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捕獲信息是秘書工作的基本內(nèi)容

秘書工作主要是對(duì)信息進(jìn)行收集，同時(shí)進(jìn)行信息加工，最終對(duì)信息進(jìn)行充分的利用。秘書信息工作的基本形式是進(jìn)行“零次情報(bào)”的收集。所謂“零次情報(bào)”，指的是記憶形態(tài)的信息。這些信息產(chǎn)生于人們的交流過程、傳播和被接受的不確定性。在進(jìn)行“零次情報(bào)”收集的時(shí)候，沒有時(shí)間、空間和場合的限制。同時(shí)，信息在傳遞的時(shí)候，內(nèi)容是比較廣泛的，并且傳播速度比較迅速。這樣以來，信息采集是秘書捕獲信息的重要途徑之一。在進(jìn)行“零次情報(bào)”收集的時(shí)候，要注重對(duì)同行業(yè)、相關(guān)行業(yè)以及其他行業(yè)的人進(jìn)行交流和討論。這些信息不容易在各種文字記載里找到。同時(shí)，“零次情報(bào)”也體現(xiàn)在各種會(huì)議里。參加會(huì)議的人員多數(shù)都是從工作第一線來的，他們了解和掌握具體實(shí)際問題，有著較為感性的認(rèn)識(shí)。這些信息都是比較客觀現(xiàn)實(shí)的，能夠?qū)陀^事物的全貌進(jìn)行真實(shí)反映。由于他們的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)與客觀事物的本質(zhì)是比較接近的。所以，秘書人員在對(duì)這些“零次情報(bào)”進(jìn)行收集的時(shí)候，能夠?qū)⑹占疥P(guān)于“事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)和表征”的信息。同時(shí)，“零次情報(bào)”也體現(xiàn)在各種人群集中的場合。在這些特定場合中，他們的談話對(duì)政治、經(jīng)濟(jì)、管理的真實(shí)看法，這些也構(gòu)成了相應(yīng)的“零次情報(bào)”。由于秘書人員工作性質(zhì)的特殊性，能夠有效地收集到相應(yīng)的“零次情報(bào)”。秘書信息工作的重要內(nèi)容還體現(xiàn)在對(duì)歷史信息的收集。在沒有產(chǎn)生文字之前，秘書利用圖形將捕獲到的信息“記錄”下來，最終形成了甲骨文書。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，出現(xiàn)了竹簡、帛、紙張這些載體。我國古代管理著的管理內(nèi)容和經(jīng)驗(yàn)，就逐漸被流傳下來。比如，漢代“蘭臺(tái)”、私家和寺院藏書等等，都在當(dāng)時(shí)保留了不少的信息。但是，古代信息資源有著獨(dú)特的私有性，信息管理方法也是比較局限的，所以信息只是在一個(gè)極小的范圍內(nèi)傳播。因?yàn)橛∷⒓夹g(shù)飛速進(jìn)步，文獻(xiàn)信息的生產(chǎn)得到了發(fā)展。大量信息出現(xiàn)在圖書、報(bào)紙、雜志和宣傳品等中，讓歷史信息出現(xiàn)了開放性的形式。當(dāng)出現(xiàn)這些開放性的文字信的時(shí)候，秘書人員要對(duì)這些信息進(jìn)行及時(shí)梳理，讓這些無序信息條理化和簡單化。此外，現(xiàn)代信息技術(shù)在飛速發(fā)展，這些直接記錄聲音和圖像的音像信息以及網(wǎng)絡(luò)，對(duì)人們的工作產(chǎn)生了較大的影響，同時(shí)對(duì)人們的工作方式產(chǎn)生了深刻的影響。當(dāng)這些現(xiàn)代信息技術(shù)快速發(fā)展的時(shí)候，信息就出現(xiàn)了多余狀態(tài)。在這些眾多的信息之中，秘書的工作任務(wù)也在發(fā)生著變化，要將這些信息進(jìn)行篩選，選擇出有用信息。

秘書工作的核心是利用信息

秘書在服務(wù)協(xié)調(diào)、出謀獻(xiàn)策以及實(shí)現(xiàn)工作目標(biāo)中，最為基礎(chǔ)的就是要對(duì)文獻(xiàn)、情報(bào)、數(shù)據(jù)以及消息等方面的信息進(jìn)行處理。秘書在進(jìn)行信息活動(dòng)中，要對(duì)那些與本組織的有關(guān)信息進(jìn)行捕獲。在這個(gè)過程中，個(gè)人和組織能夠得到相應(yīng)的啟示，創(chuàng)造出相應(yīng)的信息產(chǎn)品。從這里可以看出，秘書想要對(duì)信息進(jìn)行充分利用，主要是從組織的需要出發(fā)，對(duì)信息進(jìn)行捕獲和加工。讓組織能夠使用這些信息，同時(shí)讓這些信息能夠有較大的擴(kuò)展空間。也就是說，要著眼于原始文件，同時(shí)又要將信息的實(shí)用價(jià)值和借鑒價(jià)值展露出來。秘書要對(duì)信息進(jìn)行充分過濾，對(duì)那些無用的信息篩除，這樣能夠?qū)⑹Ｓ嗟男畔⑤^好地為本組織提供服務(wù)。在進(jìn)行這項(xiàng)工作的時(shí)候，要注意實(shí)際存在的信息問題。第一，秘書在進(jìn)行調(diào)查研究、文件匯編以及資料整理這些工作的過程中，要對(duì)大量信息進(jìn)行有意識(shí)的篩選。要對(duì)大量的文獻(xiàn)信息內(nèi)容進(jìn)行清理和鑒別，將那些老化、多余以及虛假的內(nèi)容進(jìn)行排除，這樣才能促使信息表面化。第二，秘書要讓信息體現(xiàn)出新的價(jià)值。秘書要對(duì)原生信息作為基礎(chǔ)，對(duì)其進(jìn)行加工整理，但是這些加工整理好的信息同原來的信息是有所區(qū)別的，應(yīng)當(dāng)自成體系。秘書對(duì)信息進(jìn)行加工的時(shí)候，具體信息篩選的標(biāo)尺根據(jù)組織工作進(jìn)行。信息組合的核心是以近期工作為目標(biāo)，具體準(zhǔn)則要以控制組織目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)情況進(jìn)行。在這當(dāng)中，找到信息之間的內(nèi)在聯(lián)系，找到信息中的共同點(diǎn)、交叉點(diǎn)和相似點(diǎn)。讓信息能夠突破原始價(jià)值，從而具有新的價(jià)值。

挖掘信息中的新內(nèi)容是秘書工作的動(dòng)力

秘書在具體工作中，對(duì)各個(gè)各樣的信息總是進(jìn)行自覺或者不自覺的接受。同時(shí)，根據(jù)自己的實(shí)際情況，加工、整理這些眾多的信息；而且還要從中找到對(duì)組織有用的相關(guān)信息，將這些信息進(jìn)行及時(shí)加工并傳遞給用戶。秘書服務(wù)工作的主要內(nèi)容是以信息服務(wù)為主，他們“以產(chǎn)品或勞務(wù)的形式向用戶提供和傳播信息”。秘書在進(jìn)行有目的地開展信息服務(wù)的時(shí)候，要利用事物過去的已知信息，對(duì)當(dāng)前的信息進(jìn)行參考，最終對(duì)事物的未來狀況進(jìn)行預(yù)測(cè)。要想有效開展信息服務(wù)活動(dòng)，可以從以下幾個(gè)方面著手：第一，要懂得信息資源的合理配置。合理配置主要體現(xiàn)在時(shí)間、空間和數(shù)量方面。秘書信息配置的合理性主要是指信息從產(chǎn)生、出發(fā)、接手到進(jìn)入利用的時(shí)間間隔。第二，信息資源要體現(xiàn)對(duì)其他資源的開放性和駕馭作用。只有在科技的作用下，才能對(duì)物質(zhì)資源或者能源資源進(jìn)行最大限度的開發(fā)和利用。第三，組織的重要資源體現(xiàn)在管理活動(dòng)中所產(chǎn)生的信息中，因此需要對(duì)這些信息進(jìn)行處理和加工，最終形成不同的信息流。秘書工作的主要內(nèi)容就是表現(xiàn)在秘書信息工作方面。秘書人員在整理信息這個(gè)過程中，要對(duì)原始信息的價(jià)值做出相應(yīng)的判斷，同時(shí)要預(yù)測(cè)信息的未來價(jià)值，最終實(shí)現(xiàn)信息價(jià)值的最大化。

在秘書開展工作的過程中，要充分認(rèn)識(shí)到信息的地位和重要性。還要運(yùn)用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，挖掘信息中的新內(nèi)容，高效快捷地捕獲、分析、整理以及利用相關(guān)信息，更好地位領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息服務(wù)。

本文作者：程驍飛工作單位：華中科技大學(xué)