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2005年8月，國資委印發(fā)《企業(yè)國有資產(chǎn)評估管理暫行辦法》（以下簡稱《暫行辦法》），明確了應(yīng)當(dāng)進(jìn)行資產(chǎn)評估的13類企業(yè)行為。據(jù)此，各中央和地方國有企業(yè)陸續(xù)開展了國有資產(chǎn)評估工作，形成了大量的文件材料。這些文件材料真實、完整地記錄了企業(yè)國有資產(chǎn)評估工作的全過程。把這些文件材料系統(tǒng)、科學(xué)、規(guī)范地整理好、保管好，是企業(yè)的職責(zé)。建設(shè)既能滿足企業(yè)國有資產(chǎn)評估工作需要，又能確保相關(guān)檔案材料安全保管、便捷利用的國有資產(chǎn)評估檔案管理體系十分必要、意義重大。

資產(chǎn)評估檔案的特征分析

1.政策屬性資產(chǎn)評估是加強(qiáng)國有資產(chǎn)管理的基礎(chǔ)工作，是保護(hù)國有資產(chǎn)不流失的重要手段，有利于國有資產(chǎn)的保值增值。在《企業(yè)國有資產(chǎn)交易監(jiān)督管理辦法》等法律、規(guī)定中均有在實施資產(chǎn)處置前進(jìn)行資產(chǎn)前置評估的要求。各級國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)履行出資人職責(zé)的企業(yè)及其各級子企業(yè)涉及的資產(chǎn)評估事項均應(yīng)執(zhí)行《暫行辦法》。資產(chǎn)評估檔案在企業(yè)的資產(chǎn)評估工作中產(chǎn)生，具有政策屬性。2.規(guī)范屬性資產(chǎn)評估工作的監(jiān)管主體和監(jiān)管方式、需要（或不必）進(jìn)行資產(chǎn)評估的企業(yè)經(jīng)濟(jì)行為范圍、受委托的資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)的基本條件、資產(chǎn)評估項目的核準(zhǔn)程序和備案程序、核準(zhǔn)申請材料和備案材料范圍、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)審核內(nèi)容等事項在《暫行辦法》中都有明確規(guī)定。各企業(yè)遵循這些規(guī)定制定本企業(yè)的國有資產(chǎn)評估工作管理辦法。受企業(yè)委托的資產(chǎn)評估機(jī)構(gòu)也相應(yīng)地制定相關(guān)工作規(guī)范。因此，資產(chǎn)評估檔案的規(guī)范性就有了保證。3.項目屬性資產(chǎn)評估檔案是資產(chǎn)評估工作各個參與方在資產(chǎn)評估項目開展過程中形成的，反映資產(chǎn)評估程序、支持評估結(jié)論的各類文件材料，包括相關(guān)企業(yè)行為的原始記錄、核準(zhǔn)或備案報送材料、公示及備案過程中的各版本正式資產(chǎn)評估報告、公示函和公示表、各公示主體的公示反饋意見、往來函件、公示結(jié)論以及備案表等。這些文件材料均是以資產(chǎn)評估項目為核心。很多資產(chǎn)評估項目從開始到結(jié)束，往往跨越自然年度，將資產(chǎn)評估檔案作為文書檔案進(jìn)行管理可能影響企業(yè)檔案工作的正常進(jìn)行，也會影響資產(chǎn)評估檔案的質(zhì)量。而將資產(chǎn)評估文件材料以項目為單位進(jìn)行收集，作為專題檔案按照項目、文件兩級進(jìn)行管理，可以較好地保持文件材料之間的邏輯關(guān)系，既可以全面展現(xiàn)工作，又便于歸檔工作的開展和檔案的保管利用。4.保密屬性部分資產(chǎn)評估項目為涉密項目，或者包含企業(yè)商業(yè)秘密的信息。對于這類信息，企業(yè)應(yīng)遵守相關(guān)保密要求。保密要求不僅要嵌入包括評估機(jī)構(gòu)委托、評估人員遴選、材料報送與傳遞、公示信息發(fā)布等環(huán)節(jié)的資產(chǎn)評估工作全過程，還要在后續(xù)的相關(guān)資產(chǎn)評估文件材料的收集整理和資產(chǎn)評估檔案的保管利用工作中得到嚴(yán)格遵循。資產(chǎn)評估檔案管理面臨的問題1.檔案管理要求亟待強(qiáng)化目前，《暫行辦法》第五條指出：“各級國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)及其所出資企業(yè)，應(yīng)當(dāng)建立企業(yè)國有資產(chǎn)評估管理工作制度，完善資產(chǎn)評估項目的檔案管理，做好項目統(tǒng)計分析報告工作。”但在實際工作中，很多企業(yè)對資產(chǎn)評估工作產(chǎn)生的文件材料的管理和資產(chǎn)評估檔案的管理還比較薄弱，還未明確相關(guān)方的管理職責(zé)和歸檔工作細(xì)則。由于資產(chǎn)評估過程復(fù)雜、時間跨度較大，文件材料形成和流轉(zhuǎn)于多個參與方，各參與方的檔案管理水平不同，在沒有比較明確的檔案管理要求和操作規(guī)范的情況下，資產(chǎn)評估文件材料的收集整理工作難以系統(tǒng)規(guī)范、及時有效地開展，資產(chǎn)評估檔案的真實性、完整性得不到保證。部分形成時間較早的資產(chǎn)評估項目文件材料已經(jīng)遺失，難以收集。2.管理人員檔案意識有待增強(qiáng)企業(yè)各層級管理人員對資產(chǎn)評估檔案工作沒有給予足夠的重視。一方面，資產(chǎn)管理部門沒有明確專人管理資產(chǎn)評估文件材料，歸檔職責(zé)不清晰，兼職情況比較普遍，人員變動頻繁；另一方面，檔案部門不了解資產(chǎn)評估工作，沒有督促資產(chǎn)管理部門開展資產(chǎn)評估文件材料的收集整理工作，也缺少監(jiān)督控制手段，沒有及時提出歸檔工作要求。3.信息化手段缺失，管理成本高資產(chǎn)評估工作有評估機(jī)構(gòu)、企業(yè)總部、企業(yè)下屬單位、國有資產(chǎn)監(jiān)督管理機(jī)構(gòu)4個參與方，處理環(huán)節(jié)達(dá)20多個，實物傳遞20余次。文件材料在資產(chǎn)評估工作中逐步產(chǎn)生，最終形成以項目為單位的歸檔材料。由于缺少貫穿整個工作流程的信息化管理手段，企業(yè)無法高效跟蹤項目進(jìn)程，無法確定文件材料的真實性、完整性。同時，總體數(shù)量大，產(chǎn)生主體不同，缺少文件格式、封裝規(guī)范等細(xì)化規(guī)則，影響了檔案管理的效率。資產(chǎn)評估檔案信息化管理水平低、綜合管理成本高，在收集、整理、利用等方面均落后于其他門類的企業(yè)檔案。

資產(chǎn)評估檔案管理體系建設(shè)

1.梳理評估流程，形成歸檔清單深入理解資產(chǎn)評估工作，熟悉資產(chǎn)評估工作的基本流程是做好資產(chǎn)評估檔案管理工作的前提。資產(chǎn)管理部門和檔案部門工作人員通過對《暫行辦法》的深入學(xué)習(xí)和對資產(chǎn)評估工作的全面了解，共同梳理資產(chǎn)評估工作的流程，包括評估報告初核、外部專家復(fù)核、評估報告公示、系統(tǒng)審核備案、紙質(zhì)資料報送等環(huán)節(jié)。在資產(chǎn)評估工作開展過程中產(chǎn)生的各類文件材料分別納入相關(guān)參與方的歸檔范圍（如表所示），由各參與方分別開展資產(chǎn)評估文件材料的收集整理和歸檔工作。2.建立管理團(tuán)隊，強(qiáng)化檔案意識資產(chǎn)評估檔案是企業(yè)檔案的一個新門類。這類檔案的收集、整理等工作，需要素質(zhì)高、專業(yè)能力強(qiáng)的人員和團(tuán)隊。企業(yè)可將資產(chǎn)評估檔案納入專題檔案進(jìn)行管理。資產(chǎn)管理部門設(shè)置資產(chǎn)評估資料管理專員，檔案部門指定專人協(xié)同資產(chǎn)評估資料管理人員開展工作。企業(yè)還應(yīng)針對相關(guān)人員定期開展檔案專業(yè)知識、資產(chǎn)評估知識培訓(xùn)，強(qiáng)化工作人員的檔案意識。3.借助信息化手段，實現(xiàn)降本增效在資產(chǎn)評估工作中，各參與方內(nèi)部一般通過OA系統(tǒng)（或電子郵件）傳遞文件。評估報告等材料的正式版本在歸檔時一般需要通過郵寄方式。為了完成資產(chǎn)評估文件材料的日常管理工作，相關(guān)臺賬的建設(shè)、工作進(jìn)度跟進(jìn)、意見匯總等工作一般要在線下進(jìn)行。傳統(tǒng)的工作模式不能滿足大批量、高強(qiáng)度的工作需要，精細(xì)化程度和管理效率都難以提升。企業(yè)可以結(jié)合實際，建設(shè)資產(chǎn)評估管理系統(tǒng)，通過系統(tǒng)固化資產(chǎn)評估工作流程，將管理要求、工作規(guī)范等嵌入系統(tǒng)，實現(xiàn)評估流程標(biāo)準(zhǔn)化、評估標(biāo)準(zhǔn)可視化、分析匯總自動化，不斷提升工作效率。在條件成熟的時候，企業(yè)可將資產(chǎn)評估管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)、國資委產(chǎn)權(quán)管理綜合信息系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)貫通，實現(xiàn)資產(chǎn)評估工作信息化。與此同時，檔案部門應(yīng)分析資產(chǎn)評估檔案文件材料的載體類型，制定詳細(xì)的立卷、組卷、歸檔方案，明確電子與實體檔案的關(guān)聯(lián)關(guān)系，通過技術(shù)手段確保電子檔案的真實性、完整性、可用性和安全性，實現(xiàn)部分文件材料的單軌制歸檔。通過檔案管理系統(tǒng)與資產(chǎn)評估管理系統(tǒng)的連接，實時或者定期將批量資產(chǎn)評估檔案導(dǎo)入檔案管理系統(tǒng)，降低工作人員的工作強(qiáng)度，提升檔案管理效率。

資產(chǎn)評估檔案管理體系建設(shè)構(gòu)想

1.資產(chǎn)評估管理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)協(xié)同優(yōu)化在資產(chǎn)評估管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)均已建成的情況下，系統(tǒng)的連接和協(xié)同成為提高資產(chǎn)評估檔案管理水平的關(guān)鍵。針對不同類型的資產(chǎn)評估項目，企業(yè)可以定制差異化的歸檔目錄清單，在不同的工作環(huán)節(jié)，以技術(shù)手段主動從前端系統(tǒng)獲取歸檔電子文件；在文件材料生成（或者定稿）的關(guān)鍵節(jié)點，向歸檔責(zé)任者推送歸檔提示，避免評估周期過長或流轉(zhuǎn)次數(shù)過多導(dǎo)致文件材料遺失甚至被篡改。以信息化手段促進(jìn)資產(chǎn)評估文件材料及時、完整歸檔。針對涉及企業(yè)商業(yè)秘密的資產(chǎn)評估項目，兩個系統(tǒng)可以加載商業(yè)秘密管控模塊，對企業(yè)商業(yè)秘密實施有效保護(hù)。2.探索資產(chǎn)評估檔案單軌制歸檔目前，資產(chǎn)評估報告、公示結(jié)論、審核意見報告和資產(chǎn)評估項目備案表等文件材料只有簽字并加蓋公章才具有法律效力。這些文件材料以紙質(zhì)形式存在。但在調(diào)閱利用檔案時，電子版本的資產(chǎn)評估檔案已經(jīng)可以滿足需要。企業(yè)可以以資產(chǎn)評估檔案單軌制歸檔管理為目標(biāo)進(jìn)行探索。3.研究“屬地歸檔”機(jī)制，加強(qiáng)企業(yè)總部的監(jiān)督管理目前，紙質(zhì)版本的資產(chǎn)評估報告（終稿）、公示結(jié)論、審核意見報告和資產(chǎn)評估項目備案表在企業(yè)內(nèi)部仍存在重復(fù)歸檔的情況，即企業(yè)總部和下屬單位分別歸檔。這樣做不僅額外耗費人力物力，還不利于統(tǒng)一管理。綜合考慮國資委對企業(yè)資產(chǎn)評估報告質(zhì)量的要求和降本增效的要求，下一步，企業(yè)總部可以進(jìn)一步明確資產(chǎn)評估檔案的歸檔主體和歸檔范圍，下屬單位按要求對紙質(zhì)版本的資產(chǎn)評估報告（終稿）實施歸檔，企業(yè)總部僅將其電子版本作為資料進(jìn)行保管。企業(yè)總部定期或不定期對下屬單位的資產(chǎn)評估檔案歸檔情況進(jìn)行檢查，不斷改進(jìn)資產(chǎn)評估檔案管理工作，增強(qiáng)下屬單位的檔案意識，提高資產(chǎn)評估檔案的管理水平。

作者：王向東 叢浩 張宸愷