導(dǎo)語：高校學(xué)生檔案信息化管理論文一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校學(xué)生檔案信息化管理工作的現(xiàn)狀及存在的問題分析

1.檔案管理意識淡薄。長期以來，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生檔案管理者一般都對學(xué)生檔案工作重視不夠，認(rèn)為學(xué)生檔案沒有實(shí)用價(jià)值,將其束之高閣。更無法談及耗費(fèi)人力、物力以及財(cái)力來進(jìn)行信息化，導(dǎo)致學(xué)生檔案工作相當(dāng)被動，這是阻礙檔案工作信息化的根本所在。

2.管理體制雜亂，相關(guān)人才短缺。雖然2008年8月20日出臺的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確指出學(xué)生檔案成為高校檔案管理工作的一個(gè)分支，但目前為止，國家方面并沒有下達(dá)使學(xué)生檔案管理體制具備可操作性的明文條例，這種情況下必然出現(xiàn)學(xué)生檔案管理部門雜亂交錯(cuò)、各行其是的歸口不統(tǒng)一局面。由于各高校自身的特點(diǎn)，檔案館、人事處、招生部門均有可能成為學(xué)生檔案管理部門，其中較為常見的是在粗放式管理下由各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員協(xié)同辦公。另外，人員配置方面也不到位，相關(guān)人才十分短缺。

3.管理制度缺位。國家雖然制定并頒布了不少法規(guī)條令，但就高校學(xué)生檔案管理這一項(xiàng)工作卻并未提及，導(dǎo)致科學(xué)規(guī)高校學(xué)生檔案信息化管理初探文/盛磊代磊張琦范的學(xué)生檔案管理制度嚴(yán)重缺位。尤其是多個(gè)校區(qū)分散的綜合性高校，學(xué)生檔案的建立、收集、整理、歸檔、借閱以及轉(zhuǎn)遞等流程缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，出現(xiàn)填寫時(shí)間不一致、歸檔材料不齊全、審核把關(guān)不嚴(yán)格、移交手續(xù)不規(guī)范等問題，甚至造成學(xué)生檔案丟失甚至失真，從而無法發(fā)揮高校學(xué)生檔案的原始憑證作用。

4.高校學(xué)生檔案的管理手段滯后?，F(xiàn)如今，由于種種原因，絕大多數(shù)高校的學(xué)生檔案工作還僅停滯在手工處理、單機(jī)歸檔、紙質(zhì)為主的進(jìn)程中，未加以計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)的輔助，造成管理手段滯后，嚴(yán)重制約了開發(fā)與利用學(xué)生檔案的信息資源。

二、高校學(xué)生檔案信息化管理對策分析

傳統(tǒng)的高校學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)現(xiàn)階段的工作需求，在科技飛速發(fā)展、社會多元化的今天，高校學(xué)生檔案管理工作應(yīng)立足信息化背景從技術(shù)、制度、管理和服務(wù)等多種角度探求高校學(xué)生檔案信息化管理的新模式。

1.從思想根源著手，轉(zhuǎn)變態(tài)度，加強(qiáng)認(rèn)識。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變對待學(xué)生檔案工作的思想誤區(qū)，提高重要性認(rèn)識，貫徹實(shí)施學(xué)生檔案有利于學(xué)生工作開展、教育質(zhì)量提高、人才全面發(fā)展的教育理念。與此同時(shí)，借助校園網(wǎng)、廣播站等媒介大力宣揚(yáng)檔案的重要性，強(qiáng)化廣大師生的檔案意識。在信息化方面，必須摒棄認(rèn)為利用幾臺計(jì)算機(jī)簡單存儲一些電子數(shù)據(jù)就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的錯(cuò)誤理解。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極帶領(lǐng)檔案管理工作人員認(rèn)真研習(xí)有關(guān)檔案管理信息化的政策方針，并針對發(fā)現(xiàn)的問題組織開展專題討論，使各院系輔導(dǎo)員和專職檔案管理人員就檔案管理信息化工作在思想上達(dá)成重要性和必要性的共識，為實(shí)現(xiàn)檔案管理工作智能數(shù)字化的健康持久發(fā)展美好愿景打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.改革學(xué)生檔案管理體制，合理配置檔案工作人員。為避免上述管理部門雜亂的情況，高校學(xué)生檔案應(yīng)統(tǒng)一歸校檔案館管理并專職負(fù)責(zé)，同時(shí)要協(xié)調(diào)處理好檔案館與學(xué)生檔案形成的各相關(guān)部門如教務(wù)辦、學(xué)生工作部以及學(xué)院等之間的合作關(guān)系，結(jié)合高校自身實(shí)際情況，建立以各學(xué)院為基點(diǎn)向校檔案館過渡的科學(xué)系統(tǒng)的學(xué)生檔案管理體制，實(shí)行集中統(tǒng)蘭臺縱橫一管理。新生入學(xué)檔案、在校期間形成的文件資料、畢業(yè)生檔案信息等先經(jīng)輔導(dǎo)員整理，之后提交到學(xué)校檔案館，由專業(yè)的檔案管理人員檢查，各部門之間相互配合、密切合作，全程跟蹤收集歸檔大學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的成長資料，保證為有關(guān)部門單位呈現(xiàn)最真實(shí)可靠的原始學(xué)生檔案。

3.建立檔案管理制度。高校學(xué)生檔案由于具有連續(xù)性和周期性的特點(diǎn)，因此各高校應(yīng)根據(jù)自身實(shí)際情況并結(jié)合人事檔案管理的相關(guān)規(guī)定，在檔案的收集、歸檔范圍、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，建立一套適合自身檔案管理特點(diǎn)的、比較完善的檔案管理制度來保障各個(gè)部門之間的工作銜接。建立紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的雙套制管理模式，是當(dāng)今高校學(xué)生檔案管理工作的趨勢所在，是實(shí)現(xiàn)電子信息化的安全措施。因?yàn)樾畔⒕W(wǎng)絡(luò)時(shí)代的到來，雖然顯著提高了錄入、查詢及利用學(xué)生檔案的工作效率，但在涉及轉(zhuǎn)遞檔案、出具檔案證明文件等關(guān)乎法律方面的重要活動時(shí)，仍要以紙質(zhì)檔案作為基準(zhǔn)。管理制度的建立應(yīng)從以下收集歸檔、查閱借閱、轉(zhuǎn)遞等三方面具體開展：在學(xué)生檔案收集歸檔過程中，明確各部門檔案材料的歸檔時(shí)間和歸檔手續(xù)，輔導(dǎo)員也應(yīng)積極主動地與其他形成檔案材料的部門溝通、合作，做到隨著檔案形成及時(shí)歸檔并錄入信息系統(tǒng)，使學(xué)生檔案盡量處于完整連貫和最新狀態(tài)，從而避免畢業(yè)時(shí)集中突擊整理，同時(shí)做到歸檔標(biāo)準(zhǔn)制度嚴(yán)格統(tǒng)一，推動學(xué)生檔案工作的規(guī)范化進(jìn)程；在內(nèi)容收集上，也應(yīng)按照素質(zhì)教育的人才培養(yǎng)方向，合理擴(kuò)大范圍，將誠信檔案、心理檔案、科技創(chuàng)新參與情況等一并納入學(xué)生檔案。查閱、借閱檔案方面，要改變以往視檔案為“廢紙”的現(xiàn)象，積極鼓勵(lì)師生及有關(guān)單位查閱檔案。高校應(yīng)建立查閱、借閱制度，檔案管理者要嚴(yán)格監(jiān)督借閱人員辦理登記手續(xù)，同時(shí)借閱者也應(yīng)提高自身素質(zhì)，做到遵守保密制度，堅(jiān)決杜絕隨意復(fù)印、拍攝甚至在檔案文件上胡亂批注、損毀檔案材料等現(xiàn)象。轉(zhuǎn)遞環(huán)節(jié)需要建立更為完善周詳?shù)霓D(zhuǎn)遞制度，以確保檔案在遞交過程中萬無一失。學(xué)生檔案在畢業(yè)時(shí)會面臨時(shí)間緊迫、數(shù)量繁重、辦公人員較多的情況，因此在遞交環(huán)節(jié)、方式和手續(xù)上嚴(yán)格轉(zhuǎn)遞制度勢在必行，從而消除安全隱患。

4.信息化系統(tǒng)開發(fā)。高校實(shí)施數(shù)字化檔案管理體系的前提是要投入專項(xiàng)資金，加強(qiáng)軟件、硬件建設(shè)，如購買電子計(jì)算機(jī)、引進(jìn)開發(fā)數(shù)據(jù)庫等，在配套設(shè)施齊全的基礎(chǔ)上建立一套完善的有本校管理工作特點(diǎn)的學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)?；谏鲜鎏岬降母咝W(xué)生檔案由檔案館集中統(tǒng)一管理這一特點(diǎn)，并充分發(fā)揮校園局域網(wǎng)的網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢，我們決定實(shí)施一套以Web為平臺的高校學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)。安裝應(yīng)用非常便捷的Browser/Server架構(gòu)，即支持多種操作系統(tǒng)的Web瀏覽器與運(yùn)轉(zhuǎn)效率極高的ASP服務(wù)器客戶端協(xié)同工作，加以適應(yīng)性超強(qiáng)的MSSQLServer數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)交互，使得這套學(xué)生檔案管理系統(tǒng)在遵循實(shí)用、可靠、安全的理念下變得游刃有余。系統(tǒng)模塊分為檔案館、教務(wù)處、學(xué)院以及學(xué)生四大類，按類型分配權(quán)限，不易出錯(cuò)，解決了高校學(xué)生檔案材料來源廣、部門多帶來的工作繁瑣，實(shí)現(xiàn)了學(xué)生檔案在建立、收集、整理、轉(zhuǎn)遞以及查詢等環(huán)節(jié)真正意義上的信息化與數(shù)字化。

5.檔案信息采集錄入。針對各高校新生入學(xué)期間建立及收集的各種檔案材料，在檔案館的統(tǒng)籌下，應(yīng)準(zhǔn)確無誤地盡快錄入預(yù)設(shè)系統(tǒng)。在校期間的學(xué)生檔案管理工作應(yīng)做到隨學(xué)生在高校學(xué)習(xí)、生活及社會實(shí)踐中各種檔案材料的產(chǎn)生及時(shí)完成遞交任務(wù)，包括接收信息、查閱信息、歸還信息等數(shù)據(jù)，并在檔案館工作人員嚴(yán)格審核后載入學(xué)生檔案管理信息系統(tǒng)，做到隨檔案的生成動態(tài)地收錄。對于畢業(yè)生檔案管理，集中歸檔大量有關(guān)畢業(yè)的檔案材料，并將畢業(yè)生歸檔材料信息、就業(yè)信息以及轉(zhuǎn)遞給有關(guān)單位的信息等完整錄入到系統(tǒng)中。

6.日常維護(hù)管理。鑒于學(xué)生檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化要求，因此在享受其高效、快捷服務(wù)的同時(shí)，也應(yīng)進(jìn)行日常維護(hù)管理，以確保檔案實(shí)體與信息的安全。實(shí)體方面，檔案管理人員要設(shè)置專用庫房集中保管紙質(zhì)檔案并做好“八防”措施；信息部分，系統(tǒng)應(yīng)從用戶管理、個(gè)人密碼修改、權(quán)限開啟、數(shù)據(jù)字典維護(hù)、日志查詢、數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)、數(shù)據(jù)導(dǎo)入和導(dǎo)出、通知管理等方面提供日常維護(hù)。

作者:盛磊代磊張琦單位:吉林大學(xué)