導(dǎo)語(yǔ)：學(xué)籍檔案精準(zhǔn)管理研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、加強(qiáng)重視學(xué)籍存檔管理工作

無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)管理人員還是教師和學(xué)生都要認(rèn)識(shí)到學(xué)籍檔案工作的重要性。準(zhǔn)確、完整和系統(tǒng)的教務(wù)教學(xué)檔案是提高教學(xué)質(zhì)量、進(jìn)行教學(xué)改革和研究、本科教學(xué)評(píng)估和工程教育專業(yè)認(rèn)證等工作重要有效的數(shù)據(jù)參考和依據(jù)。隨著教育改革不斷與時(shí)俱進(jìn)，檔案資料的日益增多，對(duì)教學(xué)質(zhì)量和水平的監(jiān)測(cè)會(huì)越來(lái)越嚴(yán)。畢業(yè)生的學(xué)籍檔案是高校檔案的重要組成部分，涉及每一個(gè)學(xué)生在校的學(xué)習(xí)過(guò)程，反映學(xué)生每個(gè)學(xué)習(xí)階段的具體情況，畢業(yè)還是結(jié)業(yè)，畢業(yè)論文情況、學(xué)生何時(shí)轉(zhuǎn)專業(yè)、休學(xué)等學(xué)籍異動(dòng)情況，是學(xué)生大學(xué)學(xué)習(xí)過(guò)程的歷史紀(jì)錄，是反映學(xué)生受教育情況和專業(yè)培養(yǎng)目標(biāo)完成度的重要資料，其中成績(jī)單、學(xué)籍卡和畢業(yè)論文評(píng)閱意見(jiàn)除了學(xué)院保存外，同時(shí)還要放進(jìn)學(xué)生個(gè)人檔案，是學(xué)生所在用人單位核實(shí)學(xué)生學(xué)習(xí)成績(jī)和學(xué)籍狀態(tài)，在校就讀情況的主要參考依據(jù)。因此，學(xué)校要重視檔案管理工作，增加管理人員培訓(xùn)機(jī)會(huì)、加大信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi)投入和增加辦公人員[2]。

二、提升管理人員素質(zhì)，改革創(chuàng)新

學(xué)籍檔案資料來(lái)源于新生入學(xué)階段，在讀階段和畢業(yè)階段，跨越的時(shí)間較長(zhǎng)。比如，畢業(yè)資料，有少部分同學(xué)大四下學(xué)期還有重修的課程，甚至有些同學(xué)結(jié)業(yè)后再返校重修課程，滿足畢業(yè)條件后，才能正常獲得畢業(yè)證和學(xué)位證，相應(yīng)地其學(xué)籍檔案還要隨時(shí)更換，可見(jiàn)學(xué)籍檔案工作是非常繁瑣的。為了做好學(xué)籍檔案管理工作，管理人員不僅要有一定的檔案管理理論，還需具備高度的責(zé)任心和細(xì)心。由于精簡(jiǎn)人員編制有限，一般二級(jí)院系都沒(méi)有專業(yè)的檔案管理人員，大都是由教學(xué)教務(wù)干事承擔(dān)檔案工作。教學(xué)教務(wù)干事要負(fù)責(zé)的工作很多，有監(jiān)考安排、教學(xué)計(jì)劃修訂、教學(xué)評(píng)估，工作量計(jì)算等等，難免對(duì)檔案工作不夠重視，對(duì)學(xué)籍檔案資料，比如，紙質(zhì)版和電子版的畢業(yè)論文整理不夠及時(shí)，歸檔不明確，基本不開(kāi)發(fā)利用，導(dǎo)致需要時(shí)查找困難，從而造成檔案資料不健全，工作效率低下。隨著檔案的重要性增加，教學(xué)教務(wù)管理人員要改變觀念，積極參加相關(guān)檔案管理和信息數(shù)據(jù)處理技術(shù)培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和適應(yīng)新的發(fā)展，加強(qiáng)同兄弟院校檔案管理人員的經(jīng)驗(yàn)交流，借鑒和吸收檔案管理工作中的優(yōu)秀成果和寶貴經(jīng)驗(yàn)，改革創(chuàng)新，不斷思索，能夠針對(duì)檔案工作中的問(wèn)題，使用恰當(dāng)?shù)馁Y源和信息技術(shù)工具等來(lái)提高效率，做好檔案的編目和檢索工作，使學(xué)籍檔案工作信息化，并加強(qiáng)對(duì)檔案的開(kāi)發(fā)利用?？傊?，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)全面綜合提升自己的素質(zhì)，更好勝任教學(xué)檔案管理和服務(wù)工作[3]。

三、完善規(guī)章制度，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分工合作

畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理工作涉及招生辦、檔案室、學(xué)工辦，學(xué)院教學(xué)教務(wù)管理人員、教師、輔導(dǎo)人員和學(xué)生。高校畢業(yè)生學(xué)籍檔案內(nèi)容由不同的行政部門(mén)提供，比如，招生部門(mén)提供學(xué)生的錄取通知書(shū)和高考成績(jī)單，學(xué)生辦公室會(huì)提供學(xué)生在學(xué)校獲得獎(jiǎng)學(xué)金，第二課堂活動(dòng)情況等，而學(xué)院教學(xué)管理辦公室需要提供學(xué)生在校成績(jī)單，學(xué)籍卡，畢業(yè)論文評(píng)閱意見(jiàn)。教學(xué)辦公室涉及的學(xué)籍檔案一部分要移交學(xué)校檔案科，一部分要學(xué)院自己保存，同時(shí)一部分要給輔導(dǎo)員放進(jìn)學(xué)生自己的檔案里。為了使各學(xué)院移交的檔案規(guī)范，保證學(xué)院收集、整理和保存檔案有序進(jìn)行，需要有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理規(guī)定。因此，無(wú)論是學(xué)校檔案科，還是學(xué)院教學(xué)辦公室，都要不斷完善檔案規(guī)章制度，相關(guān)人員在學(xué)校統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，各盡其職，分工合作，確保各級(jí)人員檔案交接的時(shí)候準(zhǔn)確不出錯(cuò)，做好畢業(yè)生學(xué)籍檔案工作。

總之，隨著社會(huì)的發(fā)展進(jìn)步和教育不斷改革，反映教學(xué)過(guò)程和人才培養(yǎng)過(guò)程的原始憑證———檔案日益重要。為了更加高質(zhì)量和高效率完成畢業(yè)生學(xué)籍檔案管理工作，文章探討了高校院級(jí)畢業(yè)生學(xué)籍檔案精準(zhǔn)管理途徑，以期為學(xué)校、學(xué)院的運(yùn)行和發(fā)展及學(xué)生、用人單位等提供精準(zhǔn)有效的檔案服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]田甜.高校學(xué)籍檔案信息化管理研究[J].中國(guó)高新技術(shù)企業(yè),2015(10):12-13.

[2]周蔚娟.加強(qiáng)高校學(xué)籍檔案管理促進(jìn)檔案服務(wù)于社會(huì)[J].城建檔案,2015(8):90-91.

[3]祝銘鈺.新時(shí)期如何提高高校學(xué)籍管理工作水平[J].西部素質(zhì)教育,2017,3(3):28.

作者:張婭 于洪杰 單位:北京化工大學(xué)