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【摘要】隨著高校學(xué)生人數(shù)的增加以及高校信息化的發(fā)展，各類文件數(shù)量急劇增加，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足高校發(fā)展的要求。因此，加快高校檔案信息化建設(shè)，對(duì)于提高檔案管理效率，促進(jìn)高校發(fā)展，具有重要意義。文章在闡述檔案信息化的重要意義的基礎(chǔ)上，分析了目前高校檔案信息化過程中存在的問題，并提出解決方案，以期為檔案信息化管理提供借鑒。

【關(guān)鍵詞】高校；檔案信息化；檔案管理；信息安全

作為高等學(xué)校辦學(xué)的重要基礎(chǔ)之一，檔案管理工作的好壞影響著學(xué)校的辦學(xué)質(zhì)量。高校檔案不僅記錄著學(xué)校發(fā)展歷史，也記錄著全校師生工作或?qū)W習(xí)過程中產(chǎn)生的重要文件，還保存著學(xué)生的學(xué)籍檔案，是學(xué)校重要的資料庫。先進(jìn)、高效的高校檔案管理模式，才能方便查詢相關(guān)資料信息，提高師生工作效率。隨著高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)大，需要建檔的文件急劇增加，高校檔案管理面臨嚴(yán)峻考驗(yàn)。目前，多數(shù)高校的檔案管理依舊是以紙質(zhì)檔案為主，采用人工整理、建檔，并儲(chǔ)藏于檔案室，這種方式不但效率低下，檔案利用效率也不高，不利于檔案信息的共享。隨著信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化逐漸成為一種趨勢(shì)，有利于提高檔案管理水平。

一、高校檔案信息化的重要意義

1.高校檔案信息化是高校信息化的重要組成部分。隨著現(xiàn)代科技的發(fā)展，多數(shù)高校的教學(xué)活動(dòng)已經(jīng)不僅僅是一支筆和一塊黑板就能完成授課的，利用現(xiàn)代信息技術(shù)授課已經(jīng)成為一種趨勢(shì)。隨著高校信息化的不斷普及，產(chǎn)生的電子文件也不斷增多，如何將這些文檔快速歸檔并提供查詢，是高校檔案管理的重要內(nèi)容。將教學(xué)或科研過程中產(chǎn)生的電子文件做統(tǒng)一整理，編碼后存放于特定數(shù)據(jù)庫中，有利于學(xué)校各部門查詢相關(guān)信息，及時(shí)對(duì)工作作出調(diào)整。2.優(yōu)化館藏結(jié)構(gòu)，提高檔案管理效率。高校建立檔案的目的是存儲(chǔ)重要文件，以供相關(guān)人員查詢，提供借鑒。但紙質(zhì)文件在實(shí)際建檔、儲(chǔ)藏檔案的過程中，非常容易出現(xiàn)文件丟失、發(fā)霉以及破損等情況，導(dǎo)致存儲(chǔ)信息不全。檔案信息化不僅優(yōu)化檔案館存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，節(jié)省空間，也有利于保持檔案的完整性，最大限度地保存文件。檔案信息化有利于檔案及時(shí)歸檔，節(jié)省人力物力。3.方便查詢資料，提高檔案利用效率。利用信息技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)將檔案信息化，有利于相關(guān)人員快速查找閱讀，從而提高檔案利用效率。檔案信息化打破檔案儲(chǔ)藏的空間概念，使用者可以在任何地方查閱相關(guān)檔案。以往，高校將紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)于檔案室之后，其他人員如果想查詢相關(guān)資料，則必須到檔案室中查找，很不方便。如果將檔案信息化之后，那么查詢檔案就沒有必要到檔案館中，通過特定網(wǎng)絡(luò)就可以看到，非常方便。此外，檔案信息化以后，我們只需要在電腦前檢索相關(guān)信息就能快速查詢到相關(guān)文件，提高了檔案的利用效率。

二、高校檔案信息化過程中存在的主要問題

1.高校檔案信息化得不到重視。雖然國家檔案局和教育部都出臺(tái)了相應(yīng)檔案信息化指導(dǎo)意見，但是由于沒有得到足夠重視，導(dǎo)致高校檔案信息化程度不高，仍然采用傳統(tǒng)檔案管理模式。檔案管理部門長期得不到領(lǐng)導(dǎo)重視，導(dǎo)致檔案管理人員積極性不高，安于現(xiàn)狀。再加上很多檔案管理人員只看到檔案信息化建設(shè)初期的艱難，而沒有認(rèn)識(shí)到檔案數(shù)據(jù)化的優(yōu)點(diǎn)，僅僅滿足于現(xiàn)有的檔案管理模式，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)緩慢。2.檔案信息化管理人才缺乏。高校檔案信息化建設(shè)不僅需要懂檔案管理的人才，也需要懂計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的專業(yè)技術(shù)人才。然而目前高校從事檔案管理的人員仍以中年人為主，這部分人員對(duì)于傳統(tǒng)的檔案管理模式非常熟練，但是由于時(shí)代的原因，他們應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的能力欠缺，無法滿足檔案信息化的要求。此外，由于檔案管理部門不被重視，培訓(xùn)的機(jī)會(huì)就少，檔案管理人員也很難接觸到先進(jìn)的檔案信息化管理理念及技術(shù)。3.資金投入不足，基礎(chǔ)設(shè)施落后。與傳統(tǒng)檔案管理相比，檔案信息化對(duì)于電子設(shè)備要求較高。大型計(jì)算機(jī)、磁盤、掃描儀以及相應(yīng)的管理軟件等基礎(chǔ)設(shè)施是檔案信息化的基礎(chǔ)，先進(jìn)的設(shè)備才能加快檔案信息化建設(shè)。對(duì)于很多高校而言，經(jīng)費(fèi)有限，且多用于教學(xué)科研等方面，能用于建設(shè)檔案信息化的資金非常少。資金不足，不僅無法配備先進(jìn)的電子設(shè)備，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案信息化培訓(xùn)的機(jī)會(huì)減少，無法提高他們的專業(yè)技能，也不利于檔案管理信息化的建設(shè)。4.檔案管理體系不完善合理、規(guī)范的管理體系才能提高檔案管理效率，促進(jìn)檔案信息的利用。隨著檔案信息化的推進(jìn)，已有的傳統(tǒng)檔案管理制度和方法已經(jīng)不能滿足新時(shí)代要求。結(jié)合最新的檔案管理新理念，建立一整套檔案管理體系是目前亟待解決的問題。從檔案收集、編號(hào)到信息化處理都需要建立一整套詳細(xì)的技術(shù)流程規(guī)范，從而提高檔案管理效率。5.高校檔案信息利用效率不高由于高校是傳授知識(shí)和技能、培養(yǎng)優(yōu)秀人才的地方，因此教師在教學(xué)科研活動(dòng)中產(chǎn)生的文件資料具有很強(qiáng)的借鑒意義。如上課的講義、PPT或者視頻資料均是重要的學(xué)習(xí)資料，如果這些資料可以共享，對(duì)于知識(shí)傳播具有重要意義。然而目前多數(shù)高校的檔案資料均儲(chǔ)藏在檔案館中，不對(duì)外開放，如果要查詢檔案需要提交申請(qǐng)，批準(zhǔn)后方可進(jìn)入檔案館查詢。這樣做不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，也不利于信息的查詢，導(dǎo)致檔案利用效率不高。這種封閉的檔案管理模式，不利于知識(shí)的傳播，削弱了高校的社會(huì)價(jià)值。6.檔案信息安全隱患電子信息技術(shù)的發(fā)展為檔案管理提供更為便利的手段，高校檔案信息化逐漸普及，檔案管理效率不斷提升。但是高校檔案信息化逐漸發(fā)展的同時(shí)，也伴隨著信息安全的問題。一旦高校網(wǎng)絡(luò)遭遇黑客的攻擊，容易導(dǎo)致保密檔案資料的泄露，會(huì)對(duì)高校的正常發(fā)展造成不可估量的損失。然而，目前很多高校對(duì)于檔案信息化管理不重視，關(guān)于檔案信息安全的意識(shí)還比較薄弱，預(yù)防信息泄露的措施不是很完善，容易導(dǎo)致信息泄露。

三、高校檔案信息化管理的措施

1.重視高校檔案信息化建設(shè)。高校檔案在學(xué)校發(fā)展過程中扮演著重要角色，記錄著學(xué)校的校史以及教學(xué)科研活動(dòng)，是高校的重要資料。相關(guān)人員可以通過高校檔案了解學(xué)校發(fā)展歷史以及各部門工作的狀態(tài)，及時(shí)糾正偏差，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的提高。檔案信息化就要求檔案管理工作者將檔案做好信息化處理，快速及時(shí)建檔存檔，方便相關(guān)人員查詢。高校領(lǐng)導(dǎo)以及檔案管理部門應(yīng)認(rèn)識(shí)到檔案管理在學(xué)校發(fā)展方面的重要作用，高度重視檔案的信息化建設(shè)。除此之外，檔案管理部門在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過程中要積極制定相關(guān)制度，認(rèn)真解決信息化過程中出現(xiàn)的各種問題。2.優(yōu)化檔案管理部門的人才結(jié)構(gòu)。高校檔案信息化建設(shè)的過程中最重要的就是人才，精通檔案管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才是高校檔案信息化建設(shè)的急需人才。高校應(yīng)積極引進(jìn)這方面的優(yōu)秀人才，為檔案管理部門注入新的血液，從而推進(jìn)信息化建設(shè)。積極組織檔案管理工作人員參加技術(shù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)以及先進(jìn)的檔案信息化管理理念，提高相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力。檔案管理部門人員之間相互溝通，共同為檔案信息化建設(shè)添磚加瓦，做好高校檔案信息化。3.加大高校檔案信息化建設(shè)的資金投入。高校檔案信息化建設(shè)需要強(qiáng)大的資金支持，只有資金到位，檔案信息化建設(shè)的步伐才會(huì)加快。從引進(jìn)人才到購買信息化建設(shè)的各種基礎(chǔ)設(shè)備（大型電腦、存儲(chǔ)設(shè)備等），再到請(qǐng)專家培訓(xùn)檔案管理人員等方面均需大量的資金。在高校經(jīng)費(fèi)總體有限的情況下，投入高校檔案管理信息化建設(shè)方面的資金也不可能太充足，這就要求檔案管理部門精打細(xì)算，減少不必要的開支，把錢用到刀刃上。不斷完善檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)施，引進(jìn)先進(jìn)檔案管理新理念，促進(jìn)高校檔案信息化快速發(fā)展。4.完善檔案信息化管理體系。合理規(guī)范的檔案信息化管理體系是保證檔案管理效率的重要方面。從文檔的收集整理到文件信息化處理，再到建檔入庫以及后期用戶查詢等一系列程序均需要制定嚴(yán)格的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，保證文檔的完整性、真實(shí)性以及可靠性。積極開展培訓(xùn)，增強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)能力，加強(qiáng)責(zé)任意識(shí)，完善檔案信息化管理體系。5.開通網(wǎng)上查詢系統(tǒng)，提高檔案利用效率高校檔案作為一個(gè)信息庫，儲(chǔ)存著教學(xué)科研等眾多資料，是人類的財(cái)富。對(duì)于非保密檔案（課件、上課視頻等），開通網(wǎng)上查詢、下載等功能，有利于提高檔案的利用效率，實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值的效益最大化。6.加強(qiáng)信息安全的保護(hù)。高校檔案信息化以后，所有檔案均儲(chǔ)藏于網(wǎng)絡(luò)終端中，如何保護(hù)檔案不被惡意篡改、盜取，是檔案信息化工作的重要內(nèi)容。在電腦上安裝防火墻或者殺毒軟件，防止病毒的侵入；選擇合適的檔案管理軟件；對(duì)用戶訪問權(quán)限進(jìn)行限制，對(duì)保密文件進(jìn)行加密，只允許特定的工作人員查看。

參考文獻(xiàn)：

[1]張靜華：《我國檔案信息資源從“獨(dú)享”到“共享”轉(zhuǎn)型的路徑探析》，《山西檔案》2017年第2期。

[2]馬銳：《關(guān)于高校檔案管理信息化建設(shè)的探討》，《辦公室業(yè)務(wù)》2017年第2期。

作者:李佳 單位:運(yùn)城職業(yè)技術(shù)學(xué)院