導(dǎo)語(yǔ)：地勘單位檔案數(shù)字化管理路徑探討一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

檔案是一個(gè)單位發(fā)展進(jìn)程的歷史記錄，是單位的信息庫(kù)，是其生產(chǎn)、發(fā)展和創(chuàng)新的重要來(lái)源。隨著科技進(jìn)步，計(jì)算機(jī)技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)的普及，數(shù)字信息技術(shù)在各個(gè)領(lǐng)域的發(fā)展和應(yīng)用越來(lái)越廣泛，地勘單位檔案的數(shù)字化管理已成為今后檔案管理的主要發(fā)展方向。

一、地勘單位檔案管理的現(xiàn)狀

目前，很大一部分地勘單位的檔案還處于傳統(tǒng)的手工管理階段，人工運(yùn)作的傳統(tǒng)管理隨著時(shí)代的發(fā)展?jié)u漸顯露出其缺陷和不足。

（一）檔案整理不規(guī)范。面對(duì)數(shù)量眾多的庫(kù)藏檔案，有的地勘單位甚至沒(méi)有制定檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)，在檔案整理階段，幾乎都是人工操作，隨意性很大。檔案作為一個(gè)單位工作活動(dòng)的歷史記錄，是極其珍貴的歷史資料，其參考憑證價(jià)值也是其他普通文字材料所不可比擬的，在查閱量很大的情況下，檔案管理人員往往忽視了文件材料的規(guī)范整理。有時(shí)還會(huì)有工作人員隨意擺放、借出的檔案沒(méi)有及時(shí)歸還等現(xiàn)象發(fā)生，這也給后期的檔案查閱工作帶來(lái)極大不便。

（二）檔案檢索效率低。目前大部分地勘單位的檔案檢索途徑有人工檢索和計(jì)算機(jī)檢索兩種方式。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)理念的深入人心，以及計(jì)算機(jī)操作等知識(shí)的普及在很大程度上促進(jìn)了檔案數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展，但就實(shí)際來(lái)看，手工檢索仍是大多數(shù)地勘單位檔案管理采用的主要查閱手段，尤其是在一些邊遠(yuǎn)地區(qū)以及一些發(fā)展相對(duì)不均衡的地勘單位或地質(zhì)隊(duì)伍，大部分注意力都放在如何發(fā)展經(jīng)濟(jì)上，忽視了檔案數(shù)字化建設(shè)工作，從而導(dǎo)致了檔案檢索效率的低下。

（三）檔案毀損時(shí)有發(fā)生。地勘單位保存的檔案，尤其是一些地質(zhì)勘查資料，很多具有保密性和極高的科研價(jià)值，傳統(tǒng)檔案保管多以紙質(zhì)形式存放。大部分地勘單位成立于上世紀(jì)五六十年代，歷史久遠(yuǎn)，不少檔案資料的形成時(shí)間較長(zhǎng)，在借閱過(guò)程中，發(fā)生損壞是不可避免的，這對(duì)于檔案的管理十分不利。檔案資料一旦損毀難以復(fù)原，無(wú)形的損失不可估量。

（四）投入不足，人員素質(zhì)偏低。隨著數(shù)字化建設(shè)的推廣，部分地勘單位的檔案管理進(jìn)行了數(shù)字化建設(shè)試點(diǎn)，但依舊沒(méi)有得到普及。有的是因?yàn)橘Y金投入不足，設(shè)備無(wú)法更新，有的是因?yàn)闅v史遺留問(wèn)題多、包袱重的原因下不得不暫緩檔案數(shù)字化建設(shè)，還有的源于檔案管理不受單位重視，安排非專(zhuān)業(yè)人員進(jìn)行管理，有的還是兼職，有的管理人員不思進(jìn)取，安于現(xiàn)狀等，所有這些，都成了檔案數(shù)字化建設(shè)的桎梏。

二、實(shí)施檔案數(shù)字化管理勢(shì)在必行

（一）檔案保存更安全、完整。地勘單位的地質(zhì)勘查材料很多都是在野外形成，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式下，第一手材料的保存和傳遞在很大程度都依賴于單位的人力、物力，并受時(shí)間、距離、氣候、溫度等的影響，而在數(shù)字化管理模式下，地質(zhì)勘查資料的保存和傳遞演變?yōu)殡娮影妫浔４鎸⒏暾?、安全，時(shí)間也會(huì)更長(zhǎng)。隨著存儲(chǔ)方式的多樣，存儲(chǔ)容量的增大，傳遞和保存將更為便捷、穩(wěn)定。

（二）檔案資源充分共享。地質(zhì)勘查、地質(zhì)災(zāi)害治理等檔案資源實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理，不僅在單位內(nèi)部可以交流和共享，在與其他機(jī)構(gòu)、兄弟單位之間也能相互傳遞和利用，除提高檔案信息的共享利用之外，還能實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、取長(zhǎng)補(bǔ)短，實(shí)現(xiàn)資源的交換互補(bǔ)，促進(jìn)了解和共同進(jìn)步。

（三）辦公效率的進(jìn)一步提高。在傳統(tǒng)檔案管理模式下，地勘單位檔案更多地依靠人力管理和手工操作，時(shí)間成本很高，大量檔案材料占據(jù)的空間也大，由于缺乏專(zhuān)業(yè)人才進(jìn)行系統(tǒng)的檔案管理工作，出錯(cuò)率也比較大，很難達(dá)到檔案管理規(guī)范。在檔案數(shù)字化管理模式下，檔案的形成、傳遞、利用等環(huán)節(jié)都由計(jì)算機(jī)完成，使得檔案的收集、分類(lèi)、統(tǒng)計(jì)、查閱等工作變得簡(jiǎn)便、快捷、有序、高效，極大地提高了檔案管理工作的效率。

（四）檔案的機(jī)密性、實(shí)效性得到保證。多數(shù)地質(zhì)勘查檔案本身具有機(jī)密性。在傳統(tǒng)模式下，檔案通過(guò)人工傳送容易丟失延誤，容易造成泄密。實(shí)現(xiàn)檔案管理數(shù)字化以后，相關(guān)管理人員可以通過(guò)設(shè)置管理權(quán)限對(duì)需要保密的檔案進(jìn)行管理，從而保證檔案的安全。同時(shí)，在檔案數(shù)字化管理模式下，只要輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就能查閱到自己想要的資料，且用戶可以在任何時(shí)間、地點(diǎn)通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索和利用檔案信息，大大節(jié)約了人力、物力和財(cái)力。

三、實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑

實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理是時(shí)代的需求，是社會(huì)科技進(jìn)步的結(jié)果，是大勢(shì)所趨，地勘單位在經(jīng)濟(jì)發(fā)展新常態(tài)下，需要借助大量的檔案資源為經(jīng)濟(jì)社會(huì)可持續(xù)發(fā)展提供助力，地勘單位實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理的路徑包括以下幾個(gè)方面。

（一）理念先行。地勘單位管理者要樹(shù)立信息管理意識(shí)，更新檔案管理理念。隨著我國(guó)各項(xiàng)工作數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，地勘單位檔案管理數(shù)字化成為必然，只有革新地勘單位管理人員的管理理念，才能在思想上為工作創(chuàng)新提供動(dòng)力和源泉。只有認(rèn)識(shí)到信息技術(shù)對(duì)檔案管理工作的重要性，才能不斷強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理理念，逐步向數(shù)字化管理過(guò)渡。

（二）制度保障。地勘單位要建立健全檔案數(shù)字化進(jìn)程中的各項(xiàng)規(guī)章制度，完善管理機(jī)制，加強(qiáng)制度機(jī)制建設(shè)，保障制度機(jī)制執(zhí)行力度。制度建設(shè)是做好檔案數(shù)字化管理工作的前提和保障，檔案數(shù)字化管理的制度建設(shè)包括檔案的收集、歸檔、存儲(chǔ)、利用等各個(gè)環(huán)節(jié)。檔案數(shù)字化管理需要單位建立健全科學(xué)完善的制度體系，通過(guò)制度來(lái)促進(jìn)檔案數(shù)字化管理工作的規(guī)范化、科學(xué)化。科學(xué)的制度更需要有科學(xué)的機(jī)制來(lái)保證其實(shí)施，就需要將崗位職責(zé)等納入考核辦法，調(diào)動(dòng)工作人員的積極性，促進(jìn)工作的規(guī)范有序和健康發(fā)展。

（三）構(gòu)建平臺(tái)。地勘單位檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)構(gòu)建，包括數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)網(wǎng)、外網(wǎng)分離，檔案管理辦公自動(dòng)化，搭建信息共享平臺(tái)，新型檔案管理軟件開(kāi)發(fā)等。在已試行檔案數(shù)字化管理的地勘單位，多數(shù)檔案管理系統(tǒng)也只是實(shí)現(xiàn)了部分檔案的目錄級(jí)管理，而更為方便、快捷、準(zhǔn)確的全文檢索還沒(méi)有及時(shí)跟上；在有的地勘單位已經(jīng)實(shí)現(xiàn)辦公系統(tǒng)自動(dòng)化的情形下，還需要搭建平臺(tái)，進(jìn)一步構(gòu)建一套完善的檔案管理信息系統(tǒng)，進(jìn)一步提高管理效率和檔案利用率。同時(shí)，還需要注意利用物理隔離、設(shè)置防火墻等多種方式對(duì)內(nèi)外網(wǎng)進(jìn)行隔離，過(guò)濾數(shù)據(jù)，以保障檔案管理系統(tǒng)的安全性。

（四）保障投入。加大扶持力度，營(yíng)造良好的檔案工作環(huán)境，培育一支優(yōu)秀的檔案管理隊(duì)伍。除了為檔案工作人員提供學(xué)習(xí)、交流分享的機(jī)會(huì)，還需要單位重視對(duì)檔案數(shù)字化管理的投入，保障資金的支持力度，配置適應(yīng)地勘單位發(fā)展規(guī)模的軟件硬件設(shè)備，安裝高性能高質(zhì)量的網(wǎng)絡(luò)安全軟件，確保檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

（五）優(yōu)化隊(duì)伍。無(wú)論是資金支持還是制度保障，最終都會(huì)落腳到具體從事檔案管理工作的人員上，因此，加強(qiáng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)學(xué)習(xí)和實(shí)際操作技能，掌握專(zhuān)業(yè)技能，提高專(zhuān)業(yè)素質(zhì)，不斷更新知識(shí)，融入現(xiàn)代化檔案管理理念，并與地勘單位從事的各項(xiàng)業(yè)務(wù)結(jié)合，使得地質(zhì)勘查檔案的利用更有針對(duì)性和實(shí)用性，對(duì)實(shí)際工作更具有指導(dǎo)作用和參考價(jià)值，多項(xiàng)措施齊頭并進(jìn)，才能在經(jīng)濟(jì)文化不斷飛速發(fā)展的大環(huán)境下，確保檔案數(shù)字化管理工作更加安全可靠、實(shí)用高效，才能在新常態(tài)下，為地勘單位更好更快、更科學(xué)地實(shí)施可持續(xù)地發(fā)展提供助力支持。

作者:張勘華 單位:四川省煤田地質(zhì)局