導(dǎo)語：檔案管理煤炭企業(yè)論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1煤炭企業(yè)改革過程中在檔案管理工作中存在的問題

1．1檔案管理工作制度不完善、手段單一目前在煤炭企業(yè)的改革過程中，檔案管理工作主要有兩條準(zhǔn)繩，其中一條就是我國關(guān)于檔案管理工作的相關(guān)法律規(guī)范，另外一條則是由各企業(yè)內(nèi)部的各種規(guī)章制度對檔案管理進(jìn)行的監(jiān)督和規(guī)范。但事實上，這些規(guī)定中大部分都沒有落到實處，而且這些規(guī)定條款都比較大條，在很多細(xì)節(jié)上的管理工作都沒有作出明確的規(guī)定，一些條款更是模棱兩可。除此之外，各企業(yè)中檔案室的條件差，管理檔案的工作人員專業(yè)性差，沒有進(jìn)過專業(yè)的技能培訓(xùn)，對檔案管理工作的專業(yè)知識知之甚少，往往跟不上時代進(jìn)步的步伐，面臨被新技術(shù)淘汰的可能。最后，檔案的管理工作手段非常單一，大部分都利用紙制品來記錄，現(xiàn)代化的管理水平較低。在煤炭企業(yè)中，檔案的管理工作也處于不是很成熟的初期階段，信息化、現(xiàn)代化還沒有充分滲透到檔案管理工作中。除此之外，很多煤炭企業(yè)對檔案管理的投入也比較少，而由于在企業(yè)改革過程中需要大量的調(diào)用檔案，直接導(dǎo)致企業(yè)工作效率極其低下。

1．2檔案管理人員專業(yè)技能差實際檔案管理工作中，由于人們對檔案管理的認(rèn)識不深入，對檔案管理工作的專業(yè)技術(shù)性缺乏了解，認(rèn)為檔案管理就是抄抄寫寫的記錄以及保管工作，因而在煤炭企業(yè)改組改制、兼并破產(chǎn)的過程中，管理者對檔案管理人員任用和解聘都不是很慎重和在意，有時可能任用的檔案管理人員并沒有豐富的專業(yè)知識，對檔案管理的專業(yè)技能也不甚了解，有時任用的檔案管理人員甚至還兼職了其它工作。這樣企業(yè)很難在短時間內(nèi)全面實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、制度化、現(xiàn)代化。在實際操作中可能會因為管理人員缺乏足夠的專業(yè)知識而導(dǎo)致本該著重記錄的信息草草記錄，本該及時整理的文件材料沒有及時整理;有時還會在整理過程中不能準(zhǔn)確考慮文件材料之間是否有聯(lián)系，給查找檔案的人帶來諸多不便。

1．3缺乏現(xiàn)代化管理手段在煤炭企業(yè)中，由于受經(jīng)營管理者對檔案管理的認(rèn)識不深、企業(yè)資金匱乏、設(shè)施不夠先進(jìn)、檔案的管理人員專業(yè)技能差等方面因素的影響，企業(yè)的檔案管理工作仍然不夠信息化，目前還是處于檔案管理信息化、現(xiàn)代化的初級階段［2］。現(xiàn)階段仍然有不少煤炭企業(yè)在檔案管理中采取人工式、被動式服務(wù)，沒有根據(jù)本企業(yè)的特點配置相關(guān)的檔案管理系統(tǒng)軟件，即使配備了相關(guān)的信息網(wǎng)站，但是卻沒有將其綜合利用起來，不僅無法提高檔案管理工作的效率，同時還給企業(yè)造成了極大的資源浪費。所以，煤炭企業(yè)中檔案管理工作在信息化、現(xiàn)代化的路上還任重道遠(yuǎn)。

2探索優(yōu)化煤炭企業(yè)改革中檔案管理工作的途徑

2．1抓源頭強(qiáng)基礎(chǔ)，建立科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系沒有規(guī)矩，不成方圓，對于煤炭企業(yè)也是，最重要的要制定有效的檔案管理制度和考核制度，只有這樣才能在煤炭企業(yè)改革過程中保證檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性。在管理檔案的過程中，要從檔案的源頭開始抓起，科學(xué)合理制訂文件資料歸檔范圍和保管期限，了解重點工作，提早介入，按時把文件整理歸檔，確保資料整理的規(guī)范性。從始至終，爭取做到信息暢通，思路清晰，各部門之間、檔案室成員之間進(jìn)行良性競爭、互相激勵，嚴(yán)格按照“任務(wù)、時間、責(zé)任”三確定原則，最大限度地提高檔案管理的工作效率。另外，為了確保煤炭企業(yè)能夠在激烈的市場環(huán)境中保持活力，還要根據(jù)市場的實際需要，在檔案管理的過程中采取常規(guī)分類和特殊分類相結(jié)合的方法，對各種檔案進(jìn)行分類編目，將時限要求相對較緊以及查閱頻率較高的檔案單獨劃分出來，建立專門的檔案管理室，為檔案利用者提供更加便捷的檔案檢索服務(wù)，提高檔案的檢索利用效率。除此之外，還可以通過建立檔案集中管理制度以及檔案管理人員的考評制度，加強(qiáng)檔案的集中管理，促進(jìn)煤炭企業(yè)內(nèi)部各項工作的展開，理順各方面之間的關(guān)系，提高檔案管理人員的工作積極性。

2．2實現(xiàn)檔案數(shù)字化、管理信息化，提高檔案資源的利用率隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理實現(xiàn)全面的數(shù)字化、信息化已成為必然趨勢。在煤炭企業(yè)改革過程中，把檔案數(shù)字化以及檔案的信息化管理納入企業(yè)管理的發(fā)展規(guī)劃，必須要建立完善的檔案數(shù)字化管理制度。由于在檔案管理工作中經(jīng)常出現(xiàn)本該歸檔的文件沒有歸檔的現(xiàn)象，所以應(yīng)該及早建立完善的數(shù)字化的歸檔制度，其基本內(nèi)容應(yīng)該包括:(1)每年的年終，各部門的檔案員應(yīng)該把本部門的年終考核測評和各部門的本年各類工作的進(jìn)展情況報送給檔案室，并且確保各部門領(lǐng)導(dǎo)已經(jīng)確認(rèn)簽字［3］。這樣將會對檔案收集工作的順利進(jìn)行起到積極地推動作用;也可以使各部門之間互相監(jiān)督、督促，更可以帶動其他部門人員積極做好檔案收集工作。(2)要積極建立檔案管理內(nèi)部局域網(wǎng)，通過制作屬于自己的檔案管理網(wǎng)頁，與檔案管理服務(wù)系統(tǒng)與企業(yè)網(wǎng)站緊密聯(lián)系起來，為用戶提供更加便捷的網(wǎng)上信息檔案檢索服務(wù)。由此在數(shù)字化、信息化普及的過程中，檔案管理人員可以通過開展在線服務(wù)，將過去被動的、人工式的檔案查詢方式，變革為現(xiàn)階段主動的、自動化的檔案服務(wù)方式，并通過電子郵件的方式與檔案利用者進(jìn)行快速交流，及時回答用戶的相關(guān)問題，確保檔案材料的真實性。(3)加強(qiáng)與企業(yè)煤炭企業(yè)之間的檔案合作，實現(xiàn)資源互補(bǔ)，提高檔案材料的利用率，防止出現(xiàn)不必要的重復(fù)現(xiàn)象，為煤炭企業(yè)的改革發(fā)展提供更多、更便捷的服務(wù)。

2．3做好重要檔案的管理工作，防止數(shù)據(jù)丟失煤炭企業(yè)改革過程中檔案數(shù)字化管理的首要任務(wù)就是建立并健全檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，將所有檔案都轉(zhuǎn)化為信息資源，注重機(jī)密檔案的及時歸檔工作，加強(qiáng)保管。首先可以通過建立收藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫，按照企業(yè)中各種檔案的分類情況進(jìn)行著錄標(biāo)引，將企業(yè)過去收藏的影音類、文本類等檔案原文全部錄入計算機(jī)，建立基本數(shù)據(jù)庫，并標(biāo)注重要檔案文件夾，以便于直接從計算機(jī)進(jìn)行檢索找到檔案原件。其次可以建立基層報表數(shù)據(jù)庫。在煤炭企業(yè)檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)中，建立起狀態(tài)數(shù)據(jù)庫和基層報表，將各部門要報送的數(shù)據(jù)、反饋的信息通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)直接填入所建立的數(shù)據(jù)庫中，再根據(jù)檔案管理相關(guān)要求適當(dāng)調(diào)整。按照上級下發(fā)的要求以及實際使用情況，及時、迅速、準(zhǔn)確地做好基層報表的填報工作。最后要做好檔案數(shù)據(jù)庫的異地備份工作，確保煤炭企業(yè)數(shù)據(jù)庫能夠進(jìn)行異地之間流通和共享，促進(jìn)煤炭企業(yè)改革效率。

2．4加強(qiáng)檔案管理隊伍建設(shè)力度，提高人員素質(zhì)首先要增強(qiáng)檔案管理人員全員的檔案意識，檔案管理部門可以通過媒體、網(wǎng)絡(luò)等各種宣傳渠道，加強(qiáng)檔案管理工作及相關(guān)法律法規(guī)的宣傳教育力度，提高煤炭企業(yè)管理人員及檔案管理所有員工的檔案意識和創(chuàng)新能力，帶動工作人員的工作積極性和主動性，確保各個部門能夠積極配合檔案管理工作的開展。其次可以通過建立健全的教育培訓(xùn)運(yùn)行機(jī)制，不斷完善對專職檔案管理人員的約束及鼓勵機(jī)制，讓每一名檔案管理工作者都積極的參與到教育工作中來，更新數(shù)字化、信息化知識，進(jìn)一步提高業(yè)務(wù)技能水平。再次還應(yīng)該明確專職檔案管理人員的學(xué)習(xí)方向，讓每一個檔案專職工作人員都能夠掌握煤炭企業(yè)檔案管理的基本情況，將“學(xué)以致用”作為原則基礎(chǔ)，加大繼續(xù)教育力度，為檔案專職人員提供全面、系統(tǒng)的學(xué)習(xí)專業(yè)檔案知識的機(jī)會，彌補(bǔ)一次性教育不足。最后檔案工作人員也應(yīng)該不斷的學(xué)習(xí)煤礦安全生產(chǎn)知識，掌握相關(guān)的專業(yè)術(shù)語，明確礦井工作中的重要環(huán)節(jié)，確保檔案管理的有的放矢［4］。

3結(jié)束語

隨著我國社會經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，我國的經(jīng)濟(jì)在各個方面的發(fā)展突飛猛進(jìn)，煤礦企業(yè)要想適應(yīng)新世紀(jì)、新形勢的需求，更好地提高煤礦企業(yè)競爭力，就需要不斷的建立并完善企業(yè)文化，并且加快速度建立并完善數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理工作應(yīng)繼續(xù)順應(yīng)新的發(fā)展趨勢做好管理創(chuàng)新工作。

作者：徐柳萱謝青單位：昆明煤炭科學(xué)研究所