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摘要：企業(yè)建設(shè)項目檔案是企業(yè)檔案全宗的重要內(nèi)容，對企業(yè)生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理、科研及生產(chǎn)運行起到了十分重要的參考作用。本文從企業(yè)建設(shè)檔案項目的特點、加強(qiáng)企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的重要性、強(qiáng)化企業(yè)建設(shè)項目檔案管理措施三方面展開探討，以期提高企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作質(zhì)量。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；建設(shè)項目；檔案管理

企業(yè)建設(shè)項目檔案是企業(yè)在生產(chǎn)建設(shè)、經(jīng)營管理、科研、生產(chǎn)運行等活動中形成的，對企業(yè)發(fā)展有歷史意義、現(xiàn)實意義、長遠(yuǎn)意義的真實記錄，也是企業(yè)管理、審計、監(jiān)督以及擴(kuò)大生產(chǎn)的重要參考依據(jù)。企業(yè)建設(shè)項目涵蓋了以擴(kuò)大生產(chǎn)能力而進(jìn)行的新建或是擴(kuò)建項目、借助科技以擴(kuò)大再生產(chǎn)的更新改造項目、利用大修現(xiàn)有資金更換、修復(fù)設(shè)備對現(xiàn)有設(shè)備進(jìn)行翻修加固、修繕養(yǎng)護(hù)的大修理項目等。隨著企業(yè)改制的不斷深化，企業(yè)建設(shè)項目管理作為企業(yè)檔案管理的重要組成部分急需創(chuàng)新，確保企業(yè)建設(shè)項目檔案管理更加規(guī)范。

一、企業(yè)建設(shè)項目檔案特點

（一）檔案數(shù)量眾多。企業(yè)建設(shè)項目的投資規(guī)模較大，整個建設(shè)過程中產(chǎn)生了大量的檔案資料。項目在開工之前要進(jìn)行很多的調(diào)研論證、勘察設(shè)計，在前期就會形成大量的檔案；建設(shè)過程中開展的規(guī)范化管理、施工也會產(chǎn)生大量的資料；工程竣工后會產(chǎn)生大量記錄工程從立項到竣工生產(chǎn)整個過程的檔案資料。在收集檔案的過程中應(yīng)充分考慮這一特性，確保建設(shè)項目檔案資料收集全面。（二）檔案收集難度大。由于企業(yè)建設(shè)項目投資規(guī)模大、施工周期長，多數(shù)都是跨年度施工。建設(shè)項目通常是由多個施工單位共同施工，無形之中加大了檔案收集的難度。對此，檔案工作人員應(yīng)對建設(shè)項目予以全過程的跟蹤，了解工程的施工進(jìn)度，確保能夠隨時收集工程產(chǎn)生的檔案，確保檔案收齊、收全。（三）檔案專業(yè)性較強(qiáng)。由于企業(yè)建設(shè)項目具有很強(qiáng)的專業(yè)性，其檔案也具有很強(qiáng)的專業(yè)特點，檔案管理人員要確保檔案收集、分類、整理工作有效進(jìn)行，其前提就是檔案管理人員應(yīng)具備深厚的專業(yè)知識[1]。

二、企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的重要性

首先，通過企業(yè)建設(shè)項目檔案直接反映工程質(zhì)量。比如工程建設(shè)中會用到大量的水泥、鋼材、管材等原材料，而這些原材料的質(zhì)量直接決定工程的質(zhì)量。建設(shè)項目結(jié)束后，要了解工程的質(zhì)量就需查閱建設(shè)項目檔案，了解原材料的質(zhì)量證明、合格證以及由質(zhì)量監(jiān)督檢測部門出具的檢測報告等文件?？梢?，從這些檔案之中能夠看出工程質(zhì)量。其次，為項目之后的維修、維護(hù)與改建提供服務(wù)。比如工程建設(shè)中會產(chǎn)生大量的設(shè)計、施工、設(shè)計變更、竣工圖紙等，這些圖紙為今后項目工程維修、維護(hù)、改建提供依據(jù)。最后，是建設(shè)項目監(jiān)督、審計、事故查證的重要依據(jù)。建設(shè)項目結(jié)束后，需要展開審計，而工程建設(shè)中產(chǎn)生的檔案是審計的依據(jù)，可準(zhǔn)確、有效地反映工程的質(zhì)量。如果工程在投入使用后出現(xiàn)了質(zhì)量事故，而這些檔案就是調(diào)查事故原因的重要依據(jù)[2]。由此可見，企業(yè)建設(shè)項目檔案的重要性，項目管理人員應(yīng)高度重視工程檔案，將項目建設(shè)的檔案齊全、完整、真實地保存下來，為建設(shè)項目今后的利用提供服務(wù)。

三、企業(yè)建設(shè)項目檔案管理的強(qiáng)化措施

（一）提前介入，強(qiáng)化建設(shè)項目檔案工作前端管理控制。要提前介入，就需要強(qiáng)化對管理標(biāo)準(zhǔn)的學(xué)習(xí)，對建設(shè)項目檔案管理的各項要求進(jìn)行全面了解。因此，需要組織檔案管理人員，積極學(xué)習(xí)國家、上級以及本單位檔案管理的各種制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，同時加強(qiáng)對建設(shè)項目檔案工作要求以及業(yè)務(wù)規(guī)范的了解領(lǐng)會，為開展建設(shè)項目檔案管理的各項工作打好基礎(chǔ)。提前介入，建立項目檔案工作管理網(wǎng)絡(luò)，制定、完善工作程序及要求，并積極組織落實。作為檔案部門，必須要積極參與到建設(shè)項目中去，對項目內(nèi)容以及進(jìn)展進(jìn)行全面的了解掌握，要做到超前謀劃，積極配合項目管理部門一起制定歸檔范圍和整理規(guī)范，列出詳細(xì)計劃，采取相應(yīng)的措施逐步推進(jìn)，為建設(shè)項目檔案管理提供一個良好開端。提前介入，強(qiáng)化項目文件的收集管控。對項目文件的收集是建設(shè)項目檔案工作的開始，必須要做好這個環(huán)節(jié)。在項目立項之后，檔案部門就需要組織開展項目職能人員進(jìn)行培訓(xùn)，對項目前期文件的歸檔范圍進(jìn)行詳細(xì)的講解，同時提出歸檔要求，讓他們在收集項目文件時明白“要什么，怎么管”，確保前期的項目立項、審批、招投標(biāo)、來往信函、相關(guān)協(xié)議等各種文件的質(zhì)量與完整性。在項目正式開工之前，還需要組織施工單位、監(jiān)理單位對國家、上級以及本單位的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行學(xué)習(xí)，讓他們能夠提前明確相關(guān)的檔案工作要求，能夠在施工的時候根據(jù)要求進(jìn)行項目文件的收集以及整理，確保施工、監(jiān)理文件的質(zhì)量以及完整性。（二）強(qiáng)化跟蹤指導(dǎo)，做好過程控制。通常情況下，建設(shè)項目的工期會比較長，因此檔案的形成周期也比較長。只有做好跟蹤指導(dǎo)，強(qiáng)化過程控制才可以更好地推進(jìn)檔案工作。首先是“請進(jìn)來”，也即是將施工單位與監(jiān)理單位的相關(guān)人員“請”到公司來進(jìn)行必要培訓(xùn)。其次是主動“走出去”，也即是深入到施工單位以及監(jiān)理單位之中，隨時為他們提供指導(dǎo)，以便能夠?qū)⑹占降奈募M(jìn)行科學(xué)的分類、合理的組卷，在發(fā)現(xiàn)問題時及時進(jìn)行糾正、整改。再其次是積極和上級主管部門進(jìn)行聯(lián)系，接受上級主管部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。因為建設(shè)項目檔案較為復(fù)雜，在管理過程中難免會遇到一些較為特殊的情況。在遇到這些特殊情況時，檔案管理部門要積極與上級業(yè)務(wù)主管部門進(jìn)行溝通、請教。最后是做到案卷格式規(guī)范，需要根據(jù)具體要求，對施工單位、監(jiān)理單位的每一卷檔案的形成、裝訂模式都進(jìn)行規(guī)定，同時還需要制作出統(tǒng)一的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表等[3]。（三）加強(qiáng)對相關(guān)人員的培訓(xùn)力度。企業(yè)建設(shè)項目檔案管理質(zhì)量的高低，不僅與企業(yè)檔案規(guī)章制度的完整度、檔案主管領(lǐng)導(dǎo)的思想觀念、檔案管理人員水平的優(yōu)劣有著直接的關(guān)系，還與檔案組織者對檔案重視程度密切相關(guān)。針對企業(yè)個別領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員的檔案意識薄弱、檔案管理人員缺乏建設(shè)方面專業(yè)知識、施工單位重視工程質(zhì)量與施工進(jìn)度等現(xiàn)狀，首先應(yīng)結(jié)合建設(shè)項目的特點，加大對項目管理部門、工程質(zhì)量監(jiān)督機(jī)構(gòu)、項目設(shè)計及建設(shè)施工單位管理人員的培訓(xùn)力度，并用法規(guī)、制度對項目建設(shè)檔案工作進(jìn)行約束，增強(qiáng)責(zé)任意識及共識，使檔案管理人員業(yè)務(wù)能力得到不斷提升。自項目建設(shè)開始之時，就組織學(xué)習(xí)項目建設(shè)檔案管理的相關(guān)法規(guī)和制度并落實，在統(tǒng)一的要求、標(biāo)準(zhǔn)與格式下做到及時收集、整理，確保項目檔案工作與項目建設(shè)同步進(jìn)行，歸檔材料的積累、整理與項目建設(shè)的進(jìn)度同步，并就項目開工前、作業(yè)中、竣工后等不同時期檔案工作的側(cè)重點與不同點予以系統(tǒng)掌握。企業(yè)建設(shè)項目檔案不僅真實地記錄了項目籌備、立項、建設(shè)的全過程，更是組成企業(yè)信息資源的重要部分，作為企業(yè)的寶貴財富為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、技改、改擴(kuò)建發(fā)揮著不可替代的作用。由此可見，強(qiáng)化企業(yè)建設(shè)項目檔案管理工作對企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展服務(wù)有明顯的推動作用。

參考文獻(xiàn)：

[1]陸珠英.企業(yè)建設(shè)項目檔案收集工作的重點與舉措[J].機(jī)電兵船檔案,2015(1):11-13.

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[3]曾海嬌.電力企業(yè)建設(shè)項目工程檔案管理探析[J].科技風(fēng)，2013(14):257

作者:丁超 單位:中核建中核燃料元件有限公司