導(dǎo)語：檔案開放利用信息安全探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、檔案開放利用中存在的問題

近年來我國的檔案開放與利用工作取得了一些顯著進(jìn)步，但毋庸置疑，在開放利用的這一過程中依然存在很多問題：一是公民對檔案工作的認(rèn)識尚處于初級階段。認(rèn)識的不成熟、認(rèn)識的淺薄甚至是對檔案開放利用的認(rèn)識的極度偏差，一定程度上使得開放與利用不能順利進(jìn)行。二是檔案工作帶有很強(qiáng)的政治性，一定程度上脫離了群眾，使檔案開放和利用環(huán)節(jié)不完善。三是檔案的“低開放率和低利用率”使得公民不能有效獲取想要資源，檔案合理的開放與利用嚴(yán)重受阻。四是檔案過于狹窄的開放率，使人們只能獲取有限的諸如經(jīng)濟(jì)、醫(yī)學(xué)、科學(xué)、技術(shù)、文學(xué)等類的檔案，而對于涉及國防、外交、國家安全等問題的檔案等，僅能獲得較為寬泛和簡單的含義，并不能有效獲取，深入探究。五是過于單調(diào)的檔案開放種類，無法滿足社會公眾對各種各樣信息的強(qiáng)烈要求，筆者認(rèn)為在開放各類傳統(tǒng)的文書檔案的基礎(chǔ)上，還應(yīng)適當(dāng)開放那些在某些機(jī)構(gòu)和部門在業(yè)務(wù)職能活動中形成的科技檔案和相應(yīng)的其他專門檔案，如果能再開放其他類型和載體的檔案，對公眾信息的獲取和檔案的開放和利用會更有幫助。六是法律所規(guī)定檔案館30年的開放期限太過死板和局限，且缺乏較強(qiáng)的針對性，不能迎合某些特殊類型檔案開放的要求，并且過長的限制年限，使得檔案館與時代更新的知識脫節(jié)，資源的陳舊也是檔案開放利用的一個大問題。

二、做好檔案開放利用工作的措施

檔案工作開展的關(guān)鍵和基本點(diǎn)就是把握好檔案保密工作與檔案合理開放利用工作之間的“度”，既要妥善做好信息安全保障措施，也要保證檔案信息的開放利用，因此合理的開放利用是與安全保密工作是一體的，是不可分割的，兩者都要抓，都要硬。對于檔案信息工作人員來說，要在做好檔案保密工作的前提下積極地促進(jìn)檔案的進(jìn)一步合理開放，是一項行為和工作藝術(shù)，不可或同樣也是其不可推卸的責(zé)任。筆者在這里將具體的工作措施大致分為幾個方面，希望為檔案的開放利用工作盡綿薄之力。

1.提高檔案開放的工作意識。很多檔案管理工作單位，過于看中檔案的保密工作的開展，陳舊的檔案保密意識使其無法順利接受所謂的檔案開放利用，開放意識被淹沒在心靈的最深處，始終浮不上來。因此，加強(qiáng)某些檔案工作人員的檔案開放意識是順利開展檔案開放利用工作的重要因素。另外，可以通過宣傳教育來增強(qiáng)整個社會的檔案開放意識，讓全社會都對檔案開放持有一種積極樂觀的態(tài)度，漸漸杜絕傳統(tǒng)的過于保密的檔案意識，檔案開放工作要簡化程序，鼓勵開放。

2.積極做好檔案審查鑒定工作。工作人員要根據(jù)檔案的內(nèi)容是否合適對大眾開放這一每份檔案進(jìn)行仔細(xì)的審查鑒定，確保檔案審查工作的順利開展。檔案的審查鑒定是一個大工程，需要仔細(xì)完成，具體有幾個重要步驟。首先，工作人員要對檔案內(nèi)容進(jìn)行嚴(yán)格審查，將那些不應(yīng)開放的檔案挑揀出來，置于“不開放”行列，在挑揀的過程中，對檔案進(jìn)行簡單分類。然后，由檔案的專業(yè)人員再對其進(jìn)行詳細(xì)的審查，主要針對那些不確定是否開放的檔案，最后，再由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行終極審查，確保審查鑒定工作無誤，最終確定將應(yīng)該開放的檔案開放，不應(yīng)開放的仍進(jìn)行保密。

3.轉(zhuǎn)變檔案開放中的服務(wù)方式?？萍嫉陌l(fā)展使得信息技術(shù)高速膨脹，隨著大眾的信息需求的增強(qiáng)，除了檔案查閱、檔案外借、檔案展覽等傳統(tǒng)的檔案服務(wù)方式之外，應(yīng)該多增加幾種檔案開放服務(wù)方式，各檔案管理單位應(yīng)該根據(jù)自身的特點(diǎn)以及大眾的需求轉(zhuǎn)變檔案開放方式。首先，檔案部門應(yīng)該運(yùn)用多媒體傳播手段，例如網(wǎng)絡(luò)、報紙、雜志、新聞媒介來通報檔案開放信息。其次，要面向大眾做好檔案研究工作。將本館中那些具有館藏價值或者是利用率高的檔案材料進(jìn)行詳細(xì)的專題研究，以編輯出版或新聞的形式面向公眾。再次，檔案工作者要善于利用諸如Email交互服務(wù)、FAQ、電話咨詢、網(wǎng)站論壇等人工智能服務(wù)平臺開展參考咨詢服務(wù)，對利用者提出的問題進(jìn)行疑難解答。最后，要根據(jù)利用者的喜好將某一領(lǐng)域內(nèi)的檔案的最新信息“送貨上門”，保證利用者享受到最貼切的開放服務(wù)。

4.做好檔案開放前和開放中的工作。檔案開放前要努力做到：一是由于檔案無比珍貴，要將那些容易破損的檔案復(fù)印或拍照的方式備份，以防萬一。二是要將先前通過領(lǐng)導(dǎo)終審的檔案進(jìn)一步整理，做到分類放置、排列得當(dāng)，組卷合理，編目清晰。每一份檔案都要設(shè)置檢索號，以方便查找、檢索。三是在編制目錄、制作文摘之外，還可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立檢索工具，以確保更高效的檢索效果。檔案開放過程中要注重做好監(jiān)督工作：一是要完善各種監(jiān)督制度，針對不同的利用人群進(jìn)行不同的開放范圍和方式，規(guī)章制度要簡單且便于執(zhí)行。二是要對檔案庫房加強(qiáng)監(jiān)督。檔案庫房工作人員一定要嚴(yán)格遵守工作制度，做好份內(nèi)工作，嚴(yán)禁不相干人員進(jìn)入庫房，入者要嚴(yán)格登記，以確保檔案材料的安全。三是一天的工作結(jié)束后，要及時對相關(guān)檔案進(jìn)行檢查確保無丟失、過分損壞的材料。如果出現(xiàn)也應(yīng)及時進(jìn)行妥善處理，必要時還應(yīng)追究使用者的責(zé)任?？傊?，以上便是對檔案開放利用中存在的問題以及解決這些問題應(yīng)該采取哪些措施進(jìn)行的簡單探討。檔案的合理開放利用固然重要，但隨著時代的發(fā)展，檔案泄密的現(xiàn)象時有發(fā)生，對此，我們也必須要做好檔案的信息安全保障措施，以便更好地讓檔案為公眾服務(wù)。

三、切實做好檔案的信息安全保障工作

隨著檔案資料的進(jìn)一步開放利用，在檔案利用者的“知識利益”最大化的前提下，檔案信息安全卻面臨著重大的問題，如何有效地建立檔案網(wǎng)絡(luò)信息安全體系是檔案工作者始終無法逃避的難題，檔案信息安全保障工作任重道遠(yuǎn)，需要包括檔案工作人員在內(nèi)的全社會人員的共同堅持和努力?；趯n案開放利用的認(rèn)識和思考，筆者綜合多年的考察和研究，對如何建立檔案信息安全保障體系提出幾點(diǎn)自己的意見。

1.樹立可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀。樹立可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀是全社會集體參與檔案信息保護(hù)的有效措施，思想指引著行動，先進(jìn)和科學(xué)的思想更有利于事情順利、快速地進(jìn)行。檔案信息安全體系的建立當(dāng)然離不開先進(jìn)思想觀念的指導(dǎo)和保障。檔案信息安全保障體系的建立，首先要從思想觀念上入手。檔案信息安全的思想保障是確保該體系建立的關(guān)鍵因素。樹立全面科學(xué)、可持續(xù)發(fā)展的檔案信息安全觀是思想基礎(chǔ)。傳統(tǒng)靜止、片面、不科學(xué)的保密安全觀、技術(shù)安全觀、網(wǎng)絡(luò)安全觀、系統(tǒng)安全觀都是對安全保障體系認(rèn)識不全面造成的。因此，新時期要努力克服這些片面的安全觀，樹立全面科學(xué)、可持續(xù)的信息安全觀。這種可持續(xù)發(fā)展的檔案信息觀，是集檔案信息記錄內(nèi)容、記錄方式、記錄載體等為一體的信息安全觀。它是現(xiàn)代檔案信息安全體系建立的指明燈，為檔案信息安全戰(zhàn)略的提出和實施，提供了切實可靠的精神力量和理論指導(dǎo)。檔案管理者要堅持“縱深防御、綜合治理、等級檔案保護(hù)、促進(jìn)發(fā)展”的思想方針，以呼吁和響應(yīng)國家信息安全總的要求。在新時期信息時代下，要更加注重“防”?！胺馈弊鳛橐环N不可或缺的安全觀念儼然已經(jīng)發(fā)展到縱向深層防御的地步；而“治”代表著集安全策略、安全管理和安全技術(shù)為一身的綜合治理。強(qiáng)調(diào)重點(diǎn)，主攻重點(diǎn)，對檔案信息實行等級保護(hù)，有助于我國檔案信息安全保障體系的順利建設(shè)。相關(guān)的檔案單位要切實做好檔案信息“防“”治”和“等級保護(hù)”等主要工作，只有這樣，才能從思想上逐漸樹立可持續(xù)發(fā)展的信息安全觀，促進(jìn)檔案信息安全保障工作的健康、蓬勃、快速發(fā)展。

2.制訂切實可行的檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃。在檔案合理開放利用情況下，制定切實可行的檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃，是做好檔案信息安全保障工作的重要內(nèi)容和可行方式。同樣也是有效地保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)、隱私權(quán)的重要手段，其重要性不容小覷。檔案信息安全措施是檔案信息安全保障體系的重要內(nèi)容，居于核心位置。所謂檔案信息安全策略，就是相關(guān)人員針對檔案信息安全的出現(xiàn)的新情況、新特點(diǎn)、新形勢、新內(nèi)容進(jìn)行仔細(xì)研究后總結(jié)和歸納出解決問題的新方式和有效舉措。為了增強(qiáng)檔案信息安全保障工作的科學(xué)性和有效性，各個地區(qū)不同檔案部門都要針對自身的特點(diǎn)制定適合自己的安全保障策略。首先是要加強(qiáng)檔案安全危機(jī)意識，時時警惕，事事警惕。盡自己最大努力保障檔案的安全，盡可能地減少檔案流失率和損壞率。其次，完善部門相關(guān)法律法規(guī)，建立網(wǎng)絡(luò)危機(jī)機(jī)構(gòu)，制定有效、合理的防災(zāi)應(yīng)急方案，未雨綢繆。安全威脅、安全缺陷的出現(xiàn)是檔案信息安全不可回避的兩個問題。各部門要針對這兩方面，客觀地對出現(xiàn)的問題進(jìn)行仔細(xì)研究，分析和評估，以達(dá)到安全防御措施的順利實施。檔案安全威脅是檔案信息安全保障中最棘手也是最重要的一方面，因此，做好安全防御至關(guān)重要。再次，部門內(nèi)部要時常進(jìn)行危機(jī)模擬演練以及組織相應(yīng)的危機(jī)應(yīng)對培訓(xùn)，健全安全決策，迅速反應(yīng)的機(jī)制，提高整個部門的隨機(jī)應(yīng)變能力和執(zhí)行操作能力。最后，要正確處理檔案開放利用和防御保密二者之間的關(guān)系，二者并不是時時刻刻都相互對立和排斥，在一定的條件下兩者卻能相互協(xié)調(diào)、相互促進(jìn)，共同推進(jìn)檔案事業(yè)的順利進(jìn)行。不能單純因為某些檔案信息安全策略的實施而徹底忽視了檔案開放利用的重要性，也不能因檔案開放利用不顧檔案信息安全戰(zhàn)略規(guī)劃。

3.教育、培養(yǎng)賢才促進(jìn)安全保障。人才的教育和培養(yǎng)是檔案信息安全保障體系建立中不容忽視的重要因素之一。檔案人員在檔案信息急速膨脹和檔案事業(yè)蓬勃發(fā)展之下，面臨著越來越大的壓力。社會對他們的要求也日益劇增。因此，加強(qiáng)對檔案工作人員的教育和培訓(xùn)勢在必行。檔案部門要樹立現(xiàn)代化的人才觀念，有計劃、有目的、有類別，多層次，多方式地對員工進(jìn)行檔案信息安全的培訓(xùn)是有必要的。要注重培養(yǎng)檔案人員包括安全意識在內(nèi)的綜合素養(yǎng)，在自律和他律的雙重作用下，增強(qiáng)安全意識和應(yīng)對檔案安全問題的處理能力。另外，各檔案管理部門也應(yīng)適時開展信息安全能力測試活動，必要時可以建立檔案安全能力獎勵基金，鼓勵員工積極投身檔案安全問題的處理中來，壯大檔案安全防御處理的實踐隊伍，逐步實現(xiàn)檔案信息安全保障體系的建立。綜上所述，檔案的合理開放和利用是一項必須置身其中、努力應(yīng)對的艱巨任務(wù)。針對開放利用過程中出現(xiàn)的檔案信息安全問題也應(yīng)積極對待，妥善解決，只有這樣才能促進(jìn)新時期檔案事業(yè)的蓬勃健康發(fā)展。

作者:李春芳 單位:廣東省林業(yè)科學(xué)研究院