導(dǎo)語(yǔ)：企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新研究一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

摘要：本文分析了新時(shí)期企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)及現(xiàn)行企業(yè)檔案管理局限性，以檔案提供利用理論、知識(shí)服務(wù)、全成本管理等理論為基礎(chǔ)，探索構(gòu)建了一種以利用工作為導(dǎo)向的集約、動(dòng)態(tài)閉環(huán)式的新型檔案管理模式，并提出了該模式的實(shí)現(xiàn)路徑。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案；管理模式；知識(shí)服務(wù)；全面成本管理

隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)以及信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，企業(yè)檔案工作的發(fā)展面臨著許多新的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理模式體現(xiàn)出一定的不適應(yīng)性，企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新成為檔案工作面臨的新課題。檔案管理模式是一種反映各層次檔案管理工作間以及檔案管理工作內(nèi)部各個(gè)環(huán)節(jié)之間內(nèi)在機(jī)理的一種管理形式。它包括宏觀檔案管理模式和微觀檔案管理模式兩個(gè)層次的內(nèi)容。微觀檔案管理模式指具體的檔案管理模式，即我們通常所稱的檔案實(shí)體管理模式。本文主要研究檔案實(shí)體管理模式。

一、新時(shí)期企業(yè)檔案工作的發(fā)展趨勢(shì)要求

1.知識(shí)經(jīng)濟(jì)對(duì)檔案知識(shí)服務(wù)提出新要求

服務(wù)性是檔案管理的重要性質(zhì)，但在不同的時(shí)代其服務(wù)具有不同的特點(diǎn)。在相當(dāng)長(zhǎng)一段歷史時(shí)期內(nèi)，檔案服務(wù)具有較強(qiáng)的政治性，服務(wù)于統(tǒng)治階級(jí)。知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)促使一種新的資源觀的形成——知識(shí)資源觀，這種資源觀要求檔案部門開(kāi)展檔案知識(shí)服務(wù)。

2.信息技術(shù)應(yīng)用促使檔案工作格局發(fā)生根本性變化

隨著信息技術(shù)在檔案工作領(lǐng)域的深入應(yīng)用，企業(yè)檔案信息化程度不斷提高，特別是數(shù)字檔案館的建成將推動(dòng)傳統(tǒng)檔案工作的格局發(fā)生根本性變化：電子文件將逐步替代傳統(tǒng)載體檔案成為檔案管理的主體，檔案的加工、傳遞和借閱基本通過(guò)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，傳統(tǒng)檔案庫(kù)房將被存儲(chǔ)系統(tǒng)替代，傳統(tǒng)檔案實(shí)體管理工作將更加快速、高效，企業(yè)檔案工作重心勢(shì)必向檔案知識(shí)服務(wù)方向發(fā)展。

3.市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下檔案工作的成本管理需要

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制確立以來(lái)，企業(yè)越來(lái)越重視成本管理并逐步實(shí)現(xiàn)了全面成本管理，對(duì)運(yùn)營(yíng)過(guò)程中的全部成本以及成本發(fā)生的全部過(guò)程進(jìn)行全方位的管理和控制，積極實(shí)現(xiàn)投入的科學(xué)化和產(chǎn)出的最大化。這對(duì)于一直以來(lái)依靠“皇糧”供給的檔案部門來(lái)說(shuō)是一個(gè)巨大的挑戰(zhàn)，如何轉(zhuǎn)變思路、創(chuàng)新發(fā)展模式，解決檔案工作專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展需要與科學(xué)投入之間的矛盾成為擺在檔案部門面前的重要問(wèn)題。

二、企業(yè)檔案管理模式創(chuàng)新的理論基礎(chǔ)與思路

1.理論基礎(chǔ)

（1）檔案提供利用理論檔案提供利用是檔案保管部門以所收藏的檔案文化財(cái)富為依據(jù)，通過(guò)一定的方式與方法，直接提供檔案信息，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的一項(xiàng)業(yè)務(wù)工作。其意義和價(jià)值，一是直接實(shí)現(xiàn)檔案價(jià)值，使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的作用；二是溝通檔案工作與社會(huì)各方面的聯(lián)系，檢驗(yàn)評(píng)價(jià)檔案管理工作的總體狀況、水平和工作成效，及時(shí)掌握檔案的利用效果[1]。（2）知識(shí)服務(wù)理念知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代賦予了“知識(shí)”更加深刻而豐富的內(nèi)涵，“不僅包括科學(xué)技術(shù)知識(shí)，還包括人文社會(huì)科學(xué)的知識(shí)、商業(yè)活動(dòng)、日常生活以及工作中的經(jīng)驗(yàn)和知識(shí)、人們獲取并運(yùn)用和創(chuàng)造知識(shí)的知識(shí)，以及面臨問(wèn)題做出判斷和提出解決方法的知識(shí)”；不僅包括文獻(xiàn)等編碼化的顯性知識(shí)，還包括存在于頭腦中尚未公開(kāi)的隱性知識(shí)[2]。知識(shí)服務(wù)是以信息和知識(shí)的搜尋、組織、分析、重組的知識(shí)和能力為基礎(chǔ)，根據(jù)用戶的問(wèn)題和環(huán)境，融入用戶解決問(wèn)題的過(guò)程中，提供能有效支持知識(shí)應(yīng)用和知識(shí)創(chuàng)新的服務(wù)。知識(shí)服務(wù)理念要求檔案部門不能滿足于進(jìn)行信息層面上的服務(wù)，要對(duì)信息進(jìn)行深層次的挖掘，實(shí)現(xiàn)知識(shí)服務(wù)[3]。（3）全面成本管理理念全面成本管理是以成本管理的科學(xué)性為依據(jù)，運(yùn)用成本管理的基本原理與方法體系，優(yōu)化成本投入、改善成本結(jié)構(gòu)和規(guī)避成本風(fēng)險(xiǎn)為主要目的，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)實(shí)行全過(guò)程、全員、全部門的成本控制的基本理論、思想體系、管理制度、機(jī)制和行為方式。這要求企業(yè)檔案部門在考慮專業(yè)發(fā)展的同時(shí)，也要考慮考慮單位的運(yùn)行成本[4]。

2.新型企業(yè)檔案管理模式設(shè)計(jì)

基于上述分析，本文認(rèn)為應(yīng)構(gòu)建一種以利用工作為導(dǎo)向的集約、動(dòng)態(tài)閉環(huán)式的檔案管理模式（見(jiàn)圖1）。以利用工作為導(dǎo)向指將檔案工作重心由傳統(tǒng)的檔案實(shí)體管理轉(zhuǎn)向檔案信息服務(wù)，并以檔案信息服務(wù)工作為牽引，推動(dòng)檔案工作全面發(fā)展；集約式，是指以成本管理思想為指導(dǎo)，統(tǒng)籌資源，實(shí)現(xiàn)部分環(huán)節(jié)工作在單位內(nèi)的集約式管理；動(dòng)態(tài)閉環(huán)式，即遵循并建立檔案工作各環(huán)節(jié)之間的閉環(huán)式互動(dòng)關(guān)系，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的良性循環(huán)和持續(xù)改進(jìn)。主要內(nèi)容包括：（1）建立面向用戶的檔案信息服務(wù)模式即以滿足用戶的需求為宗旨，檔案人員通過(guò)對(duì)用戶需求特點(diǎn)的跟蹤和用戶利用效果分析，變傳統(tǒng)的被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)，將檔案價(jià)值的多樣性與用戶需求的多維性、潛在性聯(lián)系起來(lái)。該模式下檔案利用工作被獨(dú)立出來(lái)，并與檔案利用工作、檔案價(jià)值鑒定、檔案資源建設(shè)等各項(xiàng)工作形成一種互動(dòng)關(guān)系[5]。（2）建立一站式的檔案實(shí)體加工模式檔案集中統(tǒng)一管理模式便于檔案的安全保管和開(kāi)發(fā)利用，是國(guó)內(nèi)企業(yè)檔案管理的基本模式。但隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，企業(yè)以占領(lǐng)市場(chǎng)獲得利潤(rùn)為目的，為降低企業(yè)運(yùn)行成本，檔案業(yè)務(wù)外包成為越來(lái)越多的企業(yè)的選擇之一。該模式下，各單位檔案人員從繁重的檔案實(shí)體加工工作中解脫出來(lái)，有利于推動(dòng)檔案工作由實(shí)體保管向知識(shí)服務(wù)轉(zhuǎn)型。（3）建立開(kāi)放式、知識(shí)型、多元化檔案編研模式建立開(kāi)放式編研流程，根據(jù)用戶檔案需求和檔案利用效果分析等確定選題方向和編研形式，編研產(chǎn)品歸檔后作為檔案信息資源的組成部分進(jìn)行提供利用；在編研內(nèi)容深度上，對(duì)檔案信息中蘊(yùn)含的知識(shí)進(jìn)行深度的挖掘，提供知識(shí)型編研產(chǎn)品；實(shí)現(xiàn)編研方向多元化，不僅要與科研生產(chǎn)結(jié)合進(jìn)行編研，還要與職工的職業(yè)生涯與生活結(jié)合，進(jìn)行編研。

三、新型企業(yè)檔案管理模式的實(shí)現(xiàn)路徑

1.建立用戶研究與檔案信息服務(wù)平臺(tái)

檔案工作者利用該平臺(tái)實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源的，既包括檔案原件的，又包括檔案編研產(chǎn)品的，使多層次檔案信息資源全面的展現(xiàn)在用戶面前。同時(shí)，該平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)檔案工作者與用戶之間的互動(dòng)及用戶的信息需求的跟蹤、分析與挖掘，對(duì)檔案利用效果進(jìn)行分析，研究檔案利用策略，當(dāng)前的Agent技術(shù)、數(shù)據(jù)挖掘等信息技術(shù)為這方面功能的實(shí)現(xiàn)提供了技術(shù)支持。

2.通過(guò)成立虛擬團(tuán)隊(duì)或業(yè)務(wù)外包優(yōu)化檔案實(shí)體加工流程

建立矩陣式組織結(jié)構(gòu)，基于傳統(tǒng)職能管理模式，在橫向上增加了項(xiàng)目管理的維度，提高了各個(gè)部門之間的協(xié)作性。在檔案實(shí)體加工方面，在企業(yè)或單位內(nèi)組建一個(gè)虛擬的檔案實(shí)體加工項(xiàng)目組或借助外借檔案實(shí)體加工平臺(tái)，將檔案實(shí)體加工工作作為項(xiàng)目組一個(gè)重大的項(xiàng)目，統(tǒng)一規(guī)劃每年的檔案實(shí)體整理工作，協(xié)調(diào)項(xiàng)目組成員統(tǒng)一進(jìn)行檔案實(shí)體整理，或?qū)n案實(shí)體加工工作外包給具有一定專業(yè)資質(zhì)的公司或部門，從而實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的一站式加工。

3.利用信息技術(shù)手段搭建網(wǎng)絡(luò)化檔案編研平臺(tái)

多元化檔案編研模式要求擴(kuò)大檔案編研服務(wù)對(duì)象范圍，不僅要面向各項(xiàng)管理與技術(shù)工作，還要與職工的職業(yè)生涯項(xiàng)結(jié)合，進(jìn)行多角度編研。搭建網(wǎng)絡(luò)編研平臺(tái)將融合多媒體技術(shù)、web技術(shù)、電子文檔處理技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)等，使信息的采集與用戶需求分析等編研前期工作與后期的編輯、編研成果的統(tǒng)一起來(lái)，有利于實(shí)現(xiàn)檔案的“大編研”以及提高檔案編研的效率和質(zhì)量[6-7]。

參考文獻(xiàn):

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作者:韓苗苗 董宇環(huán) 單位:中國(guó)飛航技術(shù)研究院