導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)思考一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：近年來(lái)，各個(gè)企業(yè)信息化系統(tǒng)建設(shè)的腳步越來(lái)越快。信息化系統(tǒng)帶來(lái)了企業(yè)內(nèi)部效率的提高，改變了過(guò)去企業(yè)內(nèi)部溝通成本高，效率慢的缺陷。目前以企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)為手段，企業(yè)已經(jīng)將信息技術(shù)融合為自身的發(fā)展戰(zhàn)略，借助信息系統(tǒng)帶來(lái)的助力，提升自己的競(jìng)爭(zhēng)力。本文將對(duì)信息協(xié)同管理系統(tǒng)在企業(yè)中的建設(shè)進(jìn)行研究，為提高企業(yè)信息水水平、促進(jìn)企業(yè)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的提高提供借鑒。

關(guān)鍵詞：企業(yè)信息；協(xié)同管理；系統(tǒng)建設(shè)

一、信息協(xié)同管理系統(tǒng)發(fā)展背景

自計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)明以來(lái)已經(jīng)深刻的改變了人類社會(huì)。進(jìn)入二十一世紀(jì)以來(lái)，信息化技術(shù)的發(fā)展十分迅速，深刻的改變著傳統(tǒng)公司的組織模式、經(jīng)營(yíng)模式以及管理模式。最早計(jì)算機(jī)是作為單機(jī)PC被應(yīng)用到企業(yè)中的。員工通過(guò)使用計(jì)算機(jī)處理日常的事務(wù)，相比于傳統(tǒng)的手工處理、紙質(zhì)化處理極大的提高了員工個(gè)人的辦公效率。當(dāng)二十世紀(jì)九十年代，出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)后，首先是在公司內(nèi)部普及了局域網(wǎng)。隨著局域網(wǎng)的搭建，員工之間可以共享文件及相關(guān)數(shù)據(jù)。這大為提高了企業(yè)的內(nèi)部辦公效率，帶來(lái)了第一次企業(yè)信息的發(fā)展熱潮。隨著共享信息的發(fā)展，企業(yè)信息化逐漸往協(xié)同辦公、知識(shí)管理等方向發(fā)展。通過(guò)跨部門協(xié)同辦公，有效的降低了企業(yè)的管理成本，極大的提高了部門之間的合作度，打破了過(guò)去企業(yè)常見(jiàn)的部門信息屏障。隨著企業(yè)內(nèi)部信息集成的發(fā)展，出現(xiàn)了企業(yè)辦公門戶。對(duì)各個(gè)組織的系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一的集成和管理，對(duì)公司的公共資源，如辦公室、用車進(jìn)行統(tǒng)一管理，對(duì)各項(xiàng)流程制定自動(dòng)化系統(tǒng)，及時(shí)通知處理人，對(duì)于企業(yè)數(shù)據(jù)也集中管理集中展示，為管理層的經(jīng)營(yíng)決策提供了有效的支撐。通過(guò)建設(shè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)能夠有效的打破組織的障礙。以公司銷售為例，銷售人員之間面對(duì)市場(chǎng)進(jìn)行產(chǎn)品和服務(wù)的銷售，是接觸市場(chǎng)的第一線人員。有競(jìng)爭(zhēng)力的銷售背后往往都是具有強(qiáng)大支撐體系、高效決策體系的輔助。而這些支撐體系往往是借助強(qiáng)大的信息協(xié)同管理系統(tǒng)來(lái)發(fā)揮威力的。比如銷售人員拿回訂單后，需要審核合同。對(duì)于沒(méi)有信息系統(tǒng)支撐的公司而言，可能通過(guò)人工審批需要花費(fèi)數(shù)個(gè)星期的時(shí)間來(lái)批復(fù)合同。而采用信息協(xié)同管理系統(tǒng)的企業(yè)，可能一天之內(nèi)就能審批完成。這樣高效的處理速度可以有效的節(jié)約企業(yè)的管理成本，也能提高客戶的滿意度。通過(guò)使用信息協(xié)同管理系統(tǒng)，能夠梳理組織結(jié)構(gòu)，由于協(xié)同辦公需要進(jìn)行流程設(shè)計(jì)，每個(gè)流程環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任主體，通過(guò)梳理權(quán)責(zé)，可能對(duì)每個(gè)部門的責(zé)任進(jìn)行界定，減少部門扯皮的事情。

二、企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)建設(shè)目標(biāo)

一般建設(shè)企業(yè)信息系統(tǒng)管理系統(tǒng)需要達(dá)到以下目標(biāo)：（1）實(shí)現(xiàn)各部門自動(dòng)化審批流程。在信息協(xié)同管理系統(tǒng)中需要盡可能的覆蓋當(dāng)前公司內(nèi)部常用的審批流程，對(duì)流程建立自動(dòng)化模板，提供在線審批、手機(jī)APP審批等功能。（2）建立流程審批自動(dòng)化處理引擎。通過(guò)使用協(xié)同辦公引擎，提高審批效率，并且對(duì)審批時(shí)間、過(guò)程進(jìn)行留痕。收集審批數(shù)據(jù)，形成統(tǒng)一報(bào)表，為流程優(yōu)化提供數(shù)據(jù)支撐。（3）搭建高效辦公與溝通平臺(tái)。統(tǒng)一搭建全公司的郵件、即時(shí)消息、協(xié)同平臺(tái)、通知平臺(tái)、知識(shí)共享、組織結(jié)構(gòu)、通訊錄等功能。能夠讓員工能夠及時(shí)溝通信息，方便員工在外工作時(shí)能夠快速的訪問(wèn)公司資源。（4）搭建企業(yè)統(tǒng)一門戶平臺(tái)。搭建基于web、手機(jī)app的企業(yè)信息統(tǒng)一門戶。方便各部門相關(guān)文件、通知、以及公告。集成其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，提供統(tǒng)一的業(yè)務(wù)系統(tǒng)入口。方便員工提交審批流程，處理跟自身有關(guān)的流程。（5）通過(guò)企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)打造學(xué)習(xí)型組織。通過(guò)知識(shí)管理、內(nèi)容共享、在線課程等功能激發(fā)員工的學(xué)習(xí)欲望，促進(jìn)員工深入專業(yè)，學(xué)習(xí)新的知識(shí)，分享自身專業(yè)，促進(jìn)公司學(xué)習(xí)型組織的轉(zhuǎn)型。（6）通過(guò)企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)提高公司組織管理的能力。在通過(guò)企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)中間設(shè)置時(shí)間安排、計(jì)劃、周總結(jié)、月總結(jié)、年度總結(jié)等功能，方便管理者提高管理效率。

三、企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)架構(gòu)

企業(yè)信息協(xié)同管理系統(tǒng)的框架如圖1所示。從圖1可以看到，企業(yè)信息協(xié)同系統(tǒng)通過(guò)統(tǒng)一登錄進(jìn)入該系統(tǒng)，統(tǒng)一登錄對(duì)員工的身份信息進(jìn)行統(tǒng)一認(rèn)證，這樣員工在訪問(wèn)公司內(nèi)部各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的時(shí)候僅需要登錄一次，而無(wú)需重復(fù)錄入密碼。統(tǒng)一登錄成功以后，員工可以訪問(wèn)公司的統(tǒng)一門戶網(wǎng)站。統(tǒng)一門戶網(wǎng)站集成了企業(yè)內(nèi)部的各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)、系統(tǒng)管理、協(xié)同辦公等模塊，能夠方便的檢索到員工想要查詢的信息。在協(xié)同管理中，員工可以訪問(wèn)信息中心，查閱公司重要的新聞等信息。考勤管理中記錄了員工的考勤信息。文檔管理是公司內(nèi)部知識(shí)、文檔共享的瓶體。郵件管理提供公司統(tǒng)一的郵箱服務(wù)，工作需要所發(fā)送的郵件都可以經(jīng)過(guò)郵件管理中心來(lái)處理。地址管理記錄了公司的組織結(jié)構(gòu)等信息，方便員工查找需要處理工作事務(wù)的同事。協(xié)同辦公中為員工提供了工作計(jì)劃管理，通過(guò)使用該功能員工可以對(duì)未來(lái)的工作進(jìn)行排期。流程中心記錄了跟員工相關(guān)的所有流程。日程管理允許員工對(duì)未來(lái)的日程進(jìn)行安排，由系統(tǒng)自動(dòng)提醒員工。個(gè)人信息管理用戶維護(hù)員工記錄、更新自己的聯(lián)系方式等信息。通訊錄提供了快速便捷的功能，能夠讓員工快速檢索相關(guān)同事的信息。審批管理是所有有待員工處理的流程。業(yè)務(wù)管理讓員工能夠訪問(wèn)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)，處理跟業(yè)務(wù)相關(guān)的事務(wù)。預(yù)算管理可以對(duì)合同相關(guān)預(yù)算進(jìn)行管理，對(duì)付款流程進(jìn)行跟蹤。合同管理提供更合同相關(guān)的各項(xiàng)功能，便于員工快速查閱、審批合同?？蛻艄芾碛糜诰S護(hù)公司的客戶信息。報(bào)表管理提供數(shù)據(jù)的統(tǒng)一視圖，有利于員工查看自己權(quán)限所能查閱的相關(guān)數(shù)據(jù)。銷售管理用于啟動(dòng)、審批、跟蹤跟銷售相關(guān)的所有流程。業(yè)務(wù)系統(tǒng)中心讓員工能夠快速的訪問(wèn)各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)。企業(yè)信息管理協(xié)同系統(tǒng)的系統(tǒng)示意圖如圖2所示。系統(tǒng)支持服務(wù)分布布署，采用B/S結(jié)構(gòu)，支持公司和移動(dòng)辦公模式，采用軟、硬件相結(jié)合的安全解決方案，確保系統(tǒng)穩(wěn)定運(yùn)行。通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)，各個(gè)分公司以及在外工作的人員能夠方便快捷的訪問(wèn)公司資源，提高辦公效率。

四、總結(jié)

企業(yè)信息協(xié)同系統(tǒng)集成了企業(yè)的內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)資源，整合企業(yè)的各項(xiàng)流程，極大的提高了企業(yè)的效率。為推進(jìn)公司進(jìn)一步優(yōu)化結(jié)構(gòu)，提高競(jìng)爭(zhēng)力，建立強(qiáng)大的協(xié)同系統(tǒng)具有重要的意義。

參考文獻(xiàn)

[1]朱亞江,胡海梅,李玉清,等.協(xié)同辦公管理信息系統(tǒng)應(yīng)用研究[J].科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新,2011(35):209-209.

作者:呂亮亮 單位:中海油能源發(fā)展股份有限公司銷售服務(wù)分公司