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摘要：隨著計算機信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用，加快中專學校學生學籍檔案信息化建設步伐，發(fā)揮學生學籍檔案在保障學生就業(yè)和用人單位招聘、任用、考核等方面發(fā)揮著重要作用。本文分析了中專學校學生學籍檔案信息化管理內(nèi)容、特點及意義。在此基礎上，立足學籍檔案信息化管理實際，提出了學生學籍檔案信息化管理對策建議，對做好新時代中專學校學生學籍檔案管理具有積極的現(xiàn)實指導意義。

關鍵詞：學籍檔案；檔案信息化；人才培養(yǎng)

據(jù)統(tǒng)計，2019年我國中專校有1.01萬所，招生600.37萬人，畢業(yè)生493.47萬人。作為一名中專校學生在校就讀期間錄入的包括姓名、家庭住址、身份證號、學號等個人基本信息的中專校學生學籍檔案（以下簡稱“學生學籍檔案”），屬于中專校檔案的重要組成部分之一，是學生畢業(yè)擇業(yè)的重要憑證。隨著計算機信息技術、網(wǎng)絡技術的發(fā)展和應用，加快中專校學生學籍檔案信息化建設步伐，發(fā)揮學生學籍檔案在保障學生就業(yè)和用人單位招聘、任用、考核等方面發(fā)揮著重要作用。

1學生學籍檔案信息化管理內(nèi)容

隨著計算機、數(shù)據(jù)庫、互聯(lián)網(wǎng)技術在學生學籍檔案管理中的深入應用，利用計算機、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫等技術，并以檔案管理理論為依托，為中專校學生學籍檔案信息化管理提供安全、高效的信息技術支持，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)學籍檔案進行電子化保存、整理、查詢利用等，從而實現(xiàn)學生學籍檔案高效、便捷查詢服務功能。1.1個人基本信息。中專學生學籍檔案包括入學時的報名注冊登記表、個人基本信息機讀卡、注冊學習專業(yè)，以及退學、復學、轉(zhuǎn)學、休學、出國等等學籍異動情況登記表、學生花名冊、校籍注冊表等等。1.2在校表現(xiàn)信息。在校表現(xiàn)信息主要是指中專學生在中專校期間的德、智、體、美、勞等全方位的表現(xiàn)情況信息。納入學籍檔案收集范疇的包括學生成績表、獎懲文件、在校表現(xiàn)材料等等。1.3畢業(yè)相關信息。主要是包括中專校學生的畢業(yè)實結、畢業(yè)論文、畢業(yè)（結業(yè)）證書、技能證書、畢業(yè)鑒定登記表、戶籍檔案轉(zhuǎn)遞單、畢業(yè)報到證存根、就業(yè)登記表等等。

2學生學籍檔案信息化管理特點

中專學生學籍檔案信息化管理就是定期不定期地將個人基本信息、在校表現(xiàn)信息和畢業(yè)相關信息通過計算機網(wǎng)絡、圖文掃描、光盤存儲技術等，將中專檔案信息進行信息化錄入、分類、整理和編目和維護管理等，表現(xiàn)出顯著的行業(yè)特點。2.1應用性。中專學生學籍檔案與普通高等學校學生學籍管理最大的不同點在于其應用性，即，重點收錄和記載了中專學校學生應用技能方面的檔案資料，并為中專校學生就業(yè)提供服務。這與中專校人才培養(yǎng)模式、任務和目標相一致。除了基本個人信息資料外，更多的是要收集體現(xiàn)中專校學生專業(yè)技能、技能證書、綜合業(yè)務素能等，體現(xiàn)學生應用型為主檔案特點。2.2多樣性。濟寧衛(wèi)生學校擁有50多年的辦學經(jīng)歷，是山東省較早建校的中等醫(yī)學教育專業(yè)學校之一。在校學生生源主要有：三年制中專生、“3+2連讀高職”、“技工”，面向西藏自治區(qū)的免費生。專業(yè)包括藥學、康復治療技術、護理、口腔修復工藝、護理、烹飪、眼視光技術等等應用技能型。無論是生源還是專業(yè)均體現(xiàn)出學生學籍檔案多樣性特點。2.3周期性。與普通高等院校學生學籍檔案相比，中專生的學籍檔案學制短、穩(wěn)定性差、流動性強，從招生入學到畢業(yè)就業(yè)表現(xiàn)出明顯的短周期性特點，這一特點也增添了中專生學籍檔案管理難度，迫切需要借助現(xiàn)代計算機信息技術，轉(zhuǎn)變檔案管理模式，提升中專生學籍檔案管理效率。

3學生學籍檔案信息化管理意義

傳統(tǒng)模式下，中專生學籍檔案是從學籍檔案產(chǎn)生、發(fā)展、形成及保管利用等進行學籍檔案的收集、歸檔、轉(zhuǎn)遞和利用等。近。年來，隨著中專生學籍檔案種類的增多、形式的變化，學籍檔案收集不及時、殘缺不全、利用效率不高等問題日益顯現(xiàn)，通過信息化手段管理學籍檔案帶來了極大便利。3.1提升檔案管理效率利用計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術等，將學生學籍檔案信息錄入至專門的學籍檔案管理軟件，極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)學籍檔案空間占用，增加了學籍檔案信息存儲密度，使得學籍檔案存儲量顯著提升。此外，根據(jù)學籍檔案管理軟件的應用，增強學籍檔案歸檔的及時性和準確性，并將學籍檔案建立專題數(shù)據(jù)庫，也便于學籍檔案信息整理、統(tǒng)計和分析。3.2便于檔案整理檢索。中專學生學籍信息化，即，實現(xiàn)學生學籍電子檔案管理模式。經(jīng)信息化處理，由檔案管理部門將學生學籍檔案進行信息化編纂，并為每一份納入歸檔的學籍檔案文件編制唯一文件號，以及與之相對于的分類號和檔案號，學籍檔案歸檔時，即可實現(xiàn)學籍電子檔案主題詞標引和著錄。后期可通過輸入主題詞、分類號或用戶名即可實現(xiàn)檢索，極大地減輕傳統(tǒng)檔案整理檢索模式下的勞動強度。3.3利于學生畢業(yè)就業(yè)。中專學生學籍檔案信息化管理，能夠為用人單位、企業(yè)提供更為全面、準確、高效地了解中專畢業(yè)生在校期間的專業(yè)學習、專業(yè)技能、專業(yè)特長、性格特點及思想表現(xiàn)等等各方面的信息，從而為用人單位、企業(yè)更快了解學生、縮短實習考核周期、科學合理安排崗位等等，提供真實數(shù)據(jù)信息，在激烈的就業(yè)環(huán)境下，有利于提升中專生畢業(yè)就業(yè)率。3.4利于中專學校發(fā)展。中專生學籍檔案信息化管理，可實現(xiàn)“一次性錄入，多次性產(chǎn)出”“遠程服務、資源共享”，為中專學校專業(yè)設置、招生規(guī)模、行政管理等等，提供科學、準確的信息參考。例如，利用可靠、便捷的信息綜合分析能力，通過學生學籍檔案的綜合分析研判，掌握不同專業(yè)學生的就業(yè)情況，分析未來就業(yè)形勢，從而為中專校自身師資適時調(diào)整招生方向和規(guī)模等提供及時、全面的重要信息。

4學生學籍檔案信息化管理措施

隨著計算機信息技術、網(wǎng)絡技術，以及數(shù)據(jù)庫技術的應用和發(fā)展，迫切需要加快轉(zhuǎn)變學生學籍檔案管理模式，利用信息化技術手段，增強學生學籍檔案管理效率，發(fā)揮學生學籍檔案在學校發(fā)展、學生管理和就業(yè)等方面應有作用。4.1完善學籍檔案信息化管理制度。沒有規(guī)矩不成方圓。學生學籍檔案信息化管理首要是要有一套完善的制度作為保障。為此，要根據(jù)《檔案法》《保密法》《學籍管理暫行辦法》《電子公文歸檔管理暫行辦法》等相關規(guī)定，建立健全中專生學籍檔案歸檔范圍要求、收集責任主體、查詢利用程序、保密銷毀規(guī)定等等，并為學籍檔案管理人員提供專門賬號和密碼，為學籍檔案信息化管理提供可靠制度支持和保障。4.2注重學籍檔案信息化資源建設。學籍檔案資源是信息化管理之本、之源，離開學籍檔案資源信息化管理將成為無源之水無本之末。因此，要更加注重中專生學籍檔案資源的信息化管理，既要做好“存量數(shù)字化”，也要做到“增量電子化”，堅持存量與增量一起抓的工作思路。即，一方面，要對已經(jīng)歸檔的紙質(zhì)學籍檔案進行數(shù)字化掃描，并將學生的學號、姓名、專業(yè)、學籍目錄等建立一一對應關系，便于后期查找利用。另一方面，要做好新生學籍檔案電子化管理，按照“單軌制”管理理念，為中專生學籍檔案建立周密的學籍檔案信息數(shù)據(jù)庫，并在各系統(tǒng)間搭建相應的數(shù)據(jù)接口，實現(xiàn)學籍檔案信息數(shù)據(jù)共享，不斷豐富學籍檔案信息化管理信息資源。4.3夯實學籍檔案信息化基礎設施。學生學籍檔案信息化管理離不開過硬且完善的軟硬件基礎設施作為支持和配套。為此，中專學校應在有限的經(jīng)費中，撥付必要的檔案管理所需費用，添置計算機、掃描儀、照相機、磁盤、光盤及軟盤等必須的硬件設施，此外，還要加大學籍檔案專門管理軟件的采購和應用。必要時，可邀請第三方專業(yè)機構，根據(jù)中專學校自身實際，開發(fā)專門的學籍檔案管理軟件，做好學籍檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化。此外，要加大學籍檔案信息化安全管理，使用正版的檔案安全管理軟件，添置電子密鑰和登錄身份認證系統(tǒng)等等，確保學生學籍檔案信息化安全管理。4.4增強學籍檔案信息化管理素能。學生學籍檔案信息化管理離不開一支綜合素質(zhì)過硬的檔案管理隊伍。首先是中專學校領導要高度重視學籍檔案管理隊伍建設，采取繼續(xù)教育、外出培訓和合作交流等方式，拓寬學籍檔案管理者視野，提升學籍檔案從業(yè)者綜合業(yè)務素能。其次是中專學校學籍檔案具體從業(yè)者要保持高度責任心和職業(yè)榮譽感、使命感，根據(jù)學籍檔案信息化管理的現(xiàn)實需要，自覺做好計算機、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、大數(shù)據(jù)等等信息化知識技能的學習，切實增強學籍檔案管理所需新技能、新知識的儲備。

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作者:蘇洪鋒 單位:山東省濟寧衛(wèi)生學校