導(dǎo)語：中職檔案管理風(fēng)險(xiǎn)降低措施一文來源于網(wǎng)友上傳，不代表本站觀點(diǎn)，若需要原創(chuàng)文章可咨詢客服老師，歡迎參考。

1中職學(xué)校檔案管理的內(nèi)容和程序

1．1中職學(xué)校檔案管理的主要內(nèi)容

學(xué)校以教學(xué)為中心，教學(xué)活動(dòng)是學(xué)校教育工作的主體。中職學(xué)校教學(xué)檔案歸檔范圍應(yīng)包括教學(xué)管理活動(dòng)中形成的各種材料，其內(nèi)容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級教育主管部門下達(dá)的指令性、指導(dǎo)性文件；學(xué)校教學(xué)改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置方面的規(guī)定和辦法，學(xué)校規(guī)劃、實(shí)施計(jì)劃及各種會(huì)議記錄等。（2）規(guī)章制度類。包括教學(xué)管理制度、教師管理制度、學(xué)生管理制度、教學(xué)設(shè)備管理制度等。（3）課堂教學(xué)與實(shí)踐教學(xué)類。包括教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)大綱、授課計(jì)劃、課程建設(shè)、教案、試題庫、教學(xué)實(shí)習(xí)、實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)基地、畢業(yè)實(shí)習(xí)、教學(xué)質(zhì)量檢查、教師考核和教學(xué)質(zhì)量測評等材料。（4）學(xué)科、專業(yè)與實(shí)驗(yàn)室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實(shí)驗(yàn)室建設(shè)的材料，重點(diǎn)學(xué)科、重點(diǎn)專業(yè)和精品課程的申報(bào)論證，評估及建設(shè)方面的材料以及申報(bào)國家重點(diǎn)學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室論證、申報(bào)和審批材料、總結(jié)等建設(shè)性材料。（5）學(xué)生學(xué)籍類材料。包括在校學(xué)生的基本情況、學(xué)籍變更、學(xué)習(xí)成績、教育實(shí)習(xí)、實(shí)驗(yàn)實(shí)訓(xùn)實(shí)習(xí)材料及成績、學(xué)生獎(jiǎng)懲材料，學(xué)生入團(tuán)、入黨情況，學(xué)生參加各種大賽的情況，畢業(yè)生材料等。（6）教材類。包括各專業(yè)征訂教材的情況；自編、參編、主編教材的情況；優(yōu)秀教材的比例、自編教材的比例、各科習(xí)題集、實(shí)驗(yàn)報(bào)告及實(shí)習(xí)實(shí)訓(xùn)指導(dǎo)書等。（7）招生就業(yè)類。包括招生宣傳材料和招生申報(bào)計(jì)劃、上級主管部門的材料、新生錄取材料、報(bào)到生的比例、年度招生的總結(jié)材料；畢業(yè)生就業(yè)率、就業(yè)情況反饋等材料。

1.2中職學(xué)校檔案管理的程序

中職學(xué)校檔案的管理從流程上來講，分為檔案的收集工作，檔案的分類和保存工作，檔案的提出和運(yùn)用工作，這三個(gè)環(huán)節(jié)是檔案管理中出現(xiàn)問題的主要環(huán)節(jié)，從三個(gè)環(huán)節(jié)入手分析存在的問題，有效防止問題和困難的出現(xiàn)，將檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，是一種科學(xué)合理的簡潔化檔案管理模式，即使出現(xiàn)了問題從環(huán)節(jié)上進(jìn)行排查也能更輕易的找到問題的本質(zhì)原因。

2管理程序中存在的問題

2．1教學(xué)檔案材料的重視不夠，沒有普及教學(xué)檔案管理意識(shí)

大部分基層管理人員、教師到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足。學(xué)校重視教學(xué)工作和其他管理工作，但對教學(xué)檔案的管理投入欠缺，如機(jī)構(gòu)和專兼職人員的配置，檔案管理?xiàng)l件的完善，管理人員的培訓(xùn)等投入不夠。教師對自己教學(xué)活動(dòng)中的授課計(jì)劃、教案等相關(guān)文字材料、圖片資料、證書文件等不能主動(dòng)上交存檔，造成檔案材料采集困難。

2．2沒有系統(tǒng)的管理，導(dǎo)致檔案管理混亂

中職學(xué)校都存在檔案管理人員不足的問題，對各部門教學(xué)檔案的管理缺乏正規(guī)的指導(dǎo)和系統(tǒng)的規(guī)劃。管理人員和教師大多忙干日常的工作，相當(dāng)一部分檔案材料散存于他們個(gè)人手中，導(dǎo)致教學(xué)材料不齊全、不完整。在上級教育行政部門來學(xué)校進(jìn)行教學(xué)評估時(shí)，為了補(bǔ)充檔案材料的缺口，往往花費(fèi)大量的人力、物力、財(cái)力來補(bǔ)全檔案，這不僅造成很大的浪費(fèi)，而且給正常的教學(xué)工作帶來了一定的沖擊，同時(shí)使得檔案材料的真實(shí)性大打折扣，失去了檔案的真正意義。因?yàn)闆]有系統(tǒng)的管理，各部門各自為政，為了自身利用的方便將一些重要的文件的和材料自行保管，不移交檔案管理部門，導(dǎo)致材料損壞或丟失而無法查找。

3如何在管理程序上降低管理風(fēng)險(xiǎn)

3.1檔案收集的制度化降低風(fēng)險(xiǎn)

檔案的收集工作主要是解決檔案的來源和集中，從中職學(xué)校檔案的內(nèi)容來說，學(xué)校檔案是一個(gè)很龐雜的系統(tǒng)，涉及到各個(gè)部門，各個(gè)組織體系，如果只依靠專職人員上門上戶式的收集整理，那是一項(xiàng)艱巨而困難的任務(wù)，而且非常容易出現(xiàn)收集中的失誤，造成檔案資料的流失。這時(shí)檔案報(bào)送的制度化管理就顯得尤為重要，依據(jù)制定系統(tǒng)的檔案收集制度，規(guī)定學(xué)校各部門、各組織在何時(shí)、何地、以何種形式將檔案報(bào)送具體的部門或個(gè)人，組織專職人員對檔案進(jìn)行收集，簡化檔案的收集工作，同時(shí)，也能培養(yǎng)專職的檔案收集人員，有利于檔案后續(xù)的管理，達(dá)到優(yōu)化檔案管理的目的，降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.2檔案保管的專業(yè)化降到風(fēng)險(xiǎn)

對檔案的重視程度不夠，人事檔案交接手續(xù)不嚴(yán)密，管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。檔案管理人員對檔案的重要性宣傳不到位，檔案管理人員對人事檔案重要性認(rèn)識(shí)不足，認(rèn)為只要有一份好工作就行了，檔案可有可無。這些都是檔案保存過程中管理人員對檔案管理認(rèn)識(shí)不足的表現(xiàn)和中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀，如何在檔案保存的過程中加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)道德就是保存程序中重點(diǎn)。為了達(dá)到提高管理人員專業(yè)化的目的，可以從以下幾點(diǎn)入手：第一，增強(qiáng)檔案管理人員知識(shí)面，強(qiáng)化通識(shí)教育，實(shí)現(xiàn)專業(yè)人員知識(shí)素質(zhì)全面。第二，樹立以人為本的服務(wù)意識(shí)，加深以提供服務(wù)為己任的認(rèn)識(shí),各項(xiàng)管理工作都應(yīng)該首先從利用者的角度來考慮,以利用者的需求為出發(fā)點(diǎn)。第三，靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合，保存在檔案室的紙質(zhì)檔案和電子檔案本身是一種靜態(tài)的檔案，而人為的對這些檔案進(jìn)行維護(hù)、分類和轉(zhuǎn)運(yùn)則是一種動(dòng)態(tài)的管理。第四，手工操作與電子操作相結(jié)合，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)的普及與應(yīng)用，逐步實(shí)行中職學(xué)校檔案的現(xiàn)代化管理是大勢所趨。從以上幾方面加強(qiáng)檔案管理人員的專業(yè)化管理水平，才能更大程度的降低管理風(fēng)險(xiǎn)。

3.3檔案查閱的規(guī)范化降低風(fēng)險(xiǎn)

中職學(xué)校教學(xué)檔案管理的特點(diǎn)是來源渠道多、涉及面廣泛。形式多樣，專業(yè)性強(qiáng)。針對中職學(xué)校檔案管理的這些特點(diǎn)，學(xué)校制定規(guī)范化的查閱和審查機(jī)制，組織定期或不定期檢查或抽查。如新學(xué)期開學(xué)或期末，可以開展全校性的對上學(xué)期或本學(xué)期檔案審閱和運(yùn)用方面的檢查工作，并進(jìn)行評比，對個(gè)人和部門進(jìn)行定性定量評價(jià)，納入教職工考核體系。設(shè)置不同管理人員針對不同部門的管理工作，規(guī)定檔案查閱和運(yùn)用過程中的責(zé)任人負(fù)責(zé)制，對檔案的發(fā)放和傳送責(zé)任到人，形成規(guī)范化的傳閱形式，降低檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)。

4結(jié)論

學(xué)校的檔案管理是中職學(xué)校日常工作中的一項(xiàng)重要任務(wù)，教學(xué)檔案管理的好壞，是各項(xiàng)檢查和實(shí)際學(xué)校工作狀況的文獻(xiàn)證明，也是評價(jià)學(xué)校工作成績的一項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作人員應(yīng)嚴(yán)格要求自己，做好教學(xué)檔案管理工作，從檔案管理的三個(gè)環(huán)節(jié)上將檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)降到最低，這樣才能發(fā)揮出學(xué)校檔案對學(xué)校發(fā)展的最大作用。

作者：楊曉蓉張磊工作單位：大理衛(wèi)生學(xué)校