導(dǎo)語：中職學(xué)校檔案信息化建設(shè)論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

中職學(xué)校檔案囊括學(xué)生升學(xué)檔案和學(xué)生畢業(yè)檔案，當(dāng)遇到學(xué)生畢業(yè)問題時假如中職學(xué)校檔案管理出現(xiàn)延誤，這樣就會影響學(xué)生升學(xué)，耽誤學(xué)生的前途。檔案信息化相對于傳統(tǒng)的中職檔案管理來說，管理起來更加的科學(xué)有效，節(jié)省傳統(tǒng)檔案管理中的耗材，信息的交換與更新更加的便捷。因此中職學(xué)校檔案管理應(yīng)當(dāng)主動改變以往的管理方式，積極地采用檔案信息化，提高工作效率。加快信息化進程，順應(yīng)時代的潮流，積極地為更加美好的現(xiàn)代化中職院校建設(shè)而努力！

一、中職學(xué)校檔案建設(shè)現(xiàn)狀

中職學(xué)校檔案一般采用紙質(zhì)材料進行記錄，由于所要記錄的信息量比較大，所以記錄時間長，耗費大量的紙張，占用的人力較多。而且在記錄之后不易更改，操作難度大，紙質(zhì)檔案進行傳輸?shù)倪^程中容易造成檔案的錯亂與丟失。檔案的保存與整理也是一個比較嚴(yán)峻的問題，由于檔案基數(shù)大不利于移動和整理，儲存也會占用較大的地方，保存也需要注意很多的儲存方面的問題，比如潮濕問題，檔案轉(zhuǎn)運的過程中容易造成丟失。檔案儲存時間較長的話容易造成紙質(zhì)的氧化，造成檔案的損壞。現(xiàn)代中職檔案關(guān)系著學(xué)校教職工的方方面面，學(xué)校檔案的缺失會影響學(xué)生的求學(xué)與教職工的教學(xué)評優(yōu)?，F(xiàn)代中職學(xué)校檔案管理依舊比較落后，因此需要引起學(xué)校管理人員的注意，引進新型的檔案信息管理系統(tǒng)，改變現(xiàn)代中職學(xué)校管理檔案的問題?，F(xiàn)代中職院校有一些已經(jīng)采用了先進的信息技術(shù)，效果顯著有效，值得在大多數(shù)的中職院校中進行推廣。應(yīng)當(dāng)改變現(xiàn)代落后的技術(shù)，積極地改變現(xiàn)狀，改變現(xiàn)代中職學(xué)校建設(shè)中的缺陷，為創(chuàng)建現(xiàn)代化信息化的中職院校努力地進行改變著。

二、學(xué)校檔案管理

學(xué)校檔案管理目前需要大量的人員進行管理，工作人員需要對檔案的信息進行收集、整理、保存以及進行利用，各個環(huán)節(jié)的繁雜勞動影響著檔案管理。因為現(xiàn)在的檔案材質(zhì)主要是紙質(zhì)和實物，不利于進行查找和管理，影響著學(xué)校檔案管理。由于現(xiàn)在檔案管理過程比較復(fù)雜，所以檔案管理方面的專業(yè)型人才比較難以尋找。再就是由于現(xiàn)代學(xué)校檔案管理長期使用傳統(tǒng)的方式進行管理，所以依舊采用從前的檔案管理方式，從前落后的思想沒有改變，不會進行改革和創(chuàng)新，制約著檔案管理的信息化進程。學(xué)校檔案問題制約著學(xué)校發(fā)展進程，由于學(xué)校檔案管理的問題造成學(xué)校管理出現(xiàn)了各種狀況，信息查詢的不及時，造成紕漏。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膶W(xué)校檔案管理也是對學(xué)校學(xué)生的負(fù)責(zé)，因為當(dāng)學(xué)生升學(xué)時需要查出自己的檔案時，不再像曾經(jīng)那樣需要耗費大量的時間進行查找，管理信息化能夠節(jié)省大量的時間，搜集出的檔案也比較完善和準(zhǔn)確，不會因為檔案的缺失而影響學(xué)生的升學(xué)問題。而且當(dāng)遇到需要查詢大量學(xué)生的檔案問題時也會比較便捷，不會造成檔案的混亂丟失。

三、信息化建設(shè)

信息化是一種新型的管理方式，信息化具有信息儲存無紙化，信息傳輸便捷性，操作方式簡單化和儲存信息龐大化的特點。有利于改變曾經(jīng)采用紙質(zhì)檔案材料的現(xiàn)狀，檔案可以進行數(shù)字化，儲存占用的地方小，有利于節(jié)省空間。由于信息傳輸?shù)谋憬菪?，有利于信息的傳輸與互動，學(xué)生的升學(xué)和畢業(yè)的信息的傳輸快速便捷，這樣就不會給學(xué)生造成惡劣影響。使用現(xiàn)代化設(shè)施進行整理和儲存操作簡單易行對于整理人員的要求也不會太高。只需要對從前的檔案管理人員進行簡單的培訓(xùn)就可以進行操作，節(jié)省了人力、財力、物力?，F(xiàn)代信息化建設(shè)有利于提升中職檔案管理的便捷性，因此學(xué)校應(yīng)當(dāng)積極采用建立檔案管理信息建設(shè)的制度，設(shè)立專門的部門進行管理，確保學(xué)校檔案管理信息化順利的推進。還應(yīng)當(dāng)制定相應(yīng)的規(guī)章制度確保檔案信息化工作規(guī)范化操作，使工作變得規(guī)范化。學(xué)校還應(yīng)當(dāng)落實學(xué)校檔案信息化的設(shè)施設(shè)備，加快學(xué)校檔案信息化的進程，使學(xué)校紙質(zhì)儲存的現(xiàn)狀不斷地進行改變。對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化，確保檔案信息不再流失。建立校園局域網(wǎng)，有利于學(xué)校檔案資源的傳輸與利用，使學(xué)校檔案的價值充分的發(fā)揮出來。建立數(shù)據(jù)庫使學(xué)校檔案進行數(shù)字化儲存，不斷對數(shù)據(jù)進行整理細(xì)化，防止信息的缺失。雖然信息化操作相對于從前的紙質(zhì)檔案的整理與操作來說變得簡單易行易于操作，但是依舊需要進行簡單的培訓(xùn)來提高管理人員的素質(zhì)。

四、總結(jié)

隨著時代的發(fā)展，信息化建設(shè)不斷深入到生活中的方方面面，讓過去費事費力的事情變得簡單方便，提高了工作效率。檔案信息化管理有利于中職學(xué)院管理充分發(fā)揮信息化的優(yōu)勢提高工作效率，節(jié)省時間，更好地服務(wù)師生，提高學(xué)校的工作水平。

作者:趙吉鵬 單位:甘南藏族自治州師范學(xué)校

參考文獻：

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