導(dǎo)語：檔案信息管理系統(tǒng)設(shè)計與實現(xiàn)一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

多年來，廣西發(fā)改委檔案室已積累了很多檔案資料，這些檔案都是寶貴的信息資源，經(jīng)常被各個部門查詢調(diào)閱。隨著檔案的逐年累積，各種檔案資料庫存量逐年攀升。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)不能滿足檔案管理、查詢借閱的需求，檔案的查閱利用與存儲管理的問題日益凸顯，檔案信息化系統(tǒng)的建設(shè)尤為緊迫。同時，為進(jìn)一步貫徹落實中央關(guān)于做好檔案工作的精神和自治區(qū)《“十二五”規(guī)劃》中關(guān)于“加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)信息資源開發(fā)利用”要求，廣西發(fā)改委于2013年下半年啟動檔案數(shù)字化及綜合檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)工作，系統(tǒng)現(xiàn)已投入運行。

1系統(tǒng)設(shè)計思路

系統(tǒng)依托辦公內(nèi)網(wǎng)，采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，汲取國內(nèi)外各種信息系統(tǒng)的建設(shè)經(jīng)驗，從發(fā)改委實際要求出發(fā)進(jìn)行設(shè)計；在“安全、共享、高效、服務(wù)”原則基礎(chǔ)上構(gòu)建廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)，建立安全可靠的檔案信息服務(wù)體系；將發(fā)改委紙質(zhì)檔案資料進(jìn)行檔案數(shù)字化服務(wù)，實現(xiàn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化，為檔案信息無紙化利用提供電子信息與元數(shù)據(jù)，實現(xiàn)部分檔案全文檢索利用；建立電子檔案資源數(shù)據(jù)庫，改變傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化管理與利用，滿足以后與上級機(jī)構(gòu)或其他相關(guān)機(jī)構(gòu)對檔案信息資源的利用需求；建立科學(xué)完整的檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)與OA等其他信息系統(tǒng)進(jìn)行信息交互，避免出現(xiàn)信息孤島；對數(shù)字化后的涉密數(shù)據(jù)進(jìn)行壓縮加密，并實現(xiàn)異地備份；對大量的歷史數(shù)據(jù)條目進(jìn)行遷移，確保數(shù)據(jù)的延續(xù)性和完整性；建成以檔案數(shù)據(jù)信息和檔案影像的全方位利用為目的，完整、專業(yè)、易擴(kuò)展的綜合檔案信息管理平臺。

2系統(tǒng)的架構(gòu)、功能和應(yīng)用安全設(shè)計

2.1系統(tǒng)架構(gòu)

廣西發(fā)改委檔案信息管理系統(tǒng)主要包括收發(fā)文管理、歸檔管理、統(tǒng)計查詢、檔案借閱及系統(tǒng)管理等模塊組成。

2.2系統(tǒng)功能

（1）收發(fā)文管理①收文管理收文管理實現(xiàn)對外來公文進(jìn)行登記和處理。主要用于登記國家各部委來文，黨委、政府來文、區(qū)直各單位及各地市來文。主要有收文登記、填寫擬辦意見、領(lǐng)導(dǎo)批示、處室承辦、傳閱、提交歸檔等功能。還具有全文檢索、條件檢索、統(tǒng)計等功能。②發(fā)文管理發(fā)文管理實現(xiàn)對發(fā)改委各類發(fā)文的登記和查詢。主要登記文件標(biāo)題、文號、簽發(fā)人、主辦處室等重要文件要素，同時具有提交歸檔、條件檢索、統(tǒng)計等功能。（2）歸檔管理歸檔管理實現(xiàn)對業(yè)務(wù)部門提交的歷史檔案進(jìn)行加工歸檔并入庫、檔案著錄管理、對在庫的檔案進(jìn)行統(tǒng)計、分析及利用等。同時提供檔案管理人員直接登記、掃描、編目和著錄功能。（3）統(tǒng)計查詢統(tǒng)計查詢是對檔案利用率、檔案歸檔、訪問量等進(jìn)行統(tǒng)計。按照發(fā)改委要求實現(xiàn)上級部門及地方檔案管理部門要求的各類檔案統(tǒng)計報表（包括檔案的歸檔情況、庫存情況、利用情況），所有統(tǒng)計結(jié)果都要可以打印，轉(zhuǎn)換成上級部門要求的檔案標(biāo)準(zhǔn)格式。（4）系統(tǒng)管理系統(tǒng)管理包括組織機(jī)構(gòu)管理、用戶管理、角色管理、權(quán)限管理、分類碼表管理、檔案卷目設(shè)置管理、檔案類型設(shè)置管理、流程定義、操作日志管理等功能。（5）查閱利用子系統(tǒng)實現(xiàn)機(jī)關(guān)內(nèi)部工作人員借閱檔案（電子卷、實體卷）申請和檔案管理部門逐級審批，根據(jù)處室人員權(quán)限不同劃分可直接閱覽、需審批才能閱覽，具有規(guī)定借閱時間、保留借閱目的和審批意見、各處室借閱資料統(tǒng)計等功能。

2.3系統(tǒng)安全設(shè)計

由于系統(tǒng)要求具備很高的安全性和保密性，系統(tǒng)在應(yīng)用安全上的解決方案是以應(yīng)用系統(tǒng)的安全設(shè)計為基礎(chǔ)，以應(yīng)用系統(tǒng)日志、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)等為主要手段，保證應(yīng)用系統(tǒng)的訪問及數(shù)據(jù)安全，主要內(nèi)容包括：（1）按角色定制、設(shè)計與分配權(quán)限，事前控制用戶對系統(tǒng)的訪問；（2）采用SSL協(xié)議對外部訪問進(jìn)行數(shù)據(jù)加密處理；（3）為關(guān)鍵的應(yīng)用系統(tǒng)流程設(shè)計日志功能，以便于事后進(jìn)行安全問題追查；（4）嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)操作，保證應(yīng)用系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全。

3系統(tǒng)開發(fā)的解決的關(guān)鍵問題

3.1海量紙質(zhì)文件數(shù)字化存儲

廣西發(fā)改委的檔案主要包括了文件類、照片類、音視頻類、實物檔案類、會計類、基建類等檔案，分類較多，其中文件類和照片類的檔案數(shù)量尤為龐大，在檔案數(shù)字化的過程中，必須將這些檔案掃描成電子檔案后再存儲到信息系統(tǒng)中。存儲的公文類圖片文件采用黑白二值模式掃描的格式，對于一些對檔案圖片質(zhì)量要求較高的圖片采用灰度模式或者彩色模式進(jìn)行存儲，雖然采用了TIFF格式和JPG格式已經(jīng)起到了圖像壓縮存儲的功能，但對于海量的存儲和網(wǎng)絡(luò)訪問來說，這種存儲方式效率還是較為低下的。為了降低存儲空間、減少存儲硬件投入成本、提高網(wǎng)絡(luò)檔案檢索速度，系統(tǒng)使用格式轉(zhuǎn)換程序?qū)⑼ㄓ酶袷絋IFF或JPG文件通過壓縮加密程序轉(zhuǎn)換為HL格式文件。HL格式是廣西海藍(lán)公司自主研發(fā)的一種圖像壓縮格式，通過進(jìn)行HL格式的轉(zhuǎn)換壓縮后的圖像格式文件的壓縮比高于國際通用格式TIFFG4格式的50%。系統(tǒng)只需做簡單的路徑設(shè)設(shè)置，轉(zhuǎn)換過程由計算機(jī)自動處理，無需人工干預(yù)。這不僅可減少成本，而且因該加密技術(shù)的特殊性還可保護(hù)檔案安全不被竊取、盜用。

3.2歷史數(shù)據(jù)遷移

（1）原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析新建的檔案管理系統(tǒng)需要將原檔案管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入進(jìn)來，但原檔案管理系統(tǒng)廠家已經(jīng)不再繼續(xù)維護(hù)系統(tǒng)，且沒有數(shù)據(jù)庫導(dǎo)出接口及有關(guān)技術(shù)文檔。為將原系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)安全完整地導(dǎo)出到新系統(tǒng)中，項目組利用SqlServer事件探測器對原檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)存取機(jī)制進(jìn)行監(jiān)測，最終分析出數(shù)據(jù)存取過程和數(shù)據(jù)所在表格，并成功地將數(shù)據(jù)完整安全地從原系統(tǒng)導(dǎo)出到新系統(tǒng)中。分析過程如圖2所示：（2）數(shù)據(jù)導(dǎo)入在對原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫分析完畢后，已得到了原系統(tǒng)數(shù)據(jù)存儲的原理、過程和存儲位置（所在表格及表格間的邏輯關(guān)系）。為確保數(shù)據(jù)導(dǎo)入完整性和準(zhǔn)確性，項目組采取了以下步驟：①先對原系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫進(jìn)行備份；②將原數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)導(dǎo)出到Excel表格中，并在表格中標(biāo)明各字段屬性；③將導(dǎo)出的數(shù)據(jù)總數(shù)和數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)總數(shù)進(jìn)行比對，抽樣地對導(dǎo)出數(shù)據(jù)和原數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗；④修正導(dǎo)出的錯誤數(shù)據(jù)，并根據(jù)新系統(tǒng)對數(shù)據(jù)的要求修改；⑤將修正后的數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中；⑥對新、舊系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行抽樣比對，確保數(shù)據(jù)完整性和準(zhǔn)確性。

3.3與其他應(yīng)用系統(tǒng)整合設(shè)計

檔案信息管理系統(tǒng)作為文件的歸檔管理系統(tǒng)，需要接收來自不同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的歸檔文件。因此，利用Webservice技術(shù)構(gòu)造了文件自動分類歸檔引擎，實現(xiàn)了文件自動導(dǎo)入和歸檔。（1）歸檔引擎的功能設(shè)計引擎可以利用文件標(biāo)題、文號、分類等各屬性中包含的關(guān)鍵字、表達(dá)式、歸檔文種等指標(biāo)構(gòu)造分類公式實現(xiàn)文種自動化識別和歸檔，如公式：“標(biāo)題:會議紀(jì)要&標(biāo)題:政府&標(biāo)題:電子公文->收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無密級)/區(qū)政府/會議紀(jì)要”，表示將標(biāo)題中含有“會議紀(jì)要”、“政府”和“電子公文”關(guān)鍵字的文檔自動歸檔到“收文/機(jī)要室/黨政電子公文(無密級)/區(qū)政府/會議紀(jì)要”文件夾中。自動分離歸檔引擎公式配置界面如圖3：圖3自動分離歸檔引擎公式配置界面（2）歸檔引擎的工作流程以O(shè)A系統(tǒng)歸檔過程為例：由OA系統(tǒng)把所需要歸檔的各種字段自動送到接口的處理模塊A中，接口程序根據(jù)當(dāng)前程序繁忙狀態(tài)，將需處理的數(shù)據(jù)循環(huán)列入歸檔隊列中，檔案管理系統(tǒng)定期從接口的中間庫中讀取數(shù)據(jù)，實現(xiàn)數(shù)據(jù)導(dǎo)入。在數(shù)據(jù)導(dǎo)入的同時，檔案系統(tǒng)對數(shù)據(jù)進(jìn)行錯誤檢查和校驗，如發(fā)現(xiàn)讀取錯誤的，則將該條數(shù)據(jù)標(biāo)記為錯誤數(shù)據(jù)，由OA系統(tǒng)重新更新導(dǎo)入。歸檔引擎的工作示意圖如圖4所示：

4結(jié)論

系統(tǒng)的投入運行，建立起廣西發(fā)改委數(shù)字檔案室，將改變原有的手工檔案管理模式，簡化了流程，提高了檔案管理人員的工作效率；大量的業(yè)務(wù)信息從業(yè)務(wù)系統(tǒng)中直接歸檔，減輕了他們的工作壓力和難度；實現(xiàn)一份檔案資料多人隨時隨地查閱利用，充分發(fā)揮科技對檔案工作的支撐、推動和引領(lǐng)作用；實現(xiàn)了對檔案資料進(jìn)行數(shù)字化加工、重要檔案資料異地保存，對國民經(jīng)濟(jì)建設(shè)和維護(hù)國家、集體利益都起到重要的法律保護(hù)作用；實現(xiàn)電子檔案安全備份，降低由于反復(fù)查閱而對檔案原件造成的損害，減少對不同類型檔案的維護(hù)費用；提升檔案資料查閱的效率，為各項工作提供參考依據(jù)，在處理事件時能夠迅速查閱相關(guān)檔案資料，提升工作效能。

作者:周丹駱亮李承林趙欽單位:廣西經(jīng)濟(jì)信息中心