導(dǎo)語(yǔ)：高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化管理分析一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：高等院校財(cái)務(wù)檔案是整個(gè)學(xué)校從建立之初一直到現(xiàn)在所有歷史的積淀，是財(cái)務(wù)審計(jì)工作的關(guān)鍵之處，也是財(cái)務(wù)工作具有歷史連續(xù)性的保證，更是一所高校財(cái)務(wù)工作能夠正常運(yùn)轉(zhuǎn)的依據(jù)，同時(shí)高等院校財(cái)務(wù)檔案是具有嚴(yán)格的法律效益，任何機(jī)構(gòu)和個(gè)人不得以財(cái)務(wù)工作為借口為自己謀取私利。在高科技高速發(fā)展的社會(huì)生活中，信息化早已成為了人們不可缺少的一部分，從中我們可以看出，財(cái)務(wù)檔案信息化是高等院校財(cái)務(wù)管理的必然趨勢(shì)。其中如何利用現(xiàn)代化管理方式，加速檔案管理向信息化邁進(jìn)，發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案的作用，是本篇文章主要探討的方向。

關(guān)鍵詞：高等院校；財(cái)務(wù)檔案；信息化

簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)，高等財(cái)務(wù)檔案是高校在日常管理中涉及會(huì)計(jì)核算的具有保存價(jià)值的檔案文件，這是學(xué)校制定來(lái)年的財(cái)務(wù)預(yù)算的重要參考依據(jù)，它可以清楚的反應(yīng)學(xué)校在所有時(shí)間段的支出與收入情況，這是高校維護(hù)自身正常的財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)的重要法律依靠。近些年，國(guó)家越來(lái)越重視我國(guó)教育事業(yè)的發(fā)展，對(duì)教育事業(yè)的投資也是大大的增加，以便促進(jìn)我國(guó)教育事業(yè)更好的發(fā)展，因此，高校財(cái)務(wù)工作也漸漸的不適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的需要。繼續(xù)這種情況，多個(gè)高校都將財(cái)務(wù)管理工作由以前的單調(diào)的報(bào)銷、記賬、結(jié)算，轉(zhuǎn)為預(yù)算、計(jì)劃、控制、分析、決策為主體的現(xiàn)代性統(tǒng)籌管理整個(gè)財(cái)務(wù)運(yùn)轉(zhuǎn)系統(tǒng)。而應(yīng)該怎樣利用現(xiàn)代性的管理模式，加速檔案信息盡快的進(jìn)入學(xué)校財(cái)務(wù)管理，從而更好的發(fā)揮財(cái)務(wù)檔案對(duì)財(cái)務(wù)管理的作用，是今天我們主要討論的方向。

1提高管理水平、加快財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程

（1）高等學(xué)校財(cái)務(wù)檔案內(nèi)容一般都會(huì)按照內(nèi)容涉及的方面而被劃分為多個(gè)不同的種類：其中包括，黨員與群眾、政治、教育管理、教師的科研、學(xué)校的產(chǎn)品生產(chǎn)與科技開(kāi)發(fā)、學(xué)校教學(xué)基本建設(shè)、儀器設(shè)備、出書(shū)、對(duì)外交流、財(cái)會(huì)等多個(gè)種類。其中，財(cái)務(wù)檔案是所有檔案中極為重要的一部分，有其不可撼動(dòng)的地位。同時(shí)高等院校的財(cái)務(wù)檔案主要包括支付和收入憑證、進(jìn)出賬的賬本、員工工資表、一系列財(cái)務(wù)報(bào)表、學(xué)生的校園一卡通情況、對(duì)估算以及最后的年終報(bào)告分析、向國(guó)家繳納的稅務(wù)申報(bào)表、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)類相關(guān)的文獻(xiàn)資料等。里面大量的記錄了學(xué)校從一開(kāi)始的所有財(cái)務(wù)計(jì)劃、對(duì)其的經(jīng)營(yíng)、財(cái)務(wù)的收支狀況、以及對(duì)這些資金的管理情況等一系列的經(jīng)濟(jì)行為，財(cái)務(wù)檔案是整個(gè)學(xué)校經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的歷史見(jiàn)證，同時(shí)它也反映了學(xué)校整體的各方面的建設(shè)情況以及教學(xué)科研過(guò)程中涉及到的經(jīng)濟(jì)行為，不得不說(shuō)它很好的為后人講述了一個(gè)學(xué)校的歷史。（2）高等院校財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的主要內(nèi)容。財(cái)務(wù)檔案信息化簡(jiǎn)單來(lái)說(shuō)便是把承載數(shù)據(jù)的載體，由原來(lái)的紙質(zhì)檔換為了現(xiàn)在人們辦公常用的電子數(shù)據(jù)存檔，當(dāng)然不是說(shuō)淘汰了紙質(zhì)檔，有些特別具有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，我們依然會(huì)采用紙質(zhì)檔的方式保存它們。在檔案信息化的過(guò)程中，可以很好的利用財(cái)務(wù)相關(guān)的專業(yè)知識(shí)以及數(shù)字化新型技術(shù)，把紙質(zhì)檔作為一個(gè)媒介，對(duì)其檔案上的信息進(jìn)行數(shù)字化處理，以便達(dá)到存儲(chǔ)相關(guān)的信息、輸入輸出信息、管理信息、統(tǒng)籌數(shù)據(jù)、利用數(shù)據(jù)、研究下一年的預(yù)算等全方面檔案數(shù)字化。檔案信息化之后不僅能夠幫助學(xué)校財(cái)務(wù)檔案管理人員提高工作的效率，減少人員的工作需求量，推進(jìn)學(xué)校辦公現(xiàn)代化，同時(shí)還能減少不必要的人員工資的支出，為學(xué)校節(jié)省了一部分開(kāi)支。

2加快信息化建設(shè)進(jìn)程、充分發(fā)揮財(cái)政檔案作用的策略

（1）完好的軟件和硬件設(shè)施。要想真正意義上的做好財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)，就必須要完善學(xué)校的軟件與硬件設(shè)備。財(cái)務(wù)檔案與一般檔案不同，它具有獨(dú)特性，因此對(duì)財(cái)務(wù)檔案管理的軟件與硬件也有了不一樣的要求———保密設(shè)施。財(cái)務(wù)檔案管理的保密性直接影響到檔案信息化建設(shè)的最終價(jià)值高低，同時(shí)也會(huì)影響到一個(gè)學(xué)校是否能正常運(yùn)轉(zhuǎn)。其中硬件設(shè)施包括計(jì)算機(jī)主體設(shè)備、存儲(chǔ)空間、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)管理軟件、安全防范系統(tǒng)等等。檔案信息化設(shè)施分為兩種：網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和硬件平臺(tái)。而軟件建設(shè)則指系統(tǒng)軟件和應(yīng)用軟件兩個(gè)部分。其中系統(tǒng)軟件是根據(jù)計(jì)算機(jī)本身所攜帶的邏輯功能來(lái)方便操作員管理和操作計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中每個(gè)部分的不同數(shù)據(jù)資源的作用，它包括計(jì)算機(jī)監(jiān)管程序、調(diào)整程序、多國(guó)語(yǔ)言切換翻譯、數(shù)據(jù)庫(kù)管理程序、存儲(chǔ)與安全管理等方面。由此可以看出系統(tǒng)軟件在信息化建設(shè)過(guò)程中占據(jù)著中心位置。在檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施中，優(yōu)秀的操作人員會(huì)將硬件設(shè)施與軟件設(shè)施相互利用，平衡它們之間的力量，這也是財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)向著高效率、快速發(fā)展的關(guān)鍵步驟。在存儲(chǔ)財(cái)務(wù)檔案的房間附近，應(yīng)該裝備全方位無(wú)死角的電子監(jiān)控設(shè)備，以此來(lái)保證房間里設(shè)施預(yù)防火災(zāi)、防濕氣、防蟲(chóng)咬、防塵埃、防強(qiáng)光的照射、防紙質(zhì)檔發(fā)霉等一系列自然破壞，當(dāng)然也是為了防患人為的破壞，比如盜竊。希望這樣能大大的提高財(cái)務(wù)檔案存儲(chǔ)的條件，為檔案存儲(chǔ)打造一個(gè)安全的環(huán)境。（2）完善制度條約，必須嚴(yán)格執(zhí)行工作規(guī)定的流程。規(guī)章制度是每個(gè)工作的保護(hù)傘，也是每個(gè)工作得以開(kāi)展的必要前提條件，在整個(gè)工作流程中，每個(gè)工作人員都必須以此為行為準(zhǔn)則，把制度隨時(shí)放在心中，嚴(yán)格的執(zhí)行每個(gè)工作規(guī)定的流程。只有這樣才能保證工作能夠順利有序的開(kāi)展，從而提高工作效率與水平，達(dá)到最初預(yù)想的目的。檔案信息化管理，也應(yīng)該擁有屬于自己獨(dú)特的一套辦公制度規(guī)章，財(cái)務(wù)部門(mén)人員和檔案管理人員應(yīng)該通力合作，必要時(shí)可以向別的相關(guān)部門(mén)人員求助，根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，以分組建設(shè)、分層建設(shè)、分類建設(shè)的基本政策為工作指南，對(duì)政策的實(shí)施、人員行為的制約，從而制定出一套切實(shí)可行的科學(xué)檔案管理制度，其中如《高等院校財(cái)政檔案工作人員規(guī)定制度》、《高等院校財(cái)政檔案保存獎(jiǎng)懲制度》、《財(cái)政檔案移交規(guī)定制度》、《財(cái)政檔案銷毀制度》、《財(cái)政檔案管理保密制度》等等一系列的制度都可以進(jìn)一步規(guī)范財(cái)政檔案收納信息、整理規(guī)劃、按類桂檔、保存、利用等多個(gè)方面，為檔案信息化建設(shè)提供了一套有效的制度保障，為學(xué)校檔案信息化建設(shè)打好了制度基礎(chǔ)。在工作過(guò)程中，應(yīng)該清晰的劃分工作流程，使其符合真實(shí)的實(shí)際情況。應(yīng)該嚴(yán)格的按照規(guī)定要求，把財(cái)務(wù)檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的時(shí)間、程序要求作為每個(gè)工人內(nèi)心的行為準(zhǔn)則，以此來(lái)保證工作的順利進(jìn)行，按照學(xué)校統(tǒng)一劃分的分類標(biāo)準(zhǔn)，以及統(tǒng)一管理要求的制度，及時(shí)高效的整理、移交檔案，做好數(shù)字化管理應(yīng)用。（3）提高認(rèn)識(shí)，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)作用。高等院校的領(lǐng)導(dǎo)人是整個(gè)學(xué)校能正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心，同樣也是檔案管理信息化建設(shè)的核心，因此高等院校的領(lǐng)導(dǎo)人應(yīng)該極為重視學(xué)校檔案信息化建設(shè)工程，并將此工程納入學(xué)校當(dāng)年規(guī)劃中去，建設(shè)并完善財(cái)務(wù)檔案管理系統(tǒng)，然后根據(jù)自己學(xué)校的實(shí)際情況對(duì)其進(jìn)行資金投入以及雇傭?qū)I(yè)人才，為信息化管理提供一個(gè)高素質(zhì)的專業(yè)團(tuán)隊(duì)，同時(shí)還應(yīng)該向全校師生宣揚(yáng)信息化管理的好處，使全體師生都支持信息化管理并積極投入到信息化管理建設(shè)的工程中。（4）做好安全防范工作。在高等院校財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，學(xué)校全體師生必須全部都要樹(shù)立安全防范意識(shí)，校長(zhǎng)更應(yīng)該加強(qiáng)信息安全保密工作，這是保證財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。在網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行中，專業(yè)人員要使用自己的專業(yè)知識(shí)積極防范各種計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的入侵和干擾，有效的保護(hù)學(xué)校數(shù)據(jù)安全。

3結(jié)束語(yǔ)

在數(shù)據(jù)共享的今天，財(cái)務(wù)檔案信息化建設(shè)早已成為高等院校管理的一種有效措施。在這種趨勢(shì)之下，高等院校財(cái)務(wù)管理部門(mén)應(yīng)該緊跟社會(huì)變遷的步伐，積極引入新技術(shù)，雇傭?qū)I(yè)人員，以此來(lái)提高學(xué)校信息管理水平，使財(cái)務(wù)檔案能夠最大程度的發(fā)揮其自身的作用，更好的為學(xué)校服務(wù)，增強(qiáng)學(xué)校發(fā)展的勢(shì)頭。

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作者:黃萍單位:湖南工學(xué)院