導(dǎo)語：檔案信息化建設(shè)現(xiàn)狀與對策分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

【摘要】隨著信息技術(shù)的蓬勃發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)在各個行業(yè)都得到了普遍的應(yīng)用，檔案管理也步入了新的征程。檔案不僅是數(shù)據(jù)的集合，也充分的反映了社會發(fā)展的歷程，是社會發(fā)展的縮影。必須通過科學(xué)的方法來加強對這些檔案的收集、管理和開發(fā)利用,確保這些檔案能夠更好的發(fā)揮其自身的價值。本文首先分析了實行檔案信息化的重要意義，在此基礎(chǔ)上分析了現(xiàn)行檔案管理制度存在的問題并提出了解決措施。

【關(guān)鍵詞】檔案；信息化建設(shè)；問題及對策

一、檔案信息化的意義

1.提升相關(guān)部門的業(yè)務(wù)能力。檔案管理對于某個組織內(nèi)部人員來說是對在職人員身份信息、能力水平、獎懲情況的匯總，信息化能有效幫助各類組織人事部門的相關(guān)工作，對人員調(diào)整有著十分積極的作用。檔案信息化對與相關(guān)人員的業(yè)務(wù)實操也有著至關(guān)重要的作用。政府制定政策最直接的參考依據(jù)就是歷史檔案，通過檔案里的案例，了解社會的變遷以及各類政策的優(yōu)劣，能有效的協(xié)助當(dāng)下進行決策。因此，檔案信息化能大大縮減政府人員查詢歷史檔案的時間，更重要的是，能做到案例重現(xiàn)和不斷積累，對政府的業(yè)務(wù)水平提升有著不可替代的作用。2.節(jié)約成本且安全。檔案信息化節(jié)省了大量的空間，也節(jié)約了大量的人力和物力資源。這些資源的節(jié)省將成本大大地削弱，能夠?qū)⒏嗟馁Y金用于基礎(chǔ)建設(shè)。此外，紙質(zhì)檔案的記載及保存都受到相關(guān)人員以及物理條件的制約，試想，若有一場大火發(fā)生，紙質(zhì)檔案的損失之大，而檔案信息化則在一定程度上避免了這些危險事故的影響。

二、檔案信息化建設(shè)過程中的主要問題

1.資金缺乏。隨著信息化技術(shù)的興起與發(fā)展，越來越多的機構(gòu)已經(jīng)增加了檔案信息化的工作，但是管理方法和管理設(shè)施卻沒有與時俱進。檔案管理設(shè)備是保證檔案信息化工作正常進行的重要保障，良好的管理條件是提高檔案管理效率的重要保證，不僅能夠促進檔案完整管理，還能促進檔案安全管理。但是，一些衛(wèi)生院檔案室所擁有的管理條件非常差，甚至沒有專門的檔案室，基礎(chǔ)管理設(shè)備落后，設(shè)施不健全。例如，檔案室空間狹小，潮濕，防潮、防火、防蟲工作不到位，致使檔案材料發(fā)霉、丟失、被蟲蛀等問題頻頻發(fā)生。2.工作人員專業(yè)素養(yǎng)缺乏。檔案信息化離不開專業(yè)人才的支撐。但是一些工作人員對于檔案信息化的重要性缺乏清晰的認識，認為這一工作對于整個機構(gòu)的高效運行沒有任何影響，觀念的不端正自然無法造就高效的工作。此外，檔案信息化工作人員自身理論知識儲備不足，實踐經(jīng)驗缺乏，責(zé)任意識差，對工作流程不甚了解等因素都會導(dǎo)致檔案信息化過程中風(fēng)險事件的發(fā)生。現(xiàn)階段檔案管理的專業(yè)人員比較缺乏，很多都是非專業(yè)人員，有些檔案管理人員只是在簡單培訓(xùn)后就上崗工作，對于相關(guān)操作流程缺乏了解，這對于檔案管理信息化建設(shè)工作來說是非常不利的。3.衛(wèi)生院檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度不完善。俗話說：“沒有規(guī)矩，不成方圓”。完善的管理制度對于規(guī)范相關(guān)人員的作為有著巨大的作用。而目前我國大多數(shù)機構(gòu)對檔案信息化并沒有制定出合理的制度，或者即使做出了規(guī)定也只是流于形式，并沒有切切實實貫徹落實到有關(guān)人員身上。對于各項操作流程以及規(guī)范，工作人員存在著不熟悉、不熟練的現(xiàn)象。所以，現(xiàn)如今企業(yè)在進行檔案管理信息化建設(shè)時面臨的一個重要問題就是檔案管理制度問題。與此同時，由于企業(yè)每個部門之間都與檔案部門有所關(guān)聯(lián)，完善檔案管理制度對企業(yè)其他部門的管理工作以及制度的完善起到引導(dǎo)作用。

三、檔案信息化建設(shè)問題的應(yīng)對策略

1.加大資金投入。良好的檔案管理設(shè)備是把該項工作落實好的基礎(chǔ)條件。第一，提升檔案管理工作的經(jīng)費，嚴禁挪用。檔案信息化管理雖然被歸為檔案管理部門的職責(zé)，但這并不意味著這項工作不需要其他部門的支持。應(yīng)當(dāng)加大經(jīng)費投入，及時更新檔案管理設(shè)備，以促進檔案管理部門不斷完善自己、提高自身的服務(wù)水平，提高工作質(zhì)量與效率。第二，深入挖掘檔案的價值。檔案并不是數(shù)據(jù)的堆砌，作為記載相關(guān)資料的重要文獻，檔案從側(cè)面反映了社會的發(fā)展，本身具有重大的應(yīng)用價值，只是人們忽略了其作用，沒有發(fā)現(xiàn)而已，因此，檔案管理部門要深入挖掘檔案的價值，促進檔案資料發(fā)揮更大的作用。2.組織工作人員學(xué)習(xí)，培養(yǎng)檔案標(biāo)準(zhǔn)化能手。工作人員是戰(zhàn)斗在檔案信息化的第一把手，他們的工作方式直接決定了檔案信息化的效率。因此，應(yīng)當(dāng)加大對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)力度，使之掌握必要的工作流程，了解工作標(biāo)準(zhǔn)，純熟運用各種管理軟件,保證信息渠道通暢,每年有資料匯總、統(tǒng)計、分析,主要數(shù)據(jù)上墻。此外，還應(yīng)當(dāng)做好信息的開發(fā)利用工作。可以開設(shè)必要的考核制度，引進競爭機制，只有合格后方能上崗。3.完善檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理工作標(biāo)準(zhǔn)化管理制度。良好的制度是保證檔案信息化的堅實基礎(chǔ)，檔案要求定期整理,及時更新,實行動態(tài)管理,不得有死檔、空檔出現(xiàn),要科學(xué)地運用檔案,每年進行一次更新、增補內(nèi)容及檔案分析,對衛(wèi)生院的病人狀況進行全面評估,并總結(jié)報告保存。檔案要專人、專室、專柜、分類、分組保存,檔案管理人員應(yīng)嚴格遵守保密紀(jì)律,確?；颊邫n案安全。為了促進檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理，還應(yīng)當(dāng)加強對有關(guān)工作人員的激勵。為了跟上信息化發(fā)展的腳步，應(yīng)該對相應(yīng)的管理制度進行不斷優(yōu)化和更新，確保在檔案管理信息化建設(shè)過程中煥發(fā)新的活力。

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作者:馬麗穎 單位:赤峰市紅山區(qū)接訪中心