導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案管理工作探討6篇一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

第一篇：外資企業(yè)檔案管理方向及對(duì)策

外資企業(yè)在機(jī)構(gòu)設(shè)置、管理方式和經(jīng)營(yíng)模式上都與國(guó)內(nèi)的企業(yè)有著眾多的不同，其在檔案管理上也有著自身的組織特點(diǎn)。外資企業(yè)在檔案管理上有其自身優(yōu)越性，同時(shí)由于是外商在中國(guó)投資，所以與中國(guó)的管理模式存在著一定的差異。外商獨(dú)資企業(yè)，簡(jiǎn)稱(chēng)外資企業(yè)，是指外國(guó)的公司、企業(yè)、其他經(jīng)濟(jì)組織或者個(gè)人，依照中國(guó)法律在中國(guó)境內(nèi)設(shè)立的全部資本由外國(guó)投資者投資的企業(yè)。外資企業(yè)不同于外國(guó)企業(yè)和其他經(jīng)濟(jì)組織在中國(guó)的分支機(jī)構(gòu)，它是一個(gè)獨(dú)立經(jīng)營(yíng)、獨(dú)立核算、獨(dú)立承擔(dān)法律責(zé)任的經(jīng)濟(jì)實(shí)體。

一、外資企業(yè)檔案管理工作特征分析

目前所有發(fā)達(dá)國(guó)家企業(yè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的顯著特征是企業(yè)檔案管理的發(fā)展，我國(guó)外資企業(yè)檔案管理也朝著這個(gè)方向發(fā)展。在發(fā)展過(guò)程中，無(wú)論是檔案管理機(jī)構(gòu)還是外資企業(yè)本身，都需要形成完整的體系結(jié)構(gòu)，需要進(jìn)行有力的監(jiān)管，檔案管理工作才能夠有序穩(wěn)步發(fā)展。因此，分析當(dāng)前在檔案管理工作的現(xiàn)狀，對(duì)于現(xiàn)階段的優(yōu)勢(shì)繼續(xù)進(jìn)行擴(kuò)大，同時(shí)對(duì)存在的問(wèn)題進(jìn)行有效管理，使整個(gè)檔案管理工作更加完善，從而為外資企業(yè)的發(fā)展提供服務(wù)。

（一）外資企業(yè)檔案管理具有靈活性

外資企業(yè)在企業(yè)管理體制上形式多樣，不應(yīng)套用國(guó)有企業(yè)檔案管理模式。外資企業(yè)對(duì)利潤(rùn)的追求使其組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置和人員配置都體現(xiàn)了高效、精簡(jiǎn)的特點(diǎn)，十分重視投入和產(chǎn)出的比率。體現(xiàn)在檔案管理組織上是只設(shè)置少數(shù)檔案工作人員，在個(gè)別情況下采用外聘兼職檔案管理人員進(jìn)行檔案管理。日本的外資企業(yè)一般實(shí)行檔案、圖書(shū)、資料一體化管理?！叭毡救瘓F(tuán)的檔案部門(mén)三井文庫(kù)，除保存該集團(tuán)的重要檔案外，同時(shí)也接收一部分寄存的史料和圖書(shū)，如接收三井礦山的史料、參考圖書(shū)達(dá)35000冊(cè)。三井文庫(kù)接收的史料，均力求保持原來(lái)的面貌。為檔案、圖書(shū)、情報(bào)資料不同形態(tài)的文獻(xiàn)建立目錄型數(shù)據(jù)庫(kù)，利用計(jì)算機(jī)檢索，在日本大中型企業(yè)已經(jīng)普及?！比膸?kù)的檔案，經(jīng)濟(jì)廣報(bào)中心的圖書(shū)、雜志、檔案，大阪商會(huì)公會(huì)議所圖書(shū)、雜志、檔案，無(wú)不如此。美國(guó)的外資企業(yè)亦將檔案、圖書(shū)、資料形成一個(gè)信息網(wǎng)絡(luò)，互相溝通信息，快速、準(zhǔn)確地為企業(yè)發(fā)展提供服務(wù)。

（二）外資企業(yè)檔案管理的開(kāi)放性

由于外資企業(yè)規(guī)模大，且內(nèi)部各成員企業(yè)自身情況不同，因而檔案管理處于不同的環(huán)境，多數(shù)企業(yè)的綜合檔案管理室采用班組形式，在行政管理上是有權(quán)限的，因而企業(yè)的檔案管理處于互不相干、自我封閉的狀況，檔案內(nèi)部管理往往出現(xiàn)各自為政、無(wú)所適從的局面。外資企業(yè)的邊緣還具有開(kāi)放性的特征，尤其是外圍成員企業(yè)，可以相對(duì)自由地出入集團(tuán)企業(yè)?！熬o密層、半緊密層企業(yè)也與集團(tuán)外部企業(yè)重新整合，從而導(dǎo)致企業(yè)檔案管理組織的邊界不穩(wěn)定，機(jī)構(gòu)和人員常常會(huì)出現(xiàn)大的變動(dòng)和調(diào)整?！盵3]同時(shí)，檔案部門(mén)的上級(jí)主管并不是專(zhuān)業(yè)的檔案管理者，往往會(huì)兼任，這就很難估計(jì)到檔案的管理工作，這種情況也會(huì)給檔案的綜合管理帶來(lái)一定的阻力。

（三）外資企業(yè)中檔案管理人員流動(dòng)性較大

檔案管理人員兼職過(guò)多，且大多數(shù)不具備檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，外資企業(yè)為提高檔案管理工作效率往往不設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，而采取兼職的方法。首先企業(yè)在招聘的時(shí)候就沒(méi)有完全采用檔案學(xué)專(zhuān)業(yè)人員，多數(shù)是在人才市場(chǎng)招聘行政管理等可以兼職做檔案的即可，這在意識(shí)上就沒(méi)有做到重視檔案。其次，現(xiàn)在檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)生相對(duì)較少，企業(yè)在選擇上就沒(méi)有太大的空間。而且企業(yè)在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候，在沒(méi)有專(zhuān)業(yè)人才的情況下也沒(méi)有將現(xiàn)有的人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，這些原因都導(dǎo)致檔案管理人才的匱乏，企業(yè)不知道從何處著手去開(kāi)展檔案管理工作。檔案管理部門(mén)在企業(yè)中往往成為機(jī)構(gòu)改革、機(jī)構(gòu)精簡(jiǎn)的對(duì)象，成為職稱(chēng)評(píng)定、薪酬改革、閑雜人員安置的“災(zāi)區(qū)”，外資企業(yè)檔案管理人員兼職過(guò)多，人員流動(dòng)性較大，檔案管理人員更換相對(duì)頻繁，由于沒(méi)有專(zhuān)職檔案管理人員，極易造成檔案分散保管。

（四）外資企業(yè)的檔案利用率較低

對(duì)于外資企業(yè)來(lái)說(shuō)，保存的檔案復(fù)雜繁多，主要集中在傳統(tǒng)的文書(shū)檔案、聲像檔案、科技檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案和部分人事檔案方面。對(duì)于這些檔案，利用率較高的有科技檔案，由于外資企業(yè)更加注重技術(shù)的研發(fā)，所以在科技檔案上會(huì)對(duì)其進(jìn)行立卷整理，但對(duì)于年限過(guò)早的科技檔案的利用也較少，更多的是近幾年來(lái)企業(yè)的主要科技成果。人事檔案多存放于當(dāng)?shù)氐娜瞬欧?wù)中心，企業(yè)內(nèi)職工的人事檔案并沒(méi)有由企業(yè)親自保管，交由人才服務(wù)中心會(huì)節(jié)省企業(yè)很多的人力物力，所以在對(duì)人事檔案的利用上，更多的是依賴(lài)人才服務(wù)中心，企業(yè)內(nèi)部利用率不高。在企業(yè)內(nèi)部保存更多的是企業(yè)的基建檔案，可是由于企業(yè)建設(shè)完成之后，便將基建檔案放置于企業(yè)檔案室中，在之后的工作中，更是很少對(duì)其進(jìn)行利用。

二、外資企業(yè)檔案管理工作發(fā)展對(duì)策

外資企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化、規(guī)范化、創(chuàng)新化的管理，不僅對(duì)增強(qiáng)企業(yè)效益、提高企業(yè)工作效率起著至關(guān)重要的作用，而且也是企業(yè)科學(xué)技術(shù)發(fā)展的基本保障。完善企業(yè)檔案管理的法律規(guī)范，加強(qiáng)企業(yè)檔案管理的制度保證，促進(jìn)企業(yè)檔案管理的建設(shè)創(chuàng)新，是外資企業(yè)檔案管理工作的主要發(fā)展思路。

（一）建立相關(guān)法律規(guī)范

“市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)是法制經(jīng)濟(jì)，外資企業(yè)檔案工作同樣也要納入法制的軌道。新的管理體制要求檔案行政管理部門(mén)實(shí)行宏觀的依法監(jiān)督，把企業(yè)檔案工作納入企業(yè)法人的自律行為范圍之內(nèi)。”檔案行政管理部門(mén)進(jìn)行宏觀管理，主要通過(guò)制定法規(guī)和執(zhí)法監(jiān)督來(lái)體現(xiàn)。要通過(guò)落實(shí)國(guó)家有關(guān)企業(yè)檔案工作的法律、法規(guī)、規(guī)章，并檢查其在企業(yè)的實(shí)施情況，來(lái)規(guī)范企業(yè)檔案工作的內(nèi)部管理體制及管理行為，為企業(yè)提供適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度，維護(hù)企業(yè)自身合法權(quán)益的法律保障。外資企業(yè)的檔案管理工作，應(yīng)是切實(shí)落實(shí)依法治檔，首先要遵循《中華人民共和國(guó)檔案法》、《檔案管理整理規(guī)劃》；其次要統(tǒng)一檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。根據(jù)《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第八條規(guī)定：外商投資企業(yè)所形成的檔案參照國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范和國(guó)際先進(jìn)方法，進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)和整理。所以在我國(guó)境內(nèi)的外資企業(yè)應(yīng)該按照國(guó)家檔案局頒布的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，如：《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》和《歸檔文件整理規(guī)則》等來(lái)進(jìn)行檔案的分類(lèi)整理，以避免因標(biāo)準(zhǔn)不同而帶來(lái)的混亂。

（二）多方位合作式管理

建立外資企業(yè)檔案協(xié)會(huì)。作為企業(yè)間自愿聯(lián)合、自愿協(xié)作、進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)交往的松散的民間組織，企業(yè)檔案協(xié)會(huì)可以承擔(dān)起由政府部門(mén)承擔(dān)的業(yè)務(wù)指導(dǎo)、經(jīng)驗(yàn)交流、業(yè)務(wù)研討等職能。外資企業(yè)檔案協(xié)會(huì)是加強(qiáng)企業(yè)間檔案管理經(jīng)驗(yàn)和思想交流，檔案管理人員和檔案部門(mén)溝通協(xié)作的有效途徑，在互通信息和提高整體專(zhuān)業(yè)技術(shù)及管理水平方面發(fā)揮了重要作用。新時(shí)期如何使外資檔案工作形成全國(guó)性網(wǎng)絡(luò)，在一些圍觀的問(wèn)題上達(dá)成協(xié)調(diào)一致是一個(gè)亟待解決的問(wèn)題。針對(duì)這一情況可以嘗試建立地區(qū)性或行業(yè)間聯(lián)系的橋梁，它不僅協(xié)助國(guó)家有關(guān)外資企業(yè)檔案管理法規(guī)、政策、標(biāo)準(zhǔn)的制定和推行實(shí)施，而且還在檔案行政管理部門(mén)指導(dǎo)下開(kāi)展外資企業(yè)檔案工作的調(diào)查研究、技術(shù)咨詢(xún)、專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)等活動(dòng)，進(jìn)而成為相互聯(lián)系的紐帶和共同探討有關(guān)工作的地方。因而，它在檔案部門(mén)或行業(yè)部門(mén)與企業(yè)之間的溝通、聯(lián)系和交流作用十分重要。

（三）建立自我完善管理體系

完善企業(yè)內(nèi)部的檔案管理機(jī)制。按照《外商投資企業(yè)檔案管理暫行規(guī)定》第五條的規(guī)定，外資企業(yè)自身要盡快建立和健全檔案管理制度，進(jìn)一步提高企業(yè)的自律性強(qiáng)化企業(yè)約束機(jī)制，把檔案管理作為考核企業(yè)管理整體效能的措施之一。以現(xiàn)代化程度帶動(dòng)檔案管理工作的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)、技術(shù)的發(fā)展使外資企業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展程度不斷提升，高新技術(shù)在外資企業(yè)中的運(yùn)用使檔案工作的管理方式、及其思想理論中有重大改革，以適應(yīng)外資企業(yè)各項(xiàng)工作的要求。在外資企業(yè)辦公自動(dòng)化的實(shí)施過(guò)程中，檔案信息管理系統(tǒng)（MIS）的建立將檔案信息納入其中，要求檔案部門(mén)應(yīng)用相應(yīng)的設(shè)備和技術(shù)指標(biāo)并采取一系列標(biāo)準(zhǔn)化管理措施，對(duì)檔案資料進(jìn)行綜合處理，以達(dá)到現(xiàn)代化管理程度。檔案部門(mén)工作應(yīng)改變新觀念，運(yùn)用計(jì)算機(jī)高科技管理模式來(lái)推動(dòng)外資企業(yè)檔案管理和信息化工作的開(kāi)展。網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化的普及和發(fā)展，促進(jìn)了企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展和創(chuàng)新，檔案管理模式也從傳統(tǒng)的方式向電子化模式轉(zhuǎn)變。在企業(yè)的各項(xiàng)管理活動(dòng)中，電子文件憑借其快捷、精確的特點(diǎn)正在逐步取代紙質(zhì)文件，電子圖紙也以巨大的優(yōu)勢(shì)被廣泛應(yīng)用，并逐漸形成了以企業(yè)信息集成系統(tǒng)中各個(gè)流程和管理模塊的設(shè)置和發(fā)展。

作者:王媛 單位:沈陽(yáng)廣播電視大學(xué)

第二篇：企業(yè)檔案管理工作的有效途徑

一、企業(yè)檔案管理的重要性

（1）企業(yè)檔案是企業(yè)科技發(fā)展的催化劑；（2）企業(yè)檔案是知識(shí)形態(tài)的生產(chǎn)力；（3）企業(yè)檔案是企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益的表現(xiàn)形式；（4）企業(yè)檔案是企業(yè)文化的重要部分，是企業(yè)成功的金橋。

二、目前企業(yè)檔案管理存在的主要問(wèn)題

企業(yè)檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展和運(yùn)營(yíng)的重要性毋庸置疑,但如何做好企業(yè)檔案管理,仍需繼續(xù)深究和探討。想要改變當(dāng)前企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀,就必須了解當(dāng)前企業(yè)檔案管理的弊端和不足所在,所以筆者在下文列出了常見(jiàn)的企業(yè)檔案管理問(wèn)題,具體如下：第一，不夠重視企業(yè)檔案管理工作，不愿意為檔案管理工作投入較多的人力、物力以及財(cái)力，檔案管理設(shè)備過(guò)于陳舊，性能不好。企業(yè)檔案管理工作不能夠給企業(yè)單位創(chuàng)造直接的經(jīng)濟(jì)收益，加之高層領(lǐng)導(dǎo)缺乏長(zhǎng)遠(yuǎn)的具有戰(zhàn)略性的目光，所以不為檔案管理工作提供必要的設(shè)備、人員與金錢(qián)，直接阻礙了企業(yè)檔案管理工作效率和質(zhì)量的提高。當(dāng)前企業(yè)管理方式較為傳統(tǒng)，不能對(duì)當(dāng)今的先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)與設(shè)備最大程度的利用。此外，當(dāng)前的檔案存儲(chǔ)環(huán)境與條件是不盡人意的甚至可以說(shuō)破陋不堪，存儲(chǔ)條件的惡劣使得檔案被損壞。這種棘手的狀況應(yīng)該引起我們的高度重視。第二，檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足。我國(guó)當(dāng)前的大部分檔案管理人員都沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理工作方面的培訓(xùn)和教育，業(yè)務(wù)能力急劇低下，不能按照規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展檔案管理工作，而是在工作的時(shí)候自作主張。此外，由于檔案管理不能為單位帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益，所以高層領(lǐng)導(dǎo)不重視檔案管理工作，這就導(dǎo)致存在這樣一種現(xiàn)象，即把檔案管理工作當(dāng)做是兼職。管理人員的本職工作并不是檔案管理工作，而是在業(yè)余之際兼職檔案管理工作。所以，投入到檔案管理工作中的時(shí)間和精力是極其有限的，進(jìn)而導(dǎo)致在開(kāi)展檔案管理工作的時(shí)候力不從心，經(jīng)常發(fā)生檔案管理不到位、檔案被毀壞、檔案分類(lèi)不正確等明顯而嚴(yán)重的錯(cuò)誤。此外，許多的檔案管理人員不能與時(shí)俱進(jìn)，使用的檔案管理方法急劇落后，不能滿足不斷進(jìn)步的時(shí)代的要求。第三，管理制度落后。從上述的企業(yè)檔案管理問(wèn)題敘述可知,企業(yè)不重視檔案管理工作,相應(yīng)的管理意識(shí)較為淡薄,管理制度不夠健全和完善,即便有的企業(yè)設(shè)置了健全的管理制度,在具體執(zhí)行時(shí)也只是浮于表面,根本沒(méi)有貫徹檔案管理制度。管理制度是企業(yè)檔案管理工作的硬性規(guī)定,也保障檔案管理工作質(zhì)量的關(guān)鍵性因素,沒(méi)有完善健全的制度約束和督促,檔案管理人員工作將缺乏監(jiān)督,檔案管理工作質(zhì)量自然無(wú)法保證。此外,由于企業(yè)本身不夠重視檔案管理工作,所以檔案管理人員多是缺乏責(zé)任心、工作積極性不高,即便有完善健全的檔案管理制度,管理人員在具體執(zhí)行管理工作時(shí)也會(huì)偷工減料、流于形式。管理制度的不健全和具體執(zhí)行上的流于形式是檔案管理工作無(wú)法實(shí)現(xiàn)其真正價(jià)值的關(guān)鍵原因,其工作價(jià)值越是無(wú)法顯現(xiàn),企業(yè)高層就越不重視檔案管理工作,這是一個(gè)惡性循環(huán)。第四，檢索效率低下。根據(jù)上述可知,企業(yè)不重視檔案管理工作,對(duì)其投入的資金和人力較少,檔案管理所使用的設(shè)備和技術(shù)仍相對(duì)落后。檔案檢索式檔案管理工作的重要環(huán)節(jié),通過(guò)高效的檔案檢索,管理人員能夠迅速的調(diào)出所需檔案資料,方便企業(yè)的檔案資料查詢(xún)。但是,由于技術(shù)和設(shè)備的落后,當(dāng)前部分企業(yè)的檔案檢索工作仍使用傳統(tǒng)的手工檢索,這種檢索方式效率低、速度慢,而且增加了管理人員的工作量。為了提高傳統(tǒng)手工檢索的效率,企業(yè)做出了大量努力,設(shè)計(jì)了多種檢索方法來(lái)提高檢索效率,但由于這些方法都是建立在手工檢索基礎(chǔ)之上,所以這些方法多而不精。

三、有效提高企業(yè)檔案管理工作的相關(guān)對(duì)策

為了解決問(wèn)題。筆者就解決當(dāng)前園林檔案管理問(wèn)題提出了以下幾點(diǎn)具體建議措施:1.重視檔案管理工作,提高管理意識(shí)。從哲學(xué)的角度來(lái)講，思想意識(shí)是具體實(shí)踐行動(dòng)的必要基礎(chǔ)和重要前提，如果不能在思想意識(shí)上重視檔案管理工作，那么我們就更不會(huì)將園林檔案管理工作付諸實(shí)踐。單位的層領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該以身作則，起到良好的示范和帶頭作用，意識(shí)到上行下效的真理，領(lǐng)導(dǎo)要在心底里對(duì)企業(yè)檔案管理工作予以高度重視；其次就是基層員工，員工的數(shù)量在單位中占據(jù)著絕對(duì)的權(quán)重和比例，因此，單位要定期召開(kāi)培訓(xùn)會(huì)和交流會(huì)，對(duì)員工的檔案管理工作方面的知識(shí)進(jìn)行強(qiáng)化和豐富，以上是科學(xué)文化素質(zhì)即專(zhuān)業(yè)知識(shí)方面的努力，與此同時(shí)，我們不能忽略對(duì)員工思想道德素質(zhì)方面的教育，即要著力強(qiáng)化員工的社會(huì)責(zé)任感，使其在自己的工作崗位上盡職盡責(zé)、兢兢業(yè)業(yè)。2.做好檔案的收集和整理工作。檔案管理工作的主要目的就是保證企業(yè)檔案資料的全面、完整,對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其是否全面、完整與真實(shí)是我們首先要高度重視的問(wèn)題，同時(shí)這也是保證檔案管理水平和質(zhì)量的基礎(chǔ)性因素。所以，企業(yè)檔案管理人員要對(duì)檔案資料和信息的收集與整理予以高度的重視。從企業(yè)基層的工作信息，到企業(yè)大型戰(zhàn)略目標(biāo)的進(jìn)程資料，檔案管理人員都要對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行全面收集，按照流程嚴(yán)格的進(jìn)行檔案管理。對(duì)不同類(lèi)型檔案資料和信息進(jìn)行恰當(dāng)?shù)臍w納與分類(lèi)。3.提高檔案管理人員素質(zhì)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理。檔案管理人員無(wú)疑是與檔案管理工作關(guān)系最為密切的要素，甚至可以說(shuō)是最具決定性的因素，因此，豐富檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)技能是極其重要的一件事情。最關(guān)鍵的一點(diǎn)就在于培養(yǎng)工作人員的科學(xué)意識(shí)和時(shí)代精神，因?yàn)榭茖W(xué)技術(shù)處在不斷的更新中，社會(huì)也是不斷進(jìn)步發(fā)展的，所以一味的依賴(lài)于傳統(tǒng)過(guò)時(shí)的檔案管理方法和手段將難以起到預(yù)期的效果和作用。所以檔案管理人員應(yīng)該意識(shí)到自己肩負(fù)的重要職責(zé)，走在時(shí)代的最前沿，接觸隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，傳統(tǒng)的管理觀念和管理模式已經(jīng)很難能夠滿足當(dāng)今城市園林的建設(shè)和發(fā)展的要求。這一方面要求檔案管理人員要不斷的學(xué)習(xí)掌握現(xiàn)代的電子檔案管理技術(shù)，對(duì)檔案檔案管理方面的重要技術(shù)手段和先進(jìn)設(shè)備，使自己在檔案管理工作中能夠得心應(yīng)手。此外。領(lǐng)導(dǎo)層必須為園林檔案管理提供必要的支持，投入更多的資料采取信息化的采集、梳理和檢索，并且要形成一種比較熟練和快捷的現(xiàn)代管理模式，來(lái)促進(jìn)城市的園林建設(shè)財(cái)力和人力去做好園林檔案管理工作。使得檔案管理工作更好的服務(wù)于城市的發(fā)展與進(jìn)步。

四、結(jié)語(yǔ)

從上文我們已經(jīng)了解到檔案管理對(duì)企業(yè)發(fā)展的重要性,但由于檔案管理工作不能為企業(yè)帶來(lái)直接的經(jīng)濟(jì)效益,所以企業(yè)普遍不重視檔案管理工作。筆者想說(shuō)的是,企業(yè)的發(fā)展不能只關(guān)注眼前利益,要將眼光放長(zhǎng)遠(yuǎn),檔案管理工作價(jià)值的顯現(xiàn)需要一個(gè)過(guò)程。所以,要給予檔案管理工作應(yīng)有的重視和關(guān)注,從制度、管理人員素質(zhì)、設(shè)備和技術(shù)等方面來(lái)提升檔案管理工作質(zhì)量,為企業(yè)未來(lái)發(fā)展打好基礎(chǔ)。

作者:李曉穎 單位:煙臺(tái)市套子灣污水處理有限公司

第三篇：企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理

重大建設(shè)項(xiàng)目檔案，是企業(yè)重大固定資產(chǎn)投資項(xiàng)目建設(shè)形成的真實(shí)記錄，涵蓋了項(xiàng)目建設(shè)立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、勘察、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、竣工驗(yàn)收等全過(guò)程中形成的各類(lèi)文字、圖表、聲像等文件。近年來(lái)，隨著企業(yè)的快速發(fā)展，隨著市場(chǎng)需求的不斷變化，企業(yè)為提升競(jìng)爭(zhēng)力，積極創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)，拓展產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，開(kāi)展生產(chǎn)擴(kuò)能等活動(dòng)。為滿足發(fā)展需要，不斷加大固定資產(chǎn)投資，興建新廠房，購(gòu)置新設(shè)備，建設(shè)項(xiàng)目數(shù)量大大增加，隨之產(chǎn)生的項(xiàng)目檔案數(shù)量和內(nèi)容亦愈來(lái)愈多。由于重大建設(shè)項(xiàng)目投資數(shù)額大，周期長(zhǎng)，涉及面廣，給項(xiàng)目檔案管理工作帶來(lái)了很大難度。筆者作為驗(yàn)收成員，多次參加了本系統(tǒng)重大項(xiàng)目檔案的驗(yàn)收工作，通過(guò)對(duì)項(xiàng)目檔案的基礎(chǔ)管理情況,項(xiàng)目檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況，項(xiàng)目檔案的安全狀況等進(jìn)行檢查，本文就項(xiàng)目檔案驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，針對(duì)解決方法和措施進(jìn)行分析探討。

一、項(xiàng)目檔案工作現(xiàn)狀

在檢查驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)，大多數(shù)單位對(duì)項(xiàng)目檔案工作給予高度重視，設(shè)置了專(zhuān)門(mén)機(jī)構(gòu)、配備了專(zhuān)門(mén)檔案人員對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行管理，建立了項(xiàng)目檔案管理制度，建立了項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)流程。完成了項(xiàng)目文件收集、整理、歸檔，完成了項(xiàng)目檔案的分類(lèi)、立卷、編目等工作。采取了有效安全措施，對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行妥善保管。但由于各單位對(duì)項(xiàng)目檔案認(rèn)識(shí)的程度以及對(duì)標(biāo)準(zhǔn)的理解把握等不同，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理上存在差異和不足，對(duì)項(xiàng)目檔案的完整、系統(tǒng)和質(zhì)量帶來(lái)一定影響。

二、項(xiàng)目檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）檔案意識(shí)淡薄，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作重視不夠

項(xiàng)目檔案真實(shí)地記錄了項(xiàng)目立項(xiàng)籌建、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、施工、竣工驗(yàn)收以及項(xiàng)目試運(yùn)行、項(xiàng)目評(píng)估等全過(guò)程活動(dòng)，它既為在建項(xiàng)目提供重要依據(jù)，又為項(xiàng)目投產(chǎn)后的使用、維修、管理、改擴(kuò)建提供依據(jù)，為企業(yè)的管理運(yùn)營(yíng)發(fā)揮著重要的依據(jù)和憑證作用。有的單位對(duì)項(xiàng)目檔案重要作用和重要意義認(rèn)識(shí)不深，只重視項(xiàng)目建設(shè)的質(zhì)量，而忽視項(xiàng)目檔案工作，表現(xiàn)在：1.業(yè)務(wù)部門(mén)未指定專(zhuān)人，只是臨時(shí)指派人員管理項(xiàng)目文件，對(duì)形成的項(xiàng)目文件未能及時(shí)收集、登記，造成項(xiàng)目文件收集不完整；2.將項(xiàng)目文件積壓存放，未能及時(shí)整理，造成項(xiàng)目文件無(wú)法借閱，影響使用；3.項(xiàng)目文件借閱制度不健全，文件借閱后未能做好登記，導(dǎo)致項(xiàng)目文件借出后催還難。

（二）管理缺乏制度化，導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案歸檔難

有的未將項(xiàng)目檔案收集、整理、歸檔等納入項(xiàng)目檔案的管理制度，造成項(xiàng)目檔案管理工作職責(zé)不清，導(dǎo)致了項(xiàng)目文件歸檔難。比如項(xiàng)目建設(shè)施工、監(jiān)理單位，不及時(shí)對(duì)形成的項(xiàng)目文件進(jìn)行收集整理，待項(xiàng)目完工后突擊進(jìn)行，造成項(xiàng)目文件不齊全及整理質(zhì)量不符要求，無(wú)法移交歸檔。未能及時(shí)參加設(shè)備開(kāi)箱、竣工驗(yàn)收等活動(dòng)，未能準(zhǔn)確把控應(yīng)歸檔文件內(nèi)容，影響項(xiàng)目文件歸檔質(zhì)量，給歸檔工作帶來(lái)一定影響。

（三）對(duì)歸檔要求不了解，導(dǎo)致項(xiàng)目文件歸檔不完整和質(zhì)量問(wèn)題

有的業(yè)務(wù)單位、項(xiàng)目施工單位、監(jiān)理單位，對(duì)項(xiàng)目文件歸檔內(nèi)容及質(zhì)量要求不清楚，導(dǎo)致了項(xiàng)目文件歸檔不完整及質(zhì)量不符合要求，存在著項(xiàng)目報(bào)批文件附件未歸檔，項(xiàng)目文件的復(fù)印件歸檔，檔案內(nèi)容上有鉛筆書(shū)寫(xiě)字跡，竣工圖章上主要信息填寫(xiě)不完整，檔案內(nèi)容上簽字不齊全等現(xiàn)象。（四）對(duì)管理標(biāo)準(zhǔn)理解不透，導(dǎo)致了項(xiàng)目檔案整理存在不規(guī)范現(xiàn)象由于對(duì)項(xiàng)目檔案整理規(guī)范掌握不準(zhǔn)確，影響了檔案案卷質(zhì)量，存在著卷內(nèi)文件編頁(yè)方法不統(tǒng)一、編寫(xiě)位置不確定，將部分文件單純羅列、直接裝訂，卷內(nèi)目錄、備考表填寫(xiě)不準(zhǔn)確，卷盒、表格規(guī)格式樣及制成材料使用不規(guī)范等現(xiàn)象。

三、解決方法與措施

項(xiàng)目檔案是項(xiàng)目工程質(zhì)量的內(nèi)在表現(xiàn)和項(xiàng)目建設(shè)的法律依據(jù)，在今后企業(yè)發(fā)展中，發(fā)揮著不可替代的作用。企業(yè)應(yīng)使每一位項(xiàng)目檔案工作參與人員牢固樹(shù)立責(zé)任意識(shí)，以高度的責(zé)任感做好項(xiàng)目檔案工作。

（一）提高認(rèn)識(shí)，強(qiáng)化參與人員責(zé)任意識(shí)

企業(yè)應(yīng)組織項(xiàng)目參與人員認(rèn)真學(xué)習(xí)做好項(xiàng)目檔案的重要意義，項(xiàng)目設(shè)計(jì)、勘察、施工、監(jiān)理等單位應(yīng)各盡其職，做好職責(zé)內(nèi)合同規(guī)定的項(xiàng)目文件的編制和移交。組織、協(xié)調(diào)和指導(dǎo)項(xiàng)目參與單位做好項(xiàng)目文件收集、整理和歸檔等工作，劃定分工，明確責(zé)任，確保項(xiàng)目檔案的完整和質(zhì)量。

（二）健全項(xiàng)目檔案管理機(jī)制，為做好項(xiàng)目檔案工作提供保障

1.建立完善的項(xiàng)目檔案組織體系。明確項(xiàng)目檔案工作主管領(lǐng)導(dǎo)，設(shè)置項(xiàng)目檔案管理部門(mén)并配備專(zhuān)門(mén)檔案管理人員，負(fù)責(zé)做好項(xiàng)目檔案管理工作。建立由項(xiàng)目檔案主管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，以檔案部門(mén)為核心，以各職能或項(xiàng)目責(zé)任單位為基礎(chǔ)的項(xiàng)目檔案管理體系。2.制定完善的項(xiàng)目檔案管理制度。按照國(guó)家、行業(yè)相關(guān)要求，對(duì)項(xiàng)目文件的形成、收集、積累、整理、歸檔，以及項(xiàng)目檔案收集、整理、保管、利用等各項(xiàng)工作進(jìn)行規(guī)范，構(gòu)建適應(yīng)本單位以及項(xiàng)目自身特點(diǎn)的項(xiàng)目檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理體系，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目檔案的制度化和規(guī)范化管理，確保項(xiàng)目檔案工作有章可循。3.建立優(yōu)化項(xiàng)目檔案工作業(yè)務(wù)流程。建立項(xiàng)目文件和項(xiàng)目檔案形成、收集，整理、歸檔、保管、利用等各業(yè)務(wù)工作流程，并不斷優(yōu)化，保證項(xiàng)目檔案各環(huán)節(jié)的通暢，保證項(xiàng)目檔案管理工作的有序開(kāi)展。

（三）提前介入，做好項(xiàng)目檔案工作前端管控

1.加強(qiáng)管理標(biāo)準(zhǔn)學(xué)習(xí)，了解掌握項(xiàng)目檔案管理各項(xiàng)要求。檔案部門(mén)要首先組織檔案人員，學(xué)習(xí)國(guó)家、上級(jí)以及本單位檔案管理相關(guān)制度和管理標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)做好項(xiàng)目檔案工作要求、業(yè)務(wù)規(guī)范進(jìn)行深刻領(lǐng)會(huì)和掌握，為開(kāi)展項(xiàng)目檔案監(jiān)督、檢查及業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作打好基礎(chǔ)。2.制定《項(xiàng)目檔案工作實(shí)施方案》，并組織落實(shí)。檔案部門(mén)應(yīng)積極參與項(xiàng)目建設(shè)，全面了解掌握項(xiàng)目建設(shè)內(nèi)容和進(jìn)程，超前謀劃，會(huì)同相關(guān)部門(mén)制定《項(xiàng)目檔案工作方案》，列明詳細(xì)計(jì)劃，制定配套措施，按照各節(jié)點(diǎn)逐項(xiàng)推進(jìn)，保證項(xiàng)目檔案工作良好開(kāi)端。3.提前介入，做好項(xiàng)目文件收集管控。項(xiàng)目文件的收集，是項(xiàng)目檔案工作的開(kāi)始，把握這一關(guān)鍵環(huán)節(jié)尤其重要。在項(xiàng)目一立項(xiàng)，檔案部門(mén)即應(yīng)組織開(kāi)展項(xiàng)目職能人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，詳細(xì)講解項(xiàng)目前期文件歸檔范圍，提出歸檔要求，使職能人員在收集項(xiàng)目文件時(shí)，知道“要什么，怎么管”，保證前期項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、招投標(biāo)、相關(guān)協(xié)議、來(lái)往函件等文件的完整和質(zhì)量；在項(xiàng)目開(kāi)工前，即應(yīng)組織施工單位、監(jiān)理單位，系統(tǒng)學(xué)習(xí)國(guó)家、上級(jí)及本單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，使這些參建單位能夠了解相關(guān)項(xiàng)目檔案工作要求，在施工、監(jiān)理過(guò)程中，能夠按照企業(yè)提出的要求，開(kāi)展項(xiàng)目文件收集整理工作，保證施工、監(jiān)理文件收集完整和歸檔質(zhì)量。

（四）全程跟蹤，做好項(xiàng)目檔案工作的過(guò)程管控

1.企業(yè)要將項(xiàng)目檔案工作納入項(xiàng)目管理工作，同步管控。項(xiàng)目文件的形成、積累和歸檔應(yīng)納入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，納入相關(guān)部門(mén)和有關(guān)人員的經(jīng)濟(jì)責(zé)任制及崗位職責(zé)，并建立考核機(jī)制；檔案人員應(yīng)按時(shí)參加基建項(xiàng)目驗(yàn)收、設(shè)備開(kāi)箱等活動(dòng)，認(rèn)真檢查應(yīng)歸檔科技文件的完整、系統(tǒng)和質(zhì)量。2.檔案部門(mén)應(yīng)深入職能單位、施工單位、監(jiān)理等項(xiàng)目建設(shè)相關(guān)部門(mén)，主動(dòng)了解掌握項(xiàng)目檔案工作需求，對(duì)項(xiàng)目文件管理工作進(jìn)行督導(dǎo)和檢查，檢查項(xiàng)目文件形成、管理等各環(huán)節(jié)工作，指導(dǎo)項(xiàng)目文件分類(lèi)、整理，建立健全項(xiàng)目文件借閱臺(tái)賬等，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，就地整改，確保項(xiàng)目文件完整、規(guī)范和安全。

（五）認(rèn)真查驗(yàn)，把好項(xiàng)目檔案質(zhì)量關(guān)

建立項(xiàng)目文件歸檔會(huì)審制度，組織本單位項(xiàng)目相關(guān)職能人員、項(xiàng)目監(jiān)理單位、施工單位、參建單位共同對(duì)項(xiàng)目文件進(jìn)行會(huì)審、驗(yàn)收。嚴(yán)格按照項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)要求，對(duì)項(xiàng)目文件質(zhì)量、項(xiàng)目文件整理規(guī)范性等檢查驗(yàn)收，由會(huì)審單位共同簽字，并形成審查記錄，一并歸檔，確保項(xiàng)目檔案的完整和質(zhì)量。在項(xiàng)目文件驗(yàn)收時(shí)，要特別注意以下幾點(diǎn)：1．在簽訂項(xiàng)目設(shè)計(jì)、勘察、施工及監(jiān)理合同、協(xié)議時(shí)，是否應(yīng)設(shè)立專(zhuān)門(mén)條款，明確有關(guān)方面應(yīng)提交項(xiàng)目文件，以及整理和歸檔要求。2.保證檔案的原始憑證作用，關(guān)鍵的重要文件是否原件歸檔。3.項(xiàng)目檔案內(nèi)容應(yīng)完整，簽字應(yīng)齊全。4.檔案字跡應(yīng)具有耐久性；錄音、錄像文件應(yīng)保持載體的耐久性和文件的有效性；永久、長(zhǎng)期儲(chǔ)存的電子文件，應(yīng)使用一次寫(xiě)、只讀等光盤(pán)刻錄。5.竣工圖應(yīng)加蓋竣工圖章，內(nèi)容填寫(xiě)要規(guī)范，主要項(xiàng)不能漏項(xiàng)。6.圖樣不能任意改動(dòng)，應(yīng)按相關(guān)規(guī)定進(jìn)行杠改或劃改，并做好相應(yīng)標(biāo)記。7.項(xiàng)目文件應(yīng)按照文件形成規(guī)律，保持文件間的有機(jī)聯(lián)系，進(jìn)行整理立卷。8.卷內(nèi)每份項(xiàng)目文件均應(yīng)加蓋歸檔章，歸檔章上內(nèi)容要規(guī)范填寫(xiě)。企業(yè)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案，真實(shí)地記錄了企業(yè)重大投資項(xiàng)目建設(shè)的全過(guò)程，是企業(yè)信息資源的重要組成部分，是企業(yè)寶貴的財(cái)富，為企業(yè)運(yùn)營(yíng)和發(fā)展發(fā)揮著不可替代的作用，做好重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，具有重要的現(xiàn)實(shí)和長(zhǎng)遠(yuǎn)意義。

作者:王瑞芳 單位:中車(chē)石家莊車(chē)輛有限公司

第四篇：企業(yè)退休人員人事檔案管理探索

企業(yè)退休人員人事檔案指反映企業(yè)退休人員個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、業(yè)務(wù)技術(shù)水平、工作表現(xiàn)以及工作變動(dòng)等情況的資料，主要包括退休人員履歷材料、體現(xiàn)學(xué)歷、學(xué)位、培訓(xùn)、崗位技能等方面的材料、退休手續(xù)辦理材料等，一般分為10大類(lèi)28項(xiàng)，它們?nèi)娴?、真?shí)地反映了企業(yè)退休人員的相關(guān)情況，具有重要的憑證價(jià)值和參考意義。然而，當(dāng)前企業(yè)退休人員人事檔案管理存在諸多問(wèn)題。概括來(lái)說(shuō)，一方面，各地制定的相關(guān)管理規(guī)范大相徑庭，各企業(yè)制定的管理規(guī)定也不盡相同，大多數(shù)企業(yè)不重視檔案利用工作，檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理未落到實(shí)處，企業(yè)退休人員的檔案利用需求得不到有效滿足。另一方面，由于企業(yè)檔案管理不善、檔案管理硬件設(shè)施設(shè)備缺乏、檔案保管條件不達(dá)標(biāo)、企業(yè)破產(chǎn)改制等各種原因的影響，檔案遺失受損現(xiàn)象較為嚴(yán)重，安全狀況堪憂。面對(duì)企業(yè)退休人員人事檔案管理和利用的歷史問(wèn)題這一“短板”，以及我省《關(guān)于解決為參保集體企業(yè)退休人員及其他相關(guān)人員基本養(yǎng)老保障等遺留問(wèn)題的實(shí)施意見(jiàn)》等文件出臺(tái)后，企業(yè)退休人員人事檔案利用率不斷攀升的現(xiàn)實(shí)需求，紹興市檔案館于2011年6月創(chuàng)新性地開(kāi)展了檔案館保管企業(yè)退休人員人事檔案管理的新實(shí)踐。

1工作實(shí)踐分析

1.1做好前期準(zhǔn)備工作。首先，赴杭州市靈隱街道、古蕩街道等長(zhǎng)期開(kāi)展企業(yè)退休人員檔案管理的單位，學(xué)習(xí)其先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，并多次深入紹興市工貿(mào)國(guó)資公司、二輕集團(tuán)等企業(yè)進(jìn)行抽樣調(diào)研，掌握企業(yè)退休人員人事檔案的基本情況。其次，對(duì)檔案接收、整理、利用等工作進(jìn)行論證，制定完善的工作方案，確保工作順利啟動(dòng)。方案明確了檔案整理的內(nèi)容與流程，要求使用統(tǒng)一的檔案袋、檔案箱，同時(shí)部署了檔案數(shù)字化工作，要求對(duì)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化掃描，建立企業(yè)退休人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)；第三，在紹興市檔案信息網(wǎng)上設(shè)立“退休職工”專(zhuān)欄并及時(shí)更新內(nèi)容，方便企業(yè)退休人員了解相關(guān)信息。

1.2強(qiáng)化檔案規(guī)范化管理。首先，充分發(fā)揮市檔案館專(zhuān)業(yè)人才與軟硬件設(shè)施設(shè)備的優(yōu)勢(shì)，特別是利用自主研發(fā)的“檔案館綜合業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”，規(guī)范企業(yè)退休人員人事檔案管理工作。設(shè)置存放企業(yè)退休人員人事檔案的專(zhuān)門(mén)庫(kù)房，在庫(kù)房?jī)?nèi)安裝攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報(bào)警系統(tǒng)、門(mén)禁控制系統(tǒng)、火災(zāi)自動(dòng)報(bào)警和消防聯(lián)動(dòng)系統(tǒng)、庫(kù)房溫濕度控制系統(tǒng)，確保檔案集中統(tǒng)一保管和安全。

1.3與市社保局合作共享。一是會(huì)同市社保局對(duì)相關(guān)企業(yè)開(kāi)展退休人員人事檔案接收進(jìn)館工作動(dòng)員會(huì)，讓企業(yè)和退休人員了解工作情況與具體流程，明確工作意義與重要性。二是要求企業(yè)退休職工在市社保部門(mén)辦理好退休手續(xù)之后，憑市社保局退管處開(kāi)具的介紹信向市檔案館移交人事檔案，聯(lián)合市社保局對(duì)移交工作進(jìn)行監(jiān)管，避免檔案漏交情況發(fā)生。三是及時(shí)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，把數(shù)字化成果發(fā)送給市社保局，由市社保局負(fù)責(zé)對(duì)數(shù)字檔案的完整性與真實(shí)性把關(guān)。截止到2015年底，市檔案館已經(jīng)接收企業(yè)退休人員人事檔案49078卷，完成了全部檔案的整理工作，實(shí)現(xiàn)了檔案條目與全文的數(shù)字化。同時(shí)，市檔案館提供檔案利用3188人次，受到社會(huì)好評(píng)。

2下步工作方向

2.1進(jìn)一步完善檔案查閱利用制度。開(kāi)展企業(yè)退休人員人事檔案管理工作沒(méi)有先例可循，必須加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，進(jìn)一步完善開(kāi)展工作的規(guī)章制度。其中，最重要的是進(jìn)一步完善檔案查閱利用制度，這就需要市檔案館繼續(xù)與開(kāi)展人事檔案管理工作較好的單位和部門(mén)保持密切聯(lián)系，深入學(xué)習(xí)其工作經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身情況對(duì)現(xiàn)有制度加以完善；還要多方了解企業(yè)退休人員對(duì)于檔案查閱利用的需求，確保更好地滿足他們的需要。

2.2根據(jù)職業(yè)不同建立專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。在加大檔案收集力度、豐富檔案資源的基礎(chǔ)上，市檔案館要根據(jù)企業(yè)退休人員的具體職業(yè)，建立專(zhuān)門(mén)的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，比如，建立退休醫(yī)生人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、退休教師人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等等，既可為企業(yè)退休人員查閱利用檔案提供便利，也便于檔案館開(kāi)展相關(guān)專(zhuān)題的檔案編研工作。

作者:沈海燕 單位:紹興市檔案局

第五篇：企業(yè)人事檔案管理體會(huì)

企業(yè)人事檔案是企業(yè)員工個(gè)人信息的載體，是企業(yè)選拔管理干部的重要依據(jù)。管好、用好企業(yè)人事檔案，對(duì)企業(yè)干部隊(duì)伍建設(shè)有著極其重要作用。隨著電力體制改革深度的不斷加大，各單位人事檔案管理存在的問(wèn)題也逐漸顯現(xiàn)。

一、企業(yè)人事檔案管理存在的問(wèn)題

1.宣傳工作不到位，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)不足。企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作，長(zhǎng)期以來(lái)形成了人事檔案“講起來(lái)重要，排起來(lái)次要，忙起來(lái)放下，用起來(lái)需要”的局面，檔案管理工作始終處于一種應(yīng)付的被動(dòng)狀態(tài)，致使該項(xiàng)工作難以以?xún)?yōu)質(zhì)的質(zhì)量為企業(yè)的干部隊(duì)伍建設(shè)服好務(wù)。

2.人事檔案歸檔不及時(shí)，且不齊全完整，準(zhǔn)確規(guī)范。企業(yè)人事檔案收存的是企業(yè)員工履歷、入黨、入團(tuán)材料、工資資料、學(xué)歷、職稱(chēng)、干部任免等方面的有關(guān)信息材料，具有重要的憑證價(jià)值和參考價(jià)值，人事檔案只有齊全、完整、準(zhǔn)確、規(guī)范，才能真實(shí)地反映企業(yè)員工自身的成長(zhǎng)歷史和人生軌跡。在去年公司人事檔案整理及系統(tǒng)各單位人事檔案大檢查中發(fā)現(xiàn)一些單位的人事檔案缺少干部年度考核表，個(gè)人工資資料不連續(xù)、干部任免審批表或履歷表中未加蓋公章等不規(guī)范材料。

3.專(zhuān)業(yè)管理人員配置不足。人事檔案管理是一項(xiàng)專(zhuān)業(yè)性、政治性、機(jī)密性很強(qiáng)的工作。人事檔案需要專(zhuān)人管理，單獨(dú)存放。由于體制改革，大多數(shù)企業(yè)從事人事檔案管理的人員往往身兼數(shù)職，對(duì)檔案工作精力投入不足，且大部分靠手工操作，未使用檔案電子信息化管理系統(tǒng)，費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，因此嚴(yán)重影響了檔案管理水平。

4.人事檔案的利用、開(kāi)發(fā)不夠。從目前企業(yè)人事檔案管理看，人事檔案的利用率較低，作用尚未充分發(fā)揮出來(lái)。企業(yè)人事檔案查閱一般也都是自然情況、簡(jiǎn)歷、職稱(chēng)、工資、任職時(shí)間等，工作處于一種被動(dòng)的服務(wù)狀態(tài)。這種現(xiàn)象使企業(yè)人事檔案的功能越來(lái)越弱化。5.管理手段落后影響企業(yè)人事檔案完整性與安全性。由于管理手段較陳舊，一些單位未設(shè)人事檔案庫(kù)房，人事檔案保管未能做到辦公、查閱、保管“三分開(kāi)”，檔案保管的“八防”措施也不到位。

二、加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理的幾點(diǎn)建議

1.加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，提高認(rèn)識(shí)。各單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)高度重視企業(yè)人事檔案管理工作，要將人事檔案管理工作納入到單位的議事日程中，要建立企業(yè)人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，定期對(duì)人事檔案管理工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)，督促人事檔案工作的健康發(fā)展，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)解決，進(jìn)一步推進(jìn)企業(yè)人事檔案工作發(fā)展。

2.完善人事檔案管理制度。進(jìn)一步完善企業(yè)人事檔案的各項(xiàng)管理制度，檔案工作要做到有章可循，有章可依。企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)頭緒多、瑣碎繁雜的工作,如果沒(méi)有制度的制約，將無(wú)所適從，企業(yè)人事檔案管理部門(mén)要對(duì)該企業(yè)人事檔案材料的收集歸檔及轉(zhuǎn)進(jìn)轉(zhuǎn)出管理進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)定，確保企業(yè)人事檔案管理更加全面、準(zhǔn)確、規(guī)范，為企業(yè)人才隊(duì)伍建設(shè)提供真實(shí)、有效的信息。

3.注重人事檔案的材料收集。提高企業(yè)人事檔案管理水平。檔案管理人員必須按照人事檔案管理制度及時(shí)收集與人事檔案有關(guān)的各種資料，認(rèn)真整理，細(xì)致鑒別，做到取之有據(jù)。對(duì)不符合歸檔要求和手續(xù)不全的材料要及時(shí)予以退回補(bǔ)辦，確保人事檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、真實(shí)。同時(shí)，建議各企業(yè)人事檔案部門(mén)，將企業(yè)代為員工繳納的各項(xiàng)保險(xiǎn)材料納入到個(gè)人檔案中去，為員工個(gè)人福利和企業(yè)的穩(wěn)定提供真實(shí)的憑證依據(jù)。

4.采用現(xiàn)代化管理手段,加強(qiáng)企業(yè)人事檔案管理建設(shè)。企業(yè)人事檔案現(xiàn)代化管理是企業(yè)人事檔案服務(wù)于人事工作、人事制度改革和發(fā)展的根本需要，也是適應(yīng)社會(huì)對(duì)檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需求。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變數(shù)據(jù)服務(wù)，既方便利用者又提高人事檔案工作的效率和質(zhì)量，同時(shí)，檔案的安全保管也能通過(guò)現(xiàn)代化手段得以實(shí)現(xiàn)。

作者:劉彬 單位:大唐陜西發(fā)電有限公司

第六篇：企業(yè)科技檔案管理工作改進(jìn)策略

21世紀(jì)，我國(guó)科技檔案管理工作已經(jīng)初步形成了較為完善的體系，但是仍然滯后于企業(yè)發(fā)展進(jìn)程，其中存在的諸多問(wèn)題也越來(lái)越突出，阻礙了檔案自身積極作用的發(fā)揮。尤其是企業(yè)管理者缺乏對(duì)該項(xiàng)工作的重視，加之缺少科學(xué)、合理的管理方法等，科技檔案丟失現(xiàn)象屢見(jiàn)不鮮，給企業(yè)造成了一定經(jīng)濟(jì)損失，不利于企業(yè)持續(xù)發(fā)展。因此加強(qiáng)對(duì)該項(xiàng)工作的改進(jìn)和完善具有十分重要的意義，能夠顯著提高檔案管理的有效性。

一、科技檔案管理工作現(xiàn)狀

科技檔案是企事業(yè)單位和國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織及個(gè)人從事生產(chǎn)、科研、基建及管理活動(dòng)中形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件材料。改進(jìn)科技檔案管理工作不足的前提是了解當(dāng)下存在的問(wèn)題。目前，我國(guó)企業(yè)多數(shù)企業(yè)開(kāi)展了檔案管理工作，但從某些方面來(lái)看，仍然與企業(yè)發(fā)展水平存在一定距離。具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（一）重視度不夠。檔案管理模式過(guò)于單一、落后，并未引起足夠的重視，直接導(dǎo)致檔案損毀。受到環(huán)境、時(shí)間的影響，很多檔案字跡褪色、紙張老化等因素降低了科技檔案的價(jià)值。另外，查閱人員主觀上不重視保護(hù)，成為檔案損毀的根本原因。

（二）資料不完善。通常來(lái)說(shuō)，檔案管理人員極少參與企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程，科技檔案收集、歸檔主要集中在項(xiàng)目竣工后，且處于被動(dòng)狀態(tài)，并未從主動(dòng)層面收集、整理資源，且很多重要的資料手續(xù)不到位，導(dǎo)致登記材料并未得到有效落實(shí)。還有一些技術(shù)部門(mén)基于自身利益的考慮，不愿意將資料歸檔，導(dǎo)致檔案資料不夠完善，進(jìn)而導(dǎo)致科技檔案管理中缺少重要的材料。

（三）信息水平低。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)地快速發(fā)展及推廣，為企業(yè)信息化、現(xiàn)代化建設(shè)提供了極大支持，我國(guó)企業(yè)基本引進(jìn)了計(jì)算機(jī)技術(shù)，但是多數(shù)企業(yè)管理者由于重視度不夠，在對(duì)科技檔案管理方面很少使用軟件，在實(shí)際管理工作中，由于紙質(zhì)文檔多于電子文檔，不僅增加了檔案貯存及管理難度，加之紙質(zhì)檔案查閱不夠方便，使得檔案的價(jià)值大打折扣。

（四）人員素質(zhì)待提升。對(duì)于不同的企業(yè)、不同的部門(mén)，科技檔案的管理方式存在較大差別。一些企業(yè)的檔案管理人員都是由技術(shù)部門(mén)兼任，即使在技術(shù)管理領(lǐng)域取得了不錯(cuò)成績(jī)，但是并沒(méi)有接受過(guò)專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)學(xué)習(xí)，還不能夠完全勝任該項(xiàng)工作，在工作中，往往會(huì)關(guān)注科技成果的投入和產(chǎn)出，忽視了檔案的科技屬性，直接降低了管理有效性。

二、改進(jìn)建議

（一）重視檔案管理。作為新時(shí)期的企業(yè)管理者，要明確認(rèn)識(shí)到當(dāng)今社會(huì)，科技是第一生產(chǎn)力這一事實(shí)，重新審視科技檔案對(duì)于企業(yè)生存和發(fā)展產(chǎn)生的重要作用，提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，并立足于當(dāng)前本企業(yè)科技檔案管理現(xiàn)實(shí)情況，從人員、社會(huì)等多個(gè)角度入手，完善相關(guān)配套設(shè)施。同時(shí)加大對(duì)科技檔案管理重要性的宣傳力度，管理者樹(shù)立良好的榜樣，引導(dǎo)員工樹(shù)立檔案重要的意識(shí)，為該項(xiàng)工作有序開(kāi)展提供有力支持。另外，檔案管理部門(mén)要自覺(jué)承擔(dān)起檔案管理責(zé)任，推進(jìn)檔案管理工作朝著程序化、科學(xué)化方向發(fā)展。

（二）建立收集制度。制度是工作順利開(kāi)展的依據(jù)和保障。企業(yè)科技檔案管理工作不到位的主要原因在于缺少完善的制度支持。因此企業(yè)管理者要對(duì)檔案整理等工作細(xì)節(jié)制定規(guī)章制度，定期督促部門(mén)對(duì)歸檔的科技文件進(jìn)行整理，并上交到檔案管理部門(mén)，而檔案部門(mén)也要給予相應(yīng)的配合，并安排人員直接參與到各門(mén)類(lèi)科技文件、材料整理過(guò)程當(dāng)中，各部門(mén)之間良好溝通和交流能夠確保文件資料更加完整、案卷更加規(guī)范，減少并逐漸消除資料不完善等不良問(wèn)題。企業(yè)要給予科研人員更多鼓勵(lì)，使其能夠落實(shí)好歸檔工作，兼顧科技研發(fā)和檔案梳理兩方面工作，提高檔案管理水平?？萍紮n案是所有科研人員智慧的結(jié)晶，只有不斷完善檔案，才能夠真正挖掘檔案的科學(xué)價(jià)值，進(jìn)而為企業(yè)持續(xù)發(fā)展提供科技支持。

（三）引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。不同于傳統(tǒng)時(shí)代，企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展形勢(shì)下，很多科技資料不能夠更加完整地體現(xiàn)在紙質(zhì)文件上。因此企業(yè)要認(rèn)識(shí)到信息化建設(shè)不僅僅局限在生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)方面，還有管理，尤其是科技檔案的管理。企業(yè)要將科技檔案管理納入到管理體系當(dāng)中，對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)、合理歸檔和保存。值得注意的是要十分重視對(duì)資料的保護(hù)，避免被惡意修改、盜竊等。目前對(duì)于資料的保護(hù)技術(shù)有很多，如防火墻技術(shù)、存取權(quán)限控制及加密法等。其中防火墻技術(shù)由狀態(tài)監(jiān)測(cè)、服務(wù)等多種技術(shù)組合而成，企業(yè)可以根據(jù)自身實(shí)際情況，引入適合的防護(hù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)對(duì)電子檔案保護(hù)的同時(shí)，還能夠減少紙質(zhì)文件的使用，延長(zhǎng)檔案使用壽命。

（四）規(guī)范管理流程。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案都具備原始記錄，其中包括未公開(kāi)、未申請(qǐng)專(zhuān)利等多項(xiàng)內(nèi)容，以圖形、文字等多樣化形式存在著。獲知這些信息，等同于知曉了企業(yè)的機(jī)密，如果被他人掌握，后果可想而知。因此如果企業(yè)檔案材料不收集、不整理，極有可能對(duì)企業(yè)造成一定經(jīng)濟(jì)損失。企業(yè)管理者應(yīng)支持檔案人員依法行事，及時(shí)準(zhǔn)確地收錄檔案，并將其統(tǒng)一歸納到檔案部門(mén)，實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。不僅如此，還應(yīng)制定配套制度，如借閱制度，根據(jù)檔案的機(jī)密等級(jí)，履行相應(yīng)的審批手續(xù)；或者銷(xiāo)毀制度，對(duì)于失去保存價(jià)值的資料要經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)的鑒定，并由銷(xiāo)毀小組負(fù)責(zé)，確保銷(xiāo)毀工作嚴(yán)謹(jǐn)、規(guī)范，逐漸形成立體化、長(zhǎng)效檔案管理機(jī)制。

（五）加強(qiáng)人員培訓(xùn)。檔案管理人員素質(zhì)直接影響管理水平。知識(shí)更新日新月異，檔案管理知識(shí)也隨之發(fā)生變化。因此只要不斷培養(yǎng)人員，提升其綜合素質(zhì)，才能夠更好地落實(shí)該項(xiàng)工作。具體來(lái)說(shuō)，第一，增強(qiáng)人員使命感，促使人員能夠真正認(rèn)識(shí)科技檔案對(duì)于企業(yè)及社會(huì)發(fā)展的真正意義，在工作中能夠更好地履行自己的職責(zé)和義務(wù)。第二，企業(yè)結(jié)合自身發(fā)展現(xiàn)狀，制定系統(tǒng)、合理的培訓(xùn)體系，促使管理人員能夠掌握最新、最先進(jìn)的檔案管理技術(shù)，在突出管理基礎(chǔ)性的同時(shí)，提高管理有效性。第三，定期組織兼職檔案人員培訓(xùn)班。由于兼職人員具有流動(dòng)性大的特點(diǎn)，會(huì)影響檔案管理的連續(xù)性，而采取這種方式，能夠消除兼職人員的空白帶，同樣將知識(shí)和技術(shù)滲透給兼職人員，從根本上建立一支高素質(zhì)、高技能的管理隊(duì)伍，進(jìn)而認(rèn)真落實(shí)科技檔案管理工作。

作者:張曉春 單位:陡河發(fā)電廠檔案室