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摘要：企業(yè)檔案信息化平臺作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一項基礎(chǔ)性條件。加快推動企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)，是適應(yīng)信息化時代企業(yè)檔案管理的必要舉措，對提升企業(yè)檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實意義。本文針對企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)面臨的障礙，以及平臺建設(shè)的內(nèi)容，提出了具體的建設(shè)對策措施，有一定的參考借鑒價值。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；檔案信息化；平臺建設(shè)

企業(yè)檔案信息化管理，是指利用計算機為主的智能化手段計劃、組織、協(xié)調(diào)和指揮企業(yè)檔案管理。企業(yè)檔案信息化管理平臺，則是由計算機軟硬件、網(wǎng)絡(luò)及其他設(shè)備組成，以及多媒體、信息通信網(wǎng)絡(luò)技術(shù)應(yīng)用，實現(xiàn)企業(yè)檔案信息數(shù)字化傳遞、程序化處理，從而為企業(yè)檔案提供標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化管理系統(tǒng)。一言以蔽之，企業(yè)檔案信息化管理平臺，是由硬件設(shè)備與軟件工具共同組成的企業(yè)檔案信息資源與企業(yè)公共信息傳遞系統(tǒng)相結(jié)合而形成的計算機服務(wù)平臺。企業(yè)檔案信息化平臺作為信息化建設(shè)的重要手段和內(nèi)容之一，也是實現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理的一項基礎(chǔ)性工作。加快推動企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)，是適應(yīng)信息化時代企業(yè)檔案管理的必要舉措，對提升企業(yè)檔案管理能力和水平具有積極的現(xiàn)實意義。

1企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)面臨的障礙

信息化快速發(fā)展時代，企業(yè)檔案信息化管理面臨諸多挑戰(zhàn)，迫切需要加快推進信息化管理平臺建設(shè)。

1.1管理觀念滯后

在激烈的市場競爭環(huán)境下，企業(yè)重生產(chǎn)、輕檔案管理的現(xiàn)象較為普遍，對企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)缺乏足夠重視。就檔案管理而管理的落后的企業(yè)檔案管理念較為突出，企業(yè)生產(chǎn)者、經(jīng)營者和管理者未能樹立“大檔案”管理理念，沒有充分認識到企業(yè)檔案實際上就是企業(yè)重要資源，企業(yè)檔案信息實際就是企業(yè)重要資產(chǎn)，導(dǎo)致企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)過于重視企業(yè)檔案管理的效率和便捷性，遷移保管、容災(zāi)備份、實時歸檔及開發(fā)利用等方面重視不夠。

1.2標(biāo)準(zhǔn)體系滯后

作為市場主體，企業(yè)在其生產(chǎn)、經(jīng)營、管理過程中產(chǎn)生大量檔案，包括文書檔案、科技檔案、人事檔案、基建檔案等，使企業(yè)檔案管理更具復(fù)雜性、特殊性。為此，國家檔案局先后出臺了《企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)指南》《企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理指南》《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》等，推進企業(yè)檔案信息化建設(shè)。但企業(yè)檔案管理軟件、管理信息系統(tǒng)及硬件平臺紛繁復(fù)雜，系統(tǒng)之間不兼容、不統(tǒng)一現(xiàn)象較為普遍。如，企業(yè)文書檔案管理系統(tǒng)、會計檔案管理系統(tǒng)、人事檔案管理系統(tǒng)等，各檔案信息管理系統(tǒng)之間相對“孤立”，導(dǎo)致信息資源相互“隔絕”，缺乏統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的信息化管理平臺標(biāo)準(zhǔn)體系。

1.3信息人才缺乏

信息化管理形勢下企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)，實現(xiàn)了企業(yè)檔案信息資源的集中、統(tǒng)一管理，這就需要一支既熟練掌握檔案業(yè)務(wù)知識，又掌握計算機信息技術(shù)應(yīng)用的復(fù)合型人才隊伍。但從企業(yè)現(xiàn)狀看，檔案管理隊伍中普遍存在知識結(jié)構(gòu)單一、年齡結(jié)構(gòu)老化、身份結(jié)構(gòu)多樣（身兼數(shù)職），復(fù)合型信息人才缺乏等突出問題，不能滿足工作需要。

2企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)內(nèi)容

企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)是企業(yè)信息化建設(shè)的重要組成部分，也是實現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部檔案資源集成、檔案業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，建立適應(yīng)信息時代檔案管理模式的必然要求，對提升企業(yè)檔案信息化管理水平具有重要意義。企業(yè)檔案信息化平臺應(yīng)該是一個綜合性檔案信息化管理平臺，包括企業(yè)檔案管理、資料管理、檔案利用和資料利用四個子系統(tǒng)，涵蓋系統(tǒng)管理、后臺管理、服務(wù)指南、個人中心等功能板塊，實現(xiàn)企業(yè)檔案著錄、保管、檢索、統(tǒng)計、利用等管理功能。

2.1檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對接

隨著信息技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營、管理中的應(yīng)用，90%企業(yè)管理類檔案資料由辦公OA系統(tǒng)產(chǎn)生。電子文件數(shù)量大、傳播速度快、系統(tǒng)依賴性強，信息格式多樣。因此，在“單套制”管理趨勢下，應(yīng)構(gòu)建企業(yè)檔案管理子系統(tǒng)與企業(yè)OA辦公系統(tǒng)對接，實現(xiàn)電子文件在線歸檔。2.1.1統(tǒng)一、規(guī)范企業(yè)檔案形成條件。企業(yè)文件運行結(jié)束，利用系統(tǒng)接口做到同步在線歸檔。2.1.2注重企業(yè)特殊、重要檔案及時歸檔。如，利用特征字段篩選出企業(yè)紅頭文件，增強企業(yè)檔案歸檔完整性。2.1.3明確電子檔案歸檔條件。經(jīng)接收、審核、登記、管理、保存等完整流程的企業(yè)電子文件方可納入歸檔范疇。2.1.4確定電子文件接收。利用檔案管理子系統(tǒng)與OA系統(tǒng)對接，分門別類地將OA系統(tǒng)中的電子文件歸入對應(yīng)的企業(yè)檔案管理模塊，根據(jù)企業(yè)檔案檔號組成規(guī)則自動生成檔號，予以歸檔。

2.2資料管理系統(tǒng)與PLM系統(tǒng)對接

PLM（ProductLifecycleManagement，簡稱PLM），表示產(chǎn)品生命周期。PLM系統(tǒng)與企業(yè)資料管理對接，形成將所有與企業(yè)產(chǎn)品相關(guān)的文件信息進行全生命周期管理的信息系統(tǒng)。PLM系統(tǒng)中將作為企業(yè)產(chǎn)品檔案前身的企業(yè)不同版本圖紙、技術(shù)文件納入歸檔管理范疇。鑒于企業(yè)傳統(tǒng)CAD圖紙、縮微膠片、紙質(zhì)檔案等載體形式保存于檔案庫房，在企業(yè)檔案管理子系統(tǒng)中，對企業(yè)產(chǎn)品檔案資料進行邏輯歸檔，將企業(yè)檔案管理子系統(tǒng)與PLM系統(tǒng)對接，在沒有改變企業(yè)原文件存儲位置及方式的前提下，根據(jù)企業(yè)產(chǎn)品資料關(guān)鍵字段同步條目數(shù)據(jù)，結(jié)合產(chǎn)品資料類別與圖號匹配規(guī)則，實現(xiàn)條目數(shù)據(jù)自動分類，形成企業(yè)產(chǎn)品資料總賬目與分類賬目，利于后期的查詢、利用和管理。

2.3加強企業(yè)檔案業(yè)務(wù)流程管理

將企業(yè)檔案收集、整理、鑒定、保管、編目、編研、利用和統(tǒng)計等環(huán)節(jié)內(nèi)容納入計算機管理，實現(xiàn)企業(yè)檔案收集、查詢、借閱、歸還等工作流程的申請、審批、登記、歸還、銷毀等流程網(wǎng)上流轉(zhuǎn)。借助計算機信息技術(shù)，不斷優(yōu)化企業(yè)檔案管理流程。具體可在檔案管理系統(tǒng)中設(shè)置自動生成系統(tǒng)，制作《企業(yè)檔案查詢、借閱申請及處理單》，處理單包括申請、審批、辦理、歸還等業(yè)務(wù)流程。每一個流程需要填寫相應(yīng)內(nèi)容，方可完成相應(yīng)流程內(nèi)容。如，“申請”環(huán)節(jié)需要填寫案卷題名、檔號、密級、申請單位、申請人、申請原因等；“審批”環(huán)節(jié)需要填寫項目主管領(lǐng)導(dǎo)、保密辦審核、公司領(lǐng)導(dǎo)簽名及簽批日期等。

3企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)對策

企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)是一項基礎(chǔ)性、長期性工作，需從軟件、硬件兩個方面入手。既要做好企業(yè)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)、加大檔案管理軟件設(shè)備投入，也應(yīng)優(yōu)化企業(yè)檔案管理系統(tǒng)設(shè)計，加強人才隊伍建設(shè)。

3.1構(gòu)建檔案信息化管理系統(tǒng)

企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)，其核心內(nèi)容是要搭建企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，并將企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)與OA辦公系統(tǒng)、PLM系統(tǒng)，以及管理系統(tǒng)相對接，將企業(yè)檔案收集、整理、鑒定等各個環(huán)節(jié)納入計算機信息管理系統(tǒng)。應(yīng)利用檔案管理系統(tǒng)對企業(yè)檔案信息進行管理、維護及備份，最終實現(xiàn)企業(yè)檔案數(shù)據(jù)處理、業(yè)務(wù)流程管理和檢索查閱利用平臺集成化管理。

3.2加大系統(tǒng)設(shè)備投入

企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)離不開軟硬件的投入，需要立足企業(yè)檔案管理需要，加大企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)所需的系統(tǒng)設(shè)備投入力度。將檔案信息化平臺建設(shè)編入企業(yè)信息化規(guī)劃，配備計算機、掃描儀、數(shù)碼相機、裝訂機、打印機、存儲設(shè)備、專業(yè)掃圖儀等硬件設(shè)備，還要配齊相應(yīng)的檔案信息化管理應(yīng)用軟件系統(tǒng)，如，紫光檔案管理軟件BS版、OCR軟件，專業(yè)檔案掃描軟件或檔案平臺集成，定期做好信息化管理系統(tǒng)的升級，使企業(yè)檔案信息化管理始終處于先進水平。

3.3優(yōu)化系統(tǒng)內(nèi)容設(shè)計

企業(yè)檔案信息化平臺系統(tǒng)架構(gòu)應(yīng)包括收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計查詢和檔案借閱、系統(tǒng)管理模塊等組成；安全系統(tǒng)設(shè)計包括應(yīng)用系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)，采用SSL協(xié)議加強外部訪問數(shù)據(jù)加密處理；利用Webservice技術(shù)構(gòu)造文件自動分類歸檔引擎，實現(xiàn)企業(yè)檔案文件自動導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)及歸檔管理。

3.4強化人才隊伍建設(shè)

信息化人才隊伍建設(shè)是企業(yè)檔案信息化平臺建設(shè)的重要支撐和保障。3.4.1立足企業(yè)檔案信息化管理平臺建設(shè)和后期管理需要，加大人才引進力度，重點是加大計算機信息技術(shù)人才引入，持續(xù)優(yōu)化企業(yè)檔案管理人才的年齡、知識結(jié)構(gòu)。3.4.2做好現(xiàn)有檔案人員業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)，重點是加強計算機信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)，以及檔案信息化管理軟件應(yīng)用的知識輪訓(xùn)。通過走出去、請進來等方式，持續(xù)加大檔案隊伍建設(shè)，將檔案信息化納入隊伍建設(shè)重要內(nèi)容，不斷提升企業(yè)檔案工作人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)。

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作者：趙柏葉