導語：企業(yè)檔案信息化建設思考4篇一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

第一篇：施工企業(yè)科技檔案信息化建設路徑思考

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，檔案管理和服務工作也進入到了信息化時代，為其發(fā)展提供了難得的機遇，促使檔案管理和服務工作逐步向數(shù)字化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的方向發(fā)展；但是也帶來了一定的挑戰(zhàn)，無論是檔案管理工作，還是檔案服務工作，都需要有相應的改進和優(yōu)化。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗，對施工企業(yè)科技檔案信息化建設路徑進行了深入地探討，具有一定的參考價值。

關鍵詞：信息化；檔案管理；檔案服務

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的快速發(fā)展，施工企業(yè)科技檔案管理和服務工作也進入到了信息化時代，為其發(fā)展提供了難得的機遇，促使科技檔案管理和服務工作逐步向數(shù)字化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的方向發(fā)展；但是也帶來了一定的挑戰(zhàn)，無論是科技檔案管理工作，還是科技檔案服務工作，都需要有相應的改進和優(yōu)化。本文就施工企業(yè)科技檔案信息化建設路徑進行探討。

1強化科技檔案管理系統(tǒng)的建設

施工企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)是傳遞科技檔案信息、收集科技檔案信息、促進科技檔案信息應用的系統(tǒng)。眾所周知，施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營會受到科技檔案的較大影響，為了能夠?qū)⒖萍紮n案的作用予以最大化的發(fā)揮，需要建立完善科技檔案管理系統(tǒng)，強化科技檔案管理系統(tǒng)的建設，使之達到功能強大、內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)嚴謹?shù)墓τ?。第一，要對科技檔案管理系統(tǒng)的管理權限進行設置?？萍紮n案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲、維護等都需要指派專人來予以負責，全部進入到科技檔案管理系統(tǒng)的人員，都應該備注記錄；第二，要對科技檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲功能進行完善?？萍紮n案管理系統(tǒng)應該要支持存儲不同類型的信息文件，以及不同格式的信息文件，且信息存儲量要大；第三，要建立起快捷、便利的信息網(wǎng)頁瀏覽。信息網(wǎng)頁瀏覽的建立，有利于更加高效、更加快速地為用戶提供科技檔案信息服務。

2科技檔案信息資源建設

通常而言，科技檔案信息資源的建設主要包括2個方面：一方面，是數(shù)字化轉(zhuǎn)化原始館藏資源。眾所周知，在大規(guī)模應用計算機技術之前，施工企業(yè)的科技檔案信息資源基本都是以紙質(zhì)化為載體，這些歷史紙質(zhì)檔案在時間的流逝下已經(jīng)不同程度地出現(xiàn)了破損的現(xiàn)象，再加上歷史紙質(zhì)檔案會受到時間、地域的較大影響，不利于相關人員的有效使用，針對這種情況，應該將施工企業(yè)的紙質(zhì)科技檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，但值得注意的是，在掃描完紙質(zhì)檔案之后，要注意認真核對，以免出現(xiàn)掃描信息不對稱、掃描遺漏的問題出現(xiàn)。另一方面，要注意收集科技檔案的電子文件。電子文件主要包括2個方面，分別是新出現(xiàn)的科技檔案文件和已掃描的紙質(zhì)檔案，注意要對其格式予以規(guī)范，并且對收集時間、收集人員進行注明。

3創(chuàng)新檔案信息服務

施工企業(yè)檔案管理工作人員在信息化背景下要勇于解放思想，對科技檔案信息服務觀念勇于創(chuàng)新。第一，對科技檔案信息資源共享平臺予以充分利用，對科技檔案信息利用途徑予以深入地拓展，同時，改進科技檔案信息的宣傳方式，切實提升科技檔案信息的服務水平，實現(xiàn)科技檔案信息資源共享。第二，科技檔案信息價值的真正有效發(fā)揮需要建立在安全的基礎上，科技檔案信息服務更離不開安全。但是從目前來看，信息化的快速發(fā)展也帶來了系統(tǒng)癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴重威脅到了檔案信息安全，由此可見，務必要加強科技檔案信息安全。一是網(wǎng)站安全問題整改。對本單位網(wǎng)站存在的安全隱患，及時與網(wǎng)站開發(fā)維護公司對接，要求進行安全隱患整改和漏洞修補，并把整改情況反饋給上級檔案部門和公安分局網(wǎng)絡監(jiān)管部門。二是檔案信息管理系統(tǒng)安全自查。對正在使用中的檔案信息管理系統(tǒng)進行全面安全自查，梳理使用中發(fā)現(xiàn)的問題，列出整改清單，逐條進行整改。三是落實基層單位檔案信息安全管理工作。各個基層單位應該開展自查和整改工作，要求在使用檔案信息系統(tǒng)時做好相關安全管理工作。上級部門可以隨時進行系統(tǒng)后臺檢測和現(xiàn)場抽查，督促各單位安全措施落實到位。

4強化科技檔案信息的安全性建設

4.1加強科技檔案信息安全工作

一是在施工企業(yè)職工大會上及時傳達學習上級下發(fā)的科技檔案信息工作文件精神，進一步強化安全觀念，增強科技檔案信息安全意識。牢固樹立“信息安全，人人有責”的理念，提高科技檔案信息安全管理水平和網(wǎng)絡信息安全意識。制定完善《計算機設備管理辦法》《科技檔案信息系統(tǒng)安全運維管理辦法》等內(nèi)部管理制度，建立了以各單位負責人為第一責任人的安全管理責任制，并制訂安全管理細則，實行安全責任層級管理，全面落實網(wǎng)絡及信息安全責任。二是結(jié)合當前開展的標準化試點工作和績效考評的相關規(guī)定，進一步健全完善科技檔案信息安全制度建設。規(guī)范管理、規(guī)范操作，統(tǒng)一制作內(nèi)外網(wǎng)識別標簽，在內(nèi)外網(wǎng)設備和接口的醒目位置分別張貼，杜絕因誤插網(wǎng)線出現(xiàn)違規(guī)外聯(lián)。嚴禁在內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡上接入無線路由器等無線設備，杜絕內(nèi)網(wǎng)及其終端違規(guī)外聯(lián)行為發(fā)生。三是加強對施工企業(yè)科技檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡的日常管理，加大日常宣傳和網(wǎng)絡安全檢查力度，讓安全防范意識固化職工頭腦。不定期組織人員對科技檔案信息系統(tǒng)進行定期與不定期安全檢查，實時監(jiān)控網(wǎng)絡的運行狀況，按時升級系統(tǒng)補丁，增強對病毒攻擊的防御力，及時發(fā)現(xiàn)處理網(wǎng)絡運行中出現(xiàn)的問題，確?？萍紮n案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡安全。

4.2加強科技檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡的實時監(jiān)測

網(wǎng)絡檢測是指對網(wǎng)絡對象的安全性進行信息反饋、信息監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡中存在著數(shù)據(jù)傳輸?shù)那闆r，那么可通過神經(jīng)網(wǎng)絡數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、入侵檢測等多種措施來對數(shù)據(jù)的正常與否予以判斷，進而預測是否存在著異常數(shù)據(jù)流、非法數(shù)據(jù)流。此外，還可以采取相應的安全防范技術來將異常數(shù)據(jù)流、非法數(shù)據(jù)流誘導到偽服務器、偽主機上，最大限度地避免出現(xiàn)計算機網(wǎng)絡安全問題，確保科技檔案信息安全。

4.3建立起安全性控制的恢復與備份機制

安全控制是指在連接各個網(wǎng)絡服務設備之后所采取的安全保障措施，能夠有效地限制某些不合理控制。建立起安全性控制的恢復與備份機制，能夠有效地防止出現(xiàn)誤刪重要文件、惡意篡改重要文件等情況、值得注意的是，雖然恢復與備份機制能夠取得較好的效果，但是操作復雜，仍然存在著漏洞，還需要在未來的時間內(nèi)予以有效完善，提高成功率。

4.4不斷引入和更新網(wǎng)絡應用技術

施工企業(yè)可以積極引入信息加密技術、防病毒技術、防火墻技術、漏洞掃描技術等網(wǎng)絡應用技術。為了能夠增強安全防護力度，可同時采用網(wǎng)絡版病毒防護軟件和單機版病毒防護軟件，將單機版病毒防護軟件安裝在各個計算機單機上，將網(wǎng)絡版病毒防護軟件安裝在工作站，以便能夠遠程掃描數(shù)據(jù)資源，提高病毒清除效果和系統(tǒng)檢測效果。此外，有條件的單位還可以采取“生物識別技術”，生物識別技術包括人的面孔、骨架、指紋等人體特征，屬于加強版的身份驗證方式。

5結(jié)論

總之，要做好施工企業(yè)科技檔案信息化建設工作，才能夠使施工企業(yè)科技檔案工作步入現(xiàn)代化、制度化、科學化、規(guī)范化、信息化的管理軌道。

作者:田樹娟 單位:中鐵建大橋工程局集團第三工程有限公司

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第二篇：企業(yè)土地檔案信息化建設探討

一、土地檔案的含義及土地檔案管理的重要作用

1.土地檔案的含義。土地檔案是國土資源實踐活動中直接形成的具有保存價值并歸檔保存的文字、圖表、光盤、聲像、電子文件等材料，記載了土地資源開發(fā)、利用的全過程，包括土地調(diào)查、土地勘測、土地登記、土地規(guī)劃、土地流轉(zhuǎn)、土地糾紛解決等內(nèi)容。它是一種重要的具有長期查考、利用價值的信息資源。企業(yè)土地檔案反映著企業(yè)建設生產(chǎn)用地發(fā)展的歷史真實面貌。

2.土地檔案管理的作用。土地檔案是不同歷史時期土地檔案制度和措施的匯集，也是各項技術成果的真實記錄。它對于保護國土資源、合理開發(fā)、有效配置土地資源具有憑證、參考作用。它不僅是國土資源管理工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。土地檔案在土地管理工作的發(fā)展過程中，起著越來越重要的作用。土地檔案涵蓋了土地管理工作的方方面面，包括土地管理工作的政策、法規(guī)、典型經(jīng)驗、工作成就，編制機構(gòu)的歷史沿革等資料。從某種意義上講，土地檔案是土地管理工作的“史志”。

二、企業(yè)土地檔案管理的現(xiàn)狀

本公司企業(yè)土地檔案原由公司礦區(qū)服務事務部管理，2010年根據(jù)集團公司《中國石油天然氣集團公司土地管理辦法》規(guī)定，集團公司、所屬企業(yè)土地檔案的收集、整理、交接、歸檔、登記、利用及銷毀、應納入檔案管理體系統(tǒng)一管理。礦區(qū)將土地檔案移交給公司檔案館，其中大部分檔案均為紙質(zhì)檔案，由檔案袋分裝，管理提供利用特別不方便。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，土地檔案作為有效的法律憑證，其利用率也不斷擴大，重點是服務于本企業(yè)各項工作考點，法律監(jiān)督、經(jīng)濟建設等提供服務，以前檔案管理方式已不適應企業(yè)的發(fā)展，這樣大量的土地檔案需要進行信息化處理，通過數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡化管理來提高土地檔案的開發(fā)利用和服務效能。推進企業(yè)土地檔案信息化建設勢在必行。

三、企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.有利于保護檔案原件。企業(yè)檔案信息化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計算機，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時大大降低了檔案原件丟失的風險。使檔案原件管理起來更加的方便、可靠。

2.有利于檔案文件的歸檔。以往檔案的管理模式過于繁瑣，需要管理者通過手工工作來整理檔案和制作目錄。這樣耗費了管理者大量的精力和時間，并且容易造成一些錯誤。改動信息的時候更會引起一連串的連鎖反應，很是花費時間。信息化的管理方式就可以避免這個問題，只需要管理者利用計算機進行一些指令操作即可完成操作。大大節(jié)省了時間，也提高了工作的質(zhì)量和效率。

3.有利于檔案的整理和共享。一些職業(yè)部門要查閱檔案，要經(jīng)過很復雜的工序。需要領導的同意才能到檔案部門進行查閱。查閱可能要往返檔案部門多次，過程相當?shù)姆爆?。如果企業(yè)的檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進行檔案的共享，給予需要查閱檔案的部門一定的閱讀權限，就能完全避免這種情況的發(fā)生。

4.使檔案的檢索更加方便。以前檢索檔案，我們主要利用檔案管理者之前指定的目錄進行檢索，查詢檔案時相當?shù)馁M力。而且一旦原有的管理者調(diào)離或者辭職，新的管理者一時之間可能很難適應原來管理者所制定的目錄。這樣就會造成檢索檔案的時候速度很慢，費時費力，也達不到預期的效果。信息化管理檔案，我們利用計算機里的目錄對檔案進行檢索，更加迅速也更準確。而管理者指定的目錄也大體相同，很利于檢索。檢索時，會大大提高檔案管理者的工作效率。

四、加強管理，推進土地檔案管理信息化

1.制定完善的檔案制度。企業(yè)檔案信息化管理的進行必須要有一個完善的檔案制度作保證。制度必須規(guī)范化、程序化，而且能適應電子檔案的特點。這一制度要確保電子文件全過程的原始性、有效性和完整性，應包含多方面的內(nèi)容。主要制度應該有：設備維護管理制度、軟件的維護與應用規(guī)范、文件錄入更改的審批制度、系統(tǒng)安全與保密制度等。

2.加快硬件設施建設，實現(xiàn)裝備和技術的現(xiàn)代化。改善軟、硬件設施，提高信息化水平，配備必要的計算機和網(wǎng)絡硬件設施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡。計算機和網(wǎng)絡設施是實現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長久保存和共享利用的前提，是實現(xiàn)數(shù)字檔案管理各項功能的基本保障，企業(yè)應根據(jù)實際需要投入財力，配備必要的信息化硬件設施，包括計算機終端和打印機等外設、數(shù)字化掃描設備、光盤刻錄機、網(wǎng)絡服務器、數(shù)碼相機、數(shù)碼攝像機、路由器等網(wǎng)絡連接設備。

3.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。檔案工作人員必須進行各項技能培訓。檔案管理工作人員首先要明確自己的責任，重視檔案管理工作，其次要始終堅持提高自身專業(yè)知識水平，以適應不斷創(chuàng)新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢，用最短的時間系統(tǒng)地掌握最新的知識和技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎。

五、土地檔案管理信息化建設中存在的問題

（1）對土地檔案作用的認識不足，不重視信息化建設，認為土地檔案的管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益。導致領導者檔案意識淡薄，部分領導對檔案作用的認識不足，沒有把檔案管理工作放在應有的高度來抓，檔案信息化建設就更無從談起。（2）檔案管理信息化建設質(zhì)量有待提高。人才隊伍數(shù)量和質(zhì)量不足，缺乏對現(xiàn)代化管理科學和計算機功能的高層次認識。檔案人員隊伍年齡偏大，計算機業(yè)務和網(wǎng)絡技術能力偏低。（3）經(jīng)費投入不足。眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡化，管理服務的現(xiàn)代化，已成為當前檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時代的步伐，就必須加大投入，更新設備和技術，吸引高素質(zhì)人才。而目前企業(yè)由于各種原因?qū)Υ酥匾暡粔?，投入不足，?jīng)費問題成為制約檔案工作發(fā)展的一大因素。企業(yè)擁有的大量土地檔案，將這些檔案根據(jù)現(xiàn)實的需要，系統(tǒng)、有序地進行整理，把檔案信息轉(zhuǎn)化為動態(tài)的、增值的生產(chǎn)力要素，是土地檔案工作為經(jīng)濟建設服務的重要途徑。隨著科學技術的飛速發(fā)展，人類進入了信息化時代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無法滿足更多和更為廣泛的服務要求，檔案管理現(xiàn)代化、信息化也是發(fā)展的必然趨勢。

作者:賈春玲 單位:中國石油遼陽石化分公司

第三篇：企業(yè)檔案信息化建設改善措施

摘要：隨著科學技術的快速發(fā)展，計算機信息技術已經(jīng)廣泛的應用于各個行業(yè)中，尤其是在企業(yè)的檔案管理中得到了有效的應用，有效的提高了檔案管理水平，并且能夠促進檔案信息資源的開發(fā)和利用，真正的挖掘出檔案管理的內(nèi)在價值。企業(yè)檔案信息化建設已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢，對于促進企業(yè)的全面發(fā)展具有重要的意義。但是在企業(yè)檔案信息化建設的過程中還因為種種因素的限制而影響到信息化的進程，所以文章對于企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題進行分析，然后提出改善的措施，對于促進企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展進程具有重要的意義。

關鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設

企業(yè)檔案管理是對企業(yè)經(jīng)營發(fā)展過程中各項珍貴資料的記錄，通過對檔案信息資源的分析和研究，能夠更加詳細的了解企業(yè)發(fā)展過程中的真實狀態(tài)，從而為企業(yè)各個部門的發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)營決策的制定提供有利的參考依據(jù)。在信息傳遞速度高速發(fā)展的時代背景下，對企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要提高檔案信息資源的收集分析效率，而且還要充分的開發(fā)利用檔案信息資源。信息化建設是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，通過信息化模式的建設，可以創(chuàng)建檔案信息轉(zhuǎn)的共享平臺，不僅能夠加速檔案信息資源的傳播速度，而且能夠為深入的挖掘檔案信息資源，提高檔案信息的利用價值奠定堅實的基礎。

一、企業(yè)檔案信息化建設中存在的問題

（一）基礎設施配備不齊全

企業(yè)檔案信息化建設是對以往工作方式的一種創(chuàng)新，從檔案信息的收集錄入，到后期的整理以及開發(fā)利用等各個環(huán)節(jié)，都需要以計算機網(wǎng)絡為平臺進行處理和操作，所以需要依賴于先進的信息化設施。但是有些企業(yè)因為沒有認識到檔案信息化建設的重要性，所以并沒有投入足夠的資金購置基礎設施，在基礎設施配備不齊全的情況下，直接影響到檔案信息化建設的正常開展，對各個環(huán)節(jié)都會產(chǎn)生很大的影響。

（二）檔案信息化建設管理體系不完善

檔案信息化建設工作是一項比較復雜而系統(tǒng)的工作，所以需要建立完善的管理體系，對整個工作的開展制定詳細的規(guī)章制度。但是部分企業(yè)的檔案信息化建設管理體系不夠完善，相關的制度不夠全面，沒有根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實際制定適宜的管理策略，所以在檔案信息化建設工作開展的過程中缺乏可靠的依據(jù)，阻礙了檔案信息化建設的進程。

（三）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

在實行檔案信息化建設以后，各項工作的開展都需要在計算機網(wǎng)絡中完成，工作模式與以往完全不同，所以對檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具有扎實的檔案管理知識，同時還要熟練操作檔案管理軟件。但是在實際開展的過程中，卻因為缺少這種檔案和信息處理的復合型人才而影響到檔案信息化建設的進程。因為有些檔案管理人員從事傳統(tǒng)的檔案管理工作時間較長，對于全新的檔案管理模式不僅要有思想意識上的轉(zhuǎn)變，同時還要能夠熟練操作計算機管理軟件，所以一時還無法適應，在管理流程上還需要慢慢的熟悉，所以綜合業(yè)務素質(zhì)有待提升。

二、加強企業(yè)檔案信息化建設的建議

（一）加強檔案部門基礎設施建設

電子計算機具有運算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強以及自動進行運算等特點，在文件的管理上，運用計算機進行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認到期應銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運用計算機進行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。所以要從硬件上配備電子計算機，提高企業(yè)檔案室計算機和網(wǎng)絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)，使各項工作網(wǎng)絡化，加強檔案的利用，以達到資源共享的目的。

（二）完善檔案信息化管理體系建設

管理體系是開展檔案信息化建設的重要依據(jù)，所以需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實際，完善管理體系的建立，制定詳細的規(guī)章管理制度，為檔案信息化工作的高效開展提供有利的依據(jù)。對工作流程的實施，各個崗位的職責，開展工作過程中的各種注意事項等要有詳細的規(guī)定。新的檔案工作模式，需要有新的管理制度，并且能夠得到徹底的貫徹落實，由此才能夠為檔案信息化建設工作的開展提供有利的條件。

（三）加強檔案管理專業(yè)隊伍的建設

檔案管理人員的綜合業(yè)務素質(zhì)直接關系到企業(yè)檔案信息化建設工作的開展效率，所以需要加強對檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。新的檔案管理工作模式，思想意識上的轉(zhuǎn)變是重要的開始，所以要加強對檔案管理人員在工作理念上的教育培訓，使其深刻認識到檔案信息化建設工作的重要性，并且明確檔案信息化建設是時展的必然趨勢，所以在內(nèi)心深入認可這種全新的工作模式。然后加強對計算機軟件的操作培訓，從最為基礎的計算機操作到檔案管理軟件的使用，逐漸適應和熟練。檔案信息化建設工作不是一朝一夕就可以完成的，需要檔案管理人員有一個適應的過程，在不斷學習的過程中提高業(yè)務素質(zhì)，為檔案信息化建設的高效開展做出更大的貢獻。

三、結(jié)束語

檔案信息化建設工作的開展是時展的必然趨勢，是對檔案管理工作進行改革的重要手段，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無法適應時代的發(fā)展趨勢，所以急需進行檔案信息化建設。檔案信息化建設是一項復雜而系統(tǒng)的工作，需要建立完善的管理體系，并且健全各項規(guī)章管理制度，配備齊全的基礎設施，加強對檔案管理軟件的開發(fā)，提高檔案管理人員的綜合業(yè)務素養(yǎng)，從而為企業(yè)檔案信息化建設創(chuàng)造有利的條件，為促進企業(yè)的進一步發(fā)展奠定堅實的基礎。

作者:高丹 單位:中國聯(lián)合網(wǎng)絡通信有限公司大興安嶺地區(qū)分公司

參考文獻:

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第四篇：企業(yè)檔案信息化建設實踐與思考

摘要：隨著科學技術地不斷發(fā)展，中國社會已經(jīng)逐步進入了信息化時代。信息是企業(yè)發(fā)展的動力，信息化也是企業(yè)發(fā)展的趨勢，因此，企業(yè)檔案信息化建設需要得到更多的重視，相關工作人員應當對其進行深入地思考并進行實踐，把企業(yè)檔案信息化建設得更加完善。本文從檔案管理軟件、電子文檔的管理、庫存紙質(zhì)檔案信息化三個方面進行分析和思考。

關鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設；思考；實踐

目前是一個信息化的時代，企業(yè)檔案管理也應給適應當前的現(xiàn)狀，尋求管理方面的突破，而企業(yè)檔案信息化建設正是符合當前企業(yè)情況檔案管理的發(fā)展要求。企業(yè)的業(yè)務往來資料、賬務資料、人事資料等都是企業(yè)文檔的重要的組成部分，對于企業(yè)的生存和發(fā)展都有重要的意義。因此，把檔案文件進行系統(tǒng)的歸納和整理是非常必要的，而且隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化也是企業(yè)檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、檔案管理軟件

開發(fā)或者購買檔案管理軟件是檔案信息化建設的第一步，要想檔案信息化得到理想的效果，就必須合理選擇檔案管理軟件。不論企業(yè)是選擇開發(fā)或是直接購買檔案管理軟件，都應該以“實用”作為最主要的選擇標準，結(jié)合本單位的技術實力、資金水平、檔案室的規(guī)模等實際情況來進行檔案管理軟件的選擇。如果選擇了通用性檔案管理軟件，在進行實際工作時一定要根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、模式和工作習慣來進行相應地調(diào)整，讓檔案管理軟件更加適合于本單位的實際使用。在用戶和開發(fā)商的共同配合下，充分發(fā)揮檔案管理軟件的各項功能，逐步提高企業(yè)檔案信息化建設的質(zhì)量。

二、電子文檔的管理

電子文檔是指通過計算機、掃描儀、錄像機等現(xiàn)代科技設備，采用手動輸入或是掃描輸入等形式，經(jīng)過計算機專業(yè)的處理，把相關的電子文檔轉(zhuǎn)化為計算機能夠識別和處理的代碼，儲存在物理介質(zhì)上，并可以利用網(wǎng)絡系統(tǒng)進行傳輸?shù)臄?shù)字代碼。電子文檔就是檔案信息化的直接產(chǎn)物，如何保存有價值的電子文檔就是當前檔案部門首先要解決的問題。筆者認為需要注意以下幾個部分。

1.電子文檔管理規(guī)章制度的建設

在企業(yè)檔案信息化建設的過程中，建立起相應的技術標準、管理標準和工作標準是工作的重點。企業(yè)在建立各項標準時，必須遵循國家的相關標準，滿足行業(yè)的要求，結(jié)合自身檔案管理的特點進行制定，不能把國家和行業(yè)的標準照搬過來，避免規(guī)章制度不適合企業(yè)管理的情況。具體內(nèi)容方面，必須要把各個部門的職能和責任劃分清楚，工作和職責都要狠抓落實。對于經(jīng)常使用的利用價值較高的電子文檔要在保證入庫的情況下，對其歸檔的范圍進行適當?shù)恼{(diào)整，要遵循“宜寬不宜窄”的原則。最后需要注意電子文檔的備份，保障電子文件得以持久的保存。

2.加強電子文檔的安全防護

每個企業(yè)在經(jīng)營的過程中都存在著一定的商業(yè)機密，這些商業(yè)機密有時直接關系著企業(yè)的盈利情況，一旦企業(yè)的商業(yè)機密泄露就可能給企業(yè)帶來難以估計的損失。因此，在進行電子文檔傳輸?shù)倪^程中要保證電子文檔的安全就是相關工作人員工作的重中之重。筆者認為，要加強電子文檔的安全防護就要重視維護電子文檔安全的技術手段，采用完善的電子文檔程序、加密電子信息、防治計算機病毒等等措施來提高電子文檔的安全性。內(nèi)部管理要嚴格執(zhí)行，在避免內(nèi)部泄密的同時，防止外來入侵，讓黑客難以破解企業(yè)的信息系統(tǒng)。

三、庫存紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化

庫存紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化是檔案信息建設的核心，要想達到完成庫存紙質(zhì)檔案信息數(shù)學化的目標，需要非常雄厚的資金的支持、需要成立檔案信息數(shù)字化的專項組織，讓專門的人員來進行檔案信息數(shù)字化的工作。如果在資金情況不滿足的情況下，我們就可以采用選擇性先把一部分最重要的紙質(zhì)文檔先進行數(shù)字化，然后逐步擴大庫存文檔的數(shù)學化規(guī)模，最終把所有的文檔信息進行數(shù)字化。在具體進行信息輸入的過程中，可以采用計算機手工錄入或者通過掃描儀直接錄入，形成文字性文件。還可以采用圖片輸入模式，把紙質(zhì)文檔進行拍照，然后直接錄入圖片，形成圖片性文件。這兩種錄入方式各有優(yōu)缺點，具體要怎樣錄入，需要信息化工作人員根據(jù)企業(yè)的需要決定。就筆者自身的經(jīng)驗來說，只要在資金、技術都滿足的條件下，最好把兩種錄入方式結(jié)合起來，這樣既有助于檔案信息的保護，保留文檔資料的原始狀態(tài)，又可以為利用者進行使用提供了方便。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案信息化建設對企業(yè)發(fā)展有著非常積極的意義，企業(yè)應當對信息化檔案提供資金和技術上的支持，促進企業(yè)檔案信息化建設的發(fā)展。作為相關的工作人員，我們應當加強信息化建設的理論研究和思考，并把研究成果運用于實踐，把企業(yè)檔案水平提到一個新的層次。

作者:高福杰 呂艷兵 單位:東北工業(yè)集團有限公司 東北工業(yè)集團有限公司

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