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摘要：實(shí)現(xiàn)信息化管理是做好煤炭企業(yè)檔案管理工作的重要手段，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，煤炭企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)施，不僅有效實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理一體化，也為煤炭企業(yè)檔案文件的存儲(chǔ)與檢索提供了更有效的途徑，滿足了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全方位需求。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案信息化管理；煤炭企業(yè)

一、煤炭企業(yè)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

（一）有效實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理一體化

在當(dāng)今大中型煤炭企業(yè)，隨著往來(lái)業(yè)務(wù)的繁忙和辦公規(guī)模的激增，導(dǎo)致企業(yè)在產(chǎn)品、技術(shù)、合同、財(cái)務(wù)、銷售、人事等諸多環(huán)節(jié)都產(chǎn)生了大量的辦公文件，它們有些和檔案管理內(nèi)容息息相關(guān)，需要及時(shí)向檔案管理部門整理、提交和歸檔，運(yùn)用傳統(tǒng)的辦公手段必然會(huì)導(dǎo)致辦公室和檔案管理部工作量的大大激增。通過(guò)利用媒體企業(yè)的檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng)，可以將煤炭企業(yè)的辦公基礎(chǔ)工作、檔案整理工作與檔案管理信息化系統(tǒng)做到科學(xué)的結(jié)合，真正實(shí)現(xiàn)辦公、檔案管理一體化，極大節(jié)省了煤炭企業(yè)檔案管理的人力和時(shí)間，大大提高了部門工作效率。

（二）方便煤炭企業(yè)檔案文件的存儲(chǔ)與檢索

煤炭企業(yè)檔案管理的核心內(nèi)容是各種有參考和利用價(jià)值的部門文件，常見的有辦公文件、人事檔案、技術(shù)部圖紙、生產(chǎn)部門設(shè)備資料等，它們以前大多停留在煤炭企業(yè)的辦公室、生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門，主要用來(lái)指導(dǎo)和管理煤礦生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)，推動(dòng)煤炭企業(yè)的產(chǎn)業(yè)升級(jí)和人員優(yōu)化，這種生產(chǎn)和管理模式給檔案管理部門的檔案全文搜集、歸納和存儲(chǔ)都帶來(lái)了極大的難度。通過(guò)煤炭企業(yè)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，檔案管理部門可以將原來(lái)紙質(zhì)版的檔案文件經(jīng)過(guò)掃碼、數(shù)字化處理轉(zhuǎn)化成多媒體資源，歸納存儲(chǔ)到檔案管理系統(tǒng)的信息化數(shù)據(jù)庫(kù)中。而通過(guò)建立相關(guān)的檢索目錄和搜索關(guān)鍵詞，可以方便生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門自行開展檔案文件的調(diào)閱和傳閱，這樣就為煤炭企業(yè)的高效率工作和安全可靠工作提供了極大的便利。

二、煤炭企業(yè)檔案信息化管理的具體措施

在煤炭企業(yè)檔案信息化管理過(guò)程中，需要煤炭企業(yè)建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案網(wǎng)絡(luò)，真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的全文數(shù)字化，具體可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行:

（一）建立完整的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)與檔案網(wǎng)絡(luò)

當(dāng)今時(shí)代，電腦軟硬件、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化系統(tǒng)已經(jīng)成為企業(yè)做強(qiáng)做大的前提基礎(chǔ)，它就涉及到傳統(tǒng)企業(yè)管理模式的積極轉(zhuǎn)變。在很多煤炭企業(yè)，檔案信息化管理還停留在傳統(tǒng)文件人工處理模式向信息化管理系統(tǒng)的過(guò)渡階段，需要煤炭企業(yè)在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)和檔案骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上投入極大的精力，真正實(shí)現(xiàn)煤炭企業(yè)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的可靠高效和長(zhǎng)久穩(wěn)定，這是煤炭企業(yè)檔案信息化管理的前提條件和硬件內(nèi)容。摘要：實(shí)現(xiàn)信息化管理是做好煤炭企業(yè)檔案管理工作的重要手段，隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，煤炭企業(yè)檔案信息化管理的實(shí)施，不僅有效實(shí)現(xiàn)辦公與檔案管理一體化，也為煤炭企業(yè)檔案文件的存儲(chǔ)與檢索提供了更有效的途徑，滿足了現(xiàn)代企業(yè)檔案管理的全方位需求。關(guān)鍵詞：檔案信息化；檔案信息化管理；煤炭企業(yè)具體到檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建要素上，需要煤炭企業(yè)檔案管理部門密切配合企業(yè)IT部門，認(rèn)真研究煤炭企業(yè)文件管理的管理與規(guī)劃，充分考慮文件數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)優(yōu)化，積極根據(jù)煤炭企業(yè)文件或卷宗的題目、責(zé)任人、來(lái)源、分類號(hào)、主題詞、摘要目錄來(lái)創(chuàng)建索引服務(wù)系統(tǒng)。而在煤炭企業(yè)檔案骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)方面，需要企業(yè)積極引入光纖網(wǎng)絡(luò)，建立無(wú)塵機(jī)房，安裝專門的服務(wù)器、骨干路由器等網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，配置掃描儀、照相機(jī)、傳真機(jī)等信息處理設(shè)備，從而能夠真正組建綜合性的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理的全文數(shù)字化

伴隨著信息化技術(shù)的飛速發(fā)展，檔案管理的工作范圍和服務(wù)內(nèi)容也發(fā)生了翻天覆地的變化，從而對(duì)于檔案管理工作人員的業(yè)務(wù)水平提成了更高的要求，具體體現(xiàn)在煤炭企業(yè)檔案管理信息化系統(tǒng)的熟練掌握和檔案全文數(shù)字化的服務(wù)要求。一方面，根據(jù)煤炭企業(yè)檔案管理的各種要求，需要檔案管理信息化系統(tǒng)注重文本類、圖文圖像類和影像類檔案資料的分類記錄和信息化建設(shè)，真正做到各類檔案資料都具備明確的文摘、索引、目錄等目錄數(shù)據(jù)庫(kù)，從而能夠?yàn)槊禾科髽I(yè)生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門提供準(zhǔn)確可靠的檔案信息源。在此基礎(chǔ)上，檔案管理人員還需要建立相應(yīng)的事實(shí)數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，保證所有煤炭企業(yè)的檔案資料都是經(jīng)過(guò)加工的一次情報(bào)，能夠方便利用者直接查詢和傳閱。另一方面，煤炭企業(yè)檔案管理人員應(yīng)該具備利用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)來(lái)建立動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)和基層報(bào)表信息化系統(tǒng)的能力，能夠及時(shí)將生產(chǎn)部門、技術(shù)部門和人事部門所提供的數(shù)據(jù)、資料和反饋意見通過(guò)骨干網(wǎng)絡(luò)傳送到檔案管理部門的系統(tǒng)服務(wù)器上，檔案管理人員在原始數(shù)據(jù)歸納、存儲(chǔ)的基礎(chǔ)上，開展相應(yīng)的目錄索引建設(shè)、文本和數(shù)據(jù)建設(shè)，提高檔案信息資源的利用價(jià)值。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，煤炭企業(yè)檔案信息化管理是一個(gè)長(zhǎng)期系統(tǒng)的過(guò)程，需要煤炭企業(yè)加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)和相關(guān)骨干網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，提高檔案管理部門在電腦軟硬件、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備和辦公設(shè)備的信息化水平，指導(dǎo)檔案管理人員熟練掌握檔案管理信息化系統(tǒng)，真正滿足檔案全文數(shù)字化的服務(wù)要求，從根本上保障煤炭企業(yè)其各部門與檔案管理部門之間的信息資源共享，共同推動(dòng)煤炭企業(yè)的信息化建設(shè)向更深層次的深入開展。

參考文獻(xiàn)

[1]馬維念.基于網(wǎng)絡(luò)化的煤炭企業(yè)檔案信息化管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)策略淺析[J].辦公室業(yè)務(wù),2012（11）.

[2]李洪祥.檔案信息化管理策略分析[J].黑龍江科技信息,2016（17）.

作者:孔凡鳳 單位:山東能源臨沂礦業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司