導(dǎo)語：高等學(xué)校教學(xué)檔案利用模式探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校教學(xué)檔案利用模式及其特點(diǎn)

高校檔案利用模式直接反映了檔案館藏載體形式及檔案管理水平，雖然各高等學(xué)校對(duì)教學(xué)檔案利用的具體規(guī)定不盡相同，但總體利用模式大致相同。筆者認(rèn)為，目前我國(guó)高校對(duì)教學(xué)檔案的利用模式及特點(diǎn)大致有以下幾個(gè)方面:第一，具有嚴(yán)格制度性。制度是確保檔案工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的前提和保障，各高等學(xué)校都以《高等學(xué)校檔案管理辦法》為依據(jù)，結(jié)合本校工作實(shí)際制定相關(guān)檔案管理制度。例如:對(duì)于教學(xué)檔案的查詢利用，明文規(guī)定由利用檔案者持本人有效工作證、身份證等合法證明到學(xué)校檔案管理部門辦理登記手續(xù)，查閱檔案管理制度允許范圍內(nèi)的檔案資料，再由檔案工作人員根據(jù)檔案查閱利用內(nèi)容，檢索庫藏、提供查詢復(fù)印利用等相關(guān)工作環(huán)節(jié)，這是目前所有高校檔案管理的共性之處。第二，利用人群穩(wěn)固性。從高校檔案的形成來看，教學(xué)檔案占據(jù)了重要位置和重要作用，記錄學(xué)校教育教學(xué)改革發(fā)展的重要?dú)v程，為學(xué)校和社會(huì)提供最真實(shí)有效的參考憑證。我們從教學(xué)檔案的性質(zhì)和功能來看，不難發(fā)現(xiàn)教學(xué)檔案的利用對(duì)象一般來自三大領(lǐng)域:學(xué)校內(nèi)部單位教師、學(xué)生個(gè)人、社會(huì)相關(guān)單位，其中前二者是利用教學(xué)檔案最穩(wěn)固的人群。在互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，如何提高檔案管理水平，更好地服務(wù)于學(xué)校、學(xué)生個(gè)人和社會(huì)，這是檔案部門面臨的新思考。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下加強(qiáng)高校教學(xué)檔案利用模式建設(shè)的對(duì)策建議

隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快速發(fā)展與廣泛應(yīng)用，要求檔案管理方式及利用方式、觀念也隨之發(fā)生變化，檔案工作部門如何充分利用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)條件，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源能快速地傳遞給利用單位或個(gè)人，筆者認(rèn)為，可以從檔案工作網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，建立工作溝通機(jī)制，建立信息反饋制度等方面進(jìn)行探析，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)利用模式和現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)利用模式兼容的現(xiàn)代化檔案管理利用機(jī)制。

(一)重視門戶網(wǎng)站的更新維護(hù)。作為檔案部門與檔案用戶連接的重要紐帶，檔案網(wǎng)站的建設(shè)不是一蹴而就的，而要把檔案網(wǎng)站的更新與維護(hù)工作作為一項(xiàng)常態(tài)化工作來進(jìn)行。不但要公開檔案接收、利用程序，宣傳檔案相關(guān)法律法規(guī)，定期公布開放檔案目錄，積極公布檔案工作最新動(dòng)態(tài)，同時(shí)要加強(qiáng)與用戶的交流信息，及時(shí)回答用戶關(guān)于檔案利用方面的疑問，主動(dòng)引導(dǎo)用戶的利用，把檔案門戶網(wǎng)站作為加強(qiáng)檔案宣傳的重要武器。

(二)加強(qiáng)與教學(xué)部門的溝通。檔案部門要加強(qiáng)與教學(xué)部門的溝通，根據(jù)教學(xué)部門的工作實(shí)際，主動(dòng)分析預(yù)測(cè)其利用需求，提供教學(xué)檔案利用。要及時(shí)了解上級(jí)機(jī)關(guān)在不同時(shí)期和階段對(duì)學(xué)校教學(xué)工作的重要指示和學(xué)校貫徹落實(shí)的措施和情況;經(jīng)常主動(dòng)地深入各教學(xué)部門，走訪有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工作人員，有意識(shí)地觀察和了解其工作的長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃和近期目標(biāo);了解學(xué)校教學(xué)工作環(huán)節(jié)和活動(dòng)過程的規(guī)律和特點(diǎn)。認(rèn)真分析掌握上述這些工作對(duì)檔案需求的可能性、規(guī)律性，主動(dòng)地提供教學(xué)檔案為學(xué)校教學(xué)工作服務(wù)。

(三)建立檔案利用信息反饋制度。檔案部門要建立檔案利用信息反饋制度。在提供利用之外，要加強(qiáng)與利用者的溝通，主動(dòng)跟蹤后續(xù)工作。為了更好地做好利用工作，除對(duì)查閱檔案的人建立借閱登記簿和利用效果登記簿外，對(duì)那些沒有查到檔案或沒有完全達(dá)到目的的利用者也要進(jìn)行登記。對(duì)這些情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析，從中發(fā)現(xiàn)哪些檔案利用率高，哪些檔案利用率低;查全率、查準(zhǔn)率是多少;沒有查到檔案的原因是什么等等。由此可了解利用效果和各方面的利用需求，為我們的收集、編研工作提供線索，有的放矢地開展利用工作。

綜上，隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，教學(xué)檔案的利用工作也有了新的變化。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案利用模式具有主動(dòng)性、開放性的特點(diǎn)，研究這一模式，有助于我們進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作，從而提高教學(xué)檔案管理工作的水平。

作者：何永明工作單位：廣東科學(xué)技術(shù)職業(yè)學(xué)院(廣東省科技干部學(xué)院)