導(dǎo)語：財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)探析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、財務(wù)檔案信息化管理特點

一方面，財務(wù)檔案在存儲到電腦、磁盤、光盤及其他具有磁性特性的硬件設(shè)備后，各種財務(wù)數(shù)據(jù)資料在財務(wù)管理、資料利用、查詢以及數(shù)據(jù)傳輸及資料攜帶鞥方面都更加方便、靈活，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率高，而且不易丟失，能夠較好地適應(yīng)現(xiàn)代高速發(fā)展的社會條件下，對于高數(shù)據(jù)量和高質(zhì)量化的財務(wù)檔案的全新需求。主要體現(xiàn)在：信息化的財務(wù)檔案可以很方便地進(jìn)行修改、拷貝、傳遞和交流；存儲形式也靈活多樣，既可以存儲于磁性介質(zhì)中，包括軟盤、硬盤、光盤、磁帶等，也可以方便地輸出到紙質(zhì)材料保存。另方面，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的高速發(fā)展和日新月異，信息化的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)可以很方便地進(jìn)行統(tǒng)計、計算、分析等信息的多次加工，不斷滿足變化了的單位管理新需求；同時，信息化的財務(wù)檔案可以很好地滿足信息時代實現(xiàn)社會資源共享、無紙化文件管理等現(xiàn)代人類社會管理的新需求，從根本上顛覆了人類傳統(tǒng)的信息存儲和管理方式，極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

二、財務(wù)檔案信息化管理的主要內(nèi)容

1.及時建立適合于財務(wù)檔案管理需求的動態(tài)數(shù)據(jù)庫，便于進(jìn)行檔案信息的適時整理和分析。財務(wù)管理檔案資料的信息化，又稱“數(shù)字化”，是整個財務(wù)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ)，是對傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為主要載體的財務(wù)檔案管理的升級和優(yōu)化，是傳統(tǒng)檔案管理的必然發(fā)展方向。因此，信息化的財務(wù)檔案，將來就是財務(wù)檔案信息的的“數(shù)據(jù)采集和加工中心”。財務(wù)管理檔案的信息數(shù)據(jù)庫，應(yīng)該依據(jù)財務(wù)檔案的內(nèi)容不同，分別建立不同管理需求的數(shù)據(jù)庫，如管理制度類、原始憑證類（如報銷憑證、發(fā)票收據(jù)管理系統(tǒng)等）、會計核算資料類（如賬簿、報表、工資發(fā)放、稅收繳納等）、其他與財務(wù)相關(guān)的資料等等。這些信息化的數(shù)據(jù)來源，一方面是實時核算和管理產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)資料，另方面是按照不同數(shù)據(jù)庫的要求，對以前年度產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)重新錄入、整理而產(chǎn)生的數(shù)據(jù)信息。在此，筆者認(rèn)為：實時化的信息數(shù)據(jù)資料的取得相對比較容易，因為管理者只需要實時配備現(xiàn)代化的軟硬件管理設(shè)備和管理手段，如及時配備賬務(wù)處理、報表編制、工資發(fā)放、稅收繳納、發(fā)票（收據(jù)）管理、項目管理、政府采購、資產(chǎn)管理等會計核算及財務(wù)管理所需的電腦、服務(wù)器及相應(yīng)的管理軟件，就可以輕松獲得所需的財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)，但是，在不具備這些現(xiàn)代化核算和管理條件之前歷史財務(wù)數(shù)據(jù)，其獲取難度和代價巨大，特別是那些報銷發(fā)票、單據(jù)的信息化處理，需要耗費大量的人力、物力、財力和時間進(jìn)行人工錄入及可視化信息處理，這些客觀問題的存在，成為現(xiàn)在阻礙財務(wù)管理檔案的信息化進(jìn)程的主要障礙。目前，筆者所在單位在實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)版的賬務(wù)處理系統(tǒng)、報表管理系統(tǒng)之外，又逐步自行開發(fā)了財務(wù)管理查詢系統(tǒng)、工資薪金（包括獎金、津補(bǔ)貼、加班費、值班費、勞務(wù)費等）發(fā)放系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、歷史財務(wù)數(shù)據(jù)分析系統(tǒng)等，為進(jìn)一步推進(jìn)財務(wù)管理檔案的電子化、信息化奠定了堅實的基礎(chǔ)。如果在此基礎(chǔ)上，能夠?qū)⒓堎|(zhì)的財務(wù)管理檔案進(jìn)一步進(jìn)行信息化處理，那么就能真正實現(xiàn)完整的財務(wù)管理檔案的信息化。數(shù)字化的財務(wù)管理檔案信息，不至于因為紙質(zhì)財務(wù)檔案的到期銷毀而失去第一手原始材料依據(jù)，更便于日后因為研究經(jīng)濟(jì)活動、解決經(jīng)濟(jì)糾紛、處理遺留的經(jīng)濟(jì)問題，甚至是總結(jié)歷史經(jīng)驗、揭露責(zé)任事故、打擊經(jīng)濟(jì)犯罪等，提供了詳實的完整的第一手歷史數(shù)據(jù)資料的查詢、分析等，大大提高了會計檔案資料歷史價值的利用效率,也便于會計檔案信息的資源共享、利用。

2.加強(qiáng)信息財務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高財務(wù)檔案的使用效率。檔案的價值在于如何讓政府、社會及單位、自然人等使用者獲得高效、合理的利用，信息化的檔案無疑為其充分利用提供了極大的便利和廣闊的利用空間，使檔案的歷史價值獲得了前所未有的最大效率的利用。但是，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷創(chuàng)新和快速發(fā)展，不斷推陳出新的軟硬件技術(shù)給人們的日常生活帶來了很大的方便，同時，各種花樣百出、品種繁多的計算機(jī)病毒也給人們帶來了困擾和損失，特別是對于信息化的財務(wù)檔案，由于其財務(wù)信息的保密性和安全性要求很高，因此相對于信息化財務(wù)檔案的重要性而言，加強(qiáng)信息網(wǎng)絡(luò)的安全建設(shè)具有同等的重要性，也只有這樣，才能更好地提高財務(wù)信息檔案的使用效率。

3.財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的決策輔助系統(tǒng)建設(shè)。信息化的財務(wù)檔案管理系統(tǒng)由于數(shù)據(jù)復(fù)雜、信息量大，有關(guān)管理人員憑經(jīng)驗進(jìn)行人工分析、處理難以滿足使用者越來越高、越來越快速的使用需求，必須依賴于先進(jìn)的、智能化程度較高的決策信息系統(tǒng)（決策分析、管理軟件集成系統(tǒng)）。

三、財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的幾點思考

1.相關(guān)人員觀念要更新，管理理念要跟上。財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)是財務(wù)檔案管理的未來發(fā)展方向，也是新經(jīng)濟(jì)發(fā)展和社會進(jìn)步的必然發(fā)展趨勢，因此，這就要求各級管理者要充分認(rèn)識到財務(wù)檔案信息化管理的必要性和重要性，高度重視財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作，確保財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)工作得到快速、穩(wěn)步推進(jìn)；另外，各級財務(wù)及檔案管理人員在更新觀念、提高認(rèn)識的基礎(chǔ)上，要加強(qiáng)專業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，提升自身素質(zhì)，提高對信息系統(tǒng)的操作水平和分析、處理能力，充分發(fā)揮財務(wù)檔案信息化管理的應(yīng)用實效。

2.要注重財務(wù)檔案管理信息化的實效性建設(shè)。實效性是財務(wù)檔案管理信息化的基本目標(biāo)，也是衡量單位或部門財務(wù)檔案信息化程度的重要標(biāo)尺，這就要求單位在進(jìn)行財務(wù)檔案管理信息化的過程中（也即電子化、數(shù)據(jù)化的文檔逐步取代紙質(zhì)化的過程），首先要科學(xué)分類、數(shù)據(jù)全面，確?？茖W(xué)、規(guī)范管理；其次，財務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的軟硬件設(shè)備、設(shè)施以及分析系統(tǒng)等，必須滿足財務(wù)檔案信息化管理的基本需求，這樣才能真正提高財務(wù)檔案信息化建設(shè)的實效性，使其價值利用獲得最大化。

3.要采取多種措施，嚴(yán)格保障財務(wù)檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)安全。數(shù)據(jù)量大、保密要求高是財務(wù)檔案信息化管理的顯著特征，也是財務(wù)檔案信息化管理最基本要求，因此，采取多種措施嚴(yán)格保障財務(wù)檔案管理的信息網(wǎng)絡(luò)安全顯得尤為重要。

（1）要定期對存儲于計算機(jī)系統(tǒng)中的財務(wù)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行最低的雙重備份；

（2）要建立完善的內(nèi)部管理制度，特別是財務(wù)檔案管理信息化系統(tǒng)的操作規(guī)程，要嚴(yán)格防止信息化的財務(wù)檔案被隨意篡改、毀損、丟失和泄密的風(fēng)險，最大限度地降低對財務(wù)信息檔案安全性管理的不利因素；

（3）要規(guī)范信息化財務(wù)檔案的歸檔管理，它既包括了信息化財務(wù)檔案的基本數(shù)據(jù)和延伸信息等內(nèi)容，也要包含龐雜、賬簿、報表以及磁性載體和軟硬件的升級與維護(hù)記錄等實物檔案，信息化財務(wù)檔案管理的內(nèi)容要保證全面、完整；

（4）要嚴(yán)格保證計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全環(huán)境，確保財務(wù)檔案信息資料安全性、準(zhǔn)確性和高泄密性要求；

（5）要同步紙質(zhì)會計檔案與信息化會計檔案管理，比如很多單位對存儲會計信息的磁盤、光盤、硬盤等磁性介質(zhì)疏于保存或保存不專業(yè)，有的單位根本就沒有保存磁性介質(zhì)，另外有的單位沒有把升級換代前后的會計信息系統(tǒng)及相關(guān)的操作手冊等資料一并進(jìn)行歸檔、保存，造成了很多財務(wù)檔案信息數(shù)據(jù)資料無法恢復(fù)、調(diào)閱，造成了信息化的會計檔案資料的缺失。

作者:楊欣欣 李小軍 單位:湖北省氣象局財務(wù)核算中心