導語：醫(yī)院招投標檔案管理與規(guī)范化管理策略一文來源于網友上傳，不代表本站觀點，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

[摘要]現(xiàn)階段，隨著醫(yī)院就醫(yī)患者人數(shù)的不斷增多，醫(yī)院經營規(guī)模逐步擴大，招投標項目也隨之增多，使得招投標檔案管理在醫(yī)院院務公開、基建項目管理以及內部管理中的作用日益凸顯。該文從分析醫(yī)院招投標檔案的特點入手，對醫(yī)院招投標檔案管理存在的問題進行分析，并提出規(guī)范化管理的策略，期望對提高醫(yī)院招投標檔案管理水平有所幫助。

[關鍵詞]醫(yī)院；招投標；檔案管理；規(guī)范化

醫(yī)院招投標工作是醫(yī)院滿足醫(yī)療服務所需的一項重要工作。大部分醫(yī)院設置了招投標辦公室，專門負責招投標工作，嚴格執(zhí)行招投標規(guī)范程序。但是，醫(yī)院卻未對招投標檔案管理引起足夠的重視，在檔案管理中普遍存在著管理制度缺失、檔案資料收集不完善、檔案信息化建設滯后、檔案人員素質不高等問題，嚴重影響著招投標檔案管理水平的提升。加之，醫(yī)院招投標檔案具有系統(tǒng)性、多樣性和分散性的特點，與一般檔案相比其管理的復雜程度更高，進一步增加了檔案管理工作的難度。為此，醫(yī)院必須轉變傳統(tǒng)觀念，明確招投標檔案管理在醫(yī)院內部管理中的重要性，將招投標檔案管理貫穿于招投標項目實施的全過程中，對招投標檔案實施規(guī)范化、標準化、信息化管理，進一步提升招投標檔案的管理效率和水平。

1醫(yī)院招投標檔案的特點

醫(yī)院招投標檔案是指在招投標過程中形成的各類資料，與其他類型的檔案資料相比，招投標檔案具有特殊性，具體體現(xiàn)在以下3個方面。1.1系統(tǒng)性。醫(yī)院的招投標與建設工程的招投標存在較大的差異，這是因為醫(yī)院在開展招投標工作時，是以單個的項目、具體的醫(yī)療設備作為一個獨立的單元展開的，與項目有關的資料具有較強的系統(tǒng)性。醫(yī)院進行招投標的過程中，任何的程序均會形成內容各不相同的材料，每一份材料都有自身的價值和作用，缺一不可。現(xiàn)階段，國內醫(yī)院的招投標檔案主要包括以下內容：招標申請、院領導意見、具體的工作方案、招標邀請書、技術要求及參數(shù)、各類表格（評分表、匯總表、價格分析表等）、招標公示及中標通知，與醫(yī)院招投標工作有關的案卷具有較為完整的系統(tǒng)性。1.2多樣性。與建設工程項目相比，醫(yī)院的招投標項目更多、種類更加繁雜，歸屬于設備采購的有核磁共振成像設備、彩超類設備、透析設備、X光機、動態(tài)心電圖設備等等；歸屬于物資管理部門的有各類辦公用具、衛(wèi)生耗材、醫(yī)療科室耗材等，其中涵蓋數(shù)百個種類；歸屬于后勤管理部門的有鍋爐設備更新、燃煤采購、車輛維修和專業(yè)養(yǎng)護、病患服裝及被褥洗滌、裝修改造、食堂承包等等；歸屬于藥事委員會的有藥品、藥劑的招投標等。醫(yī)院的招投標囊括了從基建到物資等所有內容，每一項招投標都會產生相應的資料，由此使得醫(yī)院招投標檔案工作呈現(xiàn)出多樣性的特點，對檔案管理工作提出了更高的要求。1.3分散性。在醫(yī)院的各個職能部門中，招投標委員會并非常設機構，大部分招投標工作都是由招標辦公室全權負責。而具體的項目采購則是由相關的職能部門負責管理，如大型醫(yī)療設備采購由設備管理部門負責。在這一前提下，醫(yī)院招投標項目所產生的檔案材料，全都分散在各個職能部門當中，由此使得檔案具有了分散性的特點，這樣一來，給招投標檔案的集中管理帶來諸多不變，從而影響了檔案管理效率和水平的進一步提升。

2醫(yī)院招投標檔案管理存在的問題

2.1招投標檔案管理制度缺失。醫(yī)院未對招投標檔案管理建立起相應的管理制度，導致檔案管理工作缺乏有力的執(zhí)行依據(jù)。在缺乏規(guī)章制度約束的情況下，招投標工作人員和檔案管理人員未能明確自身的工作職責，對招投標檔案管理形成了片面認識，易出現(xiàn)工作推諉情況。同時，在招投標檔案管理中，醫(yī)院各部門之間沒有執(zhí)行檔案資料交接程序，只是對檔案資料進行簡單收集和整理，缺少對資料內容的審核和鑒定，易出現(xiàn)檔案資料管理混亂的情況。2.2檔案資料收集不完整。醫(yī)院招投標檔案管理缺乏長效運行機制，沒有將管理工作貫穿于招投標的全過程中，致使檔案資料收集不完整。如，部分醫(yī)院檔案管理部門沒有將招投標文件資料列入歸檔范圍內，使得招投標文件資料未能得到系統(tǒng)化保管，易出現(xiàn)遺失、損壞等問題；部分醫(yī)院的招投標項目復雜，涉及諸多部門科室的共同協(xié)作，但是在實際招投標的過程中，這些部門科室各自為政，缺乏統(tǒng)一管理。尤其在資料文件管理方面，各個部門科室自管資料，經常出現(xiàn)資料未能及時上交的情況，造成資料歸檔不完整；醫(yī)院在重大項目招投標工作中，如大型基建項目、大批量醫(yī)療物資采購等，招投標管理部門只重視重要資料文件的收集，而對一些小設備、輔助材料的招投標資料收集并未引起重視。2.3檔案管理人員素質不高。醫(yī)院招投標檔案管理工作缺乏專業(yè)人員專職負責，在實際工作中，檔案管理人員通常為兼職人員，這些人員主要負責招投標工作，并兼職負責招投標文件資料的收集整理。由于兼職工作人員只熟悉招投標業(yè)務，不熟悉檔案管理專業(yè)知識與技能，加之醫(yī)院檔案管理部門缺乏對兼職工作人員的業(yè)務指導，從而導致檔案管理質量偏低。同時，在招投標檔案的借閱環(huán)節(jié)，醫(yī)院沒有落實完善的借閱程序，檔案管理人員也未曾認識到招投標檔案保管的重要性，所以檔案管理人員經常會在審批手續(xù)不全的情況下向部門科室或人員調閱檔案資料，威脅到檔案資料的安全性。

3醫(yī)院招投標檔案規(guī)范化管理的策略

3.1建立健全招投標檔案管理制度。醫(yī)院招投標檔案管理工作的開展需要有完善的制度作為保障，因此，應結合醫(yī)院招投標項目的特點，建立健全招投標檔案管理制度，對各個職能部門所應承擔的管理職責加以進一步明確，針對招投標檔案的歸檔日期及內容編制相應的規(guī)定，并設立專門的檔案室，對招投標檔案進行集中保存，檔案管理人員應做好檔案的登記、接收等工作，同時應按照檔案的內容進行分類整理，裝訂入卷。為避免檔案受損，應做到防火、防潮、防盜等措施，確保招投標檔案的安全性和完整性。此外，在招投標檔案管理制度中，應對具體的操作流程進行規(guī)定，定期檢驗招投標檔案，若是發(fā)現(xiàn)其中存在問題，則應找出原因，并采取有效的方法和措施進行處理，避免問題擴大。3.2落實招投標檔案管理機制。醫(yī)院要建立起招投標檔案管理長效機制，確保檔案管理工作規(guī)范化、系統(tǒng)化開展。①提前介入機制。醫(yī)院可以按照招投標執(zhí)行系統(tǒng)的性質，由總務部門、醫(yī)療設備采購部門以及藥劑管理部門，負責相關文件的起草，并對具體安排招投標的過程進行控制。同時，可采取分期、分批的方法，在招投標的實施階段對檔案進行收集整理。②規(guī)范檔案歸卷程序。為保證招投標檔案的完整性和安全性，應當對檔案的歸卷程序加以規(guī)范?？勺裱綍r歸卷的原則，確保檔案的準確性，從而使其法律憑證作用得以充分發(fā)揮。相關職能部門在招投標工作完成后，應對具體的材料進行整理，發(fā)現(xiàn)問題及時修正，以此來提高檔案管理的規(guī)范性。③規(guī)范檔案管理內容。招投標檔案管理內容要涵蓋紙質文件、光盤等多種載體形式，對檔案資料進行合理分類，包括招標文件、投標文件、評委抽取登記表、評標資料、中標通知書等，以便備查之用。3.3加快檔案管理信息化建設。在網絡信息時代到來的今天，醫(yī)院的招投標檔案管理工作應當與時俱進，對信息化技術進行合理運用，加快構建檔案管理信息化系統(tǒng)，借此來提升招投標檔案管理效率。醫(yī)院可將現(xiàn)有的紙質檔案通過數(shù)字掃描儀，變?yōu)閿?shù)字檔案，然后存儲到檔案管理系統(tǒng)當中，這樣不但便于檔案的保存，而且還能節(jié)省空間，更為重要的是，可以使檔案管理變得更加規(guī)范和高效。在對檔案進行信息化管理的過程中，系統(tǒng)的安全性尤為重要。為此，檔案管理人員應當定期對殺毒軟件進行更新，下載補丁，處理系統(tǒng)漏洞，為檔案存儲提供一個安全的環(huán)境。同時應當對網絡服務器及相關設備進行定期檢查，運用網絡監(jiān)控技術及各種有效的安全技術措施，如加密處理等，增強招投標檔案的安全性，避免重要的信息外泄，給醫(yī)院造成不必要的經濟損失。此外，為使招投標檔案的作用得以充分發(fā)揮，應實現(xiàn)檔案信息共享，通過建立招投標檔案數(shù)據(jù)庫，提升檔案的利用效率。3.4加強檔案管理隊伍建設。醫(yī)院必須加大檔案管理人才的培養(yǎng)力度，打造一支綜合素質高、業(yè)務能力強的檔案管理隊伍。①應當使招投標檔案管理人員具備較強的法律意識，這是因為醫(yī)院所有的招投標項目都是依法運作的采購活動，因此檔案管理人員必須以法律法規(guī)的要求為立足點，在實際工作中，應當遵守相關的法律規(guī)定，如招投標法、檔案法、政府采購法等等，依法進行檔案管理。②檔案管理人員必須具備良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，做到不計較名利，發(fā)揚不辭辛勞的工作作風，在自己的工作崗位上默默無聞地奉獻。③招投標檔案涉及醫(yī)院內部的多個部門，為做好檔案管理工作，檔案管理人員應當具備較強的溝通與協(xié)調能力，確保此項工作的有序進行。

4結論

綜上所述，醫(yī)院在運營管理中要認識到招投標檔案管理的重要性，深入、持續(xù)、有效、規(guī)范地開展招投標檔案管理工作，嚴格落實招投標檔案管理制度和管理機制，為醫(yī)院建設發(fā)展提供詳實的資料。醫(yī)院要將招投標檔案管理作為院務公開、廉政建設以及經濟管理的基礎性工作，納入到檔案管理工作體系中，不斷提高招投標檔案管理水平。

[參考文獻]

[1]吳振全.論醫(yī)院建設項目醫(yī)療工程招投標監(jiān)管環(huán)境建設[J].中國工程咨詢,2017(4):48-49.

[2]朱晞.我國公立醫(yī)院醫(yī)院建筑大修預算編制和招投標管理工作探討[J].中國衛(wèi)生產業(yè),2017(10):109-110.

[3]婁志偉.醫(yī)院招投標檔案管理規(guī)范化研究[J].世界最新醫(yī)學信息文摘,2017(9):87-88.

[4]韓冰,沈鐵峰,周璇.科學管理醫(yī)院招標檔案管理的認識與思考[J].財經界：學術版,2016(8):98-99.

[5]陳戎,沈蕾.醫(yī)院工程在設計與招投標階段造價控制的探討[J].中國醫(yī)院建筑與裝備,2015(5):76-77.

作者:宋穎 單位:山東省聊城市人民醫(yī)院