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建章立制是合同管理的有力保障

為了捋順合同管理程序，防范合同管理風(fēng)險，有效控制建設(shè)速度，減少潛在的經(jīng)濟損失，企業(yè)應(yīng)根據(jù)實際情況建立相應(yīng)的合同管理制度，合同管理工作做到有章可循。（一）建立企業(yè)合同管理制度要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化，首先要從完善制度入手。合同管理制度的主要內(nèi)容應(yīng)包括：合同的歸口管理，合同資信調(diào)查、簽訂、審批、會簽、審查、登記、下達、交底、學(xué)習(xí)、責(zé)任分解、驗收、履約跟蹤、變更、中止、解除、終止、備案，法人授權(quán)委托辦法，合同示范文本管理，合同專用章管理，合同履行與糾紛處理，合同定期統(tǒng)計與考核檢查，合同管理人員培訓(xùn)，合同管理獎懲與掛鉤考核等。企業(yè)通過建立合同管理制度，做到管理層次清楚、職責(zé)明確、程序規(guī)范，從而使合同的簽訂、履行、考核、糾紛處理都處于有效的控制狀態(tài)。（二）設(shè)立合同管理機構(gòu)，配備專職法律人員有了健全的合同管理制度，只是為合同管理的風(fēng)險防范創(chuàng)造了環(huán)境，合同管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低以及執(zhí)行力的強弱，直接影響著合同管理的質(zhì)量。企業(yè)應(yīng)配備思想水平、法制水平、文字水平、溝通能力和業(yè)務(wù)能力強的高素質(zhì)法律人員，負責(zé)合同簽訂對方資質(zhì)的審核，合同文本的合法性、嚴(yán)密性審核，合同的登記管理和監(jiān)督檢查，提高合同的簽約和有效履約率，從體系上保證了合同的有效實施。（三）加強企業(yè)合同管理檔案和企業(yè)合同專用章管理合同檔案管理是企業(yè)檔案管理的一部分，同時又是企業(yè)合同管理工作的一部分，合同檔案應(yīng)設(shè)專人管理，由合同章管理人員監(jiān)管，并建立起嚴(yán)格的審核、登記、領(lǐng)用、發(fā)放制度，凡是經(jīng)企業(yè)加蓋了合同專用章的合同或其他文書，都必須在企業(yè)有備案資料并登記。

動態(tài)監(jiān)管是企業(yè)風(fēng)險預(yù)防和控制的有力保障

合同管理是一個系統(tǒng)的管理過程，即合同簽訂準(zhǔn)備階段的管理、合同簽訂階段的管理、合同履行階段的管理和合同履行后的管理。也就是圍繞各個階段開展的風(fēng)險預(yù)防和實時控制的活動。（一）合同準(zhǔn)備階段，調(diào)研招標(biāo)雙重進行建設(shè)新的水泥生產(chǎn)線項目，需采購大小設(shè)備5000余套，土建安裝項目擬投資3億余元，還需有設(shè)計項目、勘察項目、工程監(jiān)理項目以及立項前期有些公文、報告、方案的報批文等等，需要簽訂大量的合同。企業(yè)應(yīng)當(dāng)進行市場調(diào)研、價格咨詢，判別各個項目的大致費用，確定選擇合同相對人方式。1.費用較低的服務(wù)類項目，可簡化程序企業(yè)自行選擇合同相對人。項目雖小但不可輕視，同樣應(yīng)嚴(yán)肅謹慎、認真對待，針對項目進行詳細的市場調(diào)研，調(diào)研內(nèi)容包括：可做項目服務(wù)的企業(yè)有哪些，其資質(zhì)類別、資質(zhì)級別、企業(yè)信譽、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)費用、服務(wù)期限、近年績效等，對所調(diào)研情況都應(yīng)分類比較，為企業(yè)訂立合同提供依據(jù)，確保簽約的可靠性和合同的有效實施。2.費用較大的工程類、設(shè)備類等項目，可通過招標(biāo)公司服務(wù)。為了選擇性價比較高的服務(wù)、貨物及工程施工安裝單位，降低合同履約風(fēng)險，委托招標(biāo)公司服務(wù)是企業(yè)較為理想的選擇。招標(biāo)公司通過專家對投標(biāo)單位的資質(zhì)信譽、產(chǎn)品性能、技術(shù)性能、產(chǎn)品（服務(wù)）質(zhì)量、運行成本、售后服務(wù)、履約能力、近期績效等方面進行科學(xué)評判，經(jīng)過綜合比較推薦適合的單位中標(biāo)，為企業(yè)下一步簽訂合同做好了前期準(zhǔn)備。（二）合同簽訂階段，專業(yè)人員評審把關(guān)從合同簽訂前的準(zhǔn)備階段到合同簽訂階段，這就意味著合同的簽訂已進入實質(zhì)階段。合同一經(jīng)依法成立，就具有法律效力，當(dāng)事人必須嚴(yán)格履行。為了使合同從訂立時起就具有合法性、真實性和可行性，避免和減少履行過程中的糾紛和不利因素的出現(xiàn)，必須做好合同簽訂階段的工作。新建項目需簽訂合同很多，企業(yè)應(yīng)預(yù)定的最佳目標(biāo)和起碼標(biāo)準(zhǔn)，擬定標(biāo)準(zhǔn)的合同文本。作為甲方，應(yīng)盡量采用本企業(yè)的合同文本。用本企業(yè)的文本，起點高，順著自己企業(yè)的思路。雙方當(dāng)事人協(xié)商一致擬定的合同文書，還應(yīng)該進行必要的審查把關(guān)，避免合同內(nèi)容的漏項和質(zhì)量要求降低的風(fēng)險。企業(yè)應(yīng)指定相應(yīng)的工程技術(shù)人員、財務(wù)人員、法律人員分類別審閱合同，避免出現(xiàn)差錯。如果是通過招標(biāo)確定的中標(biāo)人，合同文本應(yīng)與招標(biāo)文件、投標(biāo)文件進行對比，選擇有利于招標(biāo)人的內(nèi)容。如經(jīng)審查，認為切實可行無疑義，最后雙方簽字并加蓋合同專用章，合同成立并生效。（三）合同履行階段，定期監(jiān)督檢查簽約的目的主要是保障合同的及時有效履行，防止違約行為的發(fā)生，對合同的履行進行監(jiān)督是十分必要的，是合同管理的重要環(huán)節(jié)。通過檢查可以知道企業(yè)各類合同的履行情況，及時發(fā)現(xiàn)影響履行的原因，以便隨時向各部門反饋，排除阻礙，防止違約的發(fā)生。企業(yè)應(yīng)定期對合同履約情況進行監(jiān)督檢查：1.服務(wù)報告類檢查項目包括服務(wù)質(zhì)量、報告質(zhì)量是否能通過政府相關(guān)部門的審批，時間是否滿足合同約定等；2.設(shè)備類合同檢查包括貨物數(shù)量驗收，品種規(guī)格驗收、物品外觀及尺寸驗收，材質(zhì)檢驗，文件資料驗收，安裝運轉(zhuǎn)驗收情況等；3.工程施工安裝合同檢查內(nèi)容包括相關(guān)人員學(xué)習(xí)合同文件記錄，對施工管理人員進行詳細交底記錄，工作質(zhì)量和工程進度記錄，特殊情況處理記錄，風(fēng)險防范措施記錄，有關(guān)各方的溝通的信件、請示、簽字指令、會議紀(jì)要、索賠文件、合同變更文件存檔記錄等等。各類合同履約情況是否滿足合同要求，如與合同約定不符，則應(yīng)調(diào)查情況查找原因，發(fā)現(xiàn)存在糾紛隱患，及時解決，避免合同風(fēng)險。（四）總結(jié)履行情況，提高管理效率歸納整理和總結(jié)經(jīng)驗可以有效促進企業(yè)管理水平的提升。企業(yè)應(yīng)根據(jù)不同業(yè)務(wù)合同進行分類歸檔，構(gòu)建業(yè)務(wù)合同庫。合同履行完畢或合同的權(quán)利義務(wù)終止后,合同管理部門應(yīng)將每份合同的背景材料，當(dāng)事人主體資格及資信等證明文件，合同審查意見書，合同正本(含附件)，授權(quán)委托書，合同履行情況、爭議解決情況的說明，合同變更、解除的相關(guān)文件，合同雙方的往來電函和協(xié)商記錄，其他與合同有關(guān)的文件，分類歸檔，以備查考。建立優(yōu)良供應(yīng)商、服務(wù)商名單。當(dāng)每份合同履約完畢，企業(yè)應(yīng)當(dāng)及時對合同主體、貨物交付、產(chǎn)品（服務(wù)、施工）質(zhì)量、售后服務(wù)等作出評價，以待日后補充備品、配件，后續(xù)服務(wù)，選擇生產(chǎn)商及經(jīng)銷商、服務(wù)商做好準(zhǔn)備。合同履行評價劃分為優(yōu)、良、中、差四個等級，優(yōu)級完全按照的約定履行合同，質(zhì)量優(yōu)良，質(zhì)保期質(zhì)量完好；良級經(jīng)督促完成合同，質(zhì)量較好，質(zhì)保期經(jīng)商家電話指導(dǎo)完善；中級經(jīng)催促二次以上完成合同項目，質(zhì)量有瑕疵，質(zhì)保期商家進入現(xiàn)場修改完善；差級送貨延期較長且產(chǎn)品（施工）質(zhì)量有瑕疵反復(fù)修改完善。合同管理制度化，過程控制程序化。企業(yè)應(yīng)認真對待每份合同，做到準(zhǔn)備充分，共同把關(guān)，監(jiān)督檢查，總結(jié)提高，從而實現(xiàn)合同目的，確保建設(shè)項目的順利完成。

本文作者：智春蘭工作單位：西山煤電（集團）有限責(zé)任公司水泥廠