企業(yè)檔案要進(jìn)行數(shù)字化，但要根據(jù)企業(yè)檔案的保存和實際利用頻率的情況而定。（3）制定企業(yè)檔案數(shù)字化外包實施方案。企業(yè)檔案數(shù)字化外包專項小組根據(jù)本企業(yè)檔案部門現(xiàn)有的資源確定檔案數(shù)字化外包實施方案，以加強(qiáng)對外包公司的評選、外包過程的質(zhì)量控制，確保企業(yè)檔案數(shù)字化成品滿足合同技術(shù)規(guī)定要求。（4）制定外包公司選擇依據(jù)，合理選擇外包公司。根據(jù)本企業(yè)檔案原件調(diào)研情況和外包實施方案有針對性地選擇數(shù)字化外包公司。外包公司選擇將決定企業(yè)檔案數(shù)字化外包成品的質(zhì)量水平以及外包公司履行合同的能力。（5）簽訂企業(yè)檔案數(shù)字化外包合同。選定外包公司后，企業(yè)與外包公司應(yīng)按照《中華人民共和國合同法》簽訂企業(yè)檔案數(shù)字化外包合同。企業(yè)檔案數(shù)字化外包合同是制約企業(yè)檔案數(shù)字化外包雙方，保障彼此的利益；是確保企業(yè)檔案數(shù)字化外包按照規(guī)定的時間順利進(jìn)行；是企業(yè)檔案數(shù)字化進(jìn)行過程質(zhì)量控制保障企業(yè)檔案數(shù)字化成品質(zhì)量的依據(jù)。（6）制定企業(yè)檔案數(shù)字化外包質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)體系。企業(yè)檔案數(shù)字化加工科技含量高，專業(yè)性強(qiáng)，因此必須要有明確的標(biāo)準(zhǔn)體系作為指導(dǎo)。企業(yè)檔案人員和外包公司共同根據(jù)國家標(biāo)準(zhǔn)和行業(yè)的特點，客觀地制定外包質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)，不僅保證參與檔案數(shù)字化外包不同的人員在處理相同情況的規(guī)范性和一致性，避免在實踐過程中出現(xiàn)質(zhì)量控制標(biāo)準(zhǔn)模糊，無法界定的情況，還能作為企業(yè)檔案數(shù)字化外包專項小組的工作依據(jù)。（7）搭建企業(yè)檔案數(shù)字化外包工作環(huán)境。企業(yè)檔案數(shù)字化外包工作環(huán)境包括檔案數(shù)字化加工場所環(huán)境和檔案數(shù)字化設(shè)備軟硬件環(huán)境。企業(yè)檔案數(shù)字化外包工作環(huán)境應(yīng)參照國家檔案局檔辦發(fā)的《檔案數(shù)字化安全管理規(guī)范》的要求進(jìn)行搭建。

2.加強(qiáng)外包中企業(yè)檔案數(shù)字化加工的過程控制

外包中企業(yè)檔案數(shù)字化加工的過程控制是指企業(yè)檔案部門對外包公司進(jìn)行檔案數(shù)字化加工的過程控制。在項目實施過程中，企業(yè)安排專人負(fù)責(zé)監(jiān)督審核每個環(huán)節(jié)的質(zhì)量和協(xié)調(diào)解決檔案數(shù)字化加工過程的問題。企業(yè)安排人員管理的形式有兩種，一是安排幾名檔案人員同時對企業(yè)檔案數(shù)字化的所有工序進(jìn)行指導(dǎo)；二是按照企業(yè)檔案數(shù)字化的工序安排各工序負(fù)責(zé)人進(jìn)行管理企業(yè)檔案數(shù)字化外包工作。通過企業(yè)檔案工作人員對數(shù)字化加工進(jìn)行常規(guī)檢查、指導(dǎo)，保證提高企業(yè)檔案數(shù)字化外包項目的質(zhì)量。由于企業(yè)檔案的數(shù)字化加工是一個環(huán)環(huán)緊密相扣的系統(tǒng)工程，只要上一個環(huán)節(jié)的質(zhì)量問題沒有及時排除，就會導(dǎo)致成品的不合格。因此，一定要加強(qiáng)外包中企業(yè)檔案數(shù)字化加工的過程控制，制定檔案數(shù)字化加工每個環(huán)節(jié)的工作標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)范、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、檢查方法和解決方案。避免質(zhì)量不合格的半成品留入下一環(huán)節(jié)，盡可能及時的消除生產(chǎn)過程各環(huán)節(jié)出現(xiàn)的質(zhì)量問題，以達(dá)到外包中檔案數(shù)字化加工過程控制階段的質(zhì)量控制。

3.加強(qiáng)外包中數(shù)字化加工和外包后成品驗收的反饋控制

外包中數(shù)字化加工和外包后成品驗收的反饋控制主要是指對外包公司進(jìn)行數(shù)字化加工和外包后成品分批驗收進(jìn)行事后控制，為后邊繼續(xù)進(jìn)行數(shù)字化加工和成品驗收總結(jié)經(jīng)驗。加強(qiáng)外包中檔案數(shù)字化加工和外包后成品驗收的反饋控制，可從兩方面入手：（1）外包公司操作人員實現(xiàn)主動反饋，主動發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，達(dá)到良性循序。如何實現(xiàn)外包公司操作人員的主動反饋，就要求企業(yè)檔案管理人員加強(qiáng)對外包公司工作人員的反饋意識培訓(xùn)，讓外包公司的操作人員及時發(fā)現(xiàn)問題并反饋，以實現(xiàn)質(zhì)量監(jiān)控的良性循環(huán)，保證最終的數(shù)字化外包成品質(zhì)量。（2）企業(yè)檔案數(shù)字化外包專項小組的質(zhì)量監(jiān)督。通過外包專項小組對外包公司進(jìn)行質(zhì)量監(jiān)督，可以從旁邊的視角觀察并發(fā)現(xiàn)外包中企業(yè)檔案數(shù)字化加工過程的質(zhì)量問題，對于發(fā)現(xiàn)的影響檔案數(shù)字化加工各工序成品和外包后成品質(zhì)量的問題，及時反饋，督促問題的解決。

作者:郄紅巖 單位:中海油信息科技有限公司北京分公司

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