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第一篇

一、高校人事檔案管理的重要意義

學校是由一定的人、事、物構(gòu)成的社會有機體，學校管理活動是一項立足學校核心發(fā)展目標來科學利用、組織、調(diào)控學校的人力資源、信息資源、物質(zhì)資源等，以最大化地發(fā)揮學校管理活動的潛能，又快又好地實現(xiàn)學校發(fā)展目標的社會活動。高校人事檔案管理活動盡管不直接參與學者的知識生產(chǎn)與技術(shù)研發(fā)實踐，但在學校管理專業(yè)化的視野中，高校人事檔案管理活動對確保整個大學有序運轉(zhuǎn)、內(nèi)力凝聚、實力攀升具有戰(zhàn)略意義。

1.高校人事檔案管理能夠激發(fā)學者的學術(shù)潛能。高校是創(chuàng)造型學者的匯聚地，是國家高端人才的孕育之地。我們相信：只有在學校中找到了最適合自己的職位，這些人才的創(chuàng)造力、能動性才可能得到充分的激發(fā)與培育；合適的職位能夠反過來激勵學者的學術(shù)潛能，強化他們的學術(shù)志向，促使從業(yè)者培育起自身的專業(yè)優(yōu)勢。高校人事檔案管理的意義正系于此。通過建立知識分子的個人檔案與專業(yè)成長履歷，高校人事檔案工作就可能把學者的專業(yè)成長歷程與專業(yè)進展方向清晰地記錄下來，為高校人事管理部門的人事調(diào)配工作提供最準確、最精細、最全面的人事信息，為實現(xiàn)個人專長與工作職位間的“深度”配置創(chuàng)造條件，為學者個體的專業(yè)成長搭建平臺。

2.高校人事檔案工作能夠推進人才的高效流轉(zhuǎn)。人事檔案管理是高校管理的基礎(chǔ)工程，是學校比較競爭力迅速提升的根本依托，所以，有學者指出“：檔案工作既是高校硬實力的體現(xiàn)，同時又是其軟實力的重要組成部分。”目前，優(yōu)化學校管理、創(chuàng)建學校品牌日益成為高校教育改革與發(fā)展的主流，如何借助于人事管理制度的變革來增強學校綜合實力，是高校教育管理實踐面臨的一道難題。高校人事檔案管理工作對學校人事制度改革與人才流轉(zhuǎn)發(fā)揮著三重功能，即鑒定功能、咨詢功能與保障功能。進言之，高校人事檔案管理工作通過對教師人才業(yè)績成果的收集與核實來鑒定每一位教師的資質(zhì)與才力，判定其發(fā)展?jié)撃艿拇笮?，從而擔負著“伯樂”的角色；人事檔案管理工作能夠?qū)W校教師人才狀況的整體把脈來為學校人才發(fā)展規(guī)劃的制訂提供咨詢，確保學校人才工作沿著“人盡其才、引進補足、結(jié)構(gòu)優(yōu)化”的健康方向發(fā)展，確保每一個教師人才流動到自己的合適位置上來；人事檔案管理工作還能通過教師人才信息系統(tǒng)的完善，為學校人事決策提供準確、客觀的信息支持與保障，確保高校人才管理工作的高效能推進?？梢哉f，在現(xiàn)代人才學的視野中，高校人事檔案管理工作已經(jīng)成為學校科學發(fā)展不可或缺的助手，已成為學校實現(xiàn)跨越式發(fā)展必不可缺的基礎(chǔ)信息系統(tǒng)。

二、高校人事檔案管理工作變革的方向

在新時期，隨著《國家中長期人才發(fā)展規(guī)劃綱要（2010－2020年）》的頒布，高校人事檔案管理工作面臨著新的機遇與挑戰(zhàn)。如何利用人事檔案管理工作來盤活學校的人才資源，為學校發(fā)展決策部門提供清晰的學校人才工作信息，推進學校在人才管理與人才競爭中獨占鰲頭、出奇制勝，成為每一個高校檔案管理工作者必須思考的一個重要問題。我們認為：高校人事檔案管理工作要與時俱進，充分發(fā)揮自身職能，既需要高校決策者轉(zhuǎn)變觀念，高度重視人事檔案管理工作，更需要人事檔案管理工作自身引入科學的發(fā)展思路。面向未來，高校人事檔案管理工作改革的重點是加快“三個轉(zhuǎn)變”。

1.從“人事檔案管理”向“人才檔案管理”轉(zhuǎn)變。在傳統(tǒng)人事檔案管理框架下，高校人事檔案管理主要關(guān)注的是高校教師的個人基本情況登記、工作單位變動、主要人事考核信息等，這種人事檔案好似人的人生與工作履歷記載與登記，其功能僅限于對個人相關(guān)信息真?zhèn)蔚呐卸?，僅限于對個人人生有無“污點”的證實，這種人事檔案管理基本上屬于一種“個人信息匯集”型檔案管理思維。這種人事檔案無法與國家人才發(fā)展戰(zhàn)略的要求相適應，無法充分發(fā)揮人事檔案對人才個人專業(yè)成長的激勵功能。因此，樹立“人才檔案管理”的思想異常重要。所謂“人才檔案管理”，就是強調(diào)人事檔案管理工作必須徹底改變“人生履歷記載”型的管理思路，而應該轉(zhuǎn)向“助推人才成長”的管理思想，即把高校教師人才的工作歷程、血緣結(jié)構(gòu)、專業(yè)變更、職業(yè)成就等重要信息納入人事檔案的框架之內(nèi)，并據(jù)此設計人事管理檔案信息的收集框架與表格欄目，增加對教師人才的特長與優(yōu)勢方面的檔案信息，讓每一位教師的檔案信息凸顯出“人才成長線路圖”的特點，使之成為輔助高校教師人才成長規(guī)劃的重要輔助工具，讓整個高校教師的人事檔案工作走上主動進取、服務成長的新路子上來。

2.從“被動服務型管理”向“主動進取型管理”轉(zhuǎn)變。長期以來，高校人事檔案管理工作處于“馬后炮”位置，時刻走在學校發(fā)展的后面，為學校發(fā)展做一些資料收集與信息記載等類似“秘書”性質(zhì)的工作，無法對學校未來發(fā)展產(chǎn)生引領(lǐng)與先導功能。這種人事檔案管理思想實質(zhì)上就是“被動服務型管理”，其鮮明特征是：滯后性與被動性。其實，高校人事檔案管理工作的本職功能是為學校教師人才的合理、有序、正向流動提供保駕護航功能，是為學校人才資源的匯聚與人才內(nèi)力的釋放提供數(shù)據(jù)與信息支持?！靶畔⑽拿骱椭R時代的到來,使高校檔案人員不再是傳統(tǒng)意義上的‘倉庫保管員’，而是信息資源的組織者、管理者和傳播者。”高校人事檔案管理工作主動參與學校人才選聘與發(fā)展規(guī)劃的途徑是多樣化的，其中，最主要是三條途徑：其一是檔案自身管理理念的提升，即按照一種先進的人才管理理念來指導人事檔案管理工作，向人事管理部門傳達科學的人才理念及人才管理思路；其二是參與學校人才政策的制定，即人事檔案管理工作者參與高校人才梯隊的規(guī)劃制訂工作；其三是干預日常學校人才引進工作，即參與學校年度人才引進計劃的審核與編制。通過這些途徑，高校人事檔案管理工作者就能夠把學校發(fā)展急需的人才規(guī)格反饋給決策部門，就能夠把學校人才管理工作建基于校情之上，最大化地提升學校人才選聘、組合配置工作的效能。一句話，高校人事檔案管理工作只有通過理念引領(lǐng)、決策參與、工作介入等三個方面積極融入學校發(fā)展鏈條，高校人事管理工作才可能找到更廣闊的發(fā)展空間。

3.從“人員檔案管理”向“團隊檔案管理”轉(zhuǎn)變。高校人事檔案管理的對象實際上有兩個：一個是高校教師個體，一個是高校教師團隊。前一管理活動注重的是個人檔案管理，其目的是為高校教師個體的人事關(guān)系、工作關(guān)系、業(yè)務關(guān)系等確立、變更提供一種事實與依據(jù)；后一管理活動注重的是團隊檔案管理，其目的是為高校專業(yè)人才團隊與梯隊的搭建提供一種平臺支持。長期以來，高校人事檔案管理工作一直是建基于“教師個體”這一基本單位之上的，總體上屬于一種“原子”式管理，人事檔案管理工作的功能釋放受到了一定限制。實際上，高校發(fā)展依靠的主要是人才的團隊與梯度，依靠的是人才個體間的協(xié)作與協(xié)同功能的發(fā)揮，如若單單偏重教師個體人才功能的釋放，整個學校人事檔案管理工作的內(nèi)能就難以得到充分釋放?，F(xiàn)代協(xié)同學研究表明“：創(chuàng)新團隊是新知識的‘生成器’”“，合作創(chuàng)新中非線性的協(xié)同增益正是創(chuàng)新團隊運作所期望得到的”。在現(xiàn)代高校運作中，對知識生產(chǎn)與學術(shù)創(chuàng)新最具促進效能的是形形色色的團隊，如教學團隊、學術(shù)團隊、工作團隊等。與之相應，高校人事檔案管理工作的重點也應該放在團隊上，積極推進人事檔案管理由“人員為主”向“團隊為主”的方向轉(zhuǎn)變。在團隊檔案管理中，高校檔案管理工作必須抓住兩個重點：其一，在檔案管理中堅持以“基層學術(shù)（或教學）組織”為單位來設立人才檔案管理項目，凸顯各個基層團隊的整體實力，影響各基層組織的人才隊伍建設政策的形成；其二是利用人才團隊檔案編制來展現(xiàn)基層團隊的梯隊建設狀況，為學?；鶎訉W術(shù)組織與教學組織建設提供參考信息，促進高?；鶎咏M織的健康發(fā)展。

總之，高校人事檔案管理工作的重要性就體現(xiàn)在它對學者潛能的激發(fā)與人才的流轉(zhuǎn)上，一所高校要在未來發(fā)展中立于不敗之地就必須高度重視人事檔案管理工作。在人才是高校首要發(fā)展資源的背景下，檔案管理工作重心只有積極實現(xiàn)從“人事管理”“、被動管理”、“人員管理”向“人才管理”“、主動參與”“、團隊管理”的“三大轉(zhuǎn)變”，未來高校檔案管理工作才能夠為學校綜合競爭力的提升提供強大推動力。

作者：王劍工作單位：西安財經(jīng)學院

第二篇

一、高校人事檔案管理人員隊伍現(xiàn)狀

（一）高校人事檔案管理人員隊伍不穩(wěn)定

大多數(shù)高校人事檔案管理工作從屬于組織人事部門，基本上不配備專職人事檔案管理員，具有檔案專業(yè)技術(shù)資格的檔案管理人員更是少之又少。他們多是兼職，工作崗位變動頻繁，平常除了做人事檔案材料收集、整理、保管工作之外，還要做大量人事部門工作，而且大都是以其他人事工作為主，人事檔案管理工作為輔的，工作剛剛熟悉又可能調(diào)整到別的工作崗位上去。因此，他們很難主動地去開發(fā)現(xiàn)存的人事檔案資源信息，創(chuàng)新人事檔案管理和利用，開發(fā)個人人事檔案的使用價值。人事檔案管理年復一年重復舊工作，毫無創(chuàng)新可言。這不但影響現(xiàn)代人事檔案工作的正常管理，錯漏和失密也難以避免!

（二）高校人事檔案管理人員業(yè)務不熟悉

高校人事檔案管理工作具有政策性、專業(yè)性很強的特點，要求人事檔案管理人員應經(jīng)過專業(yè)的教育培訓，并掌握足夠的檔案專業(yè)理論知識和方法，才能適應人事檔案管理工作需要。從目前情況來看，高校人事檔案管理人員素質(zhì)達到上述要求的為數(shù)不多。由于認識上的原因，學校的檔案管理人員普遍年齡偏大，學歷職稱較低，大多數(shù)是從其他崗位上輪換過來的。在高校從事人事檔案管理工作的人員中，科班出身的很少。他們的主要工作是人事部門的日常工作，管理人事檔案都是兼職的，而且是半路出家，對人事檔案管理工作要從頭學起，從熟悉工作到順利上路適應現(xiàn)代人事檔案工作需要較長時間。檔案管理人員專業(yè)知識缺乏，業(yè)務不夠熟悉，影響了人事檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和高校人事檔案工作的發(fā)展。

（三）高校人事檔案管理人員職業(yè)定位模糊

大多數(shù)高校人事檔案管理屬于組織人事部門內(nèi)設機構(gòu)，也有部分高校人事檔案管理工作歸屬學校辦公室綜合檔案室，還有極少數(shù)是歸屬于圖書檔案部門，各行其是，定位模糊。教職工除了調(diào)動工作單位、申報職稱等情況下關(guān)心自己的個人檔案外，其他時間對人事檔案管理工作基本不予理會。少數(shù)學校領(lǐng)導認為人事檔案只在提拔、處分干部時有用，對高校的發(fā)展并無多大影響，對人事檔案管理工作的重要性認識不足。就連一些人事檔案管理人員自己，也對人事檔案管理工作的重要意義不甚理解，也談不上對業(yè)務的鉆研，感覺人事檔案管理工作枯燥繁瑣，職業(yè)定位模糊，發(fā)展方向不明確。因此造成人事檔案管理者工作積極性不高、事業(yè)心不強、奉獻精神不夠、業(yè)務上得過且過。高校人事檔案管理人員職業(yè)定位模糊、缺乏活力和創(chuàng)新意識，嚴重地影響和制約著人事檔案事業(yè)的發(fā)展。

（四）高校人事檔案管理人員缺乏繼續(xù)教育

提起繼續(xù)教育，高校一般只重視教學、科研人員的進修學習，對人事檔案管理人員的繼續(xù)教育往往排不到日程上來。人事檔案管理人員待遇差，工作枯燥，又沒有進修學習的機會，因而看不到前途，影響人事檔案管理人員工作積極性和隊伍的穩(wěn)定。沒有業(yè)務培訓機會，因此無法充實和更新知識，無法學習新的技能，缺乏系統(tǒng)的檔案理論知識來指導自己的工作實踐。目前高校人事檔案管理雖然也配置了計算機等現(xiàn)代化管理設備，但是人事檔案的開發(fā)利用水平、人事檔案材料的收集、整理、保管和利用，基本還是依靠手工操作，進度慢，效率低，人事檔案信息化程度跟不上市場經(jīng)濟對高校人事制度改革的要求。日益加重的知識結(jié)構(gòu)失衡，偏離了建立一支管理、研究、服務相結(jié)合的高校人事檔案管理隊伍的目標。

二、對高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的必要性

（一）提高思想認識的需要

高校人事檔案工作建立于計劃經(jīng)濟時代，偏重于政治色彩，在市場經(jīng)濟的大環(huán)境下，高校人事檔案工作也還是一項政治性很強的工作，它具有嚴格的保密性、真實性、系統(tǒng)型和安全性等特征。從思想政治條件上說，要求人事檔案管理人員具備較強的原則性，具有政治敏銳性，樹立正確的世界觀、價值觀，具有較強的事業(yè)心、責任感。要通過繼續(xù)教育，努力提高人事檔案管理人員思想認識，做到堅持原則，作風正派，多做實事，少說空話，耐得寂寞，甘于奉獻。認真貫徹執(zhí)行《檔案法》《普通高校檔案管理辦法》、《高等學校檔案工作規(guī)范》及各項法規(guī)，依法制檔、建檔、管檔，維護人事檔案管理的嚴肅性。

（二）提高業(yè)務能力素質(zhì)的需要

人事檔案工作是具有很強專業(yè)性、技術(shù)性的工作，人事檔案管理者首先要熟悉國家有關(guān)人事檔案工作的政策、法規(guī)和人事檔案專業(yè)相關(guān)理論；其次，熟悉高校人事檔案的建檔歸檔程序、保管、轉(zhuǎn)接的方法要求；再次，熟練掌握人事檔案管理工作的環(huán)節(jié)、方法和技術(shù)，全面收集檔案材料、科學整理、正確編寫案卷提名，編制檢索工具。使得人事檔案管理更科學、更高效。最后，人事檔案管理人員還應具備有相應的文字寫作能力。在檔案收集、管理過程中，有很多情況是必須用文字形式處理的，如整理、編目、統(tǒng)計、編研、文件匯編、編寫大事記、全宗介紹、檢索工具等。沒有一定的文字修養(yǎng)水平，是不能將零散的文件材料編纂成各類檔案或編研材料的。應該通過繼續(xù)教育增強人事檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)素質(zhì)。

（三）提高職業(yè)道德素質(zhì)的需要

事業(yè)心、責任心是做好工作的重要前提。高校人事檔案管理工作是非常重要的工作，但是比較艱苦、清貧，具體工作又很瑣碎、平凡。要求人事檔案管理工作者必須具有較強的事業(yè)心、責任心和奉獻精神；要能夠愛崗敬業(yè)、實事求是、嚴守秘密、安心盡職，力爭做到開拓進取、勇于創(chuàng)新做好人事檔案管理工作。良好的職業(yè)道德素質(zhì)也只有通過不斷繼續(xù)教育來培養(yǎng)。

（四）提高現(xiàn)代化管理水平的需要

隨著市場經(jīng)濟對人事檔案管理提出的新挑戰(zhàn)，人事檔案的內(nèi)容也日益豐富，檔案管理現(xiàn)代化手段的使用也日益普及。為了適應經(jīng)濟社會的發(fā)展對人才的要求，高校人事檔案管理手段要現(xiàn)代化。如檔案管理中的檔案檢索自動化，檔案貯存縮微化，檔案信息網(wǎng)絡化等都應該逐步掌握。人事檔案管理人員在掌握檔案專業(yè)理論知識之外，還應擴大自己的知識面。就更有助于人事檔案工作水平的提高。提高高校人事檔案現(xiàn)代化管理水平，也只能通過繼續(xù)教育來實現(xiàn)。

三、采取多種措施，對高校人事檔案管理人員進行繼續(xù)教育

高校人事檔案管理工作的政策性、專業(yè)性、連續(xù)性和保密性都很強的特征,要求高校人事檔案工作者具備較高政治素質(zhì)、事業(yè)心和責任感，還應該不斷加強創(chuàng)新學習，力求掌握檔案專業(yè)知識和人事檔案現(xiàn)代化管理知識，增強信息技術(shù)開發(fā)應用能力，樹立創(chuàng)新意識，培養(yǎng)創(chuàng)新能力，實現(xiàn)檔案工作科學化管理，適應新時期發(fā)展的需要。在機會極少的繼續(xù)教育中，也只是注意他們作為管理人員的共性，進行一般進修學習，在關(guān)注他們?nèi)耸聶n案管理工作特殊性上做得不夠，因此繼續(xù)教育應該突出他們的專業(yè)性。

（一）建立和健全高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的制度

應該將專業(yè)繼續(xù)教育列入高校人事檔案管理人員的進修計劃，對繼續(xù)教育提出剛性要求。主管部門應定期對高校人事檔案管理人員的專業(yè)知識繼續(xù)教育情況進行檢查考核，建立和健全高校人事檔案管理人員繼續(xù)教育的制度，對不熟悉不掌握現(xiàn)代高校人事檔案管理知識的教師要督促其及時更新知識，并提供進修檔案專業(yè)知識的機會，使已有的高校人事檔案管理人員適應現(xiàn)代高校人事檔案管理。

（二）科學規(guī)范高校人事檔案管理人員培訓內(nèi)容，提高繼續(xù)教育質(zhì)量

對高校人事檔案管理人員進行繼續(xù)教育，是對人事檔案管理人員的知識、技能進行補充、更新和提高，對提高專業(yè)技術(shù)人員的創(chuàng)新能力和專業(yè)技術(shù)水平，使得高校人事檔案管理進入更高層次，促進高校發(fā)展。

1.繼續(xù)教育應培養(yǎng)良好的職業(yè)道德

高校檔案管理部門領(lǐng)導應該認識到人事檔案管理對高校發(fā)展的重要作用，經(jīng)常關(guān)心人事檔案管理工作，人事檔案管理人員的待遇、職稱等職業(yè)發(fā)展。對高校人事檔案管理人員進行人生觀、價值觀等思想政治方面的教育，始終保持愛崗敬業(yè)、無私奉獻、淡泊名利的精神狀態(tài)。學校應該創(chuàng)造條件，讓檔案管理人員對業(yè)務工作進行鉆研，讓他們在本職崗位上做成事業(yè)，產(chǎn)生自豪的成就感。還應當建立一定的獎勵機制，包括物質(zhì)和精神的獎勵，有效地調(diào)動他們的積極性。也能促進他們提高自身職業(yè)道德素質(zhì)，做好人事檔案管理工作。

2.繼續(xù)教育應突出專業(yè)性

首先，隨著知識經(jīng)濟時代的到來，高新技術(shù)層出不窮，對人事檔案管理工作和管理人員提出了更多挑戰(zhàn)。應讓高校檔案工作者樹立終身接受教育的觀念，創(chuàng)造條件，不斷學習，拓展知識面，提高學歷職稱層次，適應新時期的新要求。其次，學校有關(guān)領(lǐng)導也應該根據(jù)人事檔案管理人員不同的層次和需求，突出專業(yè)性，安排他們參加各種形式的繼續(xù)教育，譬如對非檔案專業(yè)的管理人員要選送到有關(guān)高校檔案專業(yè)進修學習，提高其專業(yè)技能；檔案專業(yè)畢業(yè)的管理人員要重點進行知識的更新，學習人事檔案管理的前沿知識和新技術(shù)，拓寬知識面，開闊視野，力求精益求精。再次是組織人事檔案管理人員參加一些業(yè)務活動，進行專業(yè)探討、參觀學習等，盡可能地為他們提供更多的業(yè)務學習的機會，研究現(xiàn)代人事檔案管理工作的客觀規(guī)律，提高人事檔案管理人員的專業(yè)水平和能力。

3.繼續(xù)教育應注重學習現(xiàn)代檔案管理技術(shù)

在人事檔案管理人員的繼續(xù)教育中，業(yè)務培訓方面要注重學習現(xiàn)代檔案管理技術(shù)。應當按照先培訓后上崗的原則，把培訓的重點放在提高檔案管理人員適應現(xiàn)代檔案管理工作能力和技能上；使得崗位培訓工作逐步科學化、制度化和規(guī)范化。學習現(xiàn)代化管理知識，學習檔案管理中的檔案檢索自動化，檔案貯存縮微化，檔案信息網(wǎng)絡化等現(xiàn)代化科技手段。學習先進技術(shù)設備的操作技能，接受新知識，跟上辦公自動化步伐，提高管理質(zhì)量，為學校教學、科研服務。所以，加強檔案人員的現(xiàn)代檔案管理技術(shù)培養(yǎng)，提高人事檔案管理人員素質(zhì)，是加速人事檔案管理科技進步，推動人事檔案管理工作的關(guān)鍵。

（三）采用多種繼續(xù)教育形式，提高高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)

高校檔案管理部門領(lǐng)導應當把人事檔案管理人員的繼續(xù)教育提到議事日程上來。加強高校人事檔案管理人員的繼續(xù)教育的培訓形式應該是多種多樣的。首先，立足崗位，提高人事檔案管理人員的實踐技能培訓，繼續(xù)教育更應重視高校人事檔案管理人員的本身的技能培訓。傳統(tǒng)的面授、研討會、專題講座以及利用網(wǎng)絡進行遠程教學無疑還是必要的。其次，在條件允許情況下，應采取選送管理高校人事檔案管理人員，進入高校檔案專業(yè)深造，提高他們的學歷和知識水平。再次，選派高校人事檔案管理人員到檔案館、人事檔案管理單位或者其他高校參觀學習或頂崗工作，培訓他們的實踐能力和業(yè)務操作能力，這無疑是對高校人事檔案管理人員的最直接有效的繼續(xù)教育。

總之，高校人事檔案管理關(guān)系到高校的發(fā)展，高校人事檔案管理的水平取決于于人事檔案管理人員的素質(zhì)，在經(jīng)濟全球化的今天，為了培養(yǎng)出合格的高校人事檔案管理人員，繼續(xù)教育是非常必要的。必須更新觀念，采取各種措施對人事檔案管理人員進行繼續(xù)教育，培養(yǎng)出一支高素質(zhì)的高校人事檔案管理隊伍，高校人事檔案管理工作適應現(xiàn)代社會發(fā)展的需要，更好地為社會主義市場經(jīng)濟服務。（本文來自于《湖北經(jīng)濟學院學報.人文社會科學版》雜志?！逗苯?jīng)濟學院學報.人文社會科學版》雜志簡介詳見.）

作者：黃安工作單位：柳州師范高等?？茖W校組織人事處

第三篇

一、聘用制對高校人事檔案管理工作的挑戰(zhàn)

目前，全國各地高校都在普遍進行以聘用制為重點的新一輪人事管理體制改革，目的在于促進高等教育的深入可持續(xù)發(fā)展。在各高校實行聘用制的情況下，聘用制對高校人事檔案管理產(chǎn)生了深遠的影響，高校人事檔案管理也出現(xiàn)了一系列新的變化，致使高校人事檔案管理工作面臨新的機遇與挑戰(zhàn)。

1.對人事檔案管理內(nèi)容帶來挑戰(zhàn)?！妒聵I(yè)單位崗位設置管理試行辦法》規(guī)定，“事業(yè)單位崗位分為管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位和工勤技能崗位三種類別”“，根據(jù)崗位性質(zhì)、職責任務和任職條件，對事業(yè)單位管理崗位、專業(yè)技術(shù)崗位、工勤技能崗位分別劃分通用的崗位等級?！彼?，人事檔案管理過程中，必須系統(tǒng)地記載和直觀地反映高校職工在聘用過程中的實際情況，并以此作為高校職工聘用或晉升的重要依據(jù)。傳統(tǒng)的人事檔案管理，只是簡單的記載職工的崗位類別、等級、履行職責等情況。而在聘用制下，高校職工流動日益頻繁，因此，非常有必要了解高校職工的誠信狀況，這就給傳統(tǒng)的人事檔案管理帶來了挑戰(zhàn)。目前，國家正在進行誠信體系建設，高校人事檔案應該發(fā)揮其功能，它是個人信用數(shù)據(jù)的重要媒介。那么，在聘用制下，探索完整的人才信用制度必須認真思考，特別是人事檔案在誠信建設方面存在諸多問題，例如，學歷造假、文憑造假現(xiàn)象屢屢發(fā)生，致使高校人事檔案的可信度大幅度降低。因此，在聘用制下，有必要建立員工翔實的個人職業(yè)信用記錄，并存檔。

2.對人事檔案管理人員素質(zhì)帶來挑戰(zhàn)。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的快速發(fā)展和信息化時代的到來，使聘用制下的高校人事檔案管理的內(nèi)容和檔案載體對人事檔案管理人員帶來了挑戰(zhàn)。因此，人事檔案管理人員必須加強知識更新，努力提升外語、計算機、管理學等相關(guān)學科知識水平，拓展自己知識面，創(chuàng)新檔案管理知識結(jié)構(gòu)，提升利用網(wǎng)絡技術(shù)對聲像以及電子檔案等“數(shù)字化”檔案的管理水平。另外，檔案管理人員還要積極探索當前高校職工流動規(guī)律，樹立服務意識和發(fā)揮主人翁精神，為高校人事人才工作的發(fā)展提供信息服務支持，使人事檔案工作在突出管理職能的同時走上服務化的道路。

3.對人事檔案管理工作程序帶來挑戰(zhàn)。聘用制對高校人事檔案管理工作程序也帶來挑戰(zhàn)。在聘用制下，傳統(tǒng)高校人事檔案文件的收集、整理、保管、利用等工作程序日益呈現(xiàn)出新的特征，例如，高校人事檔案收集必須由傳統(tǒng)的行政命令式向主動收集式轉(zhuǎn)變；檔案的整理從片面強調(diào)重保管、輕利用的模式向方便利用的模式轉(zhuǎn)變……因此，聘用制下高校人事檔案工作人員要積極樹立服務意識，簡化人事檔案利用程序，盡可能地將人事檔案提供給相關(guān)人員利用，盡可能提供多樣化、人性化的服務，使高校人事檔案成為社會公共服務部門重要參考依據(jù)，使之成為高校人力資源開發(fā)的信息資源庫。

二、聘用制下高校人事檔案管理存在的主要問題

隨著聘用制在全國各個高校的普遍實施，致使高校人事檔案管理工作在諸多方面存在問題，限制了人事檔案管理工作的順利開展，其問題主要表現(xiàn)在以下方面。

1.人事檔案功能弱化，檔案意識淡薄。良好的檔案意識能迅速推進高校人事檔案的信息化和科學化管理。而目前高校人事檔案管理的意識淡薄，主要表現(xiàn)為：（1）領(lǐng)導對檔案工作重視不夠。高校領(lǐng)導對人事檔案工作的重要性缺乏認識，片面認為“人事檔案工作屬于雜務性工作，可有可無，無關(guān)緊要”，在人事檔案管理中缺乏主動性、積極性和創(chuàng)造性，影響了高校人事檔案管理工作的正常開展。（2）歸檔意識缺乏。有些單位和個人在日常的人事檔案管理工作中缺乏歸檔意識，檔案不完整、檔案丟失等現(xiàn)象普遍存在，致使高校人事檔案功能弱化，作用不能正常發(fā)揮。（3）檔案工作人員服務意識不強。目前，高校檔案工作人員在檔案工作中缺乏主動性和創(chuàng)造性，在提供服務方面，服務目標不明確，服務方式被動單一，缺乏對社會公眾主動提供人事檔案服務的熱情，服務意識不強。

2.人事檔案內(nèi)容不完整、信息失真以及檔案整理缺乏規(guī)范性。聘用制的實施對高校人事檔案管理提出了更高的要求，而傳統(tǒng)的高校人事檔案材料已無法滿足聘用制下對高校人事檔案利用的需求。（1）人事檔案內(nèi)容不完整。傳統(tǒng)的人事檔案主要記載個人的社會經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等的內(nèi)容，千人一面，雷同現(xiàn)象嚴重，缺乏個性特點，不能客觀反映高校職工的近況和全貌。（2）信息失真。受市場經(jīng)濟條件的影響，高校職工因為升遷、工資晉級、福利待遇等原因，存在學歷造假、文憑造假等現(xiàn)象、檔案亂放、涂改、遺失等現(xiàn)象也屢見不鮮，致使人事檔案信息失真。（3）檔案整理缺乏規(guī)范性。人事檔案整理是一項細致、技術(shù)性強的工作，在人事檔案整理中應該按照相關(guān)規(guī)定，做到“認真鑒別、分類準確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊”。然而，管理人員在日常的人事檔案整理過程中，沒有完全按照《干部檔案整理工作細則》要求的格式對高校人事檔案進行分類處理，隨機性強，不利于人事檔案的方便利用。

3.重建檔案、遺棄檔案現(xiàn)象嚴重。聘用制加劇了高校職工的頻繁流動，為了留住人才，扣留職工人事檔案成為高校阻止職工跳槽的重要手段。然而，有的高校為了實現(xiàn)引進人才的目的，針對卡住跳槽人員人事檔案不放的現(xiàn)象，該校為跳槽人員承諾可以“重建檔案”，意想不到的是，全國有不少地區(qū)，因人才競爭相對激烈，為了引進人才“，重建檔案”的做法直接由政府部門運作，成為當?shù)厝瞬乓M的一項重要措施。“重建檔案”的行為嚴重導致了“一人多檔”“、有檔無人”“、管檔與管人不統(tǒng)一”的社會現(xiàn)象，違背了人事檔案管理的原則，不能真實客觀地反映職工的素質(zhì)和相關(guān)信息。有的教職工為了自由流動，選擇更適合自己的工作崗位，往往放棄檔案，影響了人事檔案管理工作的順利開展。

三、聘用制下高校人事檔案管理問題的解決對策

推進聘用制下高校人事檔案管理工作有序開展，必須嚴格按照《中華人民共和國檔案法》的規(guī)定，積極采取有效措施，合理解決在人事檔案管理過程中出現(xiàn)的問題。

1.實現(xiàn)人事檔案的“現(xiàn)代化、信息化、法制化、標準化”管理。聘用制下高校人事檔案高效管理是實現(xiàn)高校人事制度改革的關(guān)鍵，要實現(xiàn)聘用制下高校人事檔案的高效管理就必須積極推進高校人事檔案的“現(xiàn)代化、信息化、法制化、標準化”管理?！艾F(xiàn)代化”管理就是在高校人事檔案管理中引入計算機技術(shù)，切實改變傳統(tǒng)的以手工操作為主的檔案管理方式：（1）積極研發(fā)優(yōu)質(zhì)的人事檔案管理軟件。例如，由中組部批準和監(jiān)制、中共深圳市委組織部人事中心開發(fā)的《全國組織干部人事管理信息系統(tǒng)》管理軟件，有利于建立人員信息庫，提供快捷的檔案信息服務，有效實現(xiàn)了人事檔案管理工作的自動化和現(xiàn)代化。（2）加強聲像以及電子檔案的管理。隨著網(wǎng)絡技術(shù)的發(fā)展，聘用制下的高校人事檔案日益“數(shù)字化”，高校人事檔案中的聲像以及電子檔案越來越多，因此，高校檔案人員利用網(wǎng)絡技術(shù)，對聲像以及電子檔案的管理進行科學管理。“信息化”管理就是采用先進的技術(shù)和手段，實現(xiàn)高校人事檔案管理的信息化和科學化。建立高校人員信息數(shù)據(jù)庫；對重要的以及利用頻率高的資料加以數(shù)字化，例如高校人員學位、學歷、職稱評聘、資格證書、重大科研成果、誠信等資料的數(shù)字化?！胺ㄖ苹惫芾砭褪歉咝Ｈ耸聶n案管理必須遵守《中華人民共和國檔案法》，實現(xiàn)高校人事檔案管理的合法化。例如人事檔案信息化的范圍以及人事檔案管理的保密性必須遵守相關(guān)法規(guī)?！皹藴驶惫芾砭褪且髮Ω咝Ｈ耸聶n案進行規(guī)范化管理。例如，每份材料都要真實、完整，具有規(guī)范化格式，檔案材料表格設計合理，材料尺寸大小的規(guī)范等，符合國家檔案管理的標準。

2.創(chuàng)新高校人事檔案內(nèi)容，確保檔案材料的真實性。目前，高校人事檔案內(nèi)容“千人一面”、雷同現(xiàn)象非常嚴重，不能動態(tài)直觀地反映個人的綜合素質(zhì)。因此，高校人事檔案應創(chuàng)新內(nèi)容，重視人事檔案材料內(nèi)容的多樣性，重視圖形、圖片、聲像資料等“活信息”的收集，建立高校特色人事檔案材料的動態(tài)跟蹤系統(tǒng)，將動態(tài)追蹤的最新人事檔案材料補充到人事檔案信息管理系統(tǒng)中。特別是要配合社會誠信建設，建立高校教師職工的誠信檔案，具體內(nèi)容包括：個人身份證明、社會關(guān)系情況、健康狀況、學歷記載、工作經(jīng)歷、信用記錄等情況，完整的人事檔案內(nèi)容，有利于更全面直觀地反映高校教師的整體素質(zhì)，有利于提高人事檔案的“折射度”。真實性是高校人事檔案的生命。高校人事檔案材料的內(nèi)容必須準確真實。實事求是地反映高校教師的基本情況，這是高校提拔干部、調(diào)資、職務晉升等重要活動的依據(jù)所在。因此，高校人事檔案管理必須要嚴把人事檔案材料的審查關(guān)、轉(zhuǎn)入關(guān)和轉(zhuǎn)遞關(guān)，確保高校人事檔案的真實性。

作者：李新倉工作單位：遼寧石油化工大學馬克思主義學院