導(dǎo)語：職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：職業(yè)院校的學(xué)生學(xué)籍檔案管理是保證為社會(huì)培養(yǎng)社會(huì)需要人才的有力保障，是檔案管理工作人員重要的組成部分，檔案管理是學(xué)生非常珍貴的材料，是學(xué)生畢業(yè)以及學(xué)位評(píng)審的重要的參考依據(jù)。因此，為了提升職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理的重視程度，本文對(duì)如何優(yōu)化職業(yè)院校學(xué)生學(xué)籍檔案管理工作進(jìn)行了簡(jiǎn)要論述。

關(guān)鍵詞：學(xué)生；學(xué)籍檔案；管理；水平；規(guī)范操作

職業(yè)院校的學(xué)籍檔案非常重要，其真實(shí)記載和反映了學(xué)生從入校到畢業(yè)期間，德、智、體等各項(xiàng)發(fā)展情況。學(xué)籍檔案是教學(xué)檔案的重要構(gòu)成內(nèi)容，其經(jīng)過科學(xué)整理歸檔，以文字、表冊(cè)等形式存在，具有重要的參考利用價(jià)值。在具體管理實(shí)踐中，科學(xué)、規(guī)范地管理學(xué)籍檔案,將能保證學(xué)籍檔案完整與安全,更好地滿足使用者的需求，同時(shí)，也能有效杜絕學(xué)歷造假。職業(yè)院校是我國(guó)國(guó)民教育體系的重要構(gòu)成部分，隨著職業(yè)院校的發(fā)展進(jìn)步,其傳統(tǒng)的學(xué)籍檔案管理逐漸不能適應(yīng)當(dāng)前教育改革實(shí)際，必須要進(jìn)行創(chuàng)新和改革。職業(yè)院校要以前瞻的眼光，從服務(wù)學(xué)生與社會(huì)的高度出發(fā)，對(duì)學(xué)籍檔案管理工作積極進(jìn)行創(chuàng)新，以進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理的效率與質(zhì)量。

一、職業(yè)院校加強(qiáng)學(xué)籍檔案管理的重要意義

學(xué)籍檔案包括的內(nèi)容比較多，例如，學(xué)生入學(xué)時(shí)填寫的登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊(cè)、學(xué)生成績(jī)單、學(xué)籍變更、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等各種資料。學(xué)籍檔案也分為靜態(tài)和動(dòng)態(tài)兩類，入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、在校學(xué)生名冊(cè)等屬于靜態(tài)學(xué)籍檔案，學(xué)籍變更、獎(jiǎng)勵(lì)、處分等材料屬于動(dòng)態(tài)學(xué)籍檔案。從內(nèi)容上來看，學(xué)籍檔案對(duì)學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的活動(dòng)進(jìn)行了記錄，這些活動(dòng)都是第一手資料,因而其內(nèi)容具有原始屬性，使得學(xué)籍檔案的價(jià)值性、可靠性、可用性更強(qiáng)。學(xué)籍檔案反映了學(xué)生的綜合素質(zhì)，可作為考察憑證，為學(xué)校各項(xiàng)工作提供參考依據(jù)。同時(shí)，從學(xué)籍檔案中，還可看出職業(yè)院校及教職工的工作情況，能為教學(xué)、教務(wù)及研究工作等改革發(fā)展，提供有效支持。鑒于學(xué)籍檔案的重要價(jià)值意義，其利用價(jià)值得到了社會(huì)的廣泛應(yīng)用，應(yīng)用范圍也不斷地?cái)U(kuò)大。職業(yè)院校要對(duì)學(xué)生學(xué)籍檔案的重要價(jià)值有充分的認(rèn)知，堅(jiān)持立足實(shí)際，以人為本地開展學(xué)籍檔案創(chuàng)新管理，應(yīng)用多種信息技術(shù)手段，提高學(xué)籍檔案的管理實(shí)效。

二、增強(qiáng)法律意識(shí)，促進(jìn)檔案管理水平不斷提高

由于學(xué)生的學(xué)籍檔案具有重要的價(jià)值，在學(xué)校管理中占有重要的地位，因此，職業(yè)院校必須要高度重視學(xué)籍檔案管理。從學(xué)籍檔案管理實(shí)踐來看，在新的時(shí)代背景下，學(xué)籍檔案管理發(fā)生了很大的變革，對(duì)于學(xué)籍檔案管理人員的要求也更高。學(xué)籍管理人員必須要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的學(xué)籍檔案管理知識(shí)與理論，并在具體工作中不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以具備更加專業(yè)的技術(shù)能力，推進(jìn)檔案管理工作效果與質(zhì)量不斷提升。因?qū)W生的學(xué)籍檔案內(nèi)容比較多，管理要求也比較高，因而，學(xué)籍檔案管理人員不僅要掌握基本的學(xué)籍檔案管理知識(shí)，還要熟悉與學(xué)籍檔案相關(guān)的各項(xiàng)法律政策，這樣才能在思想意識(shí)上強(qiáng)化對(duì)學(xué)籍檔案管理的重視意識(shí)，主動(dòng)提高檔案管理技術(shù)與水平。學(xué)籍檔案內(nèi)容具有一定的動(dòng)態(tài)性，管理人員必須要靈活地、全面地及時(shí)收集信息，并對(duì)所搜集的信息資料進(jìn)行整理與保管，這樣才能推動(dòng)學(xué)籍檔案管理工作發(fā)展進(jìn)步，促進(jìn)學(xué)籍檔案管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。為了保證學(xué)籍檔案管理水平得到切實(shí)的提升，職業(yè)院校還要結(jié)合實(shí)際情況，科學(xué)制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使學(xué)籍檔案管理有據(jù)可依。另外，職業(yè)院校還要從全局出發(fā)，對(duì)學(xué)籍檔案管理相關(guān)的部門加強(qiáng)管理，促進(jìn)工作協(xié)調(diào)、統(tǒng)一，通過標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范行動(dòng)，實(shí)現(xiàn)學(xué)籍檔案的規(guī)范管理。在學(xué)籍檔案管理中，管理人員是非常重要的因素，職業(yè)院校要對(duì)學(xué)籍檔案管理人員加強(qiáng)教育培訓(xùn)，采用“走出去，請(qǐng)進(jìn)來”的方式，不斷提升其業(yè)務(wù)水平與專業(yè)素質(zhì)，從而為做好學(xué)籍檔案管理夯實(shí)人才基礎(chǔ)。

三、嚴(yán)格做到依規(guī)操作，及時(shí)完善學(xué)籍檔案資料收集與歸檔工作

職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理實(shí)效的提高，不是一蹴而就的，因其具有復(fù)雜性，管理過程中也會(huì)存在不少問題，如果要提高學(xué)籍檔案管理的有效性，就必須要在具體管理實(shí)踐中，嚴(yán)格做到依照規(guī)范進(jìn)行操作，將各項(xiàng)要求落實(shí)到實(shí)踐中，這樣才能保障檔案資料的準(zhǔn)確性與真實(shí)性。同時(shí)，學(xué)籍檔案管理人員還要對(duì)學(xué)籍檔案的相關(guān)資料及時(shí)進(jìn)行收集，然后，根據(jù)其類別進(jìn)行分門別類地歸檔，以保證學(xué)籍檔案完整、有效。首先，學(xué)籍檔案管理部門要加強(qiáng)宣傳與引導(dǎo)，讓相關(guān)部門與廣大師生都能認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案及其管理工作的重要意義，強(qiáng)化其責(zé)任感，增強(qiáng)各部門的寫作，這樣才能使學(xué)籍檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性得到良好的保障。職業(yè)院校要將學(xué)籍檔案管理人員的責(zé)任落實(shí)到位，明確其職責(zé)，強(qiáng)化其管理，從而提高學(xué)籍檔案管理質(zhì)量。其次，要立足實(shí)際建立健全學(xué)籍檔案管理相關(guān)制度，完善管理人員的激勵(lì)機(jī)制，做到獎(jiǎng)懲分明，以充分激發(fā)起學(xué)籍檔案管理人員的工作熱情與主觀能動(dòng)性。最后，要對(duì)學(xué)籍檔案的各項(xiàng)工作進(jìn)行完善和規(guī)范。依據(jù)不同檔案分類，有針對(duì)性地設(shè)計(jì)統(tǒng)一的表格，這樣就能使登記的各項(xiàng)信息完整、準(zhǔn)確，管理人員可以快捷地實(shí)現(xiàn)匯總和歸檔。因?yàn)閷W(xué)籍檔案內(nèi)容與教學(xué)活動(dòng)緊密相關(guān)，學(xué)籍檔案建立要結(jié)合教學(xué)活動(dòng)進(jìn)行。第一，完整性。管理人員要根據(jù)國(guó)家檔案管理的相關(guān)規(guī)定，高效、高質(zhì)地開展學(xué)籍檔案管理，要對(duì)學(xué)籍檔案涉及的相關(guān)信息資料進(jìn)行嚴(yán)格落實(shí)與篩選，完整地做好學(xué)籍檔案內(nèi)容整理，并根據(jù)規(guī)章制度的要求進(jìn)行保存，這樣才能使學(xué)籍檔案內(nèi)容完整，實(shí)現(xiàn)事事有記載，件件查有據(jù)。第二，及時(shí)性。學(xué)生在校期間的學(xué)習(xí)狀況是不斷發(fā)展變化的，因此，學(xué)生的學(xué)籍檔案也要進(jìn)行動(dòng)態(tài)的更新。管理人員為確保學(xué)籍檔案完整，必須要根據(jù)學(xué)籍檔案的內(nèi)容，及時(shí)收集學(xué)生的學(xué)習(xí)情況，將符合建檔要求的信息及時(shí)進(jìn)行立卷歸檔。在學(xué)籍檔案日常管理中，也要根據(jù)要求進(jìn)行規(guī)范化操作，對(duì)學(xué)籍檔案及時(shí)進(jìn)行檢查與整理，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤的及時(shí)進(jìn)行更正。任課教師上交的原始成績(jī)，管理人員要堅(jiān)持做到及時(shí)錄入，并做到準(zhǔn)確和完整。第三，真實(shí)性。對(duì)于檔案管理來說，真實(shí)性是非常重要的標(biāo)準(zhǔn)。同樣，真實(shí)性也是學(xué)籍檔案管理的核心。管理人員在學(xué)籍檔案管理中，必須要堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，對(duì)所搜集的學(xué)籍檔案信息治療進(jìn)行客觀記載，嚴(yán)厲杜絕弄虛作假或篡改學(xué)籍檔案，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將予以嚴(yán)厲懲治。如果認(rèn)為學(xué)籍檔案資料不夠清晰、明確，應(yīng)重新進(jìn)行調(diào)查核實(shí)。第四，準(zhǔn)確性。準(zhǔn)確性也是學(xué)籍檔案的重要特征，學(xué)籍檔案記載了學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間的真實(shí)情況，管理人員必須要對(duì)其進(jìn)行客觀、公正地記載，并做到條理清楚、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能準(zhǔn)確地反映學(xué)生的情況，保障學(xué)籍檔案真實(shí)性。另外，在職業(yè)院校學(xué)籍檔案管理中，為促進(jìn)檔案管理質(zhì)量不斷提高，相關(guān)職能部門還要對(duì)學(xué)籍檔案管理進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)督檢查，定期或不定期地審查學(xué)籍檔案管理工作，以便及時(shí)發(fā)現(xiàn)其中存在的問題，及時(shí)采取有效對(duì)策進(jìn)行解決。這樣才能確保學(xué)籍檔案資料完整、準(zhǔn)確，保證學(xué)籍檔案管理工作高效、高質(zhì)。

四、結(jié)語

一言以蔽之，學(xué)籍檔案管理非常重視，職業(yè)院校必須要對(duì)其予以高度重視，在具體實(shí)踐中，有針對(duì)性地采取有效措施，以進(jìn)一步提升學(xué)籍檔案管理工作效果,這對(duì)維護(hù)職業(yè)院校教育工作的正常開展和促進(jìn)職業(yè)院校管理水平的不斷提升有著重要的意義。

【參考文獻(xiàn)】

[1]孟嬌.新形勢(shì)下高職院校學(xué)籍檔案管理存在的問題及應(yīng)采取的措施研究[J].江西電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào),2018,31(01):131.

[2]劉暢.試論如何進(jìn)一步加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理工作[J].納稅,2017(21):64.

[3]李煜.對(duì)學(xué)籍檔案管理問題的思考[J].才智,2017(11):70.

[4]肖春霞,劉英姿.新形勢(shì)下高校學(xué)籍檔案管理的思考與實(shí)踐[J].蘭臺(tái)世界,2017(06):42-44.

作者:杜春黎 單位:渭南職業(yè)技術(shù)學(xué)院