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第一篇：施工企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)路徑思考

摘要：隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理和服務(wù)工作也進(jìn)入到了信息化時(shí)代，為其發(fā)展提供了難得的機(jī)遇，促使檔案管理和服務(wù)工作逐步向數(shù)字化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的方向發(fā)展；但是也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，無(wú)論是檔案管理工作，還是檔案服務(wù)工作，都需要有相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化。本文結(jié)合筆者多年的工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)施工企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)路徑進(jìn)行了深入地探討，具有一定的參考價(jià)值。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；檔案服務(wù)

隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，施工企業(yè)科技檔案管理和服務(wù)工作也進(jìn)入到了信息化時(shí)代，為其發(fā)展提供了難得的機(jī)遇，促使科技檔案管理和服務(wù)工作逐步向數(shù)字化、系統(tǒng)化、專業(yè)化的方向發(fā)展；但是也帶來(lái)了一定的挑戰(zhàn)，無(wú)論是科技檔案管理工作，還是科技檔案服務(wù)工作，都需要有相應(yīng)的改進(jìn)和優(yōu)化。本文就施工企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)路徑進(jìn)行探討。

1強(qiáng)化科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

施工企業(yè)科技檔案管理系統(tǒng)是傳遞科技檔案信息、收集科技檔案信息、促進(jìn)科技檔案信息應(yīng)用的系統(tǒng)。眾所周知，施工企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)會(huì)受到科技檔案的較大影響，為了能夠?qū)⒖萍紮n案的作用予以最大化的發(fā)揮，需要建立完善科技檔案管理系統(tǒng)，強(qiáng)化科技檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，使之達(dá)到功能強(qiáng)大、內(nèi)容全面、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓τ?。第一，要?duì)科技檔案管理系統(tǒng)的管理權(quán)限進(jìn)行設(shè)置。科技檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、維護(hù)等都需要指派專人來(lái)予以負(fù)責(zé)，全部進(jìn)入到科技檔案管理系統(tǒng)的人員，都應(yīng)該備注記錄；第二，要對(duì)科技檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)功能進(jìn)行完善?？萍紮n案管理系統(tǒng)應(yīng)該要支持存儲(chǔ)不同類型的信息文件，以及不同格式的信息文件，且信息存儲(chǔ)量要大；第三，要建立起快捷、便利的信息網(wǎng)頁(yè)瀏覽。信息網(wǎng)頁(yè)瀏覽的建立，有利于更加高效、更加快速地為用戶提供科技檔案信息服務(wù)。

2科技檔案信息資源建設(shè)

通常而言，科技檔案信息資源的建設(shè)主要包括2個(gè)方面：一方面，是數(shù)字化轉(zhuǎn)化原始館藏資源。眾所周知，在大規(guī)模應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)之前，施工企業(yè)的科技檔案信息資源基本都是以紙質(zhì)化為載體，這些歷史紙質(zhì)檔案在時(shí)間的流逝下已經(jīng)不同程度地出現(xiàn)了破損的現(xiàn)象，再加上歷史紙質(zhì)檔案會(huì)受到時(shí)間、地域的較大影響，不利于相關(guān)人員的有效使用，針對(duì)這種情況，應(yīng)該將施工企業(yè)的紙質(zhì)科技檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化文件，但值得注意的是，在掃描完紙質(zhì)檔案之后，要注意認(rèn)真核對(duì)，以免出現(xiàn)掃描信息不對(duì)稱、掃描遺漏的問(wèn)題出現(xiàn)。另一方面，要注意收集科技檔案的電子文件。電子文件主要包括2個(gè)方面，分別是新出現(xiàn)的科技檔案文件和已掃描的紙質(zhì)檔案，注意要對(duì)其格式予以規(guī)范，并且對(duì)收集時(shí)間、收集人員進(jìn)行注明。

3創(chuàng)新檔案信息服務(wù)

施工企業(yè)檔案管理工作人員在信息化背景下要勇于解放思想，對(duì)科技檔案信息服務(wù)觀念勇于創(chuàng)新。第一，對(duì)科技檔案信息資源共享平臺(tái)予以充分利用，對(duì)科技檔案信息利用途徑予以深入地拓展，同時(shí)，改進(jìn)科技檔案信息的宣傳方式，切實(shí)提升科技檔案信息的服務(wù)水平，實(shí)現(xiàn)科技檔案信息資源共享。第二，科技檔案信息價(jià)值的真正有效發(fā)揮需要建立在安全的基礎(chǔ)上，科技檔案信息服務(wù)更離不開(kāi)安全。但是從目前來(lái)看，信息化的快速發(fā)展也帶來(lái)了系統(tǒng)癱瘓、黑客入侵、信息失密、病毒泛濫等現(xiàn)象的出現(xiàn)，嚴(yán)重威脅到了檔案信息安全，由此可見(jiàn)，務(wù)必要加強(qiáng)科技檔案信息安全。一是網(wǎng)站安全問(wèn)題整改。對(duì)本單位網(wǎng)站存在的安全隱患，及時(shí)與網(wǎng)站開(kāi)發(fā)維護(hù)公司對(duì)接，要求進(jìn)行安全隱患整改和漏洞修補(bǔ)，并把整改情況反饋給上級(jí)檔案部門和公安分局網(wǎng)絡(luò)監(jiān)管部門。二是檔案信息管理系統(tǒng)安全自查。對(duì)正在使用中的檔案信息管理系統(tǒng)進(jìn)行全面安全自查，梳理使用中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，列出整改清單，逐條進(jìn)行整改。三是落實(shí)基層單位檔案信息安全管理工作。各個(gè)基層單位應(yīng)該開(kāi)展自查和整改工作，要求在使用檔案信息系統(tǒng)時(shí)做好相關(guān)安全管理工作。上級(jí)部門可以隨時(shí)進(jìn)行系統(tǒng)后臺(tái)檢測(cè)和現(xiàn)場(chǎng)抽查，督促各單位安全措施落實(shí)到位。

4強(qiáng)化科技檔案信息的安全性建設(shè)

4.1加強(qiáng)科技檔案信息安全工作

一是在施工企業(yè)職工大會(huì)上及時(shí)傳達(dá)學(xué)習(xí)上級(jí)下發(fā)的科技檔案信息工作文件精神，進(jìn)一步強(qiáng)化安全觀念，增強(qiáng)科技檔案信息安全意識(shí)。牢固樹(shù)立“信息安全，人人有責(zé)”的理念，提高科技檔案信息安全管理水平和網(wǎng)絡(luò)信息安全意識(shí)。制定完善《計(jì)算機(jī)設(shè)備管理辦法》《科技檔案信息系統(tǒng)安全運(yùn)維管理辦法》等內(nèi)部管理制度，建立了以各單位負(fù)責(zé)人為第一責(zé)任人的安全管理責(zé)任制，并制訂安全管理細(xì)則，實(shí)行安全責(zé)任層級(jí)管理，全面落實(shí)網(wǎng)絡(luò)及信息安全責(zé)任。二是結(jié)合當(dāng)前開(kāi)展的標(biāo)準(zhǔn)化試點(diǎn)工作和績(jī)效考評(píng)的相關(guān)規(guī)定，進(jìn)一步健全完善科技檔案信息安全制度建設(shè)。規(guī)范管理、規(guī)范操作，統(tǒng)一制作內(nèi)外網(wǎng)識(shí)別標(biāo)簽，在內(nèi)外網(wǎng)設(shè)備和接口的醒目位置分別張貼，杜絕因誤插網(wǎng)線出現(xiàn)違規(guī)外聯(lián)。嚴(yán)禁在內(nèi)網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)上接入無(wú)線路由器等無(wú)線設(shè)備，杜絕內(nèi)網(wǎng)及其終端違規(guī)外聯(lián)行為發(fā)生。三是加強(qiáng)對(duì)施工企業(yè)科技檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的日常管理，加大日常宣傳和網(wǎng)絡(luò)安全檢查力度，讓安全防范意識(shí)固化職工頭腦。不定期組織人員對(duì)科技檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期與不定期安全檢查，實(shí)時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行狀況，按時(shí)升級(jí)系統(tǒng)補(bǔ)丁，增強(qiáng)對(duì)病毒攻擊的防御力，及時(shí)發(fā)現(xiàn)處理網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中出現(xiàn)的問(wèn)題，確保科技檔案信息系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)安全。

4.2加強(qiáng)科技檔案信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)的實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)

網(wǎng)絡(luò)檢測(cè)是指對(duì)網(wǎng)絡(luò)對(duì)象的安全性進(jìn)行信息反饋、信息監(jiān)控，一旦網(wǎng)絡(luò)中存在著數(shù)據(jù)傳輸?shù)那闆r，那么可通過(guò)神經(jīng)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)分析、數(shù)據(jù)挖掘、入侵檢測(cè)等多種措施來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)的正常與否予以判斷，進(jìn)而預(yù)測(cè)是否存在著異常數(shù)據(jù)流、非法數(shù)據(jù)流。此外，還可以采取相應(yīng)的安全防范技術(shù)來(lái)將異常數(shù)據(jù)流、非法數(shù)據(jù)流誘導(dǎo)到偽服務(wù)器、偽主機(jī)上，最大限度地避免出現(xiàn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題，確?？萍紮n案信息安全。

4.3建立起安全性控制的恢復(fù)與備份機(jī)制

安全控制是指在連接各個(gè)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)設(shè)備之后所采取的安全保障措施，能夠有效地限制某些不合理控制。建立起安全性控制的恢復(fù)與備份機(jī)制，能夠有效地防止出現(xiàn)誤刪重要文件、惡意篡改重要文件等情況、值得注意的是，雖然恢復(fù)與備份機(jī)制能夠取得較好的效果，但是操作復(fù)雜，仍然存在著漏洞，還需要在未來(lái)的時(shí)間內(nèi)予以有效完善，提高成功率。

4.4不斷引入和更新網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)

施工企業(yè)可以積極引入信息加密技術(shù)、防病毒技術(shù)、防火墻技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)。為了能夠增強(qiáng)安全防護(hù)力度，可同時(shí)采用網(wǎng)絡(luò)版病毒防護(hù)軟件和單機(jī)版病毒防護(hù)軟件，將單機(jī)版病毒防護(hù)軟件安裝在各個(gè)計(jì)算機(jī)單機(jī)上，將網(wǎng)絡(luò)版病毒防護(hù)軟件安裝在工作站，以便能夠遠(yuǎn)程掃描數(shù)據(jù)資源，提高病毒清除效果和系統(tǒng)檢測(cè)效果。此外，有條件的單位還可以采取“生物識(shí)別技術(shù)”，生物識(shí)別技術(shù)包括人的面孔、骨架、指紋等人體特征，屬于加強(qiáng)版的身份驗(yàn)證方式。

5結(jié)論

總之，要做好施工企業(yè)科技檔案信息化建設(shè)工作，才能夠使施工企業(yè)科技檔案工作步入現(xiàn)代化、制度化、科學(xué)化、規(guī)范化、信息化的管理軌道。

作者:田樹(shù)娟 單位:中鐵建大橋工程局集團(tuán)第三工程有限公司

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第二篇：企業(yè)土地檔案信息化建設(shè)探討

一、土地檔案的含義及土地檔案管理的重要作用

1.土地檔案的含義。土地檔案是國(guó)土資源實(shí)踐活動(dòng)中直接形成的具有保存價(jià)值并歸檔保存的文字、圖表、光盤、聲像、電子文件等材料，記載了土地資源開(kāi)發(fā)、利用的全過(guò)程，包括土地調(diào)查、土地勘測(cè)、土地登記、土地規(guī)劃、土地流轉(zhuǎn)、土地糾紛解決等內(nèi)容。它是一種重要的具有長(zhǎng)期查考、利用價(jià)值的信息資源。企業(yè)土地檔案反映著企業(yè)建設(shè)生產(chǎn)用地發(fā)展的歷史真實(shí)面貌。

2.土地檔案管理的作用。土地檔案是不同歷史時(shí)期土地檔案制度和措施的匯集，也是各項(xiàng)技術(shù)成果的真實(shí)記錄。它對(duì)于保護(hù)國(guó)土資源、合理開(kāi)發(fā)、有效配置土地資源具有憑證、參考作用。它不僅是國(guó)土資源管理工作的重要組成部分，也是企業(yè)檔案的重要組成部分。土地檔案在土地管理工作的發(fā)展過(guò)程中，起著越來(lái)越重要的作用。土地檔案涵蓋了土地管理工作的方方面面，包括土地管理工作的政策、法規(guī)、典型經(jīng)驗(yàn)、工作成就，編制機(jī)構(gòu)的歷史沿革等資料。從某種意義上講，土地檔案是土地管理工作的“史志”。

二、企業(yè)土地檔案管理的現(xiàn)狀

本公司企業(yè)土地檔案原由公司礦區(qū)服務(wù)事務(wù)部管理，2010年根據(jù)集團(tuán)公司《中國(guó)石油天然氣集團(tuán)公司土地管理辦法》規(guī)定，集團(tuán)公司、所屬企業(yè)土地檔案的收集、整理、交接、歸檔、登記、利用及銷毀、應(yīng)納入檔案管理體系統(tǒng)一管理。礦區(qū)將土地檔案移交給公司檔案館，其中大部分檔案均為紙質(zhì)檔案，由檔案袋分裝，管理提供利用特別不方便。隨著企業(yè)的不斷發(fā)展壯大，土地檔案作為有效的法律憑證，其利用率也不斷擴(kuò)大，重點(diǎn)是服務(wù)于本企業(yè)各項(xiàng)工作考點(diǎn)，法律監(jiān)督、經(jīng)濟(jì)建設(shè)等提供服務(wù)，以前檔案管理方式已不適應(yīng)企業(yè)的發(fā)展，這樣大量的土地檔案需要進(jìn)行信息化處理，通過(guò)數(shù)字化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理來(lái)提高土地檔案的開(kāi)發(fā)利用和服務(wù)效能。推進(jìn)企業(yè)土地檔案信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

三、企業(yè)檔案管理信息化的意義

1.有利于保護(hù)檔案原件。企業(yè)檔案信息化管理可以利用信息化的手段將檔案原件掃描到計(jì)算機(jī)，然后以電子文件的方式分類、管理和保存。避免了檔案原件的損壞，同時(shí)大大降低了檔案原件丟失的風(fēng)險(xiǎn)。使檔案原件管理起來(lái)更加的方便、可靠。

2.有利于檔案文件的歸檔。以往檔案的管理模式過(guò)于繁瑣，需要管理者通過(guò)手工工作來(lái)整理檔案和制作目錄。這樣耗費(fèi)了管理者大量的精力和時(shí)間，并且容易造成一些錯(cuò)誤。改動(dòng)信息的時(shí)候更會(huì)引起一連串的連鎖反應(yīng)，很是花費(fèi)時(shí)間。信息化的管理方式就可以避免這個(gè)問(wèn)題，只需要管理者利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行一些指令操作即可完成操作。大大節(jié)省了時(shí)間，也提高了工作的質(zhì)量和效率。

3.有利于檔案的整理和共享。一些職業(yè)部門要查閱檔案，要經(jīng)過(guò)很復(fù)雜的工序。需要領(lǐng)導(dǎo)的同意才能到檔案部門進(jìn)行查閱。查閱可能要往返檔案部門多次，過(guò)程相當(dāng)?shù)姆爆崱Ｈ绻髽I(yè)的檔案信息化管理，我們完全可以利用局域網(wǎng)進(jìn)行檔案的共享，給予需要查閱檔案的部門一定的閱讀權(quán)限，就能完全避免這種情況的發(fā)生。

4.使檔案的檢索更加方便。以前檢索檔案，我們主要利用檔案管理者之前指定的目錄進(jìn)行檢索，查詢檔案時(shí)相當(dāng)?shù)馁M(fèi)力。而且一旦原有的管理者調(diào)離或者辭職，新的管理者一時(shí)之間可能很難適應(yīng)原來(lái)管理者所制定的目錄。這樣就會(huì)造成檢索檔案的時(shí)候速度很慢，費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也達(dá)不到預(yù)期的效果。信息化管理檔案，我們利用計(jì)算機(jī)里的目錄對(duì)檔案進(jìn)行檢索，更加迅速也更準(zhǔn)確。而管理者指定的目錄也大體相同，很利于檢索。檢索時(shí)，會(huì)大大提高檔案管理者的工作效率。

四、加強(qiáng)管理，推進(jìn)土地檔案管理信息化

1.制定完善的檔案制度。企業(yè)檔案信息化管理的進(jìn)行必須要有一個(gè)完善的檔案制度作保證。制度必須規(guī)范化、程序化，而且能適應(yīng)電子檔案的特點(diǎn)。這一制度要確保電子文件全過(guò)程的原始性、有效性和完整性，應(yīng)包含多方面的內(nèi)容。主要制度應(yīng)該有：設(shè)備維護(hù)管理制度、軟件的維護(hù)與應(yīng)用規(guī)范、文件錄入更改的審批制度、系統(tǒng)安全與保密制度等。

2.加快硬件設(shè)施建設(shè)，實(shí)現(xiàn)裝備和技術(shù)的現(xiàn)代化。改善軟、硬件設(shè)施，提高信息化水平，配備必要的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)硬件設(shè)施，構(gòu)建局域網(wǎng)或連入外部網(wǎng)絡(luò)。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)設(shè)施是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案資源采集、管理、長(zhǎng)久保存和共享利用的前提，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案管理各項(xiàng)功能的基本保障，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要投入財(cái)力，配備必要的信息化硬件設(shè)施，包括計(jì)算機(jī)終端和打印機(jī)等外設(shè)、數(shù)字化掃描設(shè)備、光盤刻錄機(jī)、網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)、路由器等網(wǎng)絡(luò)連接設(shè)備。

3.培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理人才。檔案工作人員必須進(jìn)行各項(xiàng)技能培訓(xùn)。檔案管理工作人員首先要明確自己的責(zé)任，重視檔案管理工作，其次要始終堅(jiān)持提高自身專業(yè)知識(shí)水平，以適應(yīng)不斷創(chuàng)新的檔案管理新方式。檔案工作人員除了自學(xué)的方式外，還可以參加各類專業(yè)培訓(xùn)班、繼續(xù)教育等，充分利用多方優(yōu)勢(shì)，用最短的時(shí)間系統(tǒng)地掌握最新的知識(shí)和技能，為以后優(yōu)質(zhì)、高效地完成檔案工作奠定基礎(chǔ)。

五、土地檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（1）對(duì)土地檔案作用的認(rèn)識(shí)不足，不重視信息化建設(shè)，認(rèn)為土地檔案的管理不能直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益。導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者檔案意識(shí)淡薄，部分領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案作用的認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有把檔案管理工作放在應(yīng)有的高度來(lái)抓，檔案信息化建設(shè)就更無(wú)從談起。（2）檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量有待提高。人才隊(duì)伍數(shù)量和質(zhì)量不足，缺乏對(duì)現(xiàn)代化管理科學(xué)和計(jì)算機(jī)功能的高層次認(rèn)識(shí)。檔案人員隊(duì)伍年齡偏大，計(jì)算機(jī)業(yè)務(wù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力偏低。（3）經(jīng)費(fèi)投入不足。眾所周知，檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，管理服務(wù)的現(xiàn)代化，已成為當(dāng)前檔案事業(yè)發(fā)展的方向。檔案工作要趕上時(shí)代的步伐，就必須加大投入，更新設(shè)備和技術(shù)，吸引高素質(zhì)人才。而目前企業(yè)由于各種原因?qū)Υ酥匾暡粔?，投入不足，?jīng)費(fèi)問(wèn)題成為制約檔案工作發(fā)展的一大因素。企業(yè)擁有的大量土地檔案，將這些檔案根據(jù)現(xiàn)實(shí)的需要，系統(tǒng)、有序地進(jìn)行整理，把檔案信息轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、增值的生產(chǎn)力要素，是土地檔案工作為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要途徑。隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類進(jìn)入了信息化時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案管理方式已無(wú)法滿足更多和更為廣泛的服務(wù)要求，檔案管理現(xiàn)代化、信息化也是發(fā)展的必然趨勢(shì)。

作者:賈春玲 單位:中國(guó)石油遼陽(yáng)石化分公司

第三篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)改善措施

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)已經(jīng)廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)中，尤其是在企業(yè)的檔案管理中得到了有效的應(yīng)用，有效的提高了檔案管理水平，并且能夠促進(jìn)檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和利用，真正的挖掘出檔案管理的內(nèi)在價(jià)值。企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)成為檔案管理發(fā)展的主要趨勢(shì)，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展具有重要的意義。但是在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還因?yàn)榉N種因素的限制而影響到信息化的進(jìn)程，所以文章對(duì)于企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，然后提出改善的措施，對(duì)于促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程具有重要的意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；信息化；建設(shè)

企業(yè)檔案管理是對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中各項(xiàng)珍貴資料的記錄，通過(guò)對(duì)檔案信息資源的分析和研究，能夠更加詳細(xì)的了解企業(yè)發(fā)展過(guò)程中的真實(shí)狀態(tài)，從而為企業(yè)各個(gè)部門的發(fā)展以及企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策的制定提供有利的參考依據(jù)。在信息傳遞速度高速發(fā)展的時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要提高檔案信息資源的收集分析效率，而且還要充分的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源。信息化建設(shè)是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，通過(guò)信息化模式的建設(shè)，可以創(chuàng)建檔案信息轉(zhuǎn)的共享平臺(tái)，不僅能夠加速檔案信息資源的傳播速度，而且能夠?yàn)樯钊氲耐诰驒n案信息資源，提高檔案信息的利用價(jià)值奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

一、企業(yè)檔案信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全

企業(yè)檔案信息化建設(shè)是對(duì)以往工作方式的一種創(chuàng)新，從檔案信息的收集錄入，到后期的整理以及開(kāi)發(fā)利用等各個(gè)環(huán)節(jié)，都需要以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)進(jìn)行處理和操作，所以需要依賴于先進(jìn)的信息化設(shè)施。但是有些企業(yè)因?yàn)闆](méi)有認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)的重要性，所以并沒(méi)有投入足夠的資金購(gòu)置基礎(chǔ)設(shè)施，在基礎(chǔ)設(shè)施配備不齊全的情況下，直接影響到檔案信息化建設(shè)的正常開(kāi)展，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生很大的影響。

（二）檔案信息化建設(shè)管理體系不完善

檔案信息化建設(shè)工作是一項(xiàng)比較復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，所以需要建立完善的管理體系，對(duì)整個(gè)工作的開(kāi)展制定詳細(xì)的規(guī)章制度。但是部分企業(yè)的檔案信息化建設(shè)管理體系不夠完善，相關(guān)的制度不夠全面，沒(méi)有根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際制定適宜的管理策略，所以在檔案信息化建設(shè)工作開(kāi)展的過(guò)程中缺乏可靠的依據(jù)，阻礙了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。

（三）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高

在實(shí)行檔案信息化建設(shè)以后，各項(xiàng)工作的開(kāi)展都需要在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中完成，工作模式與以往完全不同，所以對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要具有扎實(shí)的檔案管理知識(shí)，同時(shí)還要熟練操作檔案管理軟件。但是在實(shí)際開(kāi)展的過(guò)程中，卻因?yàn)槿鄙龠@種檔案和信息處理的復(fù)合型人才而影響到檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程。因?yàn)橛行n案管理人員從事傳統(tǒng)的檔案管理工作時(shí)間較長(zhǎng)，對(duì)于全新的檔案管理模式不僅要有思想意識(shí)上的轉(zhuǎn)變，同時(shí)還要能夠熟練操作計(jì)算機(jī)管理軟件，所以一時(shí)還無(wú)法適應(yīng)，在管理流程上還需要慢慢的熟悉，所以綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提升。

二、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的建議

（一）加強(qiáng)檔案部門基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，在文件的管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱、歸還，以及辯認(rèn)到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫(kù)房的管理。所以要從硬件上配備電子計(jì)算機(jī)，提高企業(yè)檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平。其次要建立和完善局域網(wǎng)，使各項(xiàng)工作網(wǎng)絡(luò)化，加強(qiáng)檔案的利用，以達(dá)到資源共享的目的。

（二）完善檔案信息化管理體系建設(shè)

管理體系是開(kāi)展檔案信息化建設(shè)的重要依據(jù)，所以需要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，完善管理體系的建立，制定詳細(xì)的規(guī)章管理制度，為檔案信息化工作的高效開(kāi)展提供有利的依據(jù)。對(duì)工作流程的實(shí)施，各個(gè)崗位的職責(zé)，開(kāi)展工作過(guò)程中的各種注意事項(xiàng)等要有詳細(xì)的規(guī)定。新的檔案工作模式，需要有新的管理制度，并且能夠得到徹底的貫徹落實(shí)，由此才能夠?yàn)闄n案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展提供有利的條件。

（三）加強(qiáng)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)

檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)直接關(guān)系到企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展效率，所以需要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員綜合素質(zhì)的培養(yǎng)。新的檔案管理工作模式，思想意識(shí)上的轉(zhuǎn)變是重要的開(kāi)始，所以要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員在工作理念上的教育培訓(xùn)，使其深刻認(rèn)識(shí)到檔案信息化建設(shè)工作的重要性，并且明確檔案信息化建設(shè)是時(shí)展的必然趨勢(shì)，所以在內(nèi)心深入認(rèn)可這種全新的工作模式。然后加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)軟件的操作培訓(xùn)，從最為基礎(chǔ)的計(jì)算機(jī)操作到檔案管理軟件的使用，逐漸適應(yīng)和熟練。檔案信息化建設(shè)工作不是一朝一夕就可以完成的，需要檔案管理人員有一個(gè)適應(yīng)的過(guò)程，在不斷學(xué)習(xí)的過(guò)程中提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，為檔案信息化建設(shè)的高效開(kāi)展做出更大的貢獻(xiàn)。

三、結(jié)束語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)工作的開(kāi)展是時(shí)展的必然趨勢(shì)，是對(duì)檔案管理工作進(jìn)行改革的重要手段，傳統(tǒng)的檔案管理工作已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，所以急需進(jìn)行檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)復(fù)雜而系統(tǒng)的工作，需要建立完善的管理體系，并且健全各項(xiàng)規(guī)章管理制度，配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，加強(qiáng)對(duì)檔案管理軟件的開(kāi)發(fā)，提高檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素養(yǎng)，從而為企業(yè)檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件，為促進(jìn)企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

作者:高丹 單位:中國(guó)聯(lián)合網(wǎng)絡(luò)通信有限公司大興安嶺地區(qū)分公司

參考文獻(xiàn):

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第四篇：企業(yè)檔案信息化建設(shè)實(shí)踐與思考

摘要：隨著科學(xué)技術(shù)地不斷發(fā)展，中國(guó)社會(huì)已經(jīng)逐步進(jìn)入了信息化時(shí)代。信息是企業(yè)發(fā)展的動(dòng)力，信息化也是企業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)需要得到更多的重視，相關(guān)工作人員應(yīng)當(dāng)對(duì)其進(jìn)行深入地思考并進(jìn)行實(shí)踐，把企業(yè)檔案信息化建設(shè)得更加完善。本文從檔案管理軟件、電子文檔的管理、庫(kù)存紙質(zhì)檔案信息化三個(gè)方面進(jìn)行分析和思考。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案信息化建設(shè)；思考；實(shí)踐

目前是一個(gè)信息化的時(shí)代，企業(yè)檔案管理也應(yīng)給適應(yīng)當(dāng)前的現(xiàn)狀，尋求管理方面的突破，而企業(yè)檔案信息化建設(shè)正是符合當(dāng)前企業(yè)情況檔案管理的發(fā)展要求。企業(yè)的業(yè)務(wù)往來(lái)資料、賬務(wù)資料、人事資料等都是企業(yè)文檔的重要的組成部分，對(duì)于企業(yè)的生存和發(fā)展都有重要的意義。因此，把檔案文件進(jìn)行系統(tǒng)的歸納和整理是非常必要的，而且隨著信息化的發(fā)展，企業(yè)檔案信息化也是企業(yè)檔案發(fā)展的必經(jīng)之路。

一、檔案管理軟件

開(kāi)發(fā)或者購(gòu)買檔案管理軟件是檔案信息化建設(shè)的第一步，要想檔案信息化得到理想的效果，就必須合理選擇檔案管理軟件。不論企業(yè)是選擇開(kāi)發(fā)或是直接購(gòu)買檔案管理軟件，都應(yīng)該以“實(shí)用”作為最主要的選擇標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合本單位的技術(shù)實(shí)力、資金水平、檔案室的規(guī)模等實(shí)際情況來(lái)進(jìn)行檔案管理軟件的選擇。如果選擇了通用性檔案管理軟件，在進(jìn)行實(shí)際工作時(shí)一定要根據(jù)企業(yè)的性質(zhì)、模式和工作習(xí)慣來(lái)進(jìn)行相應(yīng)地調(diào)整，讓檔案管理軟件更加適合于本單位的實(shí)際使用。在用戶和開(kāi)發(fā)商的共同配合下，充分發(fā)揮檔案管理軟件的各項(xiàng)功能，逐步提高企業(yè)檔案信息化建設(shè)的質(zhì)量。

二、電子文檔的管理

電子文檔是指通過(guò)計(jì)算機(jī)、掃描儀、錄像機(jī)等現(xiàn)代科技設(shè)備，采用手動(dòng)輸入或是掃描輸入等形式，經(jīng)過(guò)計(jì)算機(jī)專業(yè)的處理，把相關(guān)的電子文檔轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)能夠識(shí)別和處理的代碼，儲(chǔ)存在物理介質(zhì)上，并可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)進(jìn)行傳輸?shù)臄?shù)字代碼。電子文檔就是檔案信息化的直接產(chǎn)物，如何保存有價(jià)值的電子文檔就是當(dāng)前檔案部門首先要解決的問(wèn)題。筆者認(rèn)為需要注意以下幾個(gè)部分。

1.電子文檔管理規(guī)章制度的建設(shè)

在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中，建立起相應(yīng)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、管理標(biāo)準(zhǔn)和工作標(biāo)準(zhǔn)是工作的重點(diǎn)。企業(yè)在建立各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須遵循國(guó)家的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，滿足行業(yè)的要求，結(jié)合自身檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行制定，不能把國(guó)家和行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)照搬過(guò)來(lái)，避免規(guī)章制度不適合企業(yè)管理的情況。具體內(nèi)容方面，必須要把各個(gè)部門的職能和責(zé)任劃分清楚，工作和職責(zé)都要狠抓落實(shí)。對(duì)于經(jīng)常使用的利用價(jià)值較高的電子文檔要在保證入庫(kù)的情況下，對(duì)其歸檔的范圍進(jìn)行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，要遵循“宜寬不宜窄”的原則。最后需要注意電子文檔的備份，保障電子文件得以持久的保存。

2.加強(qiáng)電子文檔的安全防護(hù)

每個(gè)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)的過(guò)程中都存在著一定的商業(yè)機(jī)密，這些商業(yè)機(jī)密有時(shí)直接關(guān)系著企業(yè)的盈利情況，一旦企業(yè)的商業(yè)機(jī)密泄露就可能給企業(yè)帶來(lái)難以估計(jì)的損失。因此，在進(jìn)行電子文檔傳輸?shù)倪^(guò)程中要保證電子文檔的安全就是相關(guān)工作人員工作的重中之重。筆者認(rèn)為，要加強(qiáng)電子文檔的安全防護(hù)就要重視維護(hù)電子文檔安全的技術(shù)手段，采用完善的電子文檔程序、加密電子信息、防治計(jì)算機(jī)病毒等等措施來(lái)提高電子文檔的安全性。內(nèi)部管理要嚴(yán)格執(zhí)行，在避免內(nèi)部泄密的同時(shí)，防止外來(lái)入侵，讓黑客難以破解企業(yè)的信息系統(tǒng)。

三、庫(kù)存紙質(zhì)檔案信息數(shù)字化

庫(kù)存紙質(zhì)檔案信息的數(shù)字化是檔案信息建設(shè)的核心，要想達(dá)到完成庫(kù)存紙質(zhì)檔案信息數(shù)學(xué)化的目標(biāo)，需要非常雄厚的資金的支持、需要成立檔案信息數(shù)字化的專項(xiàng)組織，讓專門的人員來(lái)進(jìn)行檔案信息數(shù)字化的工作。如果在資金情況不滿足的情況下，我們就可以采用選擇性先把一部分最重要的紙質(zhì)文檔先進(jìn)行數(shù)字化，然后逐步擴(kuò)大庫(kù)存文檔的數(shù)學(xué)化規(guī)模，最終把所有的文檔信息進(jìn)行數(shù)字化。在具體進(jìn)行信息輸入的過(guò)程中，可以采用計(jì)算機(jī)手工錄入或者通過(guò)掃描儀直接錄入，形成文字性文件。還可以采用圖片輸入模式，把紙質(zhì)文檔進(jìn)行拍照，然后直接錄入圖片，形成圖片性文件。這兩種錄入方式各有優(yōu)缺點(diǎn)，具體要怎樣錄入，需要信息化工作人員根據(jù)企業(yè)的需要決定。就筆者自身的經(jīng)驗(yàn)來(lái)說(shuō)，只要在資金、技術(shù)都滿足的條件下，最好把兩種錄入方式結(jié)合起來(lái)，這樣既有助于檔案信息的保護(hù)，保留文檔資料的原始狀態(tài)，又可以為利用者進(jìn)行使用提供了方便。

四、總結(jié)

綜上所述，企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)發(fā)展有著非常積極的意義，企業(yè)應(yīng)當(dāng)對(duì)信息化檔案提供資金和技術(shù)上的支持，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。作為相關(guān)的工作人員，我們應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)信息化建設(shè)的理論研究和思考，并把研究成果運(yùn)用于實(shí)踐，把企業(yè)檔案水平提到一個(gè)新的層次。

作者:高福杰 呂艷兵 單位:東北工業(yè)集團(tuán)有限公司 東北工業(yè)集團(tuán)有限公司

參考文獻(xiàn)：

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