導(dǎo)語(yǔ)：地方高校圖書(shū)館檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢(xún)客服老師，歡迎參考。

一、地方高校圖書(shū)館檔案管理工作滯后的癥結(jié)

（一）對(duì)地方高校圖書(shū)館檔案管理工作重視程度不高。

很多高校圖書(shū)館未設(shè)專(zhuān)人負(fù)責(zé)圖書(shū)檔案工作，而是將此工作交由各辦公室，對(duì)此項(xiàng)工作的專(zhuān)業(yè)化和制度化要求的程度不夠。一般辦公室的工作人員少、工作繁雜，往往意識(shí)不到圖書(shū)檔案的重要性，因此對(duì)日常統(tǒng)計(jì)以及文書(shū)處理等沒(méi)有形成保管意識(shí)；業(yè)務(wù)部門(mén)的部分工作人員認(rèn)為檔案工作由辦公室負(fù)責(zé)，因此會(huì)疏忽對(duì)圖書(shū)檔案的管理工作；圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)一般將檔案管理視為業(yè)務(wù)工作的附屬品，也很少去研究，因此這項(xiàng)工作大都遭遇了邊緣化，往往給圖書(shū)館檔案存檔造成缺失和混亂。

（二）缺乏業(yè)務(wù)素質(zhì)好、業(yè)務(wù)水平高的檔案管理人員。

眾所周知，在目前知識(shí)經(jīng)濟(jì)和日益信息化的高校教育環(huán)境中，作為知識(shí)導(dǎo)航員的圖書(shū)館檔案管理人員，他們的職業(yè)道德素質(zhì)、專(zhuān)業(yè)素質(zhì)、文化知識(shí)水平、吸收、整合、傳達(dá)信息的能力等，已經(jīng)成了地方高校圖書(shū)館發(fā)展的重要構(gòu)件[1]。然而我國(guó)地方高校圖書(shū)館檔案管理人員群體現(xiàn)狀，卻不容樂(lè)觀，比如沿海發(fā)達(dá)的浙江省，其全省高校圖書(shū)館檔案管理專(zhuān)業(yè)人員群體中，有碩士以上學(xué)歷者占2.49%，本科學(xué)歷占35.90%，本科以下者為61.61%，其中高級(jí)職稱(chēng)者只占10.78%，中級(jí)職稱(chēng)占41.86%，中級(jí)職稱(chēng)以下則占47.36%。

（三）檔案管理信息化的發(fā)展進(jìn)程十分緩慢。

目前伴隨著互聯(lián)網(wǎng)和手機(jī)等新興媒體的普及程度的升高，我國(guó)使用手機(jī)上網(wǎng)的網(wǎng)民已有2.77億，網(wǎng)絡(luò)在網(wǎng)民中的普及率達(dá)到了98.1%，其他如QQ、MSN等手機(jī)通訊工具使用率達(dá)到了61.5%。而高校的師生幾乎個(gè)個(gè)是網(wǎng)民。如今還有相當(dāng)一部分高校仍舊以紙型文獻(xiàn)為圖書(shū)館檔案材料，尚未使用電子文獻(xiàn)的模式，電子文獻(xiàn)的引進(jìn)速度非常緩慢，因此在信息化程度如此發(fā)達(dá)的今天，已經(jīng)無(wú)法滿(mǎn)足師生及社會(huì)的需求了。除此之外，一些高校盡管是將館藏的文獻(xiàn)資源實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化服務(wù)，實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，但是檔案文獻(xiàn)的管理以及利用手段尚未同步于高科技化的圖書(shū)文獻(xiàn)所進(jìn)行的信息資源開(kāi)發(fā)，使得圖書(shū)館內(nèi)的業(yè)務(wù)發(fā)展非常的不平衡。

（四）圖書(shū)館檔案管理的專(zhuān)業(yè)化和科學(xué)化不足。

1.圖書(shū)館的館藏檔案的結(jié)構(gòu)不合理。從檔案的種類(lèi)結(jié)構(gòu)看，很多高校圖書(shū)館中館藏文書(shū)的檔案所占的比重是比較大的，特色檔案是相對(duì)較少的，比如說(shuō)業(yè)務(wù)檔案。從檔案的載體看，紙質(zhì)的檔案所占的比重比較大，其他載體的數(shù)量和種類(lèi)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較少的。而且從檔案管理今后的發(fā)展趨勢(shì)看，現(xiàn)在高校圖書(shū)館中檔案收藏的結(jié)構(gòu)以及內(nèi)容已無(wú)法適應(yīng)圖書(shū)館業(yè)務(wù)的發(fā)展和信息化社會(huì)的需要。

2.圖書(shū)館的檔案留檔的隨意性較大，還沒(méi)有具體的存檔要求和管理制度。歸檔不夠合理，分類(lèi)不夠科學(xué)，各個(gè)科室分類(lèi)歸檔時(shí)大多根據(jù)自己本科室的習(xí)慣和特點(diǎn)進(jìn)行，有的檔案資料甚至是沒(méi)有編號(hào)和目錄并被隨意存放。檔案外在形式不規(guī)范，不利于裝訂，不利于查閱。沒(méi)有統(tǒng)一的檔案管理方法，也缺乏檔案集中存放的意識(shí)，更沒(méi)有委派專(zhuān)人進(jìn)行管理，導(dǎo)致檔案丟失的現(xiàn)象十分嚴(yán)重。

3.檔案價(jià)值尚未進(jìn)行科學(xué)的鑒定。高校圖書(shū)館的檔案一般都存在一定的價(jià)值，因此在進(jìn)行管理時(shí)，需要進(jìn)行科學(xué)的鑒定，以便區(qū)別對(duì)待。盡管這點(diǎn)是比較重要的，但是現(xiàn)在還是有一部分高校并沒(méi)有重視。對(duì)檔案資源的準(zhǔn)確性、價(jià)值大小等鑒定工作也沒(méi)有進(jìn)行，對(duì)不同檔案的不同保管期限沒(méi)有規(guī)定，導(dǎo)致高校館藏的檔案文獻(xiàn)雜亂堆積。

二、地方高校圖書(shū)館檔案管理的優(yōu)化途徑

（一）優(yōu)化高校圖書(shū)館檔案管理的基礎(chǔ)條件。

1.提高圖書(shū)館檔案管理人員素質(zhì)。正如上文所提及的，地方高校圖書(shū)館能否“做好讀者服務(wù)工作和學(xué)術(shù)研究工作，不斷促進(jìn)圖書(shū)館事業(yè)的極大發(fā)展，其關(guān)鍵在于是否具有一支能適應(yīng)當(dāng)前文獻(xiàn)信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展需要的整體素質(zhì)高、人員結(jié)構(gòu)合理”的管理隊(duì)伍。筆者認(rèn)為，如要做好這方面的工作，我們必須展開(kāi)如下三個(gè)方面的工作：其一，應(yīng)建設(shè)一支具有高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)檔案管理人員隊(duì)伍。吸納并接收具有學(xué)歷高和專(zhuān)業(yè)素質(zhì)強(qiáng)的圖書(shū)館檔案管理人才，且盡量避免人員隨意調(diào)動(dòng)。同時(shí)，地方高校的相關(guān)部門(mén)應(yīng)當(dāng)高度重視本校人員的專(zhuān)業(yè)培養(yǎng)和專(zhuān)業(yè)教育，最好能在一定時(shí)期內(nèi)，能使圖書(shū)館檔案管理人員都能得到相應(yīng)的專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)和相關(guān)技能的訓(xùn)練。只有這樣，地方高校方能保持一支相對(duì)穩(wěn)定，專(zhuān)業(yè)能力較強(qiáng)的圖書(shū)館檔案管理群體。其二，應(yīng)當(dāng)更新工作方法和工作理念。面臨著日益信息化的高校校園和社會(huì)發(fā)展環(huán)境，我們的管理人員應(yīng)不斷更新觀念，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，來(lái)掌握更多的網(wǎng)絡(luò)以及計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用技巧。其三，高校圖書(shū)館所收藏的檔案均具有很重要的意義，檔案管理是一項(xiàng)很?chē)?yán)肅的工作，因此要對(duì)檔案管理人員的進(jìn)行思想教育，提高他們的政治覺(jué)悟，促進(jìn)他們的綜合素質(zhì)全面提高。

2.利用先進(jìn)設(shè)備，發(fā)揮數(shù)字儲(chǔ)備功能。目前高校圖書(shū)館正面臨著一場(chǎng)全方位的技術(shù)革新———數(shù)字圖書(shū)館，圖書(shū)館的檔案管理理應(yīng)適應(yīng)數(shù)字化的大潮，進(jìn)入數(shù)字化管理的新時(shí)代。盡管地方高校由于多種因素和條件的限制和制約，不可能大規(guī)模地進(jìn)行數(shù)字化的建設(shè)。但為了日后的圖書(shū)館發(fā)展能有一個(gè)廣闊的空間，地方高校在圖書(shū)館檔案管理的硬件建設(shè)要有一定的前瞻性，應(yīng)建立“一套先進(jìn)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和靈活的結(jié)構(gòu)化布線系統(tǒng)”，我們應(yīng)最大限度地考慮到地方高校全體師生和外界社會(huì)的訪問(wèn)需求。與此同時(shí)，地方高校圖書(shū)館在硬件建設(shè)上，雖主要集中在多媒體信息閱覽室、電子書(shū)刊和電子文本信息的整理與收集，以及高性能的圖書(shū)館服務(wù)系統(tǒng)和應(yīng)用系統(tǒng)等三個(gè)方面，但圖書(shū)館檔案管理的數(shù)字化建設(shè)也是不容忽視的，只有如此，地方高校才可能在檔案管理方面避免出現(xiàn)力不從心的尷尬困境。

（二）強(qiáng)化對(duì)圖書(shū)館檔案管理的制度和科學(xué)管控。

1.優(yōu)化館藏檔案結(jié)構(gòu)。高校圖書(shū)館應(yīng)該對(duì)館藏的一些歷史性的檔案資料引起足夠的重視，并對(duì)這些資料進(jìn)行整理以及收集。這是由于這些歷史性的檔案資料記錄了高校圖書(shū)館從一開(kāi)始建館到現(xiàn)在的所有的重要活動(dòng)以及重大事件，是非常重要的文字材料，對(duì)于后人研究圖書(shū)館和本校的發(fā)展歷程來(lái)說(shuō)，具有非常重要的意義。但是由于這些歷史檔案資料都比較分散及零碎，在日常工作中，很難被人們重視起來(lái)。再加上整理這些材料的難度非常大，很容易被故意忽略。圖書(shū)館領(lǐng)導(dǎo)一定要重視起來(lái)，投入更多的人力以及時(shí)間對(duì)這部分資料進(jìn)行整理。除此之外，非文字資料也是非常重要的，像一些音像制品、電子檔案以及實(shí)物等有認(rèn)知價(jià)值和佐證的意義。因此負(fù)責(zé)圖書(shū)館檔案管理的辦公室工作人員需要根據(jù)現(xiàn)代媒介多樣化的特點(diǎn)，將音像制品、重要照片、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)杯以及刻錄光盤(pán)等資料歸檔進(jìn)圖書(shū)館的檔案管理系統(tǒng)。這是因?yàn)檫@些檔案均為高校圖書(shū)館檔案完整性以及系統(tǒng)性的重要憑據(jù)。

2.制定嚴(yán)密的檔案保管制度，并委派專(zhuān)人對(duì)其進(jìn)行管理。建立館藏檔案嚴(yán)格的保密制度，各方人員均不可擅自提高檔案的利用范圍，管理人員不可以擅自把檔案中所記錄的保密內(nèi)容泄露出去；建立館藏檔案鑒定制度，確立館藏檔案的鑒定規(guī)范，成立由專(zhuān)家組成的鑒定小組，鑒定檔案的等級(jí)，判定保管的年限，并整理好檔案，并將其中的經(jīng)過(guò)鑒定可以銷(xiāo)毀的檔案挑出來(lái)，然后向上級(jí)相關(guān)部門(mén)進(jìn)行匯報(bào)，獲準(zhǔn)即可銷(xiāo)毀；設(shè)立館藏檔案嚴(yán)密的立卷歸檔制度，避免保存價(jià)值比較高的文件毀壞或者是遺失。其中立卷需要做到案卷的裝訂整齊美觀、保管的期限劃分準(zhǔn)確、標(biāo)量確切簡(jiǎn)明、目錄頁(yè)碼清晰、排列順序正確、書(shū)面材料規(guī)范。

3.科學(xué)地鑒定整理館藏檔案。對(duì)需要?dú)w檔的檔案進(jìn)行逐一的鑒定，將性質(zhì)以及價(jià)值不同的檔案分別區(qū)別開(kāi)來(lái)，然后通過(guò)檔案的重要程度以及價(jià)值大小來(lái)進(jìn)行檔案的歸檔存放。這樣不但有利于檔案存放的科學(xué)合理，能夠節(jié)省存放的空間，還能夠節(jié)約管理的費(fèi)用，而且利于檔案的使用及開(kāi)發(fā)。

4.建立高校檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)。目前，閱讀日益多元化，地方高校圖書(shū)館應(yīng)提供及時(shí)和多元化的服務(wù)內(nèi)容，以滿(mǎn)足不同師生群體化的個(gè)性需求，以便實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的可持續(xù)性的發(fā)展。不僅如此，檔案部門(mén)應(yīng)當(dāng)和院校內(nèi)、各黨群行政部門(mén)以及社會(huì)緊密的聯(lián)系，將相關(guān)的信息歸整，將數(shù)字化檔案的內(nèi)容加以豐富。同時(shí)在檔案主頁(yè)上面添加多元化的服務(wù)內(nèi)容，要包含檔案用戶(hù)的培訓(xùn)教育、檔案信息數(shù)字化的利用、開(kāi)發(fā)和檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)導(dǎo)航，提高對(duì)檔案的篩選識(shí)別功能、信息檢索和選擇能力，利于快速檢索到檔案的信息。開(kāi)展個(gè)性化服務(wù)，利用現(xiàn)在的各種通訊方法提供在線咨詢(xún)和檢索以提高檔案的利用效率，優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量；通過(guò)數(shù)字化的形式分專(zhuān)題、分批或分期介紹開(kāi)放檔案的內(nèi)容和范圍與查檔基本的知識(shí)，把封閉服務(wù)改為開(kāi)放服務(wù)，使檔案信息的價(jià)值最大化，使檔案信息化建設(shè)能夠持續(xù)發(fā)展。

作者:王會(huì)玲才娟單位:綏化學(xué)院文學(xué)與傳媒學(xué)院