導(dǎo)語：人事檔案管理信息化建設(shè)論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：科技在進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)在提速，人們的生活逐漸信息化：通信有手機(jī)，出行有百度，購物有京東、淘寶，學(xué)習(xí)有各種各樣的網(wǎng)絡(luò)課程……信息化改善了人們的生活、提高了人們生活的質(zhì)量。不僅是生活，工作也一樣，信息化已經(jīng)深入到生活的每一個(gè)角落。隨著我國人事制度改革的不斷推進(jìn)，對(duì)人事檔案管理的要求及對(duì)人事檔案的利用率也在不斷提升，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案無論是在管理形式上，還是在管理方式上都已無法滿足時(shí)展的需要。一些發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)在逐漸開始使用信息化的人事檔案管理，人事檔案管理的信息化已經(jīng)成為未來人事檔案管理的必然發(fā)展趨勢(shì)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；檔案管理；檔案信息化；建設(shè)策略

一、引言

人事檔案記錄了一個(gè)人的發(fā)展和成長經(jīng)歷，是一個(gè)人最重要的信息，是最重要的記錄，也是國家和單位選拔人才的重要依據(jù)。人事檔案管理是單位管理的一個(gè)重要組成部分，人事檔案管理水平的高低無疑會(huì)對(duì)單位的管理及發(fā)展產(chǎn)生比較大的影響。由于人事檔案管理非常重要，因此必須著力加強(qiáng)人事檔案管理建設(shè)，提高人事檔案的管理水平。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)成為改善人民生活質(zhì)量、提高單位經(jīng)濟(jì)效益，提高整個(gè)社會(huì)勞動(dòng)生產(chǎn)率的重要戰(zhàn)略資源，順應(yīng)時(shí)展，用新型的數(shù)字化人事檔案代替原有的紙質(zhì)化人事檔案既可以有效提高人事檔案管理的效率，又能有效提高人事檔案的管理水平。北上廣等發(fā)達(dá)地區(qū)已經(jīng)有部分單位開始檔案管理的信息化建設(shè)。

二、人事檔案管理信息化的作用

人事檔案的信息化建設(shè)對(duì)于提高人事檔案管理水平，促進(jìn)單位人力資源的合理配置、促進(jìn)人力資源的高效利用、節(jié)約單位管理成本、減少單位管理漏洞等具有重要作用，具體來說主要有以下幾點(diǎn)。（一）節(jié)約管理成本。人事檔案作為重要的人事文件資料，往往需要有專門的房間存放。房間要防火、防潮，更要防盜、防人為損壞。日常工作中，要定期整理、清點(diǎn)，如果遇到變動(dòng)檔案還需要改變存放地點(diǎn)，要搬運(yùn)到其他地方，不僅工作量大增加，還會(huì)增加人事檔案丟失、損壞的風(fēng)險(xiǎn)。而電子化的人事檔案則不同，只要將其存在兩個(gè)不同位置的電腦中，又可以保護(hù)檔案信息的安全。近些年隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的近一步升級(jí)，將人事檔案信息存在網(wǎng)絡(luò)上，同樣可以保證信息的安全。（二）減少管理漏洞。經(jīng)過信息化處理的人事檔案，是由電腦軟件和人來共同控制的，通過合理的軟件設(shè)計(jì)可以讓人事檔案的管理更加嚴(yán)密、審批程序更加科學(xué)。人事檔案記錄著人過去的學(xué)習(xí)生涯及職業(yè)發(fā)展，對(duì)一個(gè)人的未來職業(yè)發(fā)展至關(guān)重要，因此總有人試圖通過各種方式來清除自己過去經(jīng)歷中的一些污點(diǎn)、夸大過去的成績，因而會(huì)滋生人事檔案管理上的腐敗及其它不良作風(fēng)。而電腦軟件是設(shè)計(jì)好的，很多設(shè)定并不是操作人員可以隨便就能改的。有些地方操作人員是能修改的，但也往往會(huì)有相互的制約，從而形成管理上的制約。此外，電腦日志還會(huì)記錄下操作人員的每一步修改，因此，如果真有不法事件發(fā)生，相關(guān)責(zé)任人也能被順利找到。這樣就能在人事管理的程序上減少管理漏洞、降低人為因素的干擾，從而提高人事檔案管理的質(zhì)量。（三）方便檔案查找。電腦及軟件具有查找的功能，不僅查找的速度快，而且查找得非常徹底，不會(huì)有任何遺漏。人事檔案信息化之后，可以方便地利用“搜索”功能來進(jìn)行查找，既可以通過查找姓名，也可以通過查找“身份證號(hào)”“職位”“工作單位”等來查找。智能查找的速度快、質(zhì)量高，因此能大大地提高人事檔案管理的工作效率。（四）有助于單位間檔案資源的快速傳遞隨著我國經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，單位間的交流、單位人員的流動(dòng)日益頻繁，人事檔案的轉(zhuǎn)移、單位間的人員合作越來越多。數(shù)字化的人事檔案即查即用、傳輸方便，因而人事檔案信息化建設(shè)有助于不同單位間人事檔案資源的快速傳遞，有助于提高檔案資源的利用率，有助于工作效率的提高。

三、人事檔案管理信息化建設(shè)的策略

現(xiàn)在是信息時(shí)代，人事檔案管理當(dāng)然應(yīng)順應(yīng)時(shí)展的潮流。運(yùn)用信息及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將人事檔案信息化，能更新檔案管理模式，提高人事檔案管理的效能。但人事檔案管理的信息化是一個(gè)系統(tǒng)工程，不能寄希望于一蹴而就，而應(yīng)漸進(jìn)式地穩(wěn)步推進(jìn)。在人事檔案信息化的過程中，應(yīng)注意運(yùn)用以下幾點(diǎn)策略。（一）要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理信息化的巨大優(yōu)勢(shì)。理念是先導(dǎo)，要推動(dòng)人事檔案管理的信息化建設(shè)，人事檔案相關(guān)工作人員特別是政府及單位的領(lǐng)導(dǎo)干部必須充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理信息化的巨大優(yōu)勢(shì)，接受先進(jìn)的信息化理念，為人事檔案的信息化提供支撐。思想上想通了、理念上認(rèn)同了，在后面的具體實(shí)踐中才能堅(jiān)定方向、上下同心，從而更好地推動(dòng)人事檔案的信息化建設(shè)。在具體實(shí)踐中，單位領(lǐng)導(dǎo)一定要對(duì)人事檔案管理的信息化高度重視，政府人員一定要做好監(jiān)督工作，對(duì)于認(rèn)識(shí)不到位或心里有小算盤的單位或個(gè)人要做好說服教育及監(jiān)督管理工作，以確保人事檔案管理信息化的順利推進(jìn)。（二）完善檔案管理信息化的軟硬件基礎(chǔ)。人事檔案管理信息化，首先要構(gòu)建電腦、網(wǎng)絡(luò)等信息化環(huán)境，要完成電腦及信息化設(shè)備的采購、網(wǎng)絡(luò)的組建、軟件的調(diào)適等一系列工作。在這一階段一方面需要一定的資金投入，另一方面要做好規(guī)劃，請(qǐng)人事檔案管理信息化方面的專家實(shí)地指導(dǎo)，以保證人事檔案管理信息化軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的順利完成。在此過程中，單位一定要保證資金到位，要積極購進(jìn)先進(jìn)的信息化設(shè)備，積極更新原有的落后信息化設(shè)施。（三）加強(qiáng)人事檔案管理信息化的人才建設(shè)。無論是電腦采購、網(wǎng)絡(luò)搭建，還是軟件的調(diào)適都是一次性的，而在日常的人事檔案的信息化管理中，需要精通人事檔案管理的人才，需要能熟練運(yùn)用人事檔案信息化管理相關(guān)軟件的人才，需要能保證網(wǎng)絡(luò)安全運(yùn)行，能保障網(wǎng)絡(luò)信息不被竊取的人才。這就需要加強(qiáng)人事檔案管理信息化的人才建設(shè)，培養(yǎng)一批懂業(yè)務(wù)、通技術(shù)、善管理的人才。這是既保障人事檔案管理信息化運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是人事檔案管理信息化發(fā)展的保障。在對(duì)人事檔案管理信息化隊(duì)伍的建設(shè)中，一方面要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員的招聘，將經(jīng)驗(yàn)豐富、能力出眾、思想品德好的人才請(qǐng)進(jìn)來。另一方面還要對(duì)原有人事檔案管理人員及對(duì)人事檔案信息化還不夠熟悉的員工進(jìn)行培訓(xùn)以便快速提高他們的人事檔案信息化管理水平。此外，還要加強(qiáng)考核及監(jiān)督，以提高相關(guān)人員的積極性、主動(dòng)性。（四）人事檔案的信息要加強(qiáng)制度建設(shè)。信息化環(huán)境、人才建設(shè)是人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，但要保障人事檔案信息化的順利實(shí)施和長遠(yuǎn)發(fā)展，必須要建立人事檔案信息化管理制度，使人事檔案的信息化管理工作有據(jù)可依、有章可循，讓制度為人事檔案管理的信息化保駕護(hù)航?？茖W(xué)的制度有助于理順工作思路，有助于規(guī)范人的行為，因此一定要加強(qiáng)制度建設(shè)，使其成為人事檔案信息化、科學(xué)化、高效化的保障。（五）要對(duì)紙質(zhì)人事檔案與數(shù)字化人事檔案合理整合。人事檔案的時(shí)間跨度大、信息及資料多，難免會(huì)出現(xiàn)這樣那樣的問題。這就要求我們?cè)谌耸聶n案信息化的過程中，將紙質(zhì)檔案與數(shù)字檔案仔細(xì)比對(duì)、認(rèn)真推敲，以科學(xué)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度構(gòu)建起人事檔案信息資料庫，并逐漸建立起一個(gè)完整、準(zhǔn)確的人事檔案管理系統(tǒng)。（六）人事檔案信息化要結(jié)合單位的具體實(shí)際。各單位的經(jīng)營方式不同、業(yè)務(wù)不同、地域不同，各單位的具體情況也不一樣。在人事檔案的信息化建設(shè)的過程中，一定要因地制宜，要結(jié)合單位的實(shí)際情況，這樣才能保證人事單位信息化的質(zhì)量，才能保障人事檔案管理信息化的順利實(shí)施。

四、結(jié)束語

隨著經(jīng)濟(jì)及社會(huì)的發(fā)展，信息技術(shù)的運(yùn)用面越來越廣。人事檔案管理作為單位重要的管理組成部分，原有的以紙質(zhì)檔案已經(jīng)越來越無法滿足時(shí)展的需要，運(yùn)用現(xiàn)代科技改變?cè)械娜耸聶n案管理方式已經(jīng)勢(shì)在必行。在人事檔案管理信息化的過程中，既要注意信息化設(shè)備及人才的建設(shè)，又要加強(qiáng)制度方面的建設(shè)，同時(shí)還要充分考慮到與之相關(guān)的方方面面的問題。只有這樣，才能讓科技成為推動(dòng)單位發(fā)展的動(dòng)力，成為提高人事檔案管理效能的工具。

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作者:馮小芳 單位:西安體育學(xué)院