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1管理現(xiàn)狀

重慶市腫瘤醫(yī)院（下稱本院）創(chuàng)建于1943年，是一所集醫(yī)療、教學、科研、預防為一體的國家三級甲等腫瘤醫(yī)院。醫(yī)院設(shè)了專門的檔案室，占地150平方米。醫(yī)院領(lǐng)導十分重視衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案的建設(shè)。從2013年上半年開始，由人力資源部和檔案室牽頭，各業(yè)務部門和臨床科室參與協(xié)作，為全院1300余名衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員建立專門的個人技術(shù)考評檔案，收集學歷、執(zhí)業(yè)、職稱、高風險技術(shù)授權(quán)、醫(yī)德醫(yī)風、進修培訓、年度考核等信息。本院實行院、科兩級管理。院級檔案由檔案室負責，留存《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案》（主要包含學歷、執(zhí)業(yè)、職稱、高風險技術(shù)授權(quán)、醫(yī)德醫(yī)風、進修培訓、年度考核等信息）和相關(guān)資質(zhì)復印件?？萍墮n案由所在科室負責，留存《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員資質(zhì)審核評估表》（主要是記錄科室每年6、12月對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員進行考核的情況）和相關(guān)資質(zhì)復印件。檔案室負責科級檔案的指導和監(jiān)督。

2存在問題

為完善衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案體系建設(shè)，醫(yī)院于2013年下半年開展了細致的調(diào)研和抽查，發(fā)現(xiàn)實際管理中存在以下問題：

2．1檔案管理方式缺乏規(guī)范

檔案管理是一項長期工作，要責任到人并且各級嚴格把關(guān)，還須建立相應的考核管理制度。沒有制度的指引，檔案管理的規(guī)范性和效率都缺乏保障。在檢查過程中，筆者發(fā)現(xiàn)不少科室對于個人技術(shù)考評檔案的內(nèi)容、作用、體系沒有系統(tǒng)認識，對于管理的方式、流程、職責等沒有完整概念，從而降低了管理的質(zhì)量。例如有的科室未做到一人一檔；有的科室沒有序號、目錄和相應標注，不便于查找；有的科室沒有指定專人負責；有的科室采取的是醫(yī)、護分開的管理方式，但是沒有充分溝通、協(xié)調(diào)，導致資料有缺漏。

2．2資質(zhì)材料信息未盡一致

衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案涉及的人員眾多，資料繁雜。如果沒有加以細致的核對和整理，很容易導致搜集的信息不全或者錯誤的情況：例如學歷是本科的，只提交大專學歷證書復印件；職稱是主治醫(yī)師的，只提供醫(yī)師職稱證書復印件。如果工作人員將錯誤信息較多的資料作為基礎(chǔ)信息，將會導致檔案的應用達不到預期的效果，甚至背道而馳。

2．3管理人員素質(zhì)水平不高

檔案管理人員是衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案的直接操作者，他們的能力和素質(zhì)關(guān)系著檔案的質(zhì)量。雖然醫(yī)院和科室領(lǐng)導對衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案的重要性和意義做了多次強調(diào)，然而由于自身綜合素質(zhì)和責任意識不盡相同，依然存在著個別人員對檔案的重要性認識不足的現(xiàn)象。例如某外科工作人員不注重原始材料的收集，在檢查過程中采取敷衍的態(tài)度。

2．4檔案信息應用有待加強

檔案管理的最終目的是應用。如果只重視檔案的收集和保管，而忽視了材料的開發(fā)利用。那么檔案存放得再整齊、有序，也無法充分挖掘出其真實價值。例如有法定執(zhí)業(yè)資格準入要求的崗位，如醫(yī)療、護理人員，須持執(zhí)業(yè)證書上崗。對于未注冊在我院者，按要求不能獨立上崗，或不具備處方權(quán)。本文搜集了執(zhí)業(yè)注冊方面的信息，但是沒有據(jù)此實施監(jiān)管，從而導致管理方面存在空白。

3改進措施

3．1建章立制，明確檔案管理的實施規(guī)范

人力資源部和檔案室于2013年10月下旬共同制定《重慶市腫瘤醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)人員個人技術(shù)考評檔案管理辦法》，明確適用人員、協(xié)助部門、歸檔范圍、管理方式、管理程序、注意事項等，要求科室指派專人管理，并且詳細規(guī)定將個人技術(shù)考評檔案作為年終考核、續(xù)聘解聘、崗位調(diào)整、獎懲晉升、職稱評聘、職務聘任等的重要依據(jù)和考查內(nèi)容。同時，要求各相關(guān)職能部門于每年2月和8月將相關(guān)材料提供給人力資源部匯總、記錄、歸檔。

3．2開展培訓，提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)

工作人員的素質(zhì)直接影響檔案工作的質(zhì)量。人力資源部和檔案室于2014年2月組織培訓，系統(tǒng)地介紹衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員個人技術(shù)考評檔案的定義、作用、本院的管理現(xiàn)狀、存在問題和改進要求，同時強調(diào)了檔案的整理和存放方式，有助于提升檔案管理工作的執(zhí)行力和規(guī)范性。

3．3完善資質(zhì)，確保檔案信息的準確完善

作為檔案材料，真實性是其重要屬性之一，因此必須重視對材料的審核，尤其是對基本信息的審核。仔細核對存放的資質(zhì)復印件與醫(yī)院花名冊信息，及時通知相關(guān)人員補交缺漏的資質(zhì)材料。截止2014年5月28日，共更新學歷238份，更新職稱證書121份。此外，規(guī)定衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員取得更高層次的學歷、職稱證書，以及、完成課題、參加培訓、獲得榮譽后，需在1個月內(nèi)將原件和復印件交至人力資源部和科室備案。

3．4實施監(jiān)管，促進檔案應用的科學高效

一是要求工作人員嚴格審核醫(yī)療和護理人員執(zhí)業(yè)資格、注冊證書、學歷和職稱等信息，通過權(quán)威網(wǎng)站、電話、信函等途徑與發(fā)證機關(guān)進行核實。若發(fā)現(xiàn)弄虛作假的情況，則取消相應錄用和任職資格。二是深入臨床科室現(xiàn)場檢查未在本院注冊的醫(yī)療和護理人員的工作情況，護理人員嚴禁獨立值班，醫(yī)療人員不得開具處方。同時，要求其注冊到本院后，須在兩周內(nèi)將執(zhí)業(yè)注冊證書原件和復印件交至科室和人力資源部審核、備案，人力資源部憑證書發(fā)放相關(guān)福利待遇。

4小結(jié)

個人技術(shù)考評檔案是專業(yè)技術(shù)人員檔案的真實反映，檔案的健全和完善，反映了一個醫(yī)院管理水平的高低，對醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展起著極其重要的作用。通過持續(xù)改進，本院建立、完善了個人技術(shù)考評檔案體系，有效地追蹤和評價衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員的履職情況，為崗位聘用、年度考核以及職稱聘任提供依據(jù)。醫(yī)院衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)檔案有著較強地系統(tǒng)性和完整性，它是把分散、零碎的信息，通過科學的思路、程序、規(guī)則和模式進行整理。為提升檔案管理的科學性和實效性，本院將進一步優(yōu)化流程，并著手引進醫(yī)院個人技術(shù)檔案管理信息系統(tǒng)，使衛(wèi)生專業(yè)技術(shù)人員履職情況的監(jiān)督管理邁上新的臺階。

作者：劉霞黃光耀袁美容楊井單位：重慶市腫瘤醫(yī)院