導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案管理與服務(wù)模式革新策略一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：當(dāng)前信息技術(shù)不斷發(fā)展，為各行各業(yè)帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇，也給企業(yè)的檔案管理和檔案服務(wù)模式革新提出了新的要求。為促使檔案管理工作適應(yīng)當(dāng)前的信息化背景，需要運(yùn)用更多的科學(xué)技術(shù)，提升企業(yè)檔案管理與服務(wù)的質(zhì)量。文章通過(guò)分析企業(yè)檔案管理工作的改革趨勢(shì)，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀，提出了具體的改革策略，對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作有著重要的指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)模式

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理工作已經(jīng)不能夠適應(yīng)當(dāng)前的信息化時(shí)展要求，企業(yè)需要改變管理模式和服務(wù)模式，不斷適應(yīng)當(dāng)前的時(shí)代趨勢(shì)，讓企業(yè)獲得更好的發(fā)展。這種情況下，作為企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)該堅(jiān)持創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，改進(jìn)落后的檔案管理模式，積極開(kāi)展企業(yè)信息化建設(shè)，推動(dòng)其管理工作符合時(shí)代要求。

一、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理與服務(wù)模式發(fā)展趨勢(shì)

（一）信息的多樣化。當(dāng)前的信息檔案管理工作中，檔案有著不同的類別且信息較為復(fù)雜、多元化，從而造成大量繁重的工作，影響檔案管理的順利進(jìn)行[1]。對(duì)于企業(yè)的檔案管理工作來(lái)說(shuō)，管理的方向應(yīng)該朝著信息化方向改變，這樣能夠幫助種類繁多的檔案信息進(jìn)行分類，對(duì)企業(yè)的檔案管理和檔案調(diào)取有著重要的指導(dǎo)意義，促進(jìn)企業(yè)的檔案管理工作順利進(jìn)行，幫助企業(yè)更好的發(fā)展。（二）內(nèi)容的隱秘性。在信息化時(shí)代，信息技術(shù)為企業(yè)的檔案管理工作提供了非常便捷的方式，但是由于互聯(lián)網(wǎng)的萬(wàn)物互聯(lián)、互通互近等特點(diǎn)，加大了信息泄露的可能性。所以在今后開(kāi)展企業(yè)檔案管理工作中，相關(guān)人員應(yīng)該加強(qiáng)檔案保管的隱秘性和加密性。特別對(duì)于企業(yè)的重要信息要由專人進(jìn)行管理，對(duì)于極為關(guān)鍵的信息應(yīng)由公司的管理高層掌握密碼，確保公司的機(jī)密不外漏，減少企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，避免發(fā)生不必要的損失。（三）信息的實(shí)時(shí)性。信息化時(shí)代的不斷發(fā)展，企業(yè)獲得了更多的信息，可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)、市場(chǎng)調(diào)研或者基層部門反饋等多種方式得到信息，使信息表現(xiàn)出了突出的時(shí)效性，有助于企業(yè)實(shí)時(shí)掌握市場(chǎng)的變動(dòng)情況。同時(shí)，在互聯(lián)網(wǎng)信息化大背景下，通過(guò)相關(guān)檔案管理工作人員利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，對(duì)信息本身進(jìn)行深入分析，可以為企業(yè)提供具有更高價(jià)值的信息。

二、當(dāng)前企業(yè)檔案信息化管理與服務(wù)模式發(fā)展問(wèn)題分析

（一）檔案管理體系不健全。當(dāng)前有一些企業(yè)的檔案管理工作機(jī)制不夠健全，管理制度和管理責(zé)任體系不完善，檔案的保存和使用、借閱和移交等方面的制度都存在著較大的問(wèn)題，導(dǎo)致檔案管理工作效率低下。再加上部分企業(yè)對(duì)檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為檔案管理沒(méi)有利用的價(jià)值，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作抱著可有可無(wú)的態(tài)度，導(dǎo)致具體負(fù)責(zé)人也缺乏對(duì)檔案管理工作價(jià)值的正確認(rèn)知。在一定程度上促使企業(yè)檔案管理制度不完善、體系不健全的問(wèn)題更加嚴(yán)重。輕則導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂無(wú)利用價(jià)值，重則因重要檔案的遺失而導(dǎo)致重大經(jīng)濟(jì)損失。（二）檔案管理工作人員素質(zhì)不高。根據(jù)調(diào)查走訪發(fā)現(xiàn)在很多企業(yè)中從事檔案管理工作的人員一般身兼數(shù)職，不僅不能認(rèn)識(shí)到該項(xiàng)工作的重要性，而且缺乏一定的專業(yè)技能，導(dǎo)致工作出現(xiàn)較多失誤。再加上計(jì)算機(jī)、互聯(lián)網(wǎng)的快速發(fā)展、檔案工作軟件更新速度變快，企業(yè)本身也沒(méi)有足夠重視員工的工作態(tài)度和管理技能提升，缺乏對(duì)工作人員的培訓(xùn)，促使工作人員知識(shí)框架和專業(yè)能力缺失，最終造成企業(yè)檔案管理工作效率低下[2]。（三）管理方法相對(duì)陳舊。隨著時(shí)代的進(jìn)步，信息化建設(shè)越來(lái)越重要，不論是在企業(yè)的運(yùn)營(yíng)還是管理過(guò)程中，信息技術(shù)都發(fā)揮著令人不可輕視的作用。但是在當(dāng)前的檔案管理工作中，還存在著一些管理方法陳舊、管理措施不到位的問(wèn)題。很多企業(yè)依然運(yùn)用的是傳統(tǒng)管理方式，單憑人工去記錄檔案以及通過(guò)檔案統(tǒng)計(jì)冊(cè)的方式進(jìn)行管理。不僅嚴(yán)重增加了工作量，而且會(huì)給今后的檔案管理造成一定困難，甚至導(dǎo)致許多檔案不能有效利用，嚴(yán)重浪費(fèi)了企業(yè)資源。

三、信息化背景下檔案管理與服務(wù)模式革新策略

（一）完善檔案信息化管理制度。信息化檔案滿足了不同人群對(duì)信息獲取的需要，數(shù)字檔案保障了民眾所需要的信息的準(zhǔn)確性、完整性，還保證了信息獲取的快速性，便捷性。信息化檔案也對(duì)檔案管理工作體系提出了更高的要求，在檔案信息化管理制度建設(shè)過(guò)程中，為了保證信息的系統(tǒng)化與信息系統(tǒng)管理的連續(xù)性，充分發(fā)揮信息化背景下檔案管理與運(yùn)行模式實(shí)用價(jià)值，應(yīng)在信息化背景下檔案管理與服務(wù)模式革新目標(biāo)明確的基礎(chǔ)上，將檔案信息化管理制度作為當(dāng)前信息化檔案建設(shè)的第一要?jiǎng)?wù)。檔案信息化管理制度的關(guān)鍵在于將館藏信息編成可以傳遞的數(shù)字化信息后，結(jié)合企業(yè)需要，根據(jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》《中華人民共和國(guó)檔案法》，面對(duì)企業(yè)在履行職能、加強(qiáng)內(nèi)部管理等工作中形成的具有參考利用價(jià)值的電子文件，制定與企業(yè)管理需求相符合的管理制度?？紤]到電子文件大多以數(shù)碼形式記錄在磁盤、磁帶、光盤等載體中，其可以通過(guò)通信網(wǎng)絡(luò)傳輸，在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)閱讀。因此首先可以依據(jù)檔案工作集中科學(xué)管理的方針，明確企業(yè)綜合檔案室在電子文件管理中的責(zé)任，如對(duì)電子文件歸檔指導(dǎo)、接收后編目、提供利用、保存管理、驗(yàn)收等責(zé)任。其次，明確要求各部門構(gòu)建電子文件歸檔制度，制定兼職檔案員，負(fù)責(zé)部門電子文件歸檔、整理、收集管理。同時(shí)為保證電子文件歸檔真實(shí)性、完整性、可利用性，應(yīng)根據(jù)圖像文件、影像文件、超媒體鏈接、圖形文件、文本文件等歸檔電子文件類型，明確電子文件歸檔范圍、密級(jí)劃分及保管期限。最后，從邏輯歸檔（依托計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的電子文件移交）、物理歸檔（依托光盤、硬磁盤的脫機(jī)保持）兩個(gè)方面，明確歸檔時(shí)間及移交載體檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)，保證電子化儲(chǔ)存過(guò)程安全規(guī)范。（二）加強(qiáng)復(fù)合型人才培養(yǎng)。數(shù)字檔案是信息時(shí)代不可缺少的組成部分。在信息時(shí)代，所有事物都朝著信息化的方向發(fā)展，信息時(shí)代的到來(lái)為檔案管理工作帶來(lái)了發(fā)展契機(jī)[3]。通過(guò)信息技術(shù)的參與，可以促使以往儲(chǔ)存量、交互量十分巨大的檔案館庫(kù)存信息管理變得非常便捷，為信息傳遞提供了有效的方式。而企業(yè)檔案管理人員直接影響了檔案管理質(zhì)量。一方面，要根據(jù)信息時(shí)代檔案管理要求調(diào)整人員工作安排、工作內(nèi)容的基礎(chǔ)上，應(yīng)加強(qiáng)管理工作人員在知識(shí)結(jié)構(gòu)、多媒體技能培訓(xùn)的重視。制定有針對(duì)性的人員培訓(xùn)教育方案，綜合利用內(nèi)部教育、專家講座、遠(yuǎn)程教育等方式提高內(nèi)部人員工作意識(shí)及能力，為信息化時(shí)代檔案管理效率、質(zhì)量提升提供依據(jù)。另一方面，傳統(tǒng)的檔案管理需要查閱龐大的紙質(zhì)檔案，由于紙質(zhì)檔案在查閱時(shí)需要搬動(dòng)，對(duì)檔案管理人員的體力提出了新的要求，加重了檔案管理工作人員的負(fù)擔(dān)。而數(shù)字檔案并不需要龐大的紙質(zhì)文檔，查閱時(shí)只需檢索相對(duì)應(yīng)的數(shù)據(jù)，整個(gè)過(guò)程較為方便快捷。面對(duì)管理內(nèi)容不斷豐富、資料承載體系和載體日益增多的檔案資源，企業(yè)應(yīng)構(gòu)建定期更新、完善的人員培訓(xùn)教育機(jī)制及激勵(lì)制度。鼓勵(lì)檔案管理人員主動(dòng)與其他業(yè)務(wù)部門聯(lián)系，了解多級(jí)部門信息管理需求，主動(dòng)提升自身業(yè)務(wù)能力，滿足信息化時(shí)代檔案管理要求。（三）升級(jí)檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行機(jī)制?？紤]到信息化背景下檔案管理與服務(wù)是一項(xiàng)工作量比較繁雜的任務(wù)，需要依據(jù)檔案實(shí)體將檔案目錄和檔案內(nèi)容進(jìn)行比對(duì)、剖析以及檔案目錄修訂的一種工作。針對(duì)以往檔案管理工作難度大、錯(cuò)誤率高的情況，可以利用新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)（RFID），構(gòu)建自動(dòng)化、信息化、智能化檔案管理系統(tǒng)，為檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行效率、綜合實(shí)力同步提升提供依據(jù)?；赗FID的智能檔案管理系統(tǒng)主要是依托計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)、無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)，從檔案存檔、借閱、生成、查找、安全、盤點(diǎn)等各個(gè)環(huán)節(jié)入手，以無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)為信息存儲(chǔ)媒介，在手持終端、通道式RF讀寫(xiě)設(shè)備、固定RF讀寫(xiě)器支持下，與后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)緊密配合，實(shí)現(xiàn)檔案資料查找、盤點(diǎn)、節(jié)約、歸還過(guò)程信息化、高效率管控。在整個(gè)過(guò)程中，管理系統(tǒng)可與現(xiàn)有監(jiān)控系統(tǒng)展開(kāi)聯(lián)動(dòng)，實(shí)現(xiàn)多級(jí)部門間檔案信息的無(wú)縫隙對(duì)接及實(shí)時(shí)、遠(yuǎn)距離交換傳遞。如果檢測(cè)到的信息不準(zhǔn)確，可以通過(guò)智能檔案管理系統(tǒng)對(duì)信息及時(shí)處理、更正，確保信息的一致性。智能檔案管理系統(tǒng)主要包括查詢管理子系統(tǒng)（終端查詢、系統(tǒng)查詢）、存取管理子系統(tǒng)（檔案歸還、檔案借取、檔案存?。⒈P點(diǎn)管理子系統(tǒng)、環(huán)境監(jiān)測(cè)子系統(tǒng)、安保子系統(tǒng)（系統(tǒng)報(bào)警、門禁通道、視頻監(jiān)控）、RF數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)（數(shù)據(jù)庫(kù)、終端管理）幾個(gè)功能模塊。在具體系統(tǒng)搭建過(guò)程中，首先需要準(zhǔn)備1臺(tái)目錄服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、邏輯業(yè)務(wù)服務(wù)器及UHF讀寫(xiě)器、標(biāo)簽打印機(jī)、檔案架等。其中檔案架每一個(gè)檔案格子均具有對(duì)應(yīng)的UHF標(biāo)簽（通過(guò)特高頻UltraHighFrequency掃描標(biāo)簽），可滿足盤點(diǎn)、檔案存取需要。如在檔案盤點(diǎn)過(guò)程中，可以在檔案管理終端直接任務(wù)，將任務(wù)下發(fā)給邏輯業(yè)務(wù)服務(wù)器，隨后管理員可以根據(jù)RFID移動(dòng)終端上的提示進(jìn)行檔案格、對(duì)應(yīng)檔案標(biāo)簽信息讀取，完成一個(gè)檔案格盤點(diǎn)。隨后順次完成其他全部檔案格盤點(diǎn)；而在檔案存放時(shí)，操作員可以登錄類別、名稱、密級(jí)時(shí)間、編號(hào)等檔案信息，生成唯一的RF標(biāo)簽。根據(jù)RF標(biāo)簽信息在數(shù)據(jù)管理中心自動(dòng)分配貨架位置并進(jìn)行任務(wù)下發(fā)。在找到對(duì)應(yīng)位置后，可以進(jìn)行檔案電子標(biāo)簽、對(duì)應(yīng)存放位置電子標(biāo)簽存取，確認(rèn)上架。此外，為避免不法分子通過(guò)盜取信息資源危害信息化檔案的安全，應(yīng)在建設(shè)數(shù)字化檔案管理過(guò)程中，利用加密技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行加密保存。做好防火墻工作，為信息傳遞做好防護(hù)墻，從根本上切斷館內(nèi)本機(jī)網(wǎng)絡(luò)與外界網(wǎng)絡(luò)的聯(lián)系阻隔外界的非法網(wǎng)絡(luò)，保證信息的安全[4]。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)檔案信息化管理能夠?qū)崿F(xiàn)檔案快速上下架、批量處理、無(wú)紙化業(yè)務(wù)流程、多標(biāo)簽快速盤點(diǎn)，降低檔案丟失、私用風(fēng)險(xiǎn)，釋放檔案儲(chǔ)存空間。因此，為了促使檔案信息更好地服務(wù)于企業(yè)的發(fā)展，應(yīng)將現(xiàn)有的紙質(zhì)文檔進(jìn)行信息化處理的基礎(chǔ)上，制定更加完善的檔案信息化管理制度。依托現(xiàn)代技術(shù)構(gòu)建智能化檔案管理與服務(wù)模式運(yùn)行平臺(tái)，加強(qiáng)人員管理，為企業(yè)的發(fā)展提供充足支持。

參考文獻(xiàn)

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[4]王卉喬.以微信公眾號(hào)建設(shè)提升高校檔案館服務(wù)水平[J].中國(guó)檔案,2018(3):62-64.

作者:王寧 單位:中海油能源發(fā)展股份有限公司工程技術(shù)分公司