導(dǎo)語：三級醫(yī)院檔案信息化論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1檔案信息化的重要作用

1．1檔案信息化是醫(yī)院管理現(xiàn)代化的重要組成部分

檔案信息化作為醫(yī)院信息化管理的一部分，已經(jīng)得到長足發(fā)展，電子病歷、辦公化系統(tǒng)在很多醫(yī)院已運行多年。隨著各項技術(shù)的成熟，實驗室系統(tǒng)、影像系統(tǒng)、文件電子化歸檔也逐漸開展。醫(yī)院檔案信息化可以實現(xiàn)信息共享，為醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研、管理等各方面提供準(zhǔn)確、高效的服務(wù)。如電子病歷系統(tǒng)擁有完整的診療過程、病史、就診記錄等，具有檢索方便、查詢速度快、工作效率高、共享性能好等特點，是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案無法替代的，同時有助于病歷的規(guī)范性、完整性，提高醫(yī)療管理的質(zhì)量?？梢哉f，檔案信息化程度實際體現(xiàn)了一所醫(yī)院的現(xiàn)代化管理水平。對外，檔案信息則是醫(yī)院服務(wù)于患者、服務(wù)于社會的重要手段。患者可以通過網(wǎng)絡(luò)足不出戶搜尋到所需信息，檔案信息的公開化可以提供諸如醫(yī)療價格服務(wù)、健康知識宣教、專科專家介紹、常見病的防治等資訊，甚至實現(xiàn)遠(yuǎn)程醫(yī)療。從整個社會來說，一所醫(yī)院的檔案信息化建設(shè)，是整個社會健康系統(tǒng)、醫(yī)療網(wǎng)絡(luò)的組成部分，醫(yī)院檔案工作的優(yōu)劣，都會影響到整個系統(tǒng)的運行和效應(yīng)的發(fā)揮。

1．2醫(yī)院檔案信息化是檔案等級評審的關(guān)鍵因素

我們通過對87家醫(yī)院的問卷調(diào)查，從網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、數(shù)字化、檢索手段等6個方面對信息化建設(shè)予以分?jǐn)?shù)測評。運用SAS9．4統(tǒng)計軟件進(jìn)行統(tǒng)計分析，發(fā)現(xiàn)分?jǐn)?shù)越高，檔案等級呈增高的趨勢，差異具有統(tǒng)計學(xué)意義(P＜0．05)。見表1。

2三級醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

2．1檔案信息化建設(shè)基本情況

2014年1～4月，我們采用分層隨機(jī)抽樣辦法選取江蘇省87家三級醫(yī)院進(jìn)行調(diào)查。在被調(diào)查的醫(yī)院中蘇南有48家(55．2%)、蘇北25家(28．7%)、蘇中14家(16．1%);西醫(yī)醫(yī)院有68家(78．2%)，中醫(yī)醫(yī)院19家(21．8%);三級甲等醫(yī)院54家(62．1%)，三級乙等醫(yī)院33家(37．9%)。單位檔案未經(jīng)過達(dá)標(biāo)驗收的45家(51．7%)，達(dá)標(biāo)的42家(48．3%)。其中:(1)有計算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的69家(79．3%)，沒有的18家(20．7%);檔案管理系統(tǒng)是單機(jī)版的58家(66．7%)，網(wǎng)絡(luò)版的11家(12．6%)(見圖1)。(2)在OA系統(tǒng)中有檔案管理功能或有單獨的檔案管理網(wǎng)絡(luò)的18家(20．7%)。(3)檔案系統(tǒng)實行電子文件歸檔與管理的有19家(21．8%);單位已經(jīng)開展永久及長期檔案數(shù)字化有35家(40．3%)，其中部分完成數(shù)字化的29家(33．3%)，全部完成的6家(6．9%)。(4)信息共享方面，能實行單位內(nèi)網(wǎng)查詢目錄或全文的有11家，占12．6%。(5)檢索方面，完全手工的有18家(20．7%)，有37家(42．5%)可以部分實行目錄檢索，24家(27．6%)全部可以進(jìn)行目錄檢索，8家(9．2%)部分或全部實現(xiàn)全文檢索(見圖2)。調(diào)查結(jié)果顯示，江蘇省三級醫(yī)院信息化圖2江蘇省三級醫(yī)院檔案檢索方式示意圖建設(shè)情況總體一般，基本能實現(xiàn)查詢檔案計算機(jī)化，在完成庫存檔案數(shù)字化方面也有不少單位開始進(jìn)行。部分單位如武進(jìn)人民醫(yī)院、江陰人民醫(yī)院、南京鼓樓醫(yī)院、南京市第一醫(yī)院等可以實現(xiàn)內(nèi)網(wǎng)查詢檔案全文，反映出這些單位意識到檔案信息化、現(xiàn)代化的重要作用。病歷檔案信息化在醫(yī)院中普遍受到重視，三級公立醫(yī)院普遍實現(xiàn)了病歷檔案電子化。

2．2檔案管理工作邊緣化

信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院的重點工作，目前，江蘇省絕大多數(shù)二、三級醫(yī)療機(jī)構(gòu)都運行了包括辦公自動化系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)影像存儲與傳輸系統(tǒng)(PACS)、實驗室信息系統(tǒng)(LIS)、電子病歷系統(tǒng)(EMR)、手術(shù)與麻醉信息系統(tǒng)(CAIS)、健康體檢管理系統(tǒng)、醫(yī)學(xué)知識平臺、合理用藥管理系統(tǒng)等信息化管理系統(tǒng)。在江蘇20家試點醫(yī)院中，電子病歷系統(tǒng)應(yīng)用水平達(dá)到3級水平的有15家，有少數(shù)醫(yī)院達(dá)到4級水平。但是綜合檔案的信息化建設(shè)，醫(yī)院重視程度卻遠(yuǎn)不如業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)。在調(diào)查中我們發(fā)現(xiàn)，作為檔案管理工作的基礎(chǔ)，組織與機(jī)構(gòu)建設(shè)情況不盡如人意。在87家醫(yī)院中，23家(26．4%)無綜合檔案管理機(jī)構(gòu);34家(39．1%)無檔案員網(wǎng)絡(luò);23家(26．4%)無專職檔案人員。信息化建設(shè)缺乏系統(tǒng)頂層設(shè)計，很多單位在建設(shè)辦公自動化系統(tǒng)時沒有檔案管理模塊，檔案信息化系統(tǒng)未納入醫(yī)院信息化總體架構(gòu)等等，造成系統(tǒng)不兼容、資源浪費無法共享。這些都需要醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提高檔案的管理意識，把此項工作納入醫(yī)院整體發(fā)展規(guī)劃中，從根本上改變檔案工作相對滯后的狀況。

2．3醫(yī)院檔案管理格局復(fù)雜沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)

醫(yī)院檔案涉及較多學(xué)科和領(lǐng)域，此次調(diào)查中，綜合檔案室保管的檔案門類在5種及以上的有61家(70．1%)醫(yī)院，保管種類普遍復(fù)雜。調(diào)查涉及到文書檔案、病歷檔案、基建檔案、科研檔案、設(shè)備檔案、人事檔案、財務(wù)檔案、影像檔案等，各種檔案經(jīng)常分屬不同的部門保管，比如病歷檔案和醫(yī)療業(yè)務(wù)文件由醫(yī)務(wù)處(科)管理，執(zhí)行的是衛(wèi)生部的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn);人事檔案則由人事處(科)管理，執(zhí)行的是組織部相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)等。各種檔案收集整理歸檔的要求不一，運用的管理軟件也不一樣，沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。在此次調(diào)查中，有11家(12．65%)的病案、6家(6．9%)的人事檔案、57家(65．5%)的財務(wù)檔案由綜合檔案室保管，但執(zhí)行的標(biāo)準(zhǔn)仍是各自為政。

2．4缺乏相應(yīng)的資金和硬件設(shè)施的投入

調(diào)查結(jié)果顯示，檔案經(jīng)費充裕、年均1萬元以上的僅占20．7%。經(jīng)費投入年均小于500元的醫(yī)院中，78%來自于蘇北地區(qū)和民營醫(yī)院。除去處于經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)地區(qū)的因素，有些大型城市、大型醫(yī)院的檔案經(jīng)費也相當(dāng)少。民營醫(yī)院情況很差，能達(dá)到三級醫(yī)院的建設(shè)規(guī)模，資金投入應(yīng)該沒有問題，3家醫(yī)院卻不設(shè)檔案室，沒有資金投入，如果說業(yè)務(wù)檔案還能得到質(zhì)量和保管上的保障，其余大量的文書文件、科研材料、基建材料、設(shè)備檔案都難以得到有效的收藏和利用，很易造成遺失。硬件設(shè)施方面，辦公用房和檔案庫房沒有或擁擠的分別是29家、40家，分別占33．3%和46．0%。多家醫(yī)院在訪談中反映庫房擁擠，檔案無處堆放，檔案保管處境堪憂。檔案設(shè)施情況稍好，調(diào)查中只有8家沒有電腦，空調(diào)、濕度調(diào)節(jié)、消防等設(shè)施配備基本到位。但進(jìn)一步的設(shè)施配備稍差，如配有復(fù)印機(jī)的52家(59．8%)，掃描儀的42家(48．3%)，這些都是信息化建設(shè)必備的設(shè)施，比如沒有掃描儀就無法把庫存紙質(zhì)檔案數(shù)字化，信息化工作無法正常開展，尚需醫(yī)院加大硬件投入。

2．5檔案管理人員綜合素質(zhì)亟待提高

信息化建設(shè)需要由專業(yè)型、復(fù)合型人才來完成，檔案工作也是如此。工作人員不僅需要具有扎實的檔案基礎(chǔ)理論、熟知檔案管理的各項知識和技能、良好的人際溝通能力，還需要具備一定的計算機(jī)知識，能夠熟練運用管理軟件處理碰到的各種問題。調(diào)查中有位檔案工作人員有著良好的專業(yè)基礎(chǔ)和計算機(jī)常識，在辦公自動化系統(tǒng)接口檔案管理模塊時，提出自己的要求，并且在使用中和軟件公司不斷交流磨合，最終促使成形的檔案管理系統(tǒng)方便、適用。但調(diào)查顯示，不少單位連專職檔案人員都不設(shè)(26．4%)，兼職人員不可能有足夠的精力做好檔案工作?？傮w來說檔案工作人員受教育水平較高，大專及以上學(xué)歷72人(82．8%);但從專業(yè)角度看并不理想，大多數(shù)檔案管理人員未經(jīng)過專業(yè)教育(69．0%)，很多是從行政、護(hù)理等部門轉(zhuǎn)崗而來。另外，檔案工作人員平均年齡為41．2歲，平均工作年限為19．5年，年齡結(jié)構(gòu)不合理，不利于知識的更新和工作的開展。

3討論

3．1增強檔案意識提高對檔案信息化建設(shè)的重視程度

健全的管理機(jī)構(gòu)和檔案員管理網(wǎng)絡(luò)是開展工作的基礎(chǔ)。專職檔案人員應(yīng)根據(jù)醫(yī)院規(guī)模和業(yè)務(wù)量配備齊全，使他們在完成日常工作的同時，有時間和精力用于完成深層次的信息資料開發(fā)和利用，挖掘檔案的核心價值。要想使單位領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案工作者在做好日常歸檔、查檔工作之外，可以開展各種形式檔案宣傳工作。如向單位領(lǐng)導(dǎo)和職能部門贈送編研材料，遞交利用效果匯編，利用各種機(jī)會進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和交流，借助院報、宣傳欄等平臺進(jìn)行宣傳和教育，在單位上下構(gòu)建良好的環(huán)境和氛圍。上級主管部門應(yīng)該考慮把檔案信息化建設(shè)適當(dāng)列入到相關(guān)驗收工作的標(biāo)準(zhǔn)中，如等級醫(yī)院考評、單位綜合目標(biāo)責(zé)任制考核等，以促進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)。

3．2加大資金設(shè)備等硬件投入力度

首先，在檔案進(jìn)行檢索、統(tǒng)計、數(shù)字化工作中，計算機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)、打印復(fù)印設(shè)備是必不可少的［1］。通過掃描、復(fù)制，使紙質(zhì)文檔形成電子檔案，延長紙質(zhì)檔案的使用壽命，同時也提高工作效率。其次，配備適合的檔案管理軟件。單機(jī)版的檔案管理軟件只能實現(xiàn)檔案檢索、借閱、統(tǒng)計等低層次的功能，無論是自行開發(fā)還是購買，最好配備網(wǎng)絡(luò)版的軟件，并經(jīng)過相關(guān)部門認(rèn)定，可以和醫(yī)院內(nèi)網(wǎng)、檔案網(wǎng)絡(luò)及全省健康網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行數(shù)據(jù)交換，將電子公文運轉(zhuǎn)與歸檔、檢索等功能一體化，實現(xiàn)經(jīng)濟(jì)、可靠、高效的檔案管理模式。

3．3培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才形成合理梯隊

人是生產(chǎn)力中最活躍的因素，檔案管理現(xiàn)代化、信息化要求檔案管理從封閉、功能單一型逐步轉(zhuǎn)向開放和多向服務(wù)型，這對人員素質(zhì)的要求也不斷提高，檔案專業(yè)知識、計息機(jī)及網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用技術(shù)、英語及醫(yī)學(xué)常識，都是需要學(xué)習(xí)和具備的。檔案工作需要持續(xù)穩(wěn)定，也需要緊跟時代的步伐不斷創(chuàng)新和發(fā)展，可以適當(dāng)引進(jìn)高素質(zhì)人才和更多的年輕血液，充實檔案管理隊伍，形成知識全面、充滿生命力的人才梯隊。與此同時，對現(xiàn)有的檔案工作人員要定期開展專業(yè)培訓(xùn)與計算機(jī)技術(shù)知識教育，鼓勵工作人員加強與同行交流、自我業(yè)務(wù)鉆研，在理論和實踐相結(jié)合的基礎(chǔ)上規(guī)范檔案管理，加快現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的步伐。

3．4注重醫(yī)院檔案信息的安全性

在調(diào)查中得知，某醫(yī)院因為不夠重視，新建病房樓材料沒有及時歸檔并遺失，造成很大損失，檔案材料電子化后其安全性問題也不容忽視。首先是網(wǎng)絡(luò)安全，必須通過數(shù)據(jù)加密、防火墻、數(shù)據(jù)恢復(fù)技術(shù)等安全技術(shù)來保障。其次是內(nèi)網(wǎng)使用權(quán)限問題，如有的醫(yī)患糾紛中就存在電子病歷的外泄、患者隱私暴露等。在系統(tǒng)設(shè)置時，可以采用身份識別和操作權(quán)限的設(shè)置，工作人員在操作中要樹立保密意識，并且因不同身份設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限，加強信息保密與安全工作［2］。目前，人民群眾的醫(yī)療服務(wù)需求不斷提高，新的一輪衛(wèi)生體制和醫(yī)療保險制度改革也進(jìn)入關(guān)鍵階段。醫(yī)院要適應(yīng)時代和社會的發(fā)展，必須實現(xiàn)管理現(xiàn)代化、保持可持續(xù)發(fā)展的趨勢。檔案的信息化建設(shè)是提高醫(yī)院管理水平、增強醫(yī)療服務(wù)水準(zhǔn)的重要途徑，醫(yī)院管理層應(yīng)從根本上轉(zhuǎn)變思路，重視檔案信息化的建設(shè)與發(fā)展，更好地服務(wù)于社會和患者。

作者:蓋峻梅王蘇軍何蘊寧單位:江蘇省中醫(yī)院