導(dǎo)語：基層單位檔案收集精準(zhǔn)化管控研究一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：檔案收集在檔案管理工作中占有重要地位。在很多基層單位中，檔案收集在執(zhí)行和操作中遇到的問題頗多。筆者以所在單位實(shí)例操作為依據(jù)，提出檔案收集工作精準(zhǔn)化管控的概念和意義，探討目前基層檔案收集工作中存在的問題，進(jìn)一步對(duì)檔案收集工作精準(zhǔn)化管控進(jìn)行分析，以期為基層單位檔案收集工作提供參考和借鑒。

關(guān)鍵詞：基層單位;檔案收集;精準(zhǔn)化

檔案收集在檔案管理工作中占有重要地位，雖然《中華人民共和國(guó)檔案法》對(duì)檔案收集工作有明確要求，但在很多基層單位中，最難執(zhí)行和操作的仍然是這項(xiàng)工作?；跈n案收集工作中面臨的困境，筆者以所在單位實(shí)例操作為依據(jù)，提出檔案收集工作精準(zhǔn)化管控措施，以解決檔案收集工作中面臨的實(shí)際困境。

一、檔案收集精準(zhǔn)化管控的概念及意義

檔案收集精準(zhǔn)化管控，就是對(duì)檔案收集涉及的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行梳理，在檔案收集的事前、事中、事后細(xì)化工作細(xì)節(jié)，形成精準(zhǔn)歸檔機(jī)制，以達(dá)到檔案收集齊全、完整、準(zhǔn)確的工作要求。以文書檔案為例，檔案收集分為平時(shí)收集和年度收集。建立檔案收集精準(zhǔn)化管控體系，收集環(huán)節(jié)可以分為事前預(yù)估、事中追蹤、事后監(jiān)督三個(gè)部分。事前預(yù)估包括收集檔案收集線索、制作檔案索引目錄、召開歸檔協(xié)調(diào)會(huì)。事中追蹤包括檔案員督促按時(shí)歸檔、檔案員提供檔案收集專業(yè)指導(dǎo)、根據(jù)實(shí)際情況調(diào)整歸檔范圍和索引目錄。事后監(jiān)督包括檔案員對(duì)歸檔文件的檢查、歸檔目標(biāo)匹配度的考量以及歸檔部門績(jī)效考核。檔案收集精準(zhǔn)化管控通過進(jìn)一步規(guī)范基層檔案工作，從頂層設(shè)計(jì)的角度來確?；鶎訖n案收集工作不走過場(chǎng)、不打折扣，為基層檔案收集工作提供實(shí)際操作標(biāo)準(zhǔn)和遵循辦法，為檔案收集總體要求的落實(shí)情況提供監(jiān)督和指導(dǎo)的依據(jù)。

二、基層單位檔案收集工作困境

筆者所在的基層檔案單位不向檔案館移交檔案，檔案由單位自行保管和管理，上級(jí)單位對(duì)檔案工作指導(dǎo)有限，具體工作如何操作需要檔案員根據(jù)單位實(shí)際情況探索和總結(jié)。通過學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》和參加相關(guān)檔案培訓(xùn)，筆者發(fā)現(xiàn)上級(jí)部門對(duì)基層單位在檔案收集具體操作方面的指導(dǎo)比較模糊，不能精確化解決基層單位檔案收集工作中面臨的問題。經(jīng)過調(diào)研，類似的基層單位在檔案收集方面存在的問題主要涉及以下幾個(gè)方面。（一）檔案收集范圍不明確、不精準(zhǔn)。筆者單位初期制定的歸檔范圍非常概括和籠統(tǒng)，各部門兼職檔案員又缺乏系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識(shí)，對(duì)歸檔范圍部分概括性的表述與實(shí)際工作中產(chǎn)生的文件歸類存在一定的理解困難。歸檔范圍操作性不強(qiáng)，導(dǎo)致檔案收集目標(biāo)不明確，實(shí)施效果差。（三）檔案收集內(nèi)容不完整、不準(zhǔn)確。雖然歸檔制度已經(jīng)建立，但是很多檔案存在卷宗不完整的問題。有的是機(jī)關(guān)成立之初的檔案文件缺件，有的是對(duì)內(nèi)的非紅頭文件，如調(diào)查統(tǒng)計(jì)、內(nèi)部規(guī)章等文件材料明顯不全，有的是文件的請(qǐng)示與批復(fù)分家，有的是工作活動(dòng)中形成的錄音、照片歸檔不全。（三）檔案收集意識(shí)不統(tǒng)一?；鶎訖n案單位兼職檔案人員較多，經(jīng)常存在調(diào)換崗位的現(xiàn)象。新上任的檔案員沒有檔案專業(yè)知識(shí)和實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)，如果不重視檔案收集培訓(xùn)，不積極召開檔案收集工作會(huì)以統(tǒng)一思想認(rèn)識(shí)，在不了解文書部門和業(yè)務(wù)部門的工作關(guān)系的情況下，做好精準(zhǔn)化歸檔工作，必然困難重重。歸檔意識(shí)不統(tǒng)一表現(xiàn)在歸檔不及時(shí)和歸檔制度執(zhí)行不到位上。在規(guī)定的歸檔時(shí)間無法移交檔案是普遍存在的問題，筆者單位在實(shí)行檔案精準(zhǔn)化管控前，每年能夠按時(shí)歸檔的部門不超過一半。業(yè)務(wù)單位經(jīng)常以工作繁忙為理由進(jìn)行拖延，檔案部門沒有懲罰機(jī)制，或者礙于情面無法做到督辦落實(shí)。文書資料歸檔制度不健全或者執(zhí)行不嚴(yán)格，各部門歸檔多是成包或者成堆移交零散未整理的文件，不是按歸檔范圍移交，而是有什么就交什么。（四）檔案歸檔監(jiān)督管控執(zhí)行不到位?；鶎訂挝粰n案室一般被定位為單位服務(wù)部門，輔助其他能夠直接產(chǎn)生效益的部門。在一些基層單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案工作重視不足，如果沒有單位績(jī)效機(jī)制的支撐和行之有效的管控手段，歸檔工作更加無法順利進(jìn)行。

三、檔案收集精準(zhǔn)化管控策略分析

面對(duì)基層單位檔案收集中普遍存在的諸多問題，依靠檔案收集精準(zhǔn)化管控在檔案收集事前、事中、事后的規(guī)范指導(dǎo)，可以避免或減少檔案收集風(fēng)險(xiǎn)，維護(hù)檔案的全面性與完整性，為檔案收集工作提供更加可靠的保障。（一）更新和修訂檔案保管期限表，促進(jìn)檔案收集范圍精準(zhǔn)化。檔案保管期限表不應(yīng)該是一成不變的，除了遵循國(guó)家機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定，檔案部門還應(yīng)根據(jù)單位實(shí)際情況，在每年歸檔前根據(jù)各歸檔部門撤銷、建立和職能變化予以調(diào)整。調(diào)整歸檔范圍需要檔案部門深入歸檔部門進(jìn)行調(diào)研，確保檔案保管期限表與實(shí)際情況相符，從而更加精準(zhǔn)地指導(dǎo)歸檔工作。（二）收集和整理檔案收集線索，建立檔案收集索引，保證檔案收集內(nèi)容精準(zhǔn)化。檔案收集線索是指可以提示檔案出處的各類文字記錄，包括歸檔年度內(nèi)的大事記、年鑒、信息、總結(jié)、年報(bào)、公文目錄、印章登記簿、宣傳網(wǎng)站、公眾號(hào)、官方微博、OA平臺(tái)等，各單位能形成檔案線索的文件可能有所不同，但這類文件都有共同之處，可以作為查找檔案的線索，這些文件可以在每年正式開展檔案收集工作前提前收集。例如：（1）大事記“1月4日召開某單位第七屆第十次經(jīng)費(fèi)審查委員會(huì)會(huì)議”。這條大事記記錄的會(huì)議應(yīng)該產(chǎn)生的檔案包括通知、會(huì)議簽到表、會(huì)議報(bào)告等。大事記、信息、年鑒都是按照事件整理形成，提示方式有類似之處，可以互為補(bǔ)充形成完整的檔案線索。（2）總結(jié)。總結(jié)分為科室總結(jié)和整個(gè)單位的年度總結(jié)。年度總結(jié)里提到的都是本單位該年度內(nèi)的大事要事，是最重要的檔案收集線索，應(yīng)當(dāng)獲得重視。例如：“2018年完成上級(jí)單位重點(diǎn)任務(wù)分解26項(xiàng)、調(diào)研課題2項(xiàng)；完成重點(diǎn)任務(wù)51項(xiàng)、調(diào)研課題29項(xiàng)?！睆倪@句總結(jié)中可以找到要收集的科研檔案有哪些，重點(diǎn)任務(wù)項(xiàng)目檔案有哪些，只要依據(jù)線索對(duì)癥下藥就能找到具體的歸檔資料。借助從年度總結(jié)中找到的檔案線索可以進(jìn)一步查找科室總結(jié)以明確歸檔部門，還可以在科室總結(jié)里繼續(xù)查找有保存價(jià)值的檔案線索。（3）發(fā)文目錄和印章登記簿。單位對(duì)外對(duì)內(nèi)的紅頭文件會(huì)形成發(fā)文目錄，除了發(fā)文本身應(yīng)該歸檔以外，還可以根據(jù)文件內(nèi)容分析其他可能形成的檔案。例如“某單位關(guān)于開展非洲野生動(dòng)物基金會(huì)圖片展的請(qǐng)示”這份文件可以補(bǔ)充請(qǐng)示對(duì)應(yīng)的批復(fù)、合同以及圖片展活動(dòng)相關(guān)文件、照片等方面的檔案。這樣就形成了一個(gè)精準(zhǔn)的檔案收集閉環(huán)。同樣，印章登記簿也可以起到提示歸檔線索的作用。（4）宣傳網(wǎng)站和公眾號(hào)、官方微博。網(wǎng)站和公眾號(hào)、官方微博是單位對(duì)內(nèi)對(duì)外宣傳和事項(xiàng)的窗口，也是不可遺漏的檔案收集線索。歸檔年度內(nèi)的通知、公告、圖片都可以成為檔案收集線索，甚至可以被直接下載歸檔。這些重要的線索材料為檔案收集內(nèi)容的精準(zhǔn)化奠定了基礎(chǔ)。檔案保管期限表按照文件類別的方式指出檔案收集的范圍，而檔案收集索引目錄是把檔案保管期限表中的類別具體到事件，精確指導(dǎo)各部門確定歸檔范圍，從而達(dá)到細(xì)化、規(guī)范檔案收集標(biāo)準(zhǔn)的目的。檔案收集索引目錄（見表1）是按部門、時(shí)間、事件加以整理的，它可以作為檔案保管期限表的補(bǔ)充。各部門檔案員以此為基礎(chǔ)再將目錄上的條目落實(shí)到人，可以精確查找檔案歸屬，也可以實(shí)現(xiàn)歸檔完整性、齊全性。（三）多部門協(xié)同合作，提高檔案收集意識(shí)。檔案收集工作不應(yīng)該是檔案部門的一言堂，應(yīng)該建立檔案部門與歸檔部門的溝通和協(xié)調(diào)共贏機(jī)制。在檔案收集啟動(dòng)之前召開檔案收集工作會(huì)是非常有必要的，會(huì)議請(qǐng)各部門對(duì)檔案部門預(yù)判不當(dāng)?shù)臍w檔范圍加以調(diào)整、完善。一旦明確歸檔時(shí)間、歸檔范圍就要保證各部門執(zhí)行到位，保證歸檔精準(zhǔn)化落實(shí)到位。（四）建立差異性收集機(jī)制，推進(jìn)檔案收集精準(zhǔn)化。在面對(duì)不同類別的文件歸檔時(shí)，需要結(jié)合實(shí)際以及檔案形成的特性，制定差異性歸檔工作機(jī)制。例如，一般文書檔案可以將一年歸檔一次改為年度歸檔+平時(shí)歸檔模式，每月提交預(yù)歸檔電子目錄，年終移交所有檔案實(shí)體?？蒲袡n案、基建檔案按科研項(xiàng)目、基建工程完結(jié)時(shí)間組織歸檔，照片和實(shí)物可以隨時(shí)歸檔。對(duì)于其他一些可以固化的收集渠道，可以將歸檔責(zé)任到人。比如，合同類資料可以由合同章管理員負(fù)責(zé)收集歸檔，機(jī)關(guān)發(fā)文可以由發(fā)文員負(fù)責(zé)收集紅頭文件，會(huì)議文件可以由主辦部門指定專人收集。（五）利用信息化手段助力檔案收集精準(zhǔn)化。建立檔案信息化收集渠道，是提升檔案收集精準(zhǔn)化管控水平的重要手段。實(shí)行預(yù)歸檔機(jī)制，各部門每月將上月產(chǎn)生的需歸檔的電子文件條目和圖像錄入檔案系統(tǒng)，為年度統(tǒng)一歸檔做好準(zhǔn)備。檔案部門也可以隨時(shí)通過檔案系統(tǒng)監(jiān)督各部門的歸檔情況，從而精確掌握所有檔案的流向，避免檔案流失。此外，檔案管理部門還需要負(fù)責(zé)對(duì)各業(yè)務(wù)部門的立卷工作進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檢查，并把該項(xiàng)內(nèi)容列入部門工作的考核指標(biāo)中，以有效保障立卷工作的順利進(jìn)行；可以成立檔案監(jiān)督指導(dǎo)委員會(huì)，由單位主管領(lǐng)導(dǎo)組成，由單位最高級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)擔(dān)任小組組長(zhǎng)，每年對(duì)檔案室的管理工作進(jìn)行指導(dǎo)，定期開展檢查，對(duì)檔案部門績(jī)效情況打分。檔案收集精準(zhǔn)化管控要求把檔案收集工作做細(xì)做精，需要檔案部門在檔案收集中進(jìn)行更多的思考和周密的管控，雖然操作環(huán)節(jié)稍顯復(fù)雜，但是檔案收集效果卻能夠事半功倍。這樣做對(duì)于檔案管理基礎(chǔ)薄弱的基層單位檔案收集工作具有一定的借鑒意義。

參考文獻(xiàn)：

[1]崔學(xué)柳.淺議基層檔案室的檔案收集工作[J].檔案天地，2017（6）：49-51.

作者:王羽佳 單位:北京動(dòng)物園