導(dǎo)語：秘書的參謀活動(dòng)分析論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1提高我國秘書參謀活動(dòng)的必要性

（1）經(jīng)濟(jì)全球化要求提高秘書的參謀活動(dòng)。隨著改革開放的深入和中國加入WTO，秘書參與對外事務(wù)的工作將愈來愈多，秘書人員應(yīng)同樣起到重要的參謀作用。在對外談判、洽商、接待外賓和出外考察，引進(jìn)外資和境外投資，對外合作與外事糾紛的處理等等不再僅限于政府外交和外經(jīng)部門，而是全國各地區(qū)、各政府機(jī)構(gòu)和企業(yè)團(tuán)體都會(huì)遇到的工作。秘書部門不僅要操辦具體事務(wù)，還要根據(jù)國家有關(guān)法規(guī)和國際慣例，參與制訂有關(guān)預(yù)案，準(zhǔn)備有關(guān)資料，發(fā)揮參謀作用。

（2）服務(wù)意識(shí)要求提高秘書的參謀活動(dòng)。隨著社會(huì)的發(fā)展和領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要的變化,秘書服務(wù)的方式和內(nèi)容也在不斷拓展,領(lǐng)導(dǎo)更需要的是秘書的參謀輔助,這就要求秘書樹立起正確的服務(wù)意識(shí)。正確的服務(wù)意識(shí)要求新時(shí)期的秘書不僅要熟悉國家政策方針,掌握國內(nèi)外經(jīng)濟(jì)技術(shù)最新方向,了解企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)濟(jì)管理,而且還要具備較強(qiáng)的運(yùn)籌謀劃能力、綜合協(xié)調(diào)、隨機(jī)應(yīng)變和綜合分析的能力。這就對秘書的智慧、知識(shí)、能力和水平提出了更高的要求,輔助領(lǐng)導(dǎo)做好決策及決策的貫徹落實(shí)。因此秘書人員要樹立起正確正確的服務(wù)意識(shí)，創(chuàng)造性的開展工作。

（3）辦公自動(dòng)化要求提高秘書的參謀活動(dòng)。隨著現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)入管理系統(tǒng)系統(tǒng)和辦公設(shè)備的更新直接影響著秘書參謀方法的變革。社會(huì)的進(jìn)步和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，辦公設(shè)備發(fā)生了翻天覆地的變化，這在信息收集和傳遞手段方面表現(xiàn)得尤為突出。秘書在參謀中對單一對象的認(rèn)識(shí)將不再是孤立、靜止、片面的，我們可以更清晰地了到它與有關(guān)的各要素的相互聯(lián)系，從而將其置于系統(tǒng)之中，這樣就能保證參謀活動(dòng)的科學(xué)性。秘書人員只有熟練地掌握了現(xiàn)代辦公設(shè)備的性能與操作方法，才能最大限度地提高參謀活動(dòng)的效率。

2秘書參謀活動(dòng)的特點(diǎn)

（1）直接性。秘書部門貼近領(lǐng)導(dǎo)，秘書人員與領(lǐng)導(dǎo)接觸的機(jī)會(huì)較多，便于把握參謀需求、正確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)決策思路以及更多獲取參謀時(shí)機(jī)，快捷有效地提出參謀意見和建議，取得更好的參謀效果。

（2）綜合性。秘書部門兼具辦文辦會(huì)辦事等職能活動(dòng)，信息來源廣，信息量大，掌握的綜合情況多，便于全方位多觸角地發(fā)揮參謀作用，及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、有效地為領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息依據(jù)。

（3）制約性。它是從秘書部門的地位來說的，是由秘書部門是領(lǐng)導(dǎo)集體的辦公部門的職責(zé)決定的。一方面秘書部門的參謀必須是對領(lǐng)導(dǎo)意圖要有具體的方案措施；另一方面，它還受到秘書對領(lǐng)導(dǎo)意圖的認(rèn)知程度、文字水平和時(shí)間的制約。

3秘書參謀活動(dòng)的原則

在現(xiàn)代管理工作中，秘書的參謀對于提高領(lǐng)導(dǎo)工作效率有重要作用。為了有效地發(fā)揮參謀作用，秘書人員在參謀活動(dòng)中必須堅(jiān)持以下原則：

（1）“謀”而有“度”。所謂“度”，具體地說就是秘書在參與決策中首先應(yīng)考慮如何向領(lǐng)導(dǎo)提意見。因?yàn)槊貢菫轭I(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的，因此一定要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖提供有價(jià)值的信息、資料和建議，切不可不顧領(lǐng)導(dǎo)的意圖把自己的意見或觀點(diǎn)強(qiáng)加給領(lǐng)導(dǎo)。向領(lǐng)導(dǎo)提建議還要講究方法和藝術(shù)，有時(shí)候明明是一條好的建議，但由于秘書在提供時(shí)不講方法和藝術(shù)，結(jié)果不僅沒有收到應(yīng)有的效果，反而讓領(lǐng)導(dǎo)對你產(chǎn)生了反感。實(shí)踐證明，秘書進(jìn)言如果“度”掌握得好，正確的建議定會(huì)被領(lǐng)導(dǎo)采納。唐朝的魏征以敢“犯顏直諫”而名垂青史，但他也是十分講究“度”的，最終許多建議被皇帝采納。

（2）“謀”而有備。所謂“備”，就是秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考意見時(shí)要掌握充分的資料，要做到有理有據(jù)。這些資料來源于調(diào)查。調(diào)查研究是參謀決策的重要前提，領(lǐng)導(dǎo)就某項(xiàng)工作或問題做出正確決策的依據(jù)是秘書部門對實(shí)際情況的調(diào)查。可以說，沒有調(diào)查研究就不可能有科學(xué)的決策。秘書只有對客觀事物進(jìn)行全面的調(diào)查研究，在把握了事物發(fā)展的脈絡(luò)、認(rèn)識(shí)了事物發(fā)展過程之后，才能提出有價(jià)值的建議，這種建議才能被領(lǐng)導(dǎo)采納。因此，秘書要當(dāng)好參謀就一定要做好調(diào)查研究。

（3）“謀”而有理。秘書向領(lǐng)導(dǎo)提出的建議必須有足夠的道理。因此，秘書必須堅(jiān)持理論聯(lián)系實(shí)際。其一，作為一名合格的秘書，黨性原則要強(qiáng)，政治品質(zhì)要好，思想作風(fēng)要正；其二，要具備一定的政治、哲學(xué)、市場經(jīng)濟(jì)等基本理論知識(shí)和獨(dú)立的科學(xué)思維能力；其三，要具備超前的、活躍的創(chuàng)新意識(shí)，要有對事業(yè)高度負(fù)責(zé)的精神。只有這樣，才能保證理論與實(shí)際的融會(huì)貫通，才能拿出有道理的建議。為此，秘書就要扮演好“關(guān)起門來當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)”的角色，站在領(lǐng)導(dǎo)角度思考問題，只有這樣才能真正在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮好參謀助手作用。

（4）“謀”而有據(jù)。秘書作為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，只有深入領(lǐng)會(huì)和貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，才能在領(lǐng)導(dǎo)決策中發(fā)揮有效的作用。同時(shí)，秘書的作用發(fā)揮得如何，還直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)人的工作質(zhì)量、效率及形象。因此，秘書能否做到“謀”而有據(jù)至關(guān)重要。

4目前我國存在的對秘書參謀活動(dòng)的偏見

（1）否定秘書的參謀活動(dòng)。有些人認(rèn)為，秘書的工作不過是收收發(fā)發(fā)，抄抄寫寫，接接電話，送客人，什么輔助決策、參謀職能都是杜撰出來的。也有人會(huì)以海外秘書只是給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供事務(wù)性服務(wù)為理由來否定秘書的參謀活動(dòng)。這些認(rèn)識(shí)都是錯(cuò)誤的。古代的知天通地的“巫”、“史”進(jìn)行占卜活動(dòng)，征詢天意，實(shí)際上是為統(tǒng)治者出謀劃策。社會(huì)發(fā)展到今天，一個(gè)領(lǐng)導(dǎo)者遇到的情況更為復(fù)雜，更加需要?jiǎng)e人的參謀輔助，以保證決策的正確性、科學(xué)性。企業(yè)秘書部門及秘書人員的參謀活動(dòng)，除了為領(lǐng)導(dǎo)決策獻(xiàn)計(jì)獻(xiàn)策外，還更多地表現(xiàn)在日常工作中的建議和意見，草擬文稿、處理信息、提供辦會(huì)的建議和方案等等，都是一種參謀活動(dòng)。

（2）夸大秘書的參謀活動(dòng)。也有些人認(rèn)為秘書參謀活動(dòng)等同于國外的“思想庫”、“知囊團(tuán)”，把秘書個(gè)人活動(dòng)比之為領(lǐng)導(dǎo)的高參。但秘書的參謀活動(dòng)與廣義的參與決策或出謀劃策性質(zhì)的參謀活動(dòng)是有區(qū)別的，它是一種有限的出謀獻(xiàn)策性的參謀活動(dòng)。秘書的參謀活動(dòng)不具有獨(dú)立性，秘書的參謀活動(dòng)從屬于領(lǐng)導(dǎo)者的工作思路和領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍，秘書參謀活動(dòng)是從領(lǐng)導(dǎo)主觀上的意圖出發(fā)，力求符合客觀實(shí)際的思維活動(dòng)。秘書只有在領(lǐng)導(dǎo)的職能范圍內(nèi)提出的參謀建議，才具有針對性和實(shí)際參考價(jià)值。

給秘書的參謀活動(dòng)以一個(gè)正確的定位，目的是全面認(rèn)識(shí)和充分發(fā)揮秘書在管理中的作用。領(lǐng)導(dǎo)需要秘書為其直接服務(wù)，社會(huì)也需要穩(wěn)定的職業(yè)秘書人員。秘書人員認(rèn)識(shí)不到這一點(diǎn)，會(huì)給領(lǐng)導(dǎo)決策帶來干擾，影響領(lǐng)導(dǎo)決策的正確性和科性。

5提高秘書參謀活動(dòng)的建議

為了避免秘書參謀活動(dòng)的盲目性、被動(dòng)性，為領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施提供有效而必要的輔助，充分發(fā)揮秘書的參謀作用，秘書人員必須堅(jiān)持如下措施：

（1）秘書參謀的內(nèi)容必須與領(lǐng)導(dǎo)決策的需要相一致。領(lǐng)導(dǎo)決策過程貫穿于領(lǐng)導(dǎo)工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在一定條件下，領(lǐng)導(dǎo)決策正確與否直接影響著組織的前途。因此，保障和滿足領(lǐng)導(dǎo)的決策需要是秘書參謀的根本出發(fā)點(diǎn)。秘書參謀的內(nèi)容是由領(lǐng)導(dǎo)決策的形態(tài)決定的。領(lǐng)導(dǎo)決策形態(tài)的差異和變化，直接決定了秘書參謀內(nèi)容的變化。領(lǐng)導(dǎo)決策在不同時(shí)期有不同的特點(diǎn)，這是因?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)在社會(huì)發(fā)展的不同時(shí)期所要考慮解決的社會(huì)政治、經(jīng)濟(jì)、文化等方面的問題有所不同。領(lǐng)導(dǎo)決策的不同特點(diǎn)，直接影響著秘書參謀內(nèi)容的變化。

秘書參謀的內(nèi)容取決于領(lǐng)導(dǎo)決策的需要，又對領(lǐng)導(dǎo)決策的效果起著一定的制約作用。如果秘書為領(lǐng)導(dǎo)決策提供是過時(shí)的信息，那么領(lǐng)導(dǎo)以此為依據(jù)做出的決策就不是科學(xué)的。

（2）秘書參謀的時(shí)機(jī)必須與領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施的運(yùn)轉(zhuǎn)周期相吻合。領(lǐng)導(dǎo)決策的不同階段對秘書的參謀活動(dòng)有不同的要求，這些要求既體現(xiàn)在參謀的內(nèi)容方面也體現(xiàn)在參謀時(shí)機(jī)的選擇方面。秘書參謀的時(shí)機(jī)必須與領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施的周期相吻合。秘書參謀的時(shí)機(jī)取決于領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施周期所允許的時(shí)限。在決策付諸實(shí)施前，秘書必須完成實(shí)施方案的制定和落實(shí)計(jì)劃的全部準(zhǔn)備工作，否則就會(huì)貽誤和影響決策的落實(shí)。隨著社會(huì)變化節(jié)奏的加快，要求秘書參謀的實(shí)現(xiàn)進(jìn)程相應(yīng)加快，盡量縮短各項(xiàng)具體工作所占用的時(shí)間。

秘書參謀從屬于領(lǐng)導(dǎo)工作，所以領(lǐng)導(dǎo)決策及其實(shí)施的周期對秘書參謀時(shí)機(jī)的制約是主要的，而秘書參謀時(shí)機(jī)對領(lǐng)導(dǎo)決策及實(shí)施周期的影響是次要的。但我們必須認(rèn)識(shí)到，這種影響是客觀存在的。

（3）秘書參謀的方式必須與領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)相適應(yīng)。秘書參謀服務(wù)的對象是具有不同個(gè)性特點(diǎn)的領(lǐng)導(dǎo)者，領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)往往會(huì)響秘書參謀的效果。準(zhǔn)確地把握領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)是秘書參謀活動(dòng)取得最佳效果的前提。秘書的參謀服務(wù)方式只有與領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)相適應(yīng)，才能取得較好的效果。

秘書參謀活動(dòng)有各種不同的方式，具體到每一位秘書應(yīng)采用何種參謀方式完全取決于領(lǐng)導(dǎo)者的個(gè)性特點(diǎn)。秘書人員只有準(zhǔn)確地把握他們的不同個(gè)性特點(diǎn)，有針對性地選用最恰當(dāng)?shù)姆绞教峁﹨⒅\服務(wù)，才能取得最佳的參謀效果。一句話，秘書在提參謀性意見的時(shí)候必須先選準(zhǔn)參謀方式，這是秘書參謀活動(dòng)中一個(gè)非常重要的問題，而選準(zhǔn)參謀方式的關(guān)鍵在于把準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)性的脈搏。

（4）秘書的參謀活動(dòng)必須與秘書人員的基本素質(zhì)相結(jié)合。秘書人員加強(qiáng)自身素質(zhì)的提高，要在德、智、才上下功夫。德，指的是政治素質(zhì)，主要是解決人的世界觀、人生觀、道德觀和行為準(zhǔn)則方面的問題。這是一個(gè)涉及政治方向、階級(jí)立場及工作原則的問題。在參謀素質(zhì)中，德是第一位的，要求以大局為重，立謀為公，不謀私利。智，指的是科學(xué)文化素質(zhì)。智力強(qiáng)弱，與參謀效果大小成正比。智是謀的基礎(chǔ)，多智才能多謀，足智才能善謀。才，指的是業(yè)務(wù)素質(zhì)，也就是謀劃的能力。有參謀之心，無參謀之才，只能望洋興嘆。沒有良好的素質(zhì)連一般秘書工作做起來都感吃力，做參謀工作自然力不從心，多謀善斷更無從談起。秘書工作者必須充分認(rèn)識(shí)素質(zhì)對于參謀效果的重要作用，正視自身素質(zhì)的不足，實(shí)現(xiàn)單純“助手型”向“參謀型”素質(zhì)的轉(zhuǎn)變。

總之，在現(xiàn)代領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)中，秘書的參謀活動(dòng)是秘書的重要工作，它既迎合了現(xiàn)代組織管理體系的需要,也是秘書自身素質(zhì)發(fā)展的必然,更是領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)效率和效益的可靠保證。因此秘書只有根據(jù)時(shí)代要求不斷完善自我,努力提高素質(zhì),充分發(fā)揮參謀職能作用,才能真正成為一名優(yōu)秀的秘書。

參考文獻(xiàn)

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［2］方習(xí)文主編.秘書原理與實(shí)務(wù)［M］.廣州：廣東大學(xué)出版，2006.

［3］陸瑜芳編著.秘書學(xué)概論［M］.上海：復(fù)旦大學(xué)出版社，2005.

［4］宋斌著.秘書學(xué)系統(tǒng)［M］.武漢：湖北人民出版社，2000.

摘要：秘書的參謀活動(dòng)對領(lǐng)導(dǎo)活動(dòng)有著重要的作用。正確認(rèn)識(shí)這個(gè)問題有著重要的現(xiàn)實(shí)意義。從提高我國秘書參謀活動(dòng)的必要性出發(fā)，對秘書參謀活動(dòng)的特點(diǎn)和原則做了說明，并對提高秘書的參謀活動(dòng)提出了建議。

關(guān)鍵詞：秘書；參謀活動(dòng)；領(lǐng)導(dǎo)決策；決策效率