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校園一卡通系統(tǒng)資金平衡及流轉(zhuǎn)分析

校園一卡通系統(tǒng)的資金平衡是指流入一卡通系統(tǒng)的資金等于流出的資金與滯留系統(tǒng)內(nèi)的資金之和［8］。如果用MI來代表流入一卡通的資金，用Mo來代表流出的資金，用Ms來代表滯留的資金，一卡通系統(tǒng)的資金平衡可表示為MI=Mo+Ms，其中，流入資金流MI包括:圈存充值總金額、現(xiàn)金充值總金額和已領取的補助總金額。當系統(tǒng)資金不平衡時，通常以系統(tǒng)資金差異表示，用MD代表系統(tǒng)資金差異，則MD=ABS(MI－Mo－Ms)，即流入系統(tǒng)的資金總額與流出系統(tǒng)的資金總額的差額再減去滯留在系統(tǒng)內(nèi)的資金總額的差額的絕對值［9］。正常情況下，卡的流入資金是所有持卡人的校園卡增值類交易之和，流出資金是所有持卡人的校園卡減值類交易之和，一卡通系統(tǒng)內(nèi)的滯留資金是在賬務日終結(jié)轉(zhuǎn)后所有持卡人的校園卡余額之和，系統(tǒng)資金差異應該為零。圖1為校園一卡通系統(tǒng)整體資金流轉(zhuǎn)圖，每—?！獙嶋H貨幣流轉(zhuǎn);－－?！娮迂泿帕鬓D(zhuǎn)張校園卡與銀行卡之間為唯一的對應關系;每個商戶在一卡通系統(tǒng)中只有一個獨立賬號;學校在銀行設有一卡通獨立賬號［10］。從圖1可以看出，校園一卡通系統(tǒng)的資金流動主要沿兩條線，一條是以校園卡為物理載體的虛擬電子貨幣的流轉(zhuǎn)，如圖1中虛線所示;另一條是以校園卡專戶資金為會計核算對象的實際貨幣的流轉(zhuǎn)，如圖1中實線所示。資金具體流轉(zhuǎn)過程如下:持卡人通過校園各區(qū)域的人工服務點向校園卡內(nèi)現(xiàn)金充值，或者在圈存機上轉(zhuǎn)賬，將銀行卡上資金向校園卡賬戶劃轉(zhuǎn)，資金開始流入一卡通系統(tǒng);結(jié)算中心根據(jù)各人工服務點現(xiàn)金充值的存款單和銀行的轉(zhuǎn)賬憑證核算校園卡專戶資金的增加［11］。持卡人通過刷卡消費，資金從持卡人賬戶流向系統(tǒng)中的商戶賬戶;結(jié)算中心以一卡通系統(tǒng)提供的清算報表為依據(jù)，將資金定期劃撥給商戶，一卡通專戶資金減少。一卡通系統(tǒng)資金按日清算并生成各種清算報表，而結(jié)算中心對商戶的清算是定期清算，清算日校園卡專戶資金的結(jié)存為持卡人的校園卡賬戶余額之和。綜上所述，校園一卡通系統(tǒng)和結(jié)算中心會計核算系統(tǒng)都以持卡人的校園卡賬戶為會計核算的主體，兩者的資金流程反映的是同一個問題的虛實兩個方面。

系統(tǒng)資金的財務核算與核對

一卡通系統(tǒng)以卡戶、商戶和銀行為主要數(shù)據(jù)處理對象，對當天的業(yè)務數(shù)據(jù)進行收集、核對，相符后再將業(yè)務數(shù)據(jù)傳遞到系統(tǒng)中作為正式檔案歸檔;對各實體之間的往來關系，系統(tǒng)經(jīng)過自動采集、處理、嚴格審核后形成正式記錄，最后形成各種業(yè)務報表如清算報表、財務報表等。一卡通系統(tǒng)數(shù)據(jù)記錄是結(jié)算中心對校園一卡通系統(tǒng)資金進行財務核算與核對的依據(jù)。現(xiàn)金充值業(yè)務的財務核算與核對是以現(xiàn)金充值匯總及明細表為依據(jù)，對各人工服務點現(xiàn)金充值的存款單進行核對，相符后記錄會計憑證，借方為銀行存款，貸方為校園卡專戶資金;若借貸不相符，就會出現(xiàn)現(xiàn)金長短款，當出現(xiàn)該情況時應仔細分析原因并及時處理問題。一卡通系統(tǒng)中任何一筆充值和交易都包括寫卡和寫庫兩個過程?，F(xiàn)金充值匯總及明細表是根據(jù)各充值員現(xiàn)金充值業(yè)務的寫庫流水編制的，各充值員每天收款結(jié)賬以存款機上打印出的數(shù)據(jù)為準，該數(shù)據(jù)為各充值員現(xiàn)金充值業(yè)務的寫卡流水的匯總。一般情況下寫庫與寫卡一致，現(xiàn)金充值表和存款機結(jié)賬數(shù)據(jù)兩者也一致。當兩者不一致時，很容易讓充值員和對賬人員誤認為長短款，此時需要仔細分析才能發(fā)現(xiàn)錯誤。例如:現(xiàn)金充值表顯示某日某充值員現(xiàn)金充值額為18650元，而充值員當日的現(xiàn)金存款為18600元，少50元，并且充值員當日的現(xiàn)金存款卻與存款機結(jié)賬數(shù)據(jù)相符。查詢該充值員當天的交易流水發(fā)現(xiàn)某同學在同一時間先后充入兩個50元，因此該同學則是需要查詢的主要對象，通過查詢發(fā)現(xiàn)該賬戶由于卡庫余額不一致已經(jīng)被系統(tǒng)凍結(jié)。一卡通系統(tǒng)具有卡庫對賬功能，超過警戒額度時系統(tǒng)會自動對該賬戶作凍結(jié)處理。據(jù)了解充值員在為該同學充值時，突然斷電，寫庫50元，寫卡沒成功，充值員認為沒充上，又操作一次，于是就出現(xiàn)了上面的情況。查明了原因，以庫為基準做卡片校正后再取款50元使問題得以解決。圈存系統(tǒng)是第三代校園一卡通的主要子系統(tǒng)之一，其功能為與銀行合作，共同完成由銀行卡向校園卡轉(zhuǎn)賬的操作，結(jié)算中心根據(jù)銀行的轉(zhuǎn)賬憑單進行財務核算。由于系統(tǒng)涉及兩個網(wǎng)絡，即校園網(wǎng)和Internet網(wǎng)絡之間的通信，當網(wǎng)絡通信出現(xiàn)故障時，就會出現(xiàn)轉(zhuǎn)賬不成功的記錄(持卡人銀行卡的錢已下賬，而校園卡未上賬)。一卡通系統(tǒng)雖然提供了銀行卡轉(zhuǎn)賬的流水與校園卡存款的流水自動對賬功能，并能夠在生成的銀行轉(zhuǎn)賬匯總表和對賬清單中提供轉(zhuǎn)賬不成功的金額、筆數(shù)及每筆的詳細信息，但是根據(jù)實際操作過程可以發(fā)現(xiàn)，系統(tǒng)自動對賬功能提供的信息未必完全正確:有時提供了個別轉(zhuǎn)賬已成功的記錄;有時將個別轉(zhuǎn)賬未成功的記錄遺漏。工作人員以兩表提供的信息進行銀行圈存業(yè)務核對時，應特別注意以上兩種情況。應以日報表數(shù)據(jù)為標準，將日報表中銀行存款借方發(fā)生額與銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額相核對，如果相符，可斷定兩表提供的信息正確;如果不相符，若日報表中銀行存款借方發(fā)生額小于銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額，可斷定兩表提供的信息中包含個別轉(zhuǎn)賬已成功的記錄，工作人員還應進一步根據(jù)對賬清單提供的詳細信息，將持卡人的銀行交易流水與校園卡流水相核對，確認轉(zhuǎn)賬不成功記錄，剔除轉(zhuǎn)賬成功記錄;若日報表中銀行存款借方發(fā)生額大于銀行轉(zhuǎn)賬匯總表中本地發(fā)生額，可斷定兩表將個別轉(zhuǎn)賬未成功的記錄遺漏，工作人員應查詢銀行轉(zhuǎn)賬流水、一卡通轉(zhuǎn)賬流水等信息，進一步發(fā)現(xiàn)未被提供的轉(zhuǎn)賬不成功的信息。通過以上核對，確認轉(zhuǎn)賬不成功的信息后，工作人員以向持卡人校園卡充值的方式補上未轉(zhuǎn)上的資金。這樣在該環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的錯誤就可以被發(fā)現(xiàn)并更正，從而保證了持卡人的資金數(shù)額正確。結(jié)算中心以系統(tǒng)提供的清算匯總表為依據(jù)，定期將校園卡專戶資金支付(劃撥)給各商戶。借方為校園卡專戶資金，貸方為銀行存款(商戶賬戶)。結(jié)算中心的主體單位可以是銀行、校內(nèi)銀行(資金結(jié)算中心)或財務處。當結(jié)算主體是銀行或校內(nèi)銀行時，各商戶在所屬銀行或校內(nèi)銀行開戶的，可定期劃撥到商戶開戶賬戶。持卡人消費時，一卡通系統(tǒng)中持卡人賬戶資金減少，同時通過網(wǎng)絡將記錄上傳到商戶，商戶資金增加。由于各種原因，比如在脫機消費的情況下，有可能造成數(shù)據(jù)不能上傳到商戶，因此一卡通系統(tǒng)中設置了平賬賬戶，系統(tǒng)根據(jù)平賬處理的原則，將丟失的數(shù)據(jù)計入平賬賬戶。正常情況下平賬賬戶的發(fā)生額極少，不會影響商戶的收入狀況;如果平賬賬戶發(fā)生金額較大，一定有異常情況。處理異常情況的程序一般如下:無論商戶、結(jié)算中心或卡務中心，誰發(fā)現(xiàn)問題都應該及時向卡務中心反映情況，卡務中心排查造成異常情況的原因，處理問題。同時分析交易流水，向結(jié)算中心提出調(diào)賬處理的書面報告，由結(jié)算中心工作人員通過一卡通系統(tǒng)調(diào)賬功能，調(diào)整系統(tǒng)賬，借方為平賬賬戶，貸方為＊＊商戶。這樣就將商戶丟失的流水從平賬賬戶還給了商戶，保障系統(tǒng)的正常運行和商戶資金的安全。

資金余額調(diào)節(jié)表的編制

通過分析校園卡系統(tǒng)資金的流轉(zhuǎn)，可知校園一卡通系統(tǒng)和結(jié)算中心會計核算系統(tǒng)都以持卡人的校園卡賬戶為會計核算的主體，兩者的資金流程反映的是同一個問題的虛實兩個方面。清算日兩者結(jié)存資金均為持卡人校園卡賬戶余額。由于一卡通系統(tǒng)交易存在脫機消費等原因的特殊性，平賬賬戶也滯留了部分資金。一卡通系統(tǒng)中的日報表是各種報表的核心，也是系統(tǒng)對賬、發(fā)現(xiàn)錯賬、編制調(diào)節(jié)表的主要依據(jù)。因此結(jié)算日，日報表中持卡人校園卡賬戶余額+平賬賬戶余額=結(jié)算中心校園卡存款余額。與編制銀行調(diào)節(jié)表類似，可編制一卡通系統(tǒng)與結(jié)算中心專戶資金余額調(diào)節(jié)表。通過余額調(diào)節(jié)表可以調(diào)整兩者由于處理錯賬、清算時間差造成的余額不等，檢查一卡通系統(tǒng)資金的安全性和結(jié)算中心會計核算的正確性。余額調(diào)節(jié)表如圖2所示。圖2中，結(jié)算中心已收，一卡通未收的主要情況為:圈存中的錯賬(轉(zhuǎn)賬出現(xiàn)的銀行卡已下，校園卡未上)未及時處理等;一卡通已付，結(jié)算中心未付的主要情況為:結(jié)算日＊＊商戶的資金未及時清算，暫存在結(jié)算中心等;而結(jié)算中心已付，一卡通未付的情況很少。一卡通已收，結(jié)算中心未通過以上調(diào)整，若左右兩邊的試算平衡數(shù)相等，則表明結(jié)算中心財務核算的一卡通資金完全正確，與一卡通系統(tǒng)中資金相符;若左右兩邊的試算平衡數(shù)不相等，則應該繼續(xù)查找核對，直到相等為止。

本文作者：龔林紅工作單位：武漢理工大學