導(dǎo)語(yǔ)：酒店會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理策略研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：隨著貴陽(yáng)會(huì)展經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，貴陽(yáng)酒店會(huì)議銷售收入成為酒店?duì)I業(yè)收入的重要來源之一，各大酒店紛紛將營(yíng)銷重點(diǎn)聚焦會(huì)議客源，想在這場(chǎng)會(huì)議盛宴中獲得一席之地。文章闡述了貴陽(yáng)酒店會(huì)議接待現(xiàn)狀及存在的問題，并提出了相應(yīng)的貴陽(yáng)酒店會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理策略，旨在為酒店會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的提升提供參考，促進(jìn)酒店會(huì)議服務(wù)專業(yè)化管理。

關(guān)鍵詞：酒店會(huì)議；運(yùn)營(yíng)；服務(wù)；策略

無論是國(guó)家黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位還是社會(huì)團(tuán)體每年都會(huì)召開大大小小的各種形式的會(huì)議，以會(huì)議的形式進(jìn)行行業(yè)交流、產(chǎn)品信息、維系客戶關(guān)系、教育培訓(xùn)等，這些會(huì)議的召開促進(jìn)了會(huì)展經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展。貴陽(yáng)除了大型會(huì)展中心，酒店是會(huì)議的重要載體之一，酒店的會(huì)議團(tuán)隊(duì)銷售在酒店銷售板塊占據(jù)著越來越大的比重。酒店如何在會(huì)議市場(chǎng)中爭(zhēng)得一席之地，分得較大的份額，取決于酒店產(chǎn)品和服務(wù)的品質(zhì)。筆者認(rèn)為酒店必須在組織構(gòu)架、會(huì)議策劃和會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理專業(yè)化等方面具有競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，才能拓展會(huì)議銷售的更大空間，形成良好口碑，并贏得更多會(huì)議回頭客。

1貴陽(yáng)酒店會(huì)議接待現(xiàn)狀

1.1酒店會(huì)議接待量逐年上升。貴陽(yáng)有著得天獨(dú)厚的氣候資源，最低月平均氣溫為2.2℃，最高月平均氣溫為24℃，可謂冬無嚴(yán)寒，夏無酷暑，在“全球避暑旅游名城2007口碑金榜”排名中，貴陽(yáng)與渥太華、巴黎等世界名城同時(shí)躋身十強(qiáng)，是中國(guó)唯一進(jìn)入前十名的城市，是休閑避暑、旅游和會(huì)議優(yōu)選之地。近幾年，隨著貴州省委省政府推出“多彩貴州風(fēng)”系列活動(dòng)和貴陽(yáng)市打造“爽爽的貴陽(yáng)”，貴陽(yáng)逐漸被外界認(rèn)識(shí)和了解，極大促進(jìn)了貴州旅游經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，貴陽(yáng)各大酒店的會(huì)議接待量逐年增長(zhǎng)，顯現(xiàn)出極大的發(fā)展?jié)摿Α?.2酒店會(huì)議接待高峰期與旅游旺季重合。涼爽的夏季吸引了大批國(guó)內(nèi)外游客，同時(shí)也受到眾多會(huì)議主辦單位的青睞，貴陽(yáng)酒店在旅游旺季迎來會(huì)議接待的高峰。貴陽(yáng)的旅游旺季從每年四月份開始延續(xù)到九月份，四月份到七月貴陽(yáng)酒店的出租率呈逐月遞增趨勢(shì)，七月份、八月份酒店出租率達(dá)到峰頂，九月份酒店出租率略有下降。旅游接待旺季同時(shí)也是會(huì)議接待高峰期，酒店有限的房間量在一定程度制約酒店會(huì)議接待量。

2酒店會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的問題

2.1酒店會(huì)議接待服務(wù)質(zhì)量有待提升。與發(fā)達(dá)地區(qū)酒店業(yè)相比較，貴陽(yáng)酒店會(huì)議硬件設(shè)施不具備優(yōu)勢(shì)。貴陽(yáng)酒店的會(huì)議接待必須在服務(wù)質(zhì)量上獲得客人高度認(rèn)可，貴陽(yáng)會(huì)議接待高峰期處于旅游旺季，酒店在客房接待和會(huì)議用餐上都處于資源緊缺狀態(tài)，加上近幾年酒店人力成本居高不下，酒店嚴(yán)控人員編制，酒店為了完成高峰期接待任務(wù)采用多種用工形式，例如兼職服務(wù)員、實(shí)習(xí)生和暑期工，雖然這些用工形式暫時(shí)解決酒店人員需求，臨時(shí)用工缺乏專業(yè)培訓(xùn)，在服務(wù)意識(shí)和技能方面都存在很多問題，在會(huì)議服務(wù)中很難做到規(guī)范化服務(wù)，滿足客人的需求，更別說超越客人期望，提供個(gè)性化服務(wù)。2.2會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理專業(yè)人才匱乏。會(huì)議接待需要會(huì)展專業(yè)人員對(duì)每一次會(huì)議進(jìn)行會(huì)前策劃、會(huì)中服務(wù)、會(huì)后客戶信息管理和客戶關(guān)系維護(hù)，除了對(duì)會(huì)議每個(gè)接待環(huán)節(jié)進(jìn)行策劃和銜接，還需要具備一定的會(huì)議服務(wù)技能，例如會(huì)場(chǎng)臺(tái)型設(shè)計(jì)、用餐環(huán)境布置、音響設(shè)備調(diào)試和故障排除，這些會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理服務(wù)工作需要受過專業(yè)訓(xùn)練的人員和團(tuán)隊(duì)來完成，而目前從事酒店會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理和服務(wù)的大部分仍是未受過專業(yè)訓(xùn)練的銷售部或餐飲部員工。貴州院校開設(shè)會(huì)展策劃與管理專業(yè)起步晚，2019年貴州開設(shè)該專業(yè)的本科院校僅有貴州師范大學(xué)和貴州商學(xué)院以及貴州交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院等七所職業(yè)院校，院校畢業(yè)的會(huì)展專業(yè)人才無法滿足貴州會(huì)展經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展需要，酒店的會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理專業(yè)人才匱乏。

3會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理的策略

3.1建立以客戶為中心的組織構(gòu)架。組織設(shè)計(jì)的終極目標(biāo)是獲得最優(yōu)資源配置效率，是酒店實(shí)現(xiàn)層級(jí)管理、明確分工的形式。酒店通常采用職能制組織結(jié)構(gòu)，而酒店會(huì)議接待被劃分為兩個(gè)主要部分，一是餐飲部接待用餐和會(huì)議服務(wù)，一是客房接待會(huì)議用房。會(huì)議接待客人人數(shù)多，完成整個(gè)會(huì)議接待要涉及前廳部、客房部、餐飲部和健身中心等多個(gè)部門的交叉服務(wù)，但是在傳統(tǒng)接待模式下，整個(gè)會(huì)議接待過程易出現(xiàn)環(huán)節(jié)缺失和部門銜接失誤，各部門接待各自為政，感知顧客體驗(yàn)的敏感度不高，出現(xiàn)問題甚至?xí)霈F(xiàn)相互推諉責(zé)任現(xiàn)象。為了能更好滿足會(huì)議客戶的要求以及發(fā)現(xiàn)超出顧客預(yù)期的潛在需求，酒店應(yīng)結(jié)合矩陣制組織結(jié)構(gòu)特點(diǎn)，在現(xiàn)有組織構(gòu)架中設(shè)置會(huì)議項(xiàng)目部，會(huì)議項(xiàng)目組屬于柔性組織，提供以會(huì)議項(xiàng)目經(jīng)理為中心的會(huì)議管家跟蹤服務(wù)，在酒店有會(huì)議接待時(shí)統(tǒng)籌調(diào)配酒店資源，服務(wù)于整個(gè)會(huì)議流程。這種柔性組織的特點(diǎn)類似矩陣制組織結(jié)構(gòu)，部門人員由各職能部門抽調(diào)組成，負(fù)責(zé)會(huì)議策劃和協(xié)調(diào)各部門提供會(huì)議產(chǎn)品和服務(wù)，以及時(shí)滿足顧客需要和超越顧客期望為導(dǎo)向，提供專業(yè)化會(huì)議服務(wù)。3.2強(qiáng)調(diào)會(huì)議前策劃職能。酒店會(huì)議接待流程通常為報(bào)到入住、會(huì)議接待、餐前準(zhǔn)備、餐中服務(wù)、退房。酒店會(huì)議能否順利進(jìn)行，會(huì)議接待項(xiàng)目組與會(huì)議主辦單位的前期策劃方案是關(guān)鍵。會(huì)議流程大同小異，但其內(nèi)容形式卻可以不斷創(chuàng)新和變化。過去酒店更多的注重會(huì)議功能的滿足，而現(xiàn)在不僅僅是功能性需求，還注重客戶體驗(yàn)，會(huì)議項(xiàng)目組在前期溝通中整合酒店房量、會(huì)議室、餐飲接待量等資源和本地特色資源，例如當(dāng)?shù)孛褡屣L(fēng)俗人情、自然風(fēng)光、人文環(huán)境等，研究會(huì)議接待的每個(gè)環(huán)節(jié)，將個(gè)性化需求和文化元素植入其中，體現(xiàn)會(huì)議產(chǎn)品的差異性，讓參會(huì)者感受到不一樣的體驗(yàn)。隨著人工智能技術(shù)的發(fā)展，酒店可以在會(huì)議的硬件和軟件上設(shè)計(jì)具有新奇體驗(yàn)的產(chǎn)品，推出超越顧客期望的產(chǎn)品，這需要將重心從接待環(huán)節(jié)提前到會(huì)前策劃階段[1]。酒店會(huì)議策劃不僅可以在會(huì)議產(chǎn)品上下功夫，滿足客人求新求異、感受傳統(tǒng)民族民俗文化的體驗(yàn)需求，還可以通過會(huì)議策劃使會(huì)議每個(gè)環(huán)節(jié)的工作細(xì)化，做好人、物、時(shí)間科學(xué)合理分配，保障會(huì)議接待有序完成?？傊?，有創(chuàng)意、可操作的會(huì)議策劃方案可以使會(huì)議接待服務(wù)既能滿足顧客對(duì)環(huán)境功能要素的沒有不滿意，又能帶給顧客非常滿意的與會(huì)體驗(yàn)。3.3建立專業(yè)化會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理團(tuán)隊(duì)。為了豐富客人體驗(yàn)和滿足會(huì)議客人的個(gè)性化需求，提供高品質(zhì)會(huì)議服務(wù)，酒店可以與院校合作，引進(jìn)和培養(yǎng)專業(yè)會(huì)議策劃、服務(wù)人員，打造會(huì)議運(yùn)營(yíng)管理團(tuán)隊(duì)?！?018MICE消費(fèi)報(bào)告》顯示，在客戶滿意度調(diào)查中，客戶的投訴焦點(diǎn)從酒店硬件設(shè)施轉(zhuǎn)向了酒店的軟性服務(wù)。這也呼喚酒店更加以用戶體驗(yàn)為核心，實(shí)現(xiàn)服務(wù)升級(jí)[2]。隨著會(huì)議銷售比重增加，酒店設(shè)置專業(yè)會(huì)議管家，提供特色會(huì)議服務(wù)，以優(yōu)質(zhì)的服務(wù)削弱硬件設(shè)施不足帶來的劣勢(shì)。3.4加強(qiáng)旅游淡季會(huì)議銷售。酒店的單體接待量幾乎是無法改變的，盡管酒店可能為了擴(kuò)大接待量再投入資金進(jìn)行客房和餐廳改造，接待量的增加也非常有限，貴陽(yáng)酒店的淡旺季比較明顯，在旅游旺季大量休閑旅游和會(huì)議接待集中在這一時(shí)期，七月份和八月份大部分有會(huì)議接待能力的酒店平均出租率達(dá)到80%以上，甚至在生態(tài)文明貴陽(yáng)國(guó)際論壇、數(shù)博會(huì)、酒博會(huì)等大型展會(huì)期間出現(xiàn)連續(xù)滿房，一房難求的現(xiàn)象，而在旅游淡季酒店的出租率和平均房?jī)r(jià)均大幅下降。全年酒店接待量的不均衡造成旺季酒店資源緊缺，淡季設(shè)施設(shè)備閑置浪費(fèi)，經(jīng)濟(jì)效益下降。為了充分利用酒店淡季資源，酒店應(yīng)通過創(chuàng)新會(huì)議產(chǎn)品、價(jià)格優(yōu)惠和拓展銷售渠道加強(qiáng)旅游淡季會(huì)議銷售，例如將貴陽(yáng)市溫泉旅游資源和民族文化旅游資源植入會(huì)議產(chǎn)品，加入全國(guó)具有影響力的會(huì)展網(wǎng)站、會(huì)議協(xié)會(huì)、會(huì)展聯(lián)盟等擴(kuò)大地區(qū)和酒店知名度，提供高性價(jià)比的會(huì)議產(chǎn)品在淡季吸引對(duì)氣候敏感度不高的會(huì)議客戶[3]。3.5酒店智能化升級(jí)?？萍嫉陌l(fā)展必然帶來行業(yè)的變革，酒店業(yè)經(jīng)過二十年穩(wěn)步發(fā)展迎來了互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的技術(shù)變革——酒店智能化，酒店智能化是酒店未來發(fā)展的必然趨勢(shì)。酒店智能化的最終目的是提高效率降低成本，通過個(gè)性化、智能化服務(wù)提高顧客體驗(yàn)感。在這個(gè)互聯(lián)網(wǎng)+物聯(lián)網(wǎng)的時(shí)代，貴陽(yáng)是一個(gè)內(nèi)陸偏遠(yuǎn)山區(qū)城市，較發(fā)達(dá)地區(qū)科學(xué)信息化技術(shù)落后，貴陽(yáng)酒店在智能化系統(tǒng)的投入上還比較滯后，而大量顧客反饋信息顯示，近幾年，會(huì)議客人對(duì)高科技智能化設(shè)備的需求凸顯，例如VR選房、人臉識(shí)別系統(tǒng)、智能會(huì)議室、智能物聯(lián)、智能客房控制系統(tǒng)等[4]。酒店的科技元素可以增強(qiáng)酒店的吸引力，酒店根據(jù)實(shí)際需要以人為本的進(jìn)行智能化升級(jí)是有必要的。

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[4]史余巧,全繼剛.高星級(jí)酒店智能化升級(jí)的SWOT分析[J].北方經(jīng)貿(mào),2019(4):158-160.

作者:范曉玲 單位:貴州商學(xué)院