導(dǎo)語(yǔ)：檔案信息化管理問(wèn)題與對(duì)策一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著時(shí)代的發(fā)展，我們已經(jīng)進(jìn)入信息時(shí)代，檔案管理也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，構(gòu)建新時(shí)代背景下的信息化管理。從當(dāng)前我國(guó)檔案信息化發(fā)展歷程分析，企業(yè)、組織、個(gè)人在進(jìn)行檔案信息化管理過(guò)程中，會(huì)形成許多電子檔案，數(shù)碼檔案，聲像檔案等，這些檔案的存在，對(duì)檔案信息化管理而言，即是發(fā)展的機(jī)遇，也是展過(guò)程中的挑戰(zhàn)。本文立足當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，然后提出了解決對(duì)策，僅供參考。

關(guān)鍵詞：信息；檔案；數(shù)碼；管理

近年來(lái)，檔案信息化管理成為檔案管理領(lǐng)域中的熱點(diǎn)詞匯，研究這一問(wèn)題，首先我們要明確檔案信息化管理的含義，所謂檔案信息化管理，就是在時(shí)展的過(guò)程中，為有效解決檔案管理面臨的新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)，從而將檔案管理與現(xiàn)代科技結(jié)合，即運(yùn)用科技網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的管理，進(jìn)而促使檔案工作更好的為人類社會(huì)發(fā)展服務(wù)。檔案信息管理是社會(huì)發(fā)展的必然要求。因此，對(duì)檔案信息化管理進(jìn)行研究是具有現(xiàn)實(shí)意義的。

1檔案信息化管理中存在的問(wèn)題

1.1檔案信息化管理管理落后

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)都是采用傳統(tǒng)的檔案管理方法，即通過(guò)手工的方式對(duì)資料信息進(jìn)行整理和存檔，隨著時(shí)代的發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法適應(yīng)時(shí)代的變化，無(wú)法滿足人們對(duì)的檔案的需求，這一現(xiàn)實(shí)情況下，傳統(tǒng)的檔案管理也在嘗試著調(diào)整與改革，希望能夠朝著信息化方向發(fā)展。但是，想要徹底的改變傳統(tǒng)檔案管理的限制，需要長(zhǎng)期的努力。首先，要從思想層面開(kāi)始轉(zhuǎn)變，即相關(guān)工作人員要充分認(rèn)識(shí)到信息化在時(shí)代中的地位和作用，明確檔案信息化管理的必要性和迫切性，深刻認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)提高檔案管理效率以及檔案利用效率的重要作用，同時(shí)，也應(yīng)該認(rèn)識(shí)到檔案管理工作對(duì)減少自身工作量的積極影響。檔案信息化管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要相關(guān)工作人員對(duì)信息化管理形成正確的認(rèn)識(shí)，走出思想誤區(qū)。但從目前檔案管理的實(shí)況分析，信息化水平的投入和產(chǎn)出比沒(méi)有達(dá)到理想效果[1]。

1.2對(duì)檔案信息化管理的重視程度不夠

研究顯示，大部分企業(yè)在檔案信息化管理過(guò)程中，對(duì)檔案信息化管理的重視程度普遍不足，對(duì)其缺乏正確的認(rèn)識(shí)，導(dǎo)致在檔案信息化管理建設(shè)工作，以及展開(kāi)工作中投入的人力、物力、財(cái)力無(wú)法滿足信息化發(fā)展的要求。調(diào)查表明，大多數(shù)的企業(yè)都人為信息化管理沒(méi)有必要，因此，所進(jìn)行的檔案信息化管理措施僅停留在表面，流于形式，同時(shí)，檔案信息化管理，對(duì)企業(yè)自身的影響微乎其微，沒(méi)有充分發(fā)揮檔案信息化管理的作用。檔案信息化管理已經(jīng)成為整個(gè)社會(huì)發(fā)展中的主流，因此為響應(yīng)國(guó)家對(duì)檔案信息化建設(shè)的號(hào)召，企業(yè)的檔案管理部門只能展開(kāi)工作，照搬照抄信息化建設(shè)的方式方法。這一過(guò)程中產(chǎn)生了一系列問(wèn)題，如缺少資金和專業(yè)人才等等。

1.3信息化管理的推進(jìn)威脅到檔案保密與檔案安全

21世紀(jì)是科技時(shí)代，是網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)已經(jīng)被廣泛應(yīng)用在各個(gè)領(lǐng)域和行業(yè)，檔案管理領(lǐng)域也不例外。隨著檔案信息化程度的加深，檔案保密性和檔案的安全性已經(jīng)成為檔案信息化過(guò)程中急需面對(duì)和解決的問(wèn)題。導(dǎo)致這一問(wèn)題的因素有兩個(gè)，一是人為因素，人為因素對(duì)檔案保密性和安全性構(gòu)成威脅，是指相關(guān)的工作人員其保密意識(shí)不強(qiáng)，安全意識(shí)不足，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到對(duì)檔案而言，保密與安全是何等重要，同時(shí)，在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，一些工作人員在部門的檔案網(wǎng)頁(yè)中隨意發(fā)表信息，這些信息缺乏考慮與研究，管理人員缺乏對(duì)信息的檢測(cè)審查意識(shí)，這些信息中可能會(huì)暴露檔案信息，導(dǎo)致本部門的檔案信息外泄。二是技術(shù)因素，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開(kāi)放的，這導(dǎo)致網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在不安全因素，如木馬病毒和黑客，檔案信息容易遭受木馬的攻擊，受到不法黑客的入侵，導(dǎo)致檔案信息遭到破壞，或是被盜取。

1.4檔案信息化管理任務(wù)繁重

無(wú)論是哪個(gè)領(lǐng)域、哪個(gè)行業(yè)的檔案管理部門，都需要面對(duì)大量的資料和信息，對(duì)這些資料信息的整理和歸檔，促使檔案工作的時(shí)間長(zhǎng)、任務(wù)重。導(dǎo)致檔案信息化管理過(guò)程中，所收到的實(shí)際功效較小，這是受傳統(tǒng)檔案管理的制約，檔案管理部門的主要任務(wù)是保證檔案的完整，同時(shí)，在不同的發(fā)展階段，對(duì)檔案管理工作的質(zhì)量都有著不同的要求，管理部門的工作沒(méi)有具體、統(tǒng)一的操作標(biāo)準(zhǔn)。解決上述難問(wèn)題，需要通過(guò)技術(shù)手段對(duì)檔案進(jìn)行整理與存儲(chǔ)。

2對(duì)于檔案信息化管理提出的對(duì)策

2.1轉(zhuǎn)變管理觀念

時(shí)代在向前發(fā)展，在社會(huì)的發(fā)展過(guò)程中，各個(gè)領(lǐng)域與行業(yè)的信息化程度都在逐漸提高，檔案管理工作也要與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)檔案管理的信息化，這也是時(shí)代對(duì)檔案管理的新要求。目前，網(wǎng)絡(luò)時(shí)代背景下，網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)成為人們獲得信息的主要途徑，若是檔案管理部門，沒(méi)有危機(jī)意識(shí)，仍固步自封，必然會(huì)促使檔案失去信心服務(wù)的有利條件。因此，推進(jìn)檔案管理的信息化，首先就要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)和落后的思想觀念，樹(shù)立現(xiàn)代化的管理理念[2]。

2.2提高檔案信息化管理的技術(shù)水平

無(wú)論是檔案信息化管理工作的建設(shè)工作，還是檔案信息化管理的推進(jìn)工作，都需要依托計(jì)算機(jī)，運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，需要在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理過(guò)程中，具備一定的技術(shù)水平，同時(shí)，在檔案信息化管理的過(guò)程中，也會(huì)不可避免的存在一些問(wèn)題，需要克服一些技術(shù)障礙?，F(xiàn)代的檔案信息化管理，要在開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中生存和發(fā)展，并讓信息資源為社會(huì)共享，提供信息社會(huì)化的服務(wù)，這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，需要檔案信息化管理過(guò)程中，實(shí)現(xiàn)智能檢索。同時(shí)，開(kāi)放的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境也會(huì)對(duì)檔案構(gòu)成威脅，這要求網(wǎng)絡(luò)的智能檢索進(jìn)一步完善，提高檔案在網(wǎng)絡(luò)中的保密性和安全性。

2.3建立檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)

為促進(jìn)檔案資源的合理配置，為檔案信息應(yīng)用者能夠方便、快捷的查找和應(yīng)用檔案，則必須建立完善、系統(tǒng)的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)，這也是當(dāng)前檔案信息化管理工作開(kāi)展的前提和基礎(chǔ)。信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，要充分發(fā)掘那些存儲(chǔ)在檔案館中的檔案，同時(shí)，通過(guò)文件級(jí)著的方式，將檔案收錄在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)當(dāng)中。

2.4提升檔案信息化管理的責(zé)任感

檔案信息化管理的發(fā)展與推進(jìn)，不是在朝夕之間可以完成的，其工作任務(wù)繁重，需要先關(guān)工作人員長(zhǎng)期的堅(jiān)持和努力方可完成，因此，為了實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，就要提升相關(guān)工作人員的責(zé)任感，促使相關(guān)工作人員形成緊迫感，最終在所有工作人員的努力下，促進(jìn)我國(guó)檔案信息化管理的建設(shè)工作，進(jìn)一步落實(shí)我國(guó)的檔案信息化管理[3]。

3結(jié)論

結(jié)合工作實(shí)踐，首先分析了當(dāng)前檔案信息化管理中存在的問(wèn)題，然后提出了相應(yīng)的解決對(duì)策。檔案管理的相關(guān)部門和工作人員，應(yīng)該轉(zhuǎn)變觀念，認(rèn)識(shí)到檔案信息化的必然性和重要性，針對(duì)本部門檔案信息化管理工作建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題，采取行之有效的措施和對(duì)策，進(jìn)一步促進(jìn)檔案信息化管理的水平。

作者:曹蕾 單位:黑龍江省農(nóng)墾職業(yè)技能鑒定指導(dǎo)中心

參考文獻(xiàn)

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[3]毛彥杰.加強(qiáng)檔案人才隊(duì)伍建設(shè)，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化管理[J].中國(guó)科技信息，2005（14）：370.