導(dǎo)語(yǔ)：高校倒金字塔檔案管理論文一文來(lái)源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

一、高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象成因分析

對(duì)于高校檔案管理而言，主要有檔案信息需求者和檔案信息管理者兩個(gè)主體，其中檔案信息管理者擁有充足的檔案信息資源，檔案信息需求者主要是校內(nèi)師生和校外用人單位等，兩者之間存在著相互博弈過程，形成我國(guó)高校當(dāng)前檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象。

1.國(guó)家對(duì)于檔案信息開放和利用缺少相關(guān)規(guī)定

對(duì)于檔案信息需求者和檔案信息管理者而言，如果檔案信息管理者能夠在最短的時(shí)間里，為檔案信息需求者提供所需的檔案信息，檔案信息需求者對(duì)于檔案信息管理者給予正向評(píng)價(jià)，則兩者就處于一種雙贏狀態(tài)?？墒窃谶@個(gè)過程中，檔案信息管理者和檔案信息需求者之間的雙贏受到多種因素制約，從結(jié)果來(lái)看，高校檔案館可能都不是“零和博弈”的最終贏家。當(dāng)前，學(xué)術(shù)界對(duì)于高校檔案信息的公開和保密之間的認(rèn)識(shí)和觀點(diǎn)不完全統(tǒng)一，即使是在檔案管理較為先進(jìn)的美國(guó)和西歐發(fā)達(dá)國(guó)家，出于對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)，也十分注重對(duì)個(gè)人檔案信息的保護(hù)，一旦泄露秘密信息將要承擔(dān)相應(yīng)法律責(zé)任，最高法院也對(duì)于行政機(jī)關(guān)賦予其文件機(jī)密保護(hù)的權(quán)利。我國(guó)檔案法律法規(guī)規(guī)定，如果泄露檔案信息，將會(huì)受到法律嚴(yán)厲懲罰。所以，對(duì)于我國(guó)高校檔案館而言，在對(duì)檔案信息開放過程中，很難把握開放的界限，權(quán)衡利弊后，選擇檔案信息不開放政策，因?yàn)闄n案信息的不開放不會(huì)造成不可預(yù)期的后果，就不會(huì)受到法律的懲罰。而且，雖然不開放檔案信息可能會(huì)在輿論上引起學(xué)校師生和部分用人單位的不滿，但是至少不會(huì)引起任何法律和制度上的后果。這就可以解釋為什么大部分高校檔案館選擇對(duì)學(xué)生不開放。因此，造成這種結(jié)果的主要原因是我國(guó)當(dāng)前相關(guān)檔案和保密法律法規(guī)，對(duì)于學(xué)生檔案信息開放沒有明確規(guī)定，也缺少對(duì)檔案館信息開放的實(shí)質(zhì)性約束和要求。

2.高校檔案利用范圍不明確

從檔案館角度來(lái)看，提供檔案利用服務(wù)經(jīng)常使檔案需求者產(chǎn)生不滿情緒，檔案信息資料查找工作量較大、查找效率不高、滿意度較低等，使檔案館認(rèn)識(shí)到提供檔案信息服務(wù)是一件吃力不討好的事情，而且高校檔案信息資料開放和利用受到各種關(guān)系的約束和學(xué)校各種規(guī)定的限制。因?yàn)闄n案館只是高校系統(tǒng)的一個(gè)部分，還有教務(wù)部門、學(xué)工部門和教學(xué)院系，不僅要受到檔案保密相關(guān)法律約束，而且還要受到學(xué)校規(guī)定的限制。為了確保檔案館提供檔案信息服務(wù)不會(huì)產(chǎn)生不滿意結(jié)果，各個(gè)檔案館基本上都采取制度性措施來(lái)限制檔案信息的利用，無(wú)形中增加了檔案信息利用的煩瑣程度和難度。例如，以提供畢業(yè)生成績(jī)單為例，為了檔案信息資料的安全，學(xué)校一般都將檔案館放在較為隱蔽的地方，在校師生和社會(huì)檔案需求者都要花費(fèi)大量時(shí)間和精力來(lái)尋找檔案館。而且，出于對(duì)個(gè)人隱私的保護(hù)，要求檔案信息需求者必須要攜帶個(gè)人有效證件到館辦理查詢手續(xù)，不支持電子郵件查詢和電話查詢服務(wù)，這對(duì)于檔案資料利用者而言，手續(xù)十分復(fù)雜，這個(gè)過程就是一個(gè)效率十分低下的過程，本身呈現(xiàn)出“倒金字塔”特征。檔案信息需求者和檔案信息管理者都要花費(fèi)大量時(shí)間和精力，而且結(jié)果也不一定十分理想。但是，從經(jīng)濟(jì)角度來(lái)看，檔案館提供檔案服務(wù)，經(jīng)濟(jì)效益較低，甚至完全為零。從性質(zhì)來(lái)看，檔案信息服務(wù)是一個(gè)純公益性過程，將檔案信息服務(wù)社會(huì)化，收取相應(yīng)費(fèi)用也不符合我國(guó)當(dāng)前高校檔案管理的目標(biāo)和相關(guān)法律法規(guī)要求。

二、高校檔案管理中的“倒金字塔”解決措施

要有效減少高校檔案管理中的“倒金字塔”現(xiàn)象的發(fā)生，不斷降低不良后果，就要從檔案館自身角度，進(jìn)一步明確檔案信息開放界限，減少檔案利用程序，減少檔案資料利用的制度性障礙。

1.明確高校檔案館檔案信息服務(wù)職能

我國(guó)2008年頒布的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》中明確規(guī)定，高校中個(gè)人或有關(guān)單位，如果不按照規(guī)定及時(shí)歸檔，將檔案據(jù)為己有，或者拒絕規(guī)定的，都屬于違法行為，而且校方要及時(shí)對(duì)直接負(fù)責(zé)人員和主管人員依法給予處分，已經(jīng)構(gòu)成犯罪行為的，由司法機(jī)關(guān)依法給予追究刑事責(zé)任。但是，我國(guó)高校檔案相關(guān)法律法規(guī)對(duì)于檔案利用方面沒有給予明確要求，從而降低了高校檔案管理部門的“風(fēng)險(xiǎn)責(zé)任預(yù)期”，形成高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象的制度性原因。因此，要進(jìn)一步制定和完善高校檔案信息開放范圍，明確高校檔案信息服務(wù)職能，在確保檔案信息在法律規(guī)定的保密范圍內(nèi)，也要向在校師生和社會(huì)加大檔案信息開放范圍。

2.明確高校檔案信息服務(wù)范圍

如前文所述，出于保密需要，一些高校將檔案館設(shè)在學(xué)校較為偏僻的地方，而且不公開其電話和不建立網(wǎng)站，這些都無(wú)形之中擴(kuò)大了檔案信息的保密范圍。為進(jìn)一步減少“倒金字塔”現(xiàn)象，提高檔案館信息服務(wù)效率，高校檔案館不僅要為在校師生提供詳細(xì)的檔案館地理位置信息，而且還要在網(wǎng)站上公布其檔案信息咨詢服務(wù)電話，建立檔案館網(wǎng)站，并依托網(wǎng)站，主動(dòng)公開在法律法規(guī)允許范圍內(nèi)的一些檔案信息。

3.提高高校檔案信息服務(wù)方式信息化

為提高高校檔案信息服務(wù)效率，要不斷建立完善服務(wù)方式信息化。第一，要按照檔案管理法律法規(guī)要求，主動(dòng)對(duì)照案卷目錄，對(duì)其內(nèi)容數(shù)字化，公開信息開放內(nèi)容，減少檔案信息需求者的盲目性需求，為其減少檔案查詢等待時(shí)間，減輕高校檔案館信息服務(wù)工作量。第二，對(duì)高校檔案信息內(nèi)容數(shù)字化以后，要建立檢索內(nèi)容關(guān)鍵詞，實(shí)現(xiàn)檔案信息搜索功能的便捷化，可以有效減少檔案館無(wú)意義的重復(fù)勞動(dòng)，減輕高校檔案館在檔案信息服務(wù)方面重復(fù)的人力勞動(dòng)。

4.提高高校檔案管理人員素質(zhì)能力

高校檔案信息利用存在一定的模糊性，也就是說(shuō)檔案信息需求者往往對(duì)于高校檔案管理相關(guān)規(guī)定、檔案信息查詢范圍、自身享有的權(quán)限等都比較模糊。因此，高校檔案館要對(duì)自身的職能范圍、工作權(quán)限有清晰認(rèn)識(shí)，這些都需要高校檔案管理人員加強(qiáng)自身職業(yè)培訓(xùn)。同時(shí)，要在高校檔案館實(shí)施信息化以后，進(jìn)一步加強(qiáng)職業(yè)技能培訓(xùn)，熟練使用各種檢索工具進(jìn)行檔案信息內(nèi)容檢索，縮減無(wú)意義內(nèi)容檢索耗費(fèi)時(shí)間，不斷減少檔案信息管理“倒金字塔”現(xiàn)象消極影響。

5.延長(zhǎng)高校檔案信息服務(wù)辦公時(shí)間

不僅要加強(qiáng)檔案管理職能，更要強(qiáng)化檔案信息服務(wù)意識(shí)。第一，要在不增加現(xiàn)有人員數(shù)量和工作量前提下，實(shí)施彈性工作制，靈活調(diào)整工作人員工作時(shí)間，避免高度密集的檔案工作時(shí)段，也有效降低檔案信息需求者對(duì)于工作日的排隊(duì)等候時(shí)間。第二，要充分利用高校檔案信息需求密集情況的產(chǎn)生，導(dǎo)致高校檔案管理“倒金字塔”現(xiàn)象，從而將檔案信息需求者大量信息需求分散開來(lái)，形成一種重要解決途徑。

作者：關(guān)永娟閆巖單位：燕京理工學(xué)院北方工業(yè)大學(xué)