導(dǎo)語：檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)在中石油的應(yīng)用一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著社會的發(fā)展，由于存在著使用不便、保存不易的問題，傳統(tǒng)的紙質(zhì)材料已經(jīng)被逐步摒棄。特別是對于石油企業(yè)來說，由于規(guī)模巨大，導(dǎo)致檔案資料數(shù)量極其龐雜，這就使得應(yīng)用新一代的檔案管理系統(tǒng)成為可行。本文從多方面對中石油集團施行檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的必要性、應(yīng)用優(yōu)勢以及發(fā)展趨勢進行了分析，希望為同仁提供些許參考。

關(guān)鍵詞：檔案資料；龐雜；數(shù)字化管理系統(tǒng)

對一個企業(yè)來說，作為企業(yè)相關(guān)科研技術(shù)與生產(chǎn)日?；顒幼钫鎸嵉挠涗?，企業(yè)檔案在企業(yè)中發(fā)揮著極其重要的作用，是企業(yè)的基礎(chǔ)性工作，也是企業(yè)的無形資產(chǎn)。企業(yè)檔案管理的情況，將會對企業(yè)產(chǎn)生不可言喻的作用。在我國發(fā)展的早期，大部分企業(yè)的檔案都是采用紙質(zhì)資料保存的形式，然而時至今日，隨著社會的發(fā)展，紙質(zhì)材料保存的模式由于存在著使用不便的問題已經(jīng)被逐步摒棄。特別是對于石油企業(yè)來說，由于企業(yè)規(guī)模巨大，導(dǎo)致檔案資料數(shù)量極其龐雜，這就使得新一代的檔案管理系統(tǒng)應(yīng)運而生。

一、中石油檔案管理系統(tǒng)實施的必要性

（一）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)可以有效地保護檔案原件。上文中我們已經(jīng)說到，作為企業(yè)最珍貴的無形資產(chǎn)，企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)活動當(dāng)中的依據(jù)。它記錄著企業(yè)在發(fā)展的數(shù)年之中，科研管理，日常生產(chǎn)的所有過程。然而隨著時年日久，檔案的保管，由于受到材料、保管條件等多方面因素的影響，檔案室當(dāng)中的很多歷史性資料已經(jīng)出現(xiàn)了破損、字跡模糊等現(xiàn)象，這就令檔案在今后的有效保存產(chǎn)生了疑問。因此采用數(shù)字化的管理系統(tǒng)是保護檔案原件的有效保障。（二）檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)也是現(xiàn)階段建設(shè)項目檔案驗收的迫切需求。隨著近年來科技的發(fā)展，中石油集團公司對于建設(shè)項目的驗收規(guī)定，也在與時俱進當(dāng)中。在建設(shè)項目檔案驗收規(guī)定中明確提出一條就是項目檔案如果沒有電子版，那么驗收不予通過。由于中石油集團名下的子公司過多，而很多子公司往往缺乏檔案管理系統(tǒng)，又或者是檔案管理系統(tǒng)名存實亡，這就使得前期很長一段時間很多基礎(chǔ)項目驗收的時候存在著無電子檔案這一問題。因此實施檔案體系數(shù)字化建設(shè)是后期項目驗收的必備條件。

二、中石油集團應(yīng)用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)優(yōu)勢分析

由于中石油集團名下子公司眾多，涉及的項目也是種類繁多，因此實施檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，可以有效地解決歷史殘留問題，實現(xiàn)文檔采集、文檔管理等功能的集合。就現(xiàn)階段來說，在中石油集團應(yīng)用檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)有如下幾個方面的優(yōu)勢。（一）有效節(jié)約人力成本開支。早期的時候，中石油的檔案管理部門只要出現(xiàn)一點變動或者差錯，其后期的維護整理工作將會特別煩瑣，往往需要涉及大量的人力物力。例如在中石油的企業(yè)部門之間往往經(jīng)常會出現(xiàn)頻繁的人員變動，只要一出現(xiàn)這種調(diào)動工作，就需要檔案管理部門的工作人員手動尋找檔案信息并進行修改，最后再重新歸檔。雖然檔案工作當(dāng)中會進行編號，但是人工尋找的時候，仍然非常煩瑣，涉及大量的工作。同時早期的檔案管理工作會涉及大量的紙張資料，不但容易破損廢棄，而且也是可見的資源浪費。借助于現(xiàn)代化的數(shù)字管理系統(tǒng)，就會使得這些工作人員從原來的煩瑣工作當(dāng)中徹底解脫出來，大大節(jié)約了人力物力與經(jīng)濟成本。（二）有助于提高工作效率。中石油企業(yè)內(nèi)部各種信息種類繁雜，不論是入庫還是出庫，其檔案管理的效率都非常的低下。例如檔案入庫時，必須要人工進行封卷拆卷，耗費極大的時間精力，需要很長的時間。借助于檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，就可以使得再進行信息查找、歸檔或是入庫等工作時，只需要將各部門信息及時錄入或者調(diào)出，通過互聯(lián)網(wǎng)將相關(guān)信息發(fā)送給部門領(lǐng)導(dǎo)或管理者，就可以及時查閱到所需要的員工信息，或是收支情況等內(nèi)容，非常便捷快速，它的應(yīng)用將會極大提高檔案工作效率。（三）有利于提高資料的安全性?，F(xiàn)在的數(shù)字化管理體系往往更加注重保密性，它不再像以前的傳統(tǒng)檔案文件一樣，個人所有信息全部裝封在一個檔案盒當(dāng)中，一旦有人調(diào)去那么個人所有的信息檔案資料將會暴露無遺。同時如果涉及企業(yè)部門的收入支出等問題，一旦調(diào)取，同樣也會一覽無遺。數(shù)字化的管理體系將會針對使用者的個人權(quán)限進行設(shè)定，在調(diào)用文件的時候，只能夠調(diào)取到個人所需要的一部分資料，其余都不可見。通過這種方式可以對中石油內(nèi)部檔案資料的安全性最大程度地進行保護。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)發(fā)展趨勢

現(xiàn)在世界經(jīng)濟已經(jīng)進入了大數(shù)據(jù)時代，檔案管理工作也概莫能外。隨著技術(shù)的發(fā)展，中石油未來的檔案管理工作，應(yīng)當(dāng)進一步轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的方向，朝著信息決策與跟蹤方向發(fā)展。如果能夠?qū)n案工作利用好，將會為未來的工作提供更為便捷有效的生產(chǎn)經(jīng)營信息。在未來的發(fā)展中，筆者認(rèn)為，可以通過聯(lián)合技術(shù)型公司，有效整合歷史的數(shù)據(jù)資料，繼而分析未來的生產(chǎn)工藝技術(shù)改進方向，提出故障解決與維護措施，進一步幫助管理者走出決策的誤區(qū)，使得未來中石油的發(fā)展決策，能夠更加向著科學(xué)性的方向發(fā)展。通過建立統(tǒng)一的歷史數(shù)據(jù)庫，進行實時更新，保障數(shù)據(jù)的跟蹤與推送服務(wù)，進一步規(guī)避風(fēng)險信息。

四、結(jié)語

綜上所述，科技的進步帶來了檔案工作的更新。中石油集團作為一個龐大的機構(gòu)組織，必須要與時俱進，在發(fā)展中謀求新的檔案管理工作的出路。檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在中石油這種大型公司當(dāng)中，具有不可逆轉(zhuǎn)、大勢所趨的優(yōu)勢，在未來大數(shù)據(jù)時代背景下可以有效幫助中石油企業(yè)走出一個現(xiàn)代化、產(chǎn)業(yè)化的新型道路。

參考文獻

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作者:陳曉晨 單位:中國石油天然氣股份有限公司黑龍江物資銷售分公司