導(dǎo)語：三級醫(yī)院專職秘書優(yōu)化配置及管理探討一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：文章從醫(yī)院人力資源管理著手，以學(xué)科專職秘書為突破口，論述了設(shè)置學(xué)科專職秘書的必要性、相關(guān)醫(yī)院學(xué)科秘書設(shè)置現(xiàn)狀、學(xué)科秘書工作取得的成效，并就如何設(shè)置學(xué)科專職秘書、規(guī)劃學(xué)科秘書的職業(yè)生涯、增強其組織歸屬感等方面進行了探討，通過合理使用學(xué)科專職秘書彌補衛(wèi)生人才緊缺問題，以期實現(xiàn)人力資源效用最大化。

關(guān)鍵詞：三級醫(yī)院;學(xué)科專職秘書;人力資源管理

學(xué)科是組成醫(yī)院的基本元素，學(xué)科建設(shè)是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的主要抓手。醫(yī)院要想高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展，就必須重視內(nèi)涵建設(shè)，充分利用人財物等一切資源，從構(gòu)建現(xiàn)代醫(yī)院管理制度、凝練學(xué)科方向、重視人才建設(shè)、培育科研創(chuàng)新點等方面著手，增強學(xué)科專業(yè)優(yōu)勢，努力提高學(xué)科建設(shè)水平。人力資源是學(xué)科建設(shè)的關(guān)鍵，如何從戰(zhàn)略的角度對人力資源進行管理與配置，順利實現(xiàn)組織目標(biāo)，是人力資源管理的主要問題。本文就醫(yī)院如何設(shè)置合理學(xué)科專職秘書，如何規(guī)劃學(xué)科秘書的職業(yè)生涯，怎樣增強其組織歸屬感等方面進行了分析論述，旨在為三級醫(yī)院人力資源優(yōu)化配置提供參考經(jīng)驗。

一、設(shè)置學(xué)科秘書的必要性

（一）醫(yī)院層面。隨著醫(yī)改的縱深推進，現(xiàn)代醫(yī)院管理制度構(gòu)建、三級公立醫(yī)院績效考核等都對醫(yī)院管理提出更高要求，要求發(fā)展方式上由規(guī)模擴張型轉(zhuǎn)向質(zhì)量效益型，在管理模式上由粗放的行政化管理轉(zhuǎn)向全方位的績效管理。如何順利實現(xiàn)醫(yī)院的轉(zhuǎn)型發(fā)展，學(xué)科建設(shè)是關(guān)鍵環(huán)節(jié)，從醫(yī)院層面做好人力資源制度的頂層設(shè)計，充分利用各層各類衛(wèi)生人才顯得尤為重要。學(xué)科秘書的設(shè)置能加強學(xué)科與各職能部門密切聯(lián)系溝通，彌補學(xué)科主任因事務(wù)繁多與醫(yī)院層面溝通不暢問題，保障醫(yī)院的各項規(guī)章制度能及時傳達到學(xué)科層面，可加強學(xué)科與醫(yī)院的雙向溝通交流。（二）學(xué)科層面。三級醫(yī)院學(xué)科一般都肩負著醫(yī)教研協(xié)同發(fā)展的重任，學(xué)科主任要對學(xué)科的行政、醫(yī)療、教學(xué)、科研等工作負全面責(zé)任。在行政管理方面，要依據(jù)醫(yī)院規(guī)章制度，做好學(xué)科的行政管理工作，要負責(zé)制定學(xué)科各項規(guī)章制度和發(fā)展規(guī)劃，監(jiān)督學(xué)科醫(yī)護人員依法執(zhí)業(yè)。在醫(yī)療方面，要率領(lǐng)全科室積極開展新業(yè)務(wù)、新技術(shù)等醫(yī)療工作，并確保醫(yī)療安全。在教學(xué)方面，要負責(zé)進修生、規(guī)培生、實習(xí)生等實習(xí)帶教工作，要完成附屬學(xué)校的帶課以及研究生等相關(guān)任務(wù)。在科研方面，要發(fā)表高水平文章，積極申報國家級課題、人才稱號等。同時，還要加強與外界的聯(lián)系交流，參加國內(nèi)外專業(yè)內(nèi)各類學(xué)術(shù)交流會議、講座等，時間緊張且寶貴。設(shè)置學(xué)科秘書，可協(xié)助擬定合理的工作流程、草擬各類文稿、處理各方面的突發(fā)事件、參與一般性事務(wù)，有效地將學(xué)科主任從繁瑣的事務(wù)中解脫出來，集中精力和時間在管理理念的創(chuàng)新上、業(yè)務(wù)水平的提高上，工作流程的改造上，使醫(yī)院各類人才資源的價值得到充分利用和體現(xiàn)。

二、醫(yī)院學(xué)科秘書設(shè)置現(xiàn)狀

四川大學(xué)華西醫(yī)院自2006年開始推行專職秘書制度，招聘了44名專職秘書并對其進行了培訓(xùn)，上崗后承擔(dān)科室日常管理、排值班表考勤、會議管理、圖書檔案管理、教學(xué)輔助、科研輔助、醫(yī)療輔助、信息系統(tǒng)管理和科室資財管理9大類工作。經(jīng)過1年左右的實踐，秘書自身、專家、學(xué)科、職能部門等都滿意，基本達到了預(yù)期效果。華中科技大學(xué)同濟醫(yī)學(xué)院附屬同濟醫(yī)院為12個外科學(xué)科中的10個學(xué)科設(shè)置了專職秘書，2個學(xué)科設(shè)置了兼職秘書，經(jīng)過工作證明，專職秘書工作能動性、工作質(zhì)量、自我認同感比兼職秘書強，可大大提高外科臨床工作質(zhì)量，減輕臨床管理者的行政事務(wù)壓力，增強外科醫(yī)師、護士的工作能動性。也為臨床科室，與各行政、后勤等相關(guān)職能部門搭建起了溝通的橋梁。南京醫(yī)科大學(xué)附屬南京第一醫(yī)院于2003年開始為重點學(xué)科配置專職秘書。通過明確其職責(zé)范圍，有利于規(guī)范各項管理、改進辦事流程、節(jié)約時間資源，真正做到了人力資源的合理配置與有效利用。綜合文獻分析，國內(nèi)很多醫(yī)院都根據(jù)實際需要為學(xué)科設(shè)置了專職秘書。在綜合素質(zhì)方面，從學(xué)歷、專業(yè)、文字能力、溝通協(xié)調(diào)能力、心理素質(zhì)等方面對專職秘書的綜合素質(zhì)做了一定要求，即學(xué)歷應(yīng)大專及以上，醫(yī)學(xué)相關(guān)背景、文字溝通協(xié)調(diào)能力較強。在分類設(shè)置方面，結(jié)合具體學(xué)科事務(wù)多少、學(xué)科是否重點等方面分別設(shè)置科研、教學(xué)、行政、綜合類秘書。在用工形式上，采取聘用、協(xié)議、勞務(wù)派遣一種或多種方式并存。經(jīng)過工作實踐證明，專職秘書切實能加強學(xué)科日常管理、輔助學(xué)科的醫(yī)療教學(xué)科研管理、利于學(xué)科檔案的系統(tǒng)整理等工作。

三、討論

（一）學(xué)科專職秘書切實有利于學(xué)科發(fā)展，如何科學(xué)設(shè)置應(yīng)綜合考量。設(shè)置學(xué)科秘書的初衷是優(yōu)化醫(yī)院的人力資源配置，使得醫(yī)院各類人才人盡其用，故學(xué)科專職秘書的設(shè)置應(yīng)綜合多方面因素，不應(yīng)一刀切。一方面，在設(shè)置學(xué)科秘書之前，應(yīng)針對學(xué)科具體情況做好調(diào)研工作，了解學(xué)科發(fā)展現(xiàn)狀、學(xué)科秘書應(yīng)承擔(dān)的工作量、工作性質(zhì)，根據(jù)調(diào)研結(jié)果，擬定學(xué)科秘書應(yīng)具備的基本條件，再開始招人選人能起到事半功倍的效果。另一方面，學(xué)科應(yīng)立足現(xiàn)狀，充分挖潛、盤活學(xué)科現(xiàn)有的人力資源，選用學(xué)科年輕有為的骨干醫(yī)生作為兼職秘書，這些人熟練掌握本專業(yè)的基礎(chǔ)理論和技術(shù)知識，了解本學(xué)科發(fā)展動態(tài)，能切實幫助學(xué)科解決本專業(yè)的疑難問題，更好地輔助科主任做好科室的規(guī)劃，同時與職能處室的對接不需要通過第三方，能更直接有效地開展工作。（二）醫(yī)院專職秘書的晉升、考核機制尚未健全，應(yīng)盡快健全。為適應(yīng)學(xué)科高水平發(fā)展，醫(yī)院專職秘書的學(xué)歷基本為本科及以上，綜合素質(zhì)都較強，但較強的綜合素質(zhì)和良好工作業(yè)績?nèi)匀徊荒芙鉀Q他們職業(yè)發(fā)展問題。在職業(yè)晉升方面，因醫(yī)院學(xué)科秘書工作缺乏專業(yè)化、職業(yè)化道路，他們很少有機會申報課題、參與成果轉(zhuǎn)化、申報碩士、博士生導(dǎo)師等，導(dǎo)致他們職稱晉升通道狹窄，缺乏核心競爭力。在業(yè)績考核方面，因?qū)W科專職秘書薪酬績效考核體系不科學(xué)，工作難以量化，個人業(yè)績很大程度受上級領(lǐng)導(dǎo)主觀判斷，獎懲制度無實效，勞動價值被認為不能與學(xué)科臨床人員匹配，導(dǎo)致學(xué)科專職秘書的付出與得到不成正比。這些都不利于專職秘書隊伍的穩(wěn)定，故現(xiàn)階段應(yīng)盡快從醫(yī)院層面建立健全學(xué)科秘書晉升、考核制度。一是要幫助專職秘書構(gòu)建職業(yè)愿景，進行職業(yè)生涯規(guī)劃?？蓞⒄蔗t(yī)院行政管理人員職稱晉升渠道，構(gòu)建學(xué)科?？泼貢殬I(yè)發(fā)展道路制度，根據(jù)他們的不同發(fā)展階段，對其職業(yè)發(fā)展作出規(guī)劃和設(shè)計，實現(xiàn)他們）職業(yè)愿景。二是要盡快完善學(xué)科秘書的考核機制和考核制度。應(yīng)根據(jù)秘書工作態(tài)度、工作量、工作質(zhì)量、工作成效等內(nèi)容，科學(xué)制定可量化、可統(tǒng)計的學(xué)科秘書考核指標(biāo)，通過組建多部門、多人組成的學(xué)科秘書專項考核工作組，對其工作進行考核評價，真正實現(xiàn)多勞多得，優(yōu)績優(yōu)酬。（三）勞務(wù)派遣的用工形式不利于秘書隊伍的穩(wěn)定性，應(yīng)多措并舉提升其組織歸屬感。局限于醫(yī)院人力成本和管理成本的雙重壓力，現(xiàn)階段醫(yī)院管理者在考慮醫(yī)院高質(zhì)量、可持續(xù)發(fā)展的同時，也在不斷探索經(jīng)濟、高效地利用人力資源的各種方式。較專業(yè)性較強的臨床專家、醫(yī)技人員等，學(xué)科秘書的可獲得性更易、培養(yǎng)周期較短，學(xué)科秘書只是解決人力的補充，故通過第三方勞務(wù)派遣公司使用學(xué)科專職秘書，已逐漸成為醫(yī)院主要用工形式。這種用工形式可以減少醫(yī)院招聘、培訓(xùn)等一系列瑣碎的事務(wù)性工作，也給醫(yī)院用工規(guī)避了一些風(fēng)險，但從長期來看，這樣的秘書隊伍穩(wěn)定性較小、流動性較大，不利于工作的連續(xù)性，影響學(xué)科、醫(yī)院可持續(xù)性發(fā)展。如何在現(xiàn)有用工形式下，真正實現(xiàn)人力資源的效益最大化，也是所有醫(yī)院管理者應(yīng)思考的問題。一是在薪資待遇方面，醫(yī)院要堅持同工同酬原則，通過公平有效的考核機制，盡量縮小勞務(wù)派遣人員與其他同種工作性質(zhì)人員的差距。二是應(yīng)為其提供專業(yè)、均等的培訓(xùn)機會，可就專職秘書的工作內(nèi)容舉辦培訓(xùn)講座，鼓勵秘書外出學(xué)習(xí)，為秘書間的交流溝通提供平臺，以利于秘書的自身成長、職業(yè)發(fā)展。三是營造友愛、和諧的工作氛圍，所有人應(yīng)真正地將其視為學(xué)科一員，通過舉辦學(xué)科座談會、茶話會等活動，提升其組織歸屬感，從而提升其工作投入。

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作者:黃江云 單位:中國科學(xué)技術(shù)大學(xué)附屬第一醫(yī)院（安徽省立醫(yī)院）學(xué)科規(guī)劃管理處