導(dǎo)語：疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)檔案管理分析一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

［摘要］目的通過調(diào)查全省疾控機(jī)構(gòu)檔案管理情況，參照省疾控中心檔案的規(guī)范管理，指導(dǎo)基層疾控機(jī)構(gòu)規(guī)范開展檔案管理工作。方法通過問卷調(diào)查和現(xiàn)場(chǎng)抽樣調(diào)查方法對(duì)安徽省三級(jí)疾控中心的檔案管理的基本條件和設(shè)施及檔案資料分類與利用分析進(jìn)行調(diào)查。結(jié)果安徽省疾控機(jī)構(gòu)檔案管理人員配置、軟硬件條件難以滿足檔案管理要求，信息化程度低，檔案提供利用方式單一。結(jié)論全省各級(jí)疾控檔案管理水平不均衡，檔案管理總體水平較低，需要加快規(guī)范化管理進(jìn)程。

［關(guān)鍵詞］疾控機(jī)構(gòu)；檔案管理疾控機(jī)構(gòu)

無論在疾病監(jiān)測(cè)、衛(wèi)生應(yīng)急，還是為公眾提供預(yù)防醫(yī)學(xué)服務(wù)和科學(xué)防病知識(shí)等方面，都保存著大量的數(shù)據(jù)。這些資料是疾病控制工作者在長(zhǎng)期實(shí)踐中的寶貴經(jīng)驗(yàn)記載，其中也不乏難以忘卻的教訓(xùn)，對(duì)豐富預(yù)防醫(yī)學(xué)的理論知識(shí)和指導(dǎo)工作實(shí)踐都彌足珍貴［1］。疾控系統(tǒng)的檔案管理可以將分散的、不完整的資料，按照規(guī)范化檔案管理要求，予以分類和重組進(jìn)行集中管理，構(gòu)筑成一部完整的疾病控制史書。為了解安徽省疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀，指導(dǎo)今后更好地開展檔案管理工作，2018年對(duì)全省各級(jí)疾控機(jī)構(gòu)進(jìn)行了相關(guān)調(diào)查，現(xiàn)將結(jié)果報(bào)告如下。

1材料與方法

1.1資料來源。調(diào)查數(shù)據(jù)來源于安徽省級(jí)、市級(jí)和縣級(jí)3級(jí)疾控中心提供的檔案管理數(shù)據(jù)。1.2內(nèi)容和方法。參照《中華人民共和國檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》以及《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，根據(jù)研究?jī)?nèi)容設(shè)計(jì)調(diào)查問卷，對(duì)省、市和縣級(jí)疾控中心進(jìn)行調(diào)查。調(diào)查內(nèi)容包括軟硬件設(shè)施、檔案保管數(shù)量（以卷或件為單位）、人力資源配置、制度保障、檔案信息化進(jìn)度、檔案利用情況和檔案工作考核激勵(lì)措施等。同時(shí)對(duì)省級(jí)疾控中心、隨機(jī)抽取的市、縣和區(qū)級(jí)疾控中心各一家進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)調(diào)查，以核查數(shù)據(jù)填報(bào)質(zhì)量。1.3統(tǒng)計(jì)分析。對(duì)調(diào)查數(shù)據(jù)采用描述性研究方法，揭示安徽省疾控系統(tǒng)檔案管理現(xiàn)狀及存在問題。

2結(jié)果

2.1基本概況。截止2017年底，安徽省共有疾控中心110家，其中省疾控中心1家，市級(jí)疾控中心16家，縣（區(qū)）級(jí)疾控中心93家（其中淮北市轄3區(qū)疾控中心為該市疾控中心派出機(jī)構(gòu)，不計(jì)入?yún)^(qū)縣級(jí)疾控總數(shù)內(nèi)），本次調(diào)查對(duì)象即為上述110家疾控中心。本次調(diào)查共發(fā)放問卷110份，回收有效問卷96份，省市級(jí)回收率100%，總回收率87.2%。根據(jù)對(duì)省級(jí)疾控中心和隨機(jī)抽取的市、縣和區(qū)疾控中心共4家單位檔案室的現(xiàn)場(chǎng)復(fù)核，認(rèn)定各單位問卷調(diào)查所提供內(nèi)容與實(shí)際情況基本相符。2.2全省檔案管理人員現(xiàn)狀及歸口管理部門。全省110家疾控中心，共有254名檔案管理人員，兼職檔案員占92.1%，配備檔案管理人員的疾控中心占比見表1。所有疾控中心的檔案工作均歸口于行政辦公室，檔案資料集中統(tǒng)一管理占38.5%，文書檔案和業(yè)務(wù)檔案分開管理占56.3%，其他占5.2%。在受調(diào)查的254名檔案人員中，專職檔案員中具有檔案專業(yè)學(xué)歷背景的僅2人，具有檔案系列專業(yè)職稱的共8人。2.3檔案利用與信息化情況。檔案利用主要以提供檔案原件借閱為主。11家疾控中心采用檔案管理軟件，在實(shí)現(xiàn)檔案管理軟件與本單位OA系統(tǒng)對(duì)接的3家單位中，僅1家能夠同時(shí)提供條目和全文檢索。2.4省級(jí)疾控中心檔案管理現(xiàn)狀。2.4.1基本概況省疾控中心檔案室現(xiàn)存檔案近5萬件，保存檔案可追溯至1953年安徽省衛(wèi)生防疫站建站之初。檔案庫房在建設(shè)之初整體進(jìn)行地面承重加固處理，檔案庫房、調(diào)閱室、整理室和業(yè)務(wù)辦公室擁有206.7m2。中心檔案室根據(jù)規(guī)定配備的設(shè)備見表2，所有密集架隔層定期更換防蟲防蛀片，庫房門使用防盜門，窗戶均裝有防盜護(hù)欄。檔案管理軟件采用網(wǎng)絡(luò)版，已與單位辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA）實(shí)現(xiàn)端口對(duì)接。2.4.2制度建設(shè)與人員現(xiàn)狀檔案室隸屬于行政辦公室，目前配有專職檔案人員2人，兼職檔案人員22人，其中具有檔案專業(yè)學(xué)歷1人，副高級(jí)職稱1人。根據(jù)單位具體情況，制定了《安徽省疾病預(yù)防控制中心檔案管理辦法》、《專兼職檔案員職責(zé)》、《科室歸檔程序圖示》等制度，對(duì)檔案的收集、整理、鑒定和歸檔進(jìn)行界定，責(zé)任到人。2.4.3規(guī)范管理程序參照《歸檔文件整理規(guī)則》，結(jié)合疾控工作特點(diǎn)，采用保管期限—年度—機(jī)構(gòu)分類法對(duì)文書檔案進(jìn)行分類，會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、大型設(shè)備檔案和科研檔案在中心檔案室集中保管，涉及到人、財(cái)、物的重要文書檔案永久保存。紙質(zhì)文件在次年初進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，業(yè)務(wù)科室兼職檔案員初步整理，專職檔案員再進(jìn)行系統(tǒng)整理、鑒定、分類和裝訂。檔案管理軟件根據(jù)檔案管理需求，結(jié)合歸檔電子文件管理規(guī)定進(jìn)行功能設(shè)計(jì)，與OA對(duì)接后，電子文件實(shí)現(xiàn)了從產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)、保管和利用的全過程動(dòng)態(tài)管理［2］。專職檔案員在鑒定紙質(zhì)文件的同時(shí)，著重檢查文件辦結(jié)反饋材料是否齊全，并與電子文件相互驗(yàn)證并及時(shí)補(bǔ)充。2.4.4檔案利用省疾控中心檔案管理軟件可向不同權(quán)限用戶提供條目或全文檢索服務(wù)，檔案室提供檔案實(shí)體的調(diào)閱與外借服務(wù)，近5年實(shí)體檔案年均調(diào)閱量達(dá)到110人次，年均調(diào)閱檔案數(shù)300件。省疾控中心利用已存檔案開展編研，堅(jiān)持每年編纂《安徽省疾控中心年鑒》、《安徽省疾控中心大事記》、《安徽省疾控中心文件匯編》，編纂《安徽省疾控中心制度匯編》、《安徽省疾控中心內(nèi)控制度匯編》等文獻(xiàn)資料。

3討論

根據(jù)《機(jī)關(guān)檔案工作條例》［3］，各單位應(yīng)配備相應(yīng)的硬件設(shè)施保證檔案的安全和穩(wěn)定，配套與本單位工作量相當(dāng)?shù)臋n案專業(yè)人員和資金投入，制定檔案工作制度和匹配的考核體系。從全省狀況來看，安徽省疾控機(jī)構(gòu)檔案管理在上述幾個(gè)方面存在不足，檔案管理信息化進(jìn)展緩慢。3.1主要問題。3.1.1檔案規(guī)范化管理有待提高《檔案法》規(guī)定了檔案的規(guī)范管理包括收集、整理、堅(jiān)定、著錄、保管和利用，并實(shí)行“集中統(tǒng)一保管，分級(jí)負(fù)責(zé)”的管理體制。從調(diào)查結(jié)果看，不符合法定管理要求的現(xiàn)象主要體現(xiàn)為歸檔立卷制度落實(shí)不到位，大部分單位檔案管理部門僅保存文書檔案，業(yè)務(wù)檔案分散于不同部門，導(dǎo)致檔案資料不完整；缺乏檔案資料統(tǒng)一的分類和鑒定標(biāo)準(zhǔn)、對(duì)檔案的保管年限不明確，造成案卷質(zhì)量差，少數(shù)單位甚至出現(xiàn)“斷檔”現(xiàn)象［4］。3.1.2軟硬件設(shè)施參差不齊省級(jí)和絕大多數(shù)市級(jí)疾控中心，設(shè)置有專門的綜合檔案室，并且實(shí)行庫房、調(diào)閱室和工作室的“三分”［5］?？h（區(qū)）級(jí)的疾控中心，基本沒有專門的檔案保管用房，有些單位僅有一個(gè)文件柜用于檔案保管，無從談起檔案辦公場(chǎng)所的“三分”。3.1.3現(xiàn)有檔案業(yè)務(wù)人員難以滿足工作需要檔案工作者的專業(yè)水平，直接影響檔案管理工作質(zhì)量。調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，全省疾控中心檔案從業(yè)人員的選擇隨意性大、專職檔案業(yè)務(wù)人員少、人員流動(dòng)性大，現(xiàn)有檔案人員的專業(yè)素質(zhì)有待提高。3.2存在問題的主要原因。3.2.1欠缺檔案管理規(guī)范化措施當(dāng)?shù)卣狈?duì)機(jī)關(guān)事業(yè)單位的檔案工作考評(píng)機(jī)制，或者只是流于形式，單位本身沒有檔案工作的長(zhǎng)期規(guī)劃和短期目標(biāo)，檔案制度工作落后，缺少對(duì)檔案工作的正向激勵(lì)機(jī)制。由于工作開展無章可依，工作質(zhì)量無法合理考核，也導(dǎo)致了檔案管理人員局限于對(duì)當(dāng)年文件進(jìn)行整理編目，沒有動(dòng)力開展檔案編研等工作，疾控檔案的情報(bào)價(jià)值沒有得到充分體現(xiàn)。［6］3.2.2政策導(dǎo)向不同各地的政策不同，一定程度上影響了檔案工作質(zhì)量。有些地方政府檔案部門對(duì)本地區(qū)的檔案工作有詳細(xì)地規(guī)劃和明確要求，對(duì)直屬單位檔案管理有一定的軟硬件配置要求、有明確歸檔工作任務(wù)和質(zhì)量要求，甚至是有檔案管理工作達(dá)標(biāo)升級(jí)的要求，該地區(qū)疾控中心的檔案管理的規(guī)范化程度相對(duì)更高。比如合肥市檔案局要求市直科技事業(yè)單位檔案管理達(dá)到安徽省二級(jí)標(biāo)準(zhǔn)，并將檔案定期移交至市檔案局，合肥市疾控中心目前已通過安徽省檔案管理目標(biāo)二級(jí)考核。3.2.3缺乏專業(yè)的檔案管理人力資源疾控系統(tǒng)作為專業(yè)防病機(jī)構(gòu)，對(duì)檔案專業(yè)畢業(yè)生缺乏吸引力，單位檔案管理大多由其他專業(yè)背景的工作人員擔(dān)當(dāng)，比如護(hù)理專業(yè)、衛(wèi)生管理專業(yè)等，缺乏具有學(xué)歷背景的專業(yè)人才?，F(xiàn)有的檔案工作人員中，將檔案管理作為職稱比例較小，缺乏檔案知識(shí)學(xué)習(xí)的內(nèi)在動(dòng)力。單位對(duì)于檔案工作缺乏有效的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)檔案工作人員沒有合理的繼續(xù)教育要求，檔案工作人員缺乏學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)的外部刺激［7］。3.3省疾控中心規(guī)范化管理模式。雖然全省疾控中心檔案管理水平不高，但安徽省疾控中心的檔案管理工作通過國家科技事業(yè)單位檔案管理水平考核（二級(jí)），表明省疾控中心高度重視檔案管理工作，組織管理到位，檔案管理有明確的職責(zé)劃分、明晰地制度保障、充足的軟硬件配套和合理的人力資源保障，符合科技事業(yè)單位檔案管理要求，其管理模式很有借鑒意義。3.3.1以達(dá)標(biāo)管理為導(dǎo)向疾控中心檔案管理工作有別于一般機(jī)關(guān)單位，除文書檔案外，業(yè)務(wù)檔案是全宗的重要組成部分。各省檔案局按照國家要求制定了本省的科技事業(yè)單位達(dá)標(biāo)管理考核辦法。安徽省疾控中心早在1997年就通過了當(dāng)時(shí)由國家和省兩級(jí)檔案局聯(lián)合組織的科技事業(yè)單位國家二級(jí)檔案管理單位考核。近20年來，隨著疾控業(yè)務(wù)的增長(zhǎng)和變化，以及國家檔案局對(duì)科技事業(yè)單位檔案管理工作的新要求，省疾控中心檔案室不斷細(xì)化中心檔案分類標(biāo)準(zhǔn)，合并業(yè)務(wù)重合檔案分類，增加新增業(yè)務(wù)檔案分類，加強(qiáng)對(duì)基建檔案和科研檔案的管理，把收集工作做在平時(shí)，減少了檔案的遺漏［8］。3.3.2充分利用檔案資料，服務(wù)于疾控事業(yè)發(fā)展省疾控中心近年來充分發(fā)揮檔案資料的作用，編纂了多種文件匯編和參考材料，記錄中心發(fā)展歷程。省疾控中心作為全省公共衛(wèi)生與疾病控制業(yè)務(wù)指導(dǎo)單位，所存業(yè)務(wù)檔案的社會(huì)價(jià)值不容小覷，疾病監(jiān)測(cè)數(shù)據(jù)、防控實(shí)踐、免疫接種等業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，不僅資料完整而且數(shù)據(jù)可靠，無論對(duì)公共衛(wèi)生政策的制定還是為公眾提供良好地健康服務(wù)，都具有不可替代的作用［9］。3.3.3落實(shí)工作責(zé)任，注重工作質(zhì)量考核高質(zhì)量的案卷離不開詳實(shí)可靠的原始資料，在立卷過程工作中，特別要注重資料的真實(shí)性、可靠性和完整性。省疾控中心將檔案管理工作目標(biāo)列入單位總體計(jì)劃，同時(shí)對(duì)各科室進(jìn)行任務(wù)分解，并體現(xiàn)在科室當(dāng)年目標(biāo)任務(wù)中，作為年終工作完成情況考核項(xiàng)。根據(jù)各科室提交材料質(zhì)量和歸檔時(shí)間，由專職檔案員根據(jù)中心《檔案管理辦法》進(jìn)行打分，考核結(jié)果作為年終科室評(píng)先評(píng)優(yōu)參考依據(jù)之一，從質(zhì)和量?jī)蓚€(gè)方面考核單位檔案工作情況。各級(jí)疾控中心在業(yè)務(wù)工作具有自上而下的貫通性，工作和管理模式高度相似，應(yīng)建立全省統(tǒng)一的檔案歸檔制度，統(tǒng)一疾控檔案的分類、鑒定和考核標(biāo)準(zhǔn)。在引進(jìn)專職檔案人才有困難的情況下，提高現(xiàn)有檔案工作人員的業(yè)務(wù)水平是當(dāng)務(wù)之急，各級(jí)疾控中心應(yīng)對(duì)單位專兼職檔案人員開展培訓(xùn)，可采取請(qǐng)進(jìn)來或送出去的方式，培訓(xùn)檔案管理人員的相關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)，盡量減少人員流動(dòng)，保持檔案從業(yè)人員的穩(wěn)定性［10］。針對(duì)檔案管理的特殊要求，有些檔案資料需要永久保存，必須具備相關(guān)保存條件，應(yīng)給予必要的經(jīng)費(fèi)投入保證設(shè)備設(shè)施配置。應(yīng)加快檔案信息化建設(shè)，已有檔案信息管理系統(tǒng)的單位，爭(zhēng)取與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)對(duì)接，實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”，并對(duì)已存紙質(zhì)檔案有選擇地進(jìn)行數(shù)字化加工，實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索［11］。另外，鑒于區(qū)縣級(jí)疾控中心不具備檔案規(guī)范化管理的軟硬件條件，也沒有能力建立一個(gè)規(guī)范化的檔案室，可以嘗試社會(huì)檔案服務(wù)新模式，通過購買服務(wù)輔助完成檔案管理工作［12］。

作者:江石 單位:安徽省疾病預(yù)防控制中心