導(dǎo)語：高校檔案信息化管理趨勢及對策一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：信息化是時展的標(biāo)志，也是社會進(jìn)步的象征。信息化對于高校檔案管理有很大的幫助，受到高校的廣泛歡迎。但是因?yàn)檫^去嘗試得比較少，導(dǎo)致傳統(tǒng)檔案管理和信息化管理出現(xiàn)了矛盾，高校檔案信息化管理存在不少的問題。本文將針對高校檔案信息化管理的趨勢、困境進(jìn)行分析，并提供相應(yīng)的解決對策供相關(guān)工作人員進(jìn)行參考。

關(guān)鍵詞：高校；檔案；信息化；管理；趨勢；困境；對策

高校作為高等學(xué)府，是無數(shù)學(xué)生努力學(xué)習(xí)的目標(biāo)。高校相較于普通的小學(xué)、初中而言，具有一定的規(guī)模性和復(fù)雜性。高校檔案管理是一件比較復(fù)雜的工作，在信息化背景下，進(jìn)行高校檔案信息化管理是大勢所趨，是一件值得關(guān)注的事情。但是高校檔案信息化管理工作的推進(jìn)顯然并不是非常順利，本文將針對高校檔案信息化管理的趨勢進(jìn)行分析，并且就其遇到的困境提出解決對策。

1高校檔案信息化管理的趨勢

1.1檔案實(shí)體數(shù)字化。在絕大多數(shù)人眼里，檔案就是紙質(zhì)的，檔案室里那一沓沓厚重的檔案資料凝結(jié)著無數(shù)人的心血。近些年來，檔案對于人們來說越來越重要。尤其是對于高校學(xué)生而言，個人檔案是伴隨著其一生的重要東西，檔案管理對于高校而言具有更為重要的意義。過去，檔案管理不夠信息化，很多紙質(zhì)檔案很容易遺失，一些重要的信息非常難以恢復(fù)，給學(xué)生造成了非常大的影響。此外，在檔案查找與歸檔方面會花費(fèi)非常大的精力。因此，檔案實(shí)體數(shù)字化是必然的趨勢。這不僅能夠減少在檔案管理和檔案保存方面的支出，還能夠方便查找和保存檔案。1.2管理觀念現(xiàn)代化。隨著社會經(jīng)濟(jì)和科技的發(fā)展，人們的觀念出現(xiàn)了非常大的變化。因?yàn)楦咝n案的信息化管理發(fā)展越發(fā)受到關(guān)注，管理觀念也就隨著管理方式的現(xiàn)代化出現(xiàn)了現(xiàn)代化趨勢。管理者的管理觀念是決定檔案信息化管理發(fā)展的重要影響因素，因此，高校檔案信息化管理必然帶來管理者的觀念現(xiàn)代化，進(jìn)一步推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。1.3信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化。近些年來，檔案對于學(xué)生的就業(yè)、落戶、買房等方面有著重要影響。過去，都是學(xué)生自己到學(xué)校進(jìn)行檔案的調(diào)取，采用傳真的方式進(jìn)行檔案的獲取。一些單位想要獲取學(xué)生的檔案信息，還需要親自到學(xué)校去調(diào)取。因此，信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化成為高校檔案信息化管理的一大發(fā)展趨勢，即依托網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展，帶動高校檔案信息傳輸?shù)倪M(jìn)一步發(fā)展。1.4信息化條件下運(yùn)維工作專業(yè)化。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案信息化管理運(yùn)維工作向?qū)I(yè)化的方向發(fā)展?，F(xiàn)如今，高校檔案管理者如果僅僅依靠現(xiàn)有的設(shè)備和軟件進(jìn)行管理是不現(xiàn)實(shí)的，管理效率也比較低。所以，必須借助外力進(jìn)行檔案管理，在管理過程中，可以引進(jìn)第三方工作平臺，這能夠使管理工作更加細(xì)致和專業(yè)化。而且這還有兩個顯著的優(yōu)勢：第一，第三方機(jī)構(gòu)的工作經(jīng)驗(yàn)多，不管是技術(shù)還是人才，都比普通高校的優(yōu)勢多，而且管理效率高，這就縮短了處理運(yùn)維信息的時間。第二，運(yùn)維過程中不需要太多的成本，由于是第三方介入運(yùn)維管理，所以能夠在一定程度上降低管理成本，而且技術(shù)和人才占絕對優(yōu)勢。如果僅僅依靠高校檔案管理部門來做該工作，不僅缺乏專業(yè)的技術(shù)人員，而且軟件開發(fā)以及管理人才少之又少，不足以做好系統(tǒng)開發(fā)工作。所以，今后高校檔案管理工作將更多地依賴于第三方機(jī)構(gòu)。

2高校檔案信息化管理的困境及其對策

2.1信息化管理觀念存在進(jìn)步空間。管理觀念是一項(xiàng)工作能夠順利開展的重要影響因素，只有管理者具備一定的創(chuàng)新意識和改革信念，高校檔案信息化管理才能夠得到發(fā)展。但是當(dāng)前我國高校檔案信息化管理觀念存在很大的問題。一方面，傳統(tǒng)高校檔案管理已經(jīng)發(fā)展了很多年，檔案管理者已經(jīng)存在固化思維。另一方面，高校檔案信息化管理涉及檔案管理和信息化管理等多個方面，具有很強(qiáng)的專業(yè)性，很多高校檔案管理者并不具備這樣的能力。所以，高校檔案信息化管理想要獲得發(fā)展，就必須提升高校檔案管理者的信息化觀念和能力，才能夠保障高校檔案信息化管理的順利推進(jìn)。2.2信息資源有待整合。我國高校眾多，高校檔案也非常多，所以在實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化管理之前，需要將這些信息整合到一起。但是當(dāng)前我國高校檔案信息資源是非常分散的，并沒有形成一個整體，不同高校和不同需求者之間存在著信息壁壘。這樣分散的信息不僅無法推動高校檔案信息化管理的發(fā)展，甚至?xí)速M(fèi)大量的人力、物力。所以，高校檔案信息化管理想要獲得進(jìn)一步的發(fā)展，必須整合信息資源，形成一個整體化的數(shù)據(jù)平臺，保證不同高校和不同媒介之間能夠共享信息。2.3高校檔案管理機(jī)構(gòu)需要改革。傳統(tǒng)高校檔案管理是通過人工的方式進(jìn)行的，由大量的人力維持檔案的管理。在這樣的檔案管理方式下，不僅會導(dǎo)致大量的重要檔案因?yàn)槿藶橐蛩貋G失，還會導(dǎo)致高校付出額外的人力資源去維持檔案管理。所以，高校檔案管理機(jī)構(gòu)需要改革，精簡人員。一方面，需要配備專業(yè)化的技術(shù)人員，保障高校檔案信息化管理有足夠扎實(shí)的技術(shù)支撐。另一方面，需要配備精通電腦的管理人員，便于檔案的管理和調(diào)取。有條件的學(xué)校，可以對檔案管理職工進(jìn)行定期的信息化培訓(xùn)，保證他們能夠具備足夠的信息素養(yǎng)來完成工作。2.4加快高校檔案數(shù)字化。高校檔案信息化管理的前提是高校檔案完成數(shù)字化，所以，必須加快檔案數(shù)字化，才能夠保障高校檔案信息化管理工作的順利開展。此外，要加強(qiáng)電子文件的歸檔、管理和利用。這需要我們通過特有的校園政務(wù)網(wǎng)絡(luò)對數(shù)字檔案進(jìn)行在線采集、歸檔以及管理，這樣就非常便于后期的利用工作，也可以使高等學(xué)校不同的部門、不同的單位資源共享，方便大家利用。2.5推動信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。目前來看，高校檔案管理中還存在很多問題，相關(guān)部門之間的協(xié)調(diào)性還存在很大問題，要想提高檔案管理效率，就必須著力推動各部門信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展。首先，要嚴(yán)格把握材料的收集和整理步驟，做好材料的驗(yàn)收，保證材料的真實(shí)有效性。其次，要提高軟件開發(fā)質(zhì)量，相關(guān)部門要做好軟件需求分析，根據(jù)用戶的實(shí)際需求設(shè)計軟件，還要注重軟件的功能，盡量降低軟件開發(fā)成本，讓每個部門都能參與檔案的協(xié)同化管理。對于高校檔案部門管理人員水平有差異的問題，要設(shè)置嚴(yán)格的考核制度，提高人員的綜合素質(zhì)。在培訓(xùn)內(nèi)容選擇上，不能好高騖遠(yuǎn)，要根據(jù)員工的實(shí)際情況選擇有針對性的培訓(xùn)內(nèi)容，從而保證在規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上結(jié)合部門工作的要求和特點(diǎn)開展培訓(xùn)工作。最后，檔案管理部門還要與社會其他機(jī)構(gòu)取得聯(lián)系，以便于該工作更好地開展。2.6優(yōu)化管理系統(tǒng)功能建設(shè)。在高校檔案管理過程中，優(yōu)化管理系統(tǒng)功能建設(shè)是一個重要的工作。管理系統(tǒng)功能建設(shè)要把握“功能不足”和“功能過多”的平衡性問題。首先，要考慮到人們的實(shí)際需求，并總結(jié)這些需求。其次，在檔案管理過程中，學(xué)校要做好檔案整理工作，建立初步的工作規(guī)劃，在后續(xù)的工作過程中逐漸完善管理系統(tǒng)。建立階段性的管理目標(biāo)，在后續(xù)的工作過程中，還要加強(qiáng)監(jiān)督，保證計劃能夠順利落實(shí)。還要進(jìn)一步降低管理檔案的成本，做好細(xì)節(jié)處理。最后，要注重管理系統(tǒng)功能的全面性，在基礎(chǔ)檔案業(yè)務(wù)功能建設(shè)的基礎(chǔ)上，逐步拓展檔案利用、檔案服務(wù)方面的功能。要考慮公眾實(shí)際的需求，然后分析需求，對于整個高校的檔案信息，要著重開發(fā)檔案，并實(shí)現(xiàn)資源共享。

高校檔案管理信息化是大勢所趨，是能夠提升高校檔案管理質(zhì)量的重要手段。作為高校檔案管理者，應(yīng)該了解當(dāng)前高校檔案信息化管理中存在的困境，并結(jié)合自身實(shí)際找出解決問題的對策，保障高校檔案信息化管理工作獲得順利推進(jìn)。

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作者:李平 單位:菏澤學(xué)院檔案館